Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Gjennom en lang periode er vi blitt vant til at møtene er digitale. Når alle deltar i møtet fra hvert sitt sted har alle de samme mulighetene til å bidra, og ingen har noen spesiell fordel. Det som kompliserer møtene er når noen sitter sammen i et møterom, og noen sitter for seg selv andre steder. Det vi i dag kaller hybridmøter. Da er det lett at de som sitter i møterommet kommuniserer mest med hverandre, og glemmer de som ikke er i møterommet. Det krever god bevissthet og omtanke for å sikre at alle er likeverdige deltakere i møtet. En del har "løst" problemet ved at de som deltar fra kontoret sitter på hver sin plass, men det føles litt dumt ut når vi kunne ha samlet oss i et møterom. VI velger tross alt å komme på kontoret for å møtes.

Gjennom de mange årene jeg jobbet i Microsoft har jeg hatt både positive og negative erfaringer med hybridmøter. Her får du en sjekkliste som kan hjelpe både deg og andre møtedeltakere å få en bedre og mer inkluderende opplevelse i hybridmøtene.

1 - Alle deltakere må være med i nettmøter selv om de er i samme rom.

Ofte er det bare en i rommet som kobler seg opp til nettmøtet. Da blir resten i praksis tilskuere fordi de ikke kan bidra i kommunikasjon og samarbeid gjennom møteverktøyet. Alle deltakere må være med i nettmøter selv om de er i samme rom. Da kan alle bidra i chat, tavler og annet innhold.

I denne perioden har mange skaffet seg avanserte møteroms-systemer der det er rommet som deltar i møtet. Det er fint for å ha felles lyd og bilde i møtet, men alle må likevel delta fra egen PC for å kunne bidra i arbeid på felles dokumenter eller tavle, og dele informasjon i møtechatten, Ha gjerne på eget kamera i tillegg til møterommets kamera. Da kan deltakere som sitter andre steder se deg tydeligere når du snakker, fremfor at du er en liten prikk nederst ved bordet i møteromsvideoen. Bruker dere Teams kan dere gjerne sette opp "Sammen-modus" på møteromsskjermen.

2 - Møterommets Whiteboard må erstattes med digital tavle

Microsoft Whiteboard i Teams-møte

Det går gjerne ikke mange minuttene før noen i møterommet hopper opp og begynner å tegne, eller skrive noe på møterommets Whiteboard. Da føler de som sitter hjemme seg glemt og utelatt. De ser ikke tavlen, og kan ikke bidra. Derfor må møterommets tavle erstattes med digital tavle. Det har de fleste møteverktøy innebygget. Da blir alle møtedeltakere likeverdige og kan bidra uansett om man er i møterommet, eller hjemme.

3 - Ikke demp mikrofonen i møterommet

Noe jeg har observert mange ganger er at de som er i møterommet ofte kan komme litt før møtet starter. De har startet nettmøtet men dempet mikrofonen. Det samme gjelder ofte i pauser. Da føler de hjemme seg ekskludert. De får ikke ta del i den uformelle praten og tror de som er i møterommet har hemmeligheter andre deltakere ikke skal høre. Så min anbefaling er å ha åpen mikrofon i møterommet hele tiden.

4 - Gjør møtet engasjerende og inkluderende for alle.

For større møter, bruk spørreundersøkelser for en quiz, en kunnskapssjekk, eller for å lodde stemningen om et møtetema. Bruk møteverktøyets håndsopprekning for å signalisere at man vi si noe. På den måten kan alle bli inkludert uansett hvor man befinner seg. Erfaringen er gode med å utnevne en “produsent” i tillegg til møteleder som kan følge med både de i rommet og de som deltar fra et annet sted. Det gjør at det kan være lettere for de som ikke er i møterommet å bli sett og hørt.

Mange er ukomfortable med å ta ordet i større møter. Ved å dele opp i grupperom kan man får til gode diskusjoner i mindre enheter. Da er det praktisk at de som sitter i møterommet er en gruppe.

5 - Pass tiden

Alle er opptatte og mange skal i nye møter. Bekreft i møtet at vi skal avslutte på tid og rund gjerne av 5 minutter før. Er det et Teams-møte får alle et varsel når det er 5 minutter igjen av den avsatte tiden. Bestem deg på forhånd hvordan du vil bruke dem.
Du kan med fordel invitere til 25 minutters og 50 minutter møter. Da får alle en liten pause før neste møte. Les hvordan du oppretter 25 og 50 minutters avtaler automatisk i Outlook Opprett møter i Outlook med pausegaranti

VI dere bli gode på inkluderende møter, workshops, webinarer og konferanser? Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams.

Hvorfor bør du ikke dempe mikrofonen i Teams- eller Zoom-møtet?

Du er på mute!

Det første man får høre når man tar i bruk nettmøter er å alltid dempe mikrofonen når men ikke snakker. Men om man blir litt engasjert i møtet er det lett å glemme å slå på mikrofonen når man har noe man vil si.

Har du opplevd at du vil hive deg frempå og så snakker du i 7-8 sekunder før du forstår at ingen hører deg. Eller noen roper til deg "du er på mute!"

Om du ikke har noen som jobber med slagbor i rommet kan du vanligvis trygt ha mikrofonen åpen så blir du hørt når du har noe å si. Både Teams og Zoom undertrykker bakgrunns-støy automatisk slik at tastaturlyder, viftestøy og folk som prater i bakgrunnen.

Bakgrunnslyder dempes automatisk i Teams og Zoom

I tillegg til den automatiske innstillingen kan du velge lav - middels - høy der du selv velger hva slags lyder som blir undertrykket.

• Automatisk (standard) - Velger det beste nivået basert på lokal støy

• Høy - undertrykker all lyd som ikke er stemme.

• Lav - Demper vifte- og annen kontinuerlig støy. Musikk slipper igjennom.

• Av - Kan brukes dersom du har det stille rundt deg. Krever minst ressurser.

Lydprosesseringen skjer i appen på din PC eller Mac. Høy støydemping kan kreve en del ressurser så det vil vær en fordel med en rask PC eller Mac. Støydemping  og vil ikke fungere om du er med i møtet fra nettleser eller fra mobil.

Klikk her for oppsett av demping i Zoom.

Vil du ha flere tips til å beherske Teams-møtene, føle deg trygg og engasjere med deltakerne på ulike måter? Sjekk den bedriftsinterne workshopen Smartere nettmøter med Teams, eller nettkurset Smarte møter og workshops du kan gjennomføre på egen hånd.

Arranger webinarer i Teams og få med komplett påmeldingsløsning for internopplæring

Teams utvikler seg stadig videre og en av nyhetene som jeg har testet ut er den nye komplette løsningen for å arrangere Webinarer med kunder og forbindelser, og som også kan benyttes internt i virksomheten til å administrere påmeldinger til internopplæring gjennomført i Teams-møte.

Opprett Webinar i Teams-kalenderen

Med dette får dere en sikker løsning som er enkel å administrere for forberedelser, gjennomføring og oppfølging av nettarrangementer i Teams. Du oppretter et møte i Teams-appen. Der finner du nå en mulighet til å kreve registrering. Den er Av som standard, men du kan bytte denne til For alle dersom du vil arrangere webinarer med eksterne deltakere, og til For personer i organisasjonen dersom det er et internt arrangement. Da vil møtelenken til Webinaret bare fungere dersom du er pålogget med en jobb-epostadresse i samme organisasjon som arrangøren.

Når du velger å kreve registrering til Teams-møtet oppretter du et registreringsskjema du kan distribuere via epost, på intranettet, eller på en åpen Web-side. I tillegg til å informere om innhold i webinaret og hvem som presenterer kan du be om nyttig tilleggsinformasjon fra deltakerne.

Når en deltaker har registrert seg blir det sendt ut en møteinvitasjon med tidspunkt og lenke til webinaret. Det ligger også ved en standard møteinvitasjon som deltakeren kan legge inn i sin kalender.

Etter hvert som påmeldingene kommer inn kan du når som helst laste ned en deltakerliste som inneholder alle opplysninger du har bedt deltakeren om å registrere.

Teams-møte og Teams-Webinar. Hva er forskjellen?

Forskjellen på et vanlig Teams-møteoppsett og et Webinar-oppsett er at kun du som arrangør og de du velger kan presentere i møtet. Alle som melder deg på vil være deltakere og de vil ikke kunne slå på kamera og mikrofon, men vil kunne delta i møtechaten. Dette kan du som arrangør endre når Teams-møtet er startet og slå på og av muligheten for deltakerne til å bruke Web-cam, mikrofon og møtechat. Du kan endre mulighetene for alle i møtet, eller for enkelte deltakere.

Dersom du har en Microsoft 365 E-lisens som de fleste større virksomheter har, kan du ha 1000 deltakere som kan delta med interaksjon via møtechat, svare på quiz mm. og 10.000 som deltar via streaming. Dvs. de kan ikke delta aktivt i webinaret. Har dere en Microsoft 365 Business-lisens er grensene 300 og 1000.

Etter at webinaret, eller det interne nett-arrangementer er gjennomført kan du laste ned en deltakerliste som viser hvem som deltok med start og slutt. Den kan du bruke til å for eksempel dele opptak av webinaret, dokumentasjon og annen oppfølging av deltakerne.

Tipsene over er en del av workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams. Denne workshopen vil også forberede dere godt til å gjennomføre større konferanser og kreative workshops med grupperom i Teams.

Stirrer noen på deg i Teamsmøtet? Sannsynligvis er de med fra mobilen

Det er ikke alltid vi har anledning til å delta i Teams-møtet fra PC, og da er mobilen et veldig godt alternativ. Det er ikke få Teams-møter jeg har deltatt i der en av deltakerne starter møtet fra telefonen på vei til kontoret, og så fortsetter på PC. Og har du opplevd at du er i et møte som drar ut og du må faktisk gå for å rekke noe. Da er det flott å kunne overføre møtet til mobilen, klappe igjen PC'en og fortsatt være med i møtet med du er på farten, og uten at de andre merker det…

Ser de andre møtedeltakerne bare på nesen din?

Vel, det blir jo synlig om du har på video. Har du opplevd å se nesen på folk stikke ut av skjermen? Eller øyne som stirrer rett på deg tett på? Det kan fort bli slik om man bruker mobilkamera.

Her et er tips for å unngå dette. Hold mobilen horisontalt, og ikke vertikalt. Da får andre et litt mindre påtrengende ansikt på skjermen fra din mobil.

Dette kan være noe å tenke på om du deltar i møtet fra laptop også. Dersom du tåler å ha litt lange armer når du er i møtet, skyv gjerne laptopen litt fra deg så de andre møtedeltakerne ikke bare ser hodet ditt, men skulderpartiet også.

Slik overfører du Teams-møtet til mobil

Unngå sjøsyke hos de andre møtedeltakerne

Det kan også være en fordel å bruke en kunstig bakgrunn på mobilen. Særlig om du beveger deg og bakgrunnen beveger seg bak deg. Noen blir litt sjøsyke av å de på det, så en bakgrunn som står stille vil være bedre å se på.

Opplæringstilbud

Vil du eller dere lære mer om, og få mange tips om å gjennomføre gode nettmøter, har Smart endring følgende tilbud:

• Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter.
  Gode nettmøteopplevelser og smart gjennomføring av effektive møteprosesser med Teams. Med Teams får du helt nye og smartere mulighet til å planlegge, gjennomføre og følge opp møtene enten de er i møterom eller på nett.

• Smartere nettmøter med Teams
  Forbedre din egen møteopplevelse, bli trygg når du presenterer, og ta kontroll over møtet.

• Smarte nettmøter og konferanser med Teams
  Bli trygg når du arrangerer kurs, workshops og konferanser på nett.

• Smarte nettmøter og workshops med Teams nettkurs du gjennomfører eget tempo
  Gode møteopplevelser, kreative workshops med grupperom og tavle, effektive presentasjoner og smart møte-organisering.

Vi kan ikke møtes på denne måten lenger

Finn Gomnæs leder firmaet teamtraining. Han er samarbeidspartner og gjesteblogger hos Smart endring

Basert på mer enn 30 års erfaring fra lederutvikling og teamutvikling har jeg erfart hvor viktige møter er som verktøy i utøvelse av lederskap og gjennomføring av endringsprosesser.  

Derfor er det litt forstemmende å oppleve møter som i tillegg til å være dårlig planlagt også blir lite profesjonelt ledet.  Som en avdelingsdirektør sa til meg: Hadde forretningsprosessene våre fungert like dårlig som møteprosessene så hadde vi gått konkurs. 

Hva er så årsakene til at virksomheter ikke ser det store potensialet som ligger i å effektivisere møtevirksomheten – spesielt når antall møter øker på grunn av en arbeidshverdag som preges av krav til hastighet og samhandling og at det er enkelt å okkupere tider til aktuelle møtedeltakere gjennom å spore opp ledige tider i møtekalenderen.  

Noen av årsakene er at møter kan oppleves som effektiv bruk av tiden fordi det er viktige saker som står på agendaen og det tas viktige beslutninger. beslutninger som skaper fremdrift. 

Kvantitet er ikke det samme som kvalitet. 

Undersøkelser viser at kvantiteten på møter har økt de siste årene, men kvaliteten har gått ned. Ikke bare har møtene blitt mindre effektive – de har også blitt dyrere. Den største kostnaden er jo lønnskostnadene. 

Starten på en effektivisering av møtevirksomheten kan være å se litt kritisk på hvor mye møtevirksomheten «stjeler» fra det operative arbeidet som skal sikre lønnsomhet og kundetilfredshet 

Trender og forklaringer på endringer i møtevirksomheten. 

Tall fra amerikanske studier sammenstilt av BOOQED kan gi en indikasjon på hvilket effektiviserings-potensiale møtevirksomheten representerer.

• Tid brukt på møter har økt med 8% til 10% årlig siden 2000. 

• 51% av dem undersøkelsene omfatter er enige i at antall møter er stigende. Dette kan være på grunn av endringer i arbeidskulturen, mindre hierarkiske og mer prosjektorienterte organisasjonsstrukturer. 

• Grupper og mennesker er mer selvstyrte. Ansattes meninger og ideer blir hørt og møter er ofte inngangsporten til disse ideene.  

Hva er grunnene til at møter som oppleves som tidstyver fortsatt gjennomføres? 

En av grunnene er at de reelle møtekostnadene går under radaren. Møter er derfor en stor x-faktor i virksomhetens ressursbruk. Når kvaliteten på møtene heller ikke måles, bare oppleves, tallfester vi heller ikke tidsbruken. Da ser vi ikke det forbedringspotensialet som kan ligge i å effektivisere møter. Mange har heller ikke forståelse for hvor viktige møter kan være lederverktøy.

Basert på forskning, intervjuer og egne erfaringene har jeg derfor utarbeidet systematikk og verktøy for å kunne gjennomføre en ukomplisert endringsprosess som vil redusere møtekostnadene og få møtene til å fungere som effektive samarbeidsarenaer.  

Vil du og din organisasjon gjøre noe med dette kan du lese mer på www.teamtraining.no. Der vil du kunne få mer informasjon om programmet Effektive møter i en digital hverdag

Del video i Teams-møtene rett fra din skjerm

Ett av de spørsmålene jeg får oftest om Teams-møter nå om dagen er hvordan vi kan dele video med god kvalitet og lyd i Teams-møter og Webinarer på Teams. Det er egentlig ganske rett frem når man kan det, men det er noe du bør være oppmerksom på som skape problemer.

Jeg husker første gang jeg skulle dele video i en konferanse. Jeg satt med noen rundt meg så jeg brukte Bluetooth hodetelefoner for å ikke forstyrre andre. Da jeg skulle dele video fikk jeg melding fra Teams om at jeg måtte bytte til å bruke høyttaleren på PC'en. Der og da hadde jeg ikke noe valg, men det var litt dumt. Og er du Mac-bruker vil du ikke finne muligheten til å dele video med lyd i det hele tatt, i alle fall ikke uten et lite triks.

Hvordan spille av video fra egen skjerm i Teamsmøtet fra PC

Dersom du sitter slik til at du kan bruke PC'ens mikrofon eller høyttaler trenger du ikke gjøre noen forhåndsinnstillinger, men dersom du bruker en ekstern lydenhet eller Bluetooth hodetelefoner må du endre Windows lydinnstillinger til å samsvare med dette slik at de samsvarer med det du har valgt i Teams.

---

Deretter kan du finne frem den videoen du vil vise og velge Del innhold. Før du deler det vinduet, eller den skjermen videoen skal vises på må du slå på bryteren for Inkluder datalyd. Så velger du riktig vindu eller skjerm og starter videoen. Da vil alle i møtet se den i sitt Teams-vindu med god kvalitet og lyd.

---

Hvordan spille av video fra egen skjerm i Teamsmøtet fra Mac

Det har tatt tid før muligheten til å dele video med lyd fra Mac ble gjort tilgjengelig, og ennå er det kun tilgjengelig som en forhåndsvisning og ikke allment tilgjengelig. For å kunne dele lyd fra Mac i Teams-møtet nå må du først aktivere Offentlig forhåndsvisning som vist i illustrasjonen.

Ser du ikke denne muligheten må du be systemansvarlig om å aktivere muligheten for deg. Du må sannsynligvis starte Teams på nytt etter å aktivert dette.

Første gang du deler lyd vil du bli bedt om å godkjenne at Teams installerer et tillegg på din Mac. Det må du godta for å komme videre. Deretter vil du kunne dele lyd på samme måte som beskrevet og vist over.

Lær å gjennomføre proffe workshops og konferanser i Teams

Tipsene over er en del av workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams. Denne workshopen vil også forberede dere godt til å gjennomføre større Webinarer i Teams med opptil 1000 deltakere i Teams-møte. Er det bare deg kan du også vurdere nettkursvarianten Smarte nettmøter og workshops du kan ta på egenhånd og i ditt tempo. Det får du 50% rabatt på ut april ved å oppgi kupongkode SEAPRIL21

Slutt å bruke tid på "rundt bordet" i møter, og epost-mas i prosjekter

Slutt å bruke tid i møter for å oppdatere hverandre. Vi kjenner alle til "rundt bordet" oppdateringer. De tar mye tid og vi kan oppdatere hverandre på mye mer effektive måter. Det samme gjelder epost-mas om status på prosjektoppgaver og omstendelig statusrapportering. Les hvordan vi løste "rundt bordet" i Microsoft og hvordan du kan slutte å bruke mye tid på prosjektrapportering- og kontroll.

Ikke kast bort verdifull møtetid

Da jeg ledet tjenesteavdelingen i Microsoft Norge på nittitallet hadde vi ukentlige ledermøter der administrerende direktør og lederne for de ulike avdelingene i Microsoft deltok. Den første delen av møtet var alltid en "rundt bordet" oppdatering fra alle lederne om hva som hadde skjedd siden siste møte, utfordringer, og om vi trengte samarbeide med andre. På den måten holdt vi hverandre oppdatert og kunne identifisere samarbeidsbehov. Tiltaket var bra, problemet var at det tok mesteparten av møtetiden.

Bruk 5 minutter før møtet og spar 20 minutter for alle

10 år senere var jeg del av en europeisk ledergruppe innen HR-området. Der hadde vi også ukentlige ledermøter, hadde samme behovene, men øvelsen over brukte vi 2-3 minutter på. Så brukte vi resten av møtetiden til å gå i dybden på viktige saker. Hvordan var det mulig? Det kunne vi gjøre fordi vi alle brukte 5 minutter før møtet til å oppdatere vår felles møtebok. Da var det unødvendig å gå igjennom denne i detalj, men bare stille spørsmål om  noe skulle være uklart, eller avtale direkte oppfølging slik jeg i eksempelet trenger å gjøre med Tereza. Ingen grunn til å bruke alles tid på dette.

Det er ikke sikkert våre 5 oppdateringspunkter er de samme som de vi brukte. Dere må bli enige om hva som passer for dere.

Ikke kast bort tid på prosjektstatusmøter og epost-mas

Deltar du i prosjekter der bruker tid i prosjektmøter på å oppdatere prosjektlederen og status på dine oppgaver? Eller får du stadig epost fra prosjektleder om hvordan det går med dine leveranser? Dette er ofte bortkastet tid for de fleste og er en stressfaktor både for prosjektleder som føler behov for å ha kontroll og vite status til enhver tid, og det føles som mas for de som stadig blir kontaktet av prosjektleder for å få en status.

Microsoft Project er laget for prosjektledere

Noe av årsaken til dette er ofte at prosjektet benytter et prosjektverktøy som ar laget for prosjektlederen, slik som Microsoft Project. Der har prosjektlederen sin plan, og fordeler oppgaver via epost, eller muntlig i møter. Derfor er man avhengig av å gjøre tilsvarende for rapportering eller spørsmål om status på prosjektleveransene.

mine prosjektoppgaver fra alle prosjekter jeg deltar i vises samlet i Teams

Microsoft Planner er laget for alle i prosjektet

For å redusere behovet for prosjektmøter og mas på epost vil det være mye mer effektivt å benytte et prosjektverktøy som alle i prosjektet bruker. Da vil hver prosjektdeltaker arbeide med sine oppgaver gjennom dette. Status rundt hver oppgave oppdateres av eier og vises automatisk for alle prosjektdeltakere.

Når oversikt og status kommer automatisk fra verktøyet sparer vi mye tid og frustrasjon både for prosjektlederen og prosjektdeltakerne. Et slikt verktøy er Microsoft Planner i Teams. Der er ikke prosjektverktøyet noe du må oppdatere i tillegg til arbeidsoppgaven, men du arbeider på oppgaven og prosjektdokumentene i verktøyet. Det koster deg ikke noe ekstra å holde det oppdatert.

Både prosjektleder og alle prosjektdeltakere kan se status i prosjektet etter fremdrift, delprosjekt, hvem som eier hvilke oppgaver mm.

Vi må selvfølgelig fremdeles snakke sammen og bli enige om hvem som gjør hva, men hyppige statusoppdateringer blir unødvendige og vi kan bruke tiden på prosjektoppgavene og problemløsning der det er nødvendig.

Dersom du og dere ønsker å utnytte Teams-strukturen til å ha effektive og tidsbesparende møter vil dere kunne lære og trene på det i workshopen Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter

Om dere har små og store prosjekter og arrangementer, og vil teste ut hva dere kan bruke Planner i Teams til vil dere kunne erfare det i workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams

Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg

En av de verste følelsene du kan ha er at du har alt for mye å gjøre og at du ikke ser hva du kan gjøre for å komme ut av den situasjonen. Det er spesielt ille når det er noe andre forventer at du skal gjøre.

Men hvorfor er du kommet i en slik situasjon?

Det er lett å si at jeg ikke hadde noe valg. Min leder har gitt meg for mye arbeid. Kollegene er avhengige av meg og om ikke jeg stiller opp får ikke de gjort sitt arbeid. Men er det virkelig slik? Min erfaring er at vi tar på oss arbeid helt frivilling fordi vi har lyst, og fordi vi faktisk tror vi skal kunne få gjort alt. I alle fall når vi sa ja til noen om å gjøre noe for dem.

Tre grunner til at du sier ja

I mitt kurs Smart prioritering og planlegging har jeg stilt følgende spørsmål til tusener av personer: "Om jeg kommer og spør deg om du kan hjelpe meg med en sak neste uke, hva svarer du da?" Hva ville du svart om jeg spurte deg?

Ja nettopp, du ville svart ja! Vi gjør jo det og det er tre grunner til dette.

1. Vi vil gjerne hjelpe andre. Det ligger i vår natur

2. Vi tror vi skal klare det

3. Vi har ikke peiling på hva vår arbeidsbelastning er neste uke

For å løse dette er det viktig at du lærer å  vurdere hvor mye du allerede har å gjøre, og hva du må  prioritere for å nå dine mål innenfor ditt ansvarsområde.

Samle alle oppgaver på ett sted

Det er en ting du må gjøre for å kunne begrense hva du sier ja til. og hva du realistisk kan rekke å gjøre innenfor et visst tidsrom. Det gjelder enten det er en dag, eller en uke. Du er nødt til å gjøre alle oppgaver synlige. Altså de må være skrevet ned på ett sted. Dersom du har oppgavelister på flere steder, og aller verst, bare har oppgavelisten din i hodet, vil du ikke kunne få et realistisk bilde fordi vi i ikke summerer opp alle oppgavene.

Hvordan få en realistisk oversikt over din arbeidsbelastning?

Når jeg ser på en del kalendere blir jeg skremt. Mange er fulle av møter, og det gjelder særlig ledere. Samtidig forteller mange meg at det virkelige arbeidet gjør jeg jo mellom møtene. Så når dagen er full av møter, når skal jeg da gjøre mine arbeidsoppgaver? Ja det blir kvelds og helgearbeid igjen.

VI lar oss lure av kalenderen. Ta en titt på din kalender for neste uke. Ser du dager der med lite møter tenker du at det blir en fin dag. Men da glemmer du at det er da du skal gjøre oppgavene dine, og at du sannsynligvis bare kjenner til en del av de oppgavene i dag. Hver dag kommer det jo nye forespørsler fra andre og nye møteinvitasjoner. Så om du ikke har litt luft i kalenderen blir det kveldsarbeid igjen.

Bruker du PC med Outlook er du heldig

Outlook har en unik mulighet til å gi deg et bilde av ditt planlagte arbeid både på dag, og ukebasis. Når du flagger epost for oppfølging kan du velge fordele epostoppgavene utover i tid. Du kan også skrive egne oppgaver inn i Outlook. Det geniale er at du kan gjøre alt synlig i kalenderen slik at du ser summen av avtaler og oppgaver. Du forstår jo at når du har heldagsmøte på mandag og 5 oppgaver du har planlagt å gjøre samme dag så går ikke det helt opp (se bildet). Velger du arbeidsukevisning kan du flytte oppgaver fra slike dager til dager med færre møter basert på din prioritering. Du bare drar dem over til en annen dag. Dersom du samtidig passer på å ha litt luft i kalenderne til møter og oppgaver du ikke vet om ennå kan du få en mye bedre uke og kanskje slippe å arbeide i helgen for å komme ajour.

Outlook hjelper deg å holde oversikt over din totale arbeidsbelastning

Så neste gang noen spør deg om å hjelpe dem neste uke kan du svare "La meg sjekke planen min først. Vet du, neste uke er veldig full. Hva med uka etter?"

Dersom du og dine kolleger vil ha bedre dager med en mer realistisk prioritering av hva du kan rekke å gjøre kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do.

Er du en god møteleder?

Har du deltatt i et møte som burde vært god bruk av deltakernes tid, men som ikke førte til noen ting? Hvem sitt ansvar er det? Alle deltakere har selvfølgelig et ansvar, men det største ansvaret har møtelederen som vanligvis også er den som har invitert til møtet.

Jeg vet ikke hvor mange tusen møter jeg har deltatt i, og hvor mange av dem jeg har arrangert selv. Men jeg kjenner følelsen av avmakt når man sitter der og ønsker at man var et annet sted. Da føler du ikke veldig for å komme med mange bidrag i møtet. Du vil bare at det skal slutte så fort som mulig. Er møtet i et møterom er du fanget, og i et nettmøte forsøker du å få gjort litt jobb mens du lytter med et halvt øre til møtet. Slike møter er ikke bra for noen.

Men det trenger ikke å være slik. Dersom du eier møtet kan du gjøre mye for at alle skal føle at det var verd tiden å delta.

Her er mine 5 tips du som møteorganisator- og leder bør tenke på for at alle skal ha best mulig utbytte av møtet. Jeg tar utgangspunkt i det mest aktuelle møtescenariet nå der noen deltar i et møterom på kontoret, og noen hjemmefra eller et annet sted utenfor kontoret. Det vil si at vi må bruke digitale møteverktøy som Teams, WebEx og Zoom og samarbeidsverktøy som Teams og Slack.

1 - Del agenda med deltakerne før møtet

Da vet deltakerne hva de kan forvente og kan forberede seg. Mangel på agenda er det jeg hører flest klager på når det gjelder møter.
Men når du inviterer til møtet er gjerne et par uker frem i tid og da er ikke agendaen ferdig ennå. Det kan også hende du vil ha innspill til agendaen fra møtedeltakerne.
Det er ikke noe problem. Du kan oppdatere møteinvitasjonen med agenda når det nærmer seg. Om du bruker Teams kan du også be om innspill til agenda og dele møtedokumenter i møtechatten som er tilgjengelig fra det øyeblikket du har sendt møteinvitasjonen. På den måten unngår vi å sende en masse på epost.

2 - Se opp for synkehull.

Faller du ned i ett er det ikke lett å komme opp igjen. Ikke la noen kuppe møtet, eller henge seg opp i en detaljdiskusjon som tar uforholdsmessig lang tid. Lag en parkeringsplass for tema og innspill som ikke passer inn i dette møtet. Bruk gjerne møtechatten til dette. Da er det dokumentert, og du kan følge opp denne etter møtet.

3 - Pass på tiden.

Alle er opptatte og mange skal i nye møter. Bekreft i møtet at vi skal avslutte på tid og rund gjerne av 5 minutter før. Du kan med fordel invitere til 25 minutters og 50 minutter møter. Da får alle en liten pause før neste møte.

Les hvordan du oppretter 25 og 50 minutters avtaler automatisk i Outlook Opprett møter i Outlook med pausegaranti

4 - La alle bli hørt.

Ikke la de taletrengte bruke opp all tiden. Bruk møtechat, og tavle for å gi alle like store muligheter til å komme med sine innspill.

Les hvordan du engasjerer med de introverte Mine 3 beste tips for engasjerende nettmøter

5 - Dokumenter beslutninger og oppfølgingsoppgaver.

Gjør dem synlige for alle deltakerne og be om bekreftelser for at oppgavene er gjennomført. Bruker dere Teams kan oppgaver tildeles i møtechatten med å nevne en person.
Skriv: @møtedeltaker - Oppgave: Sjekk budsjettposten for innkjøp av nye PC'er.

Når oppgaven er utført merkes oppgaven med en tommel opp, og med en kommentar om det er naturlig.

Men hvorfor skal vi ha møter? Les mer om dette i Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes

 Dersom dere vil bli bedre i å forberede, gjennomføre og følge opp Teams-møtene kan dere gjerne vurdere den bedriftsinterne workshopen Smartere møter med Teams - mye mer enn nettmøter

Presenter som en proff sammen med en kollega på Teams

Har du vært med på at dere er to eller flere som skal presentere i allmøtet, på en konferanse eller i webinarer?

Det jeg ser ofte når noen skal presentere er at de starter med å dele skjerm. Da ser vi andre alt som ligger på deres skrivebord. Så starter presentasjonen og den fyller Teams-vinduet vårt. Problemet er at den gjør det samme for den som presenterer. Har du opplevd dette når du presenterer i Teams-møte? Så hender det at vi får litt dårlig tid og vil hoppe over et par lysbilder. Men det kan vi ikke, så vi blar fort forbi. Nå lurer møtedeltakerne på hva de gikk glipp av. Nå skal en annen presentere rett etter dette og det samme gjentar seg. Mens denne fikler med å få opp presentasjonen henter møtedeltakerne seg en kaffe …

Presenter PowerPoint enkelt der du ser neste lysbilde og dine notater

Men dette kan løses veldig elegant om du ikke deler skjermen din, men bruker presenter PowerPoint-funksjonen i Teams. Denne er fundamentalt forskjellig fra å dele innhold du allerede har på skjermen. Det du ser under overskriften PowerPoint er ikke presentasjoner du har åpent på skjermen, men lenker til presentasjoner du har redigert nylig. Trykker du på en av disse lastes presentasjonen opp til møtet i presentasjonsmodus.

Nå kan du presentere dine lysbilder og bla i dem med pilene. Du kan også hoppe over- og gå tilbake til tidligere lysbilder uten at deltakerne ser lysbildene mellom. Det er veldig praktisk dersom du får litt dårlig tid mot slutten av en presentasjon og må hoppe over noen lysbilder.

Du kan også se dine presentasjonsnotater for hvert lysbilde.

Samarbeid om presentasjonen med en kollega

Når presentasjonen er lastet opp til møtet er det møtet som eier den. Dersom dere er to eller flere som skal dele på å presentere kan dere bytte på å gjøre dette i den samme PowerPoint-presentasjonen. Du sier bare " Lise, kan du ta kontroll og fortsette herfra?" Lise trykker på Ta kontroll og styrer lysbildene selv. Og nå er det hun som ser presentasjonsvisningen. Alle andre deltakere ser bare det lysbildet vi vil de skal se.

Gjør det enkelt for andre å presentere og la dem fokusere på innholdet.

Dette har jeg benyttet meg av når jeg har vært produsent på nettkonferanser. Ikke alle foredragsholderne er godt trent i Teams-presentasjoner. Jeg får dem til å sende meg PowerPoint-presentasjonen på forhånd. I Teams-møtet er det jeg som laster den opp og så sier jeg bare "Vær så god, trykk på Ta kontroll for å overta."  For mange er dette en stor lettelse, og det blir mye mindre byttetid mellom foredragsholdere fordi de slipper å fikle med dette selv. De kommer til dekket bord og kan holde sin presentasjon.

Vil du lære mer om å presentere i Teams-møter har Smart endring flere aktuelle workshops avhengig av behov og ambisjonsnivå. Se Smart endring AS nettsider og blogg.

Digitale gule lapper er overvurdert - men det vi vil oppnå er viktig

Da de første journalsystemene ble laget for sykehusene var mange overbevist om at de måtte se ut som de papirbaserte skjemaene man benyttet. Det viste seg å være en idé med god intensjon, men fungerte dårlig i praksis. Det å kopiere en papirbasert prosess til å gjøre det samme på skjerm er ikke digitalisering. Det er en papirbasert prosess på skjerm. Virkelig digitalisering innebærer at man starter med hva man skulle oppnå med den papirbaserte prosessen, for deretter å finne ut hvordan vi oppnår det vi ønsker enda bedre  med digitale verktøy.

Det vi ofte ønsker å oppnå ved å skrive gule lapper som vi klistrer på tavlen er

1. Alle kan engasjere seg og skrive sine innspill på en gang. Det tar mye kortere tid enn om en og en skal fortelle om sin ide og at en møteleder eller gruppeleder skriver dem på en flippover.

2. Du kan gi innspill anonymt, eller i alle fall uten at du blir avbrutt. Da kommer alle kommer til orde, ikke bare de mest verbale.

3. Alle innspill blir dokumentert digitalt og kan arbeides videre med

Så hvorfor må det være gule lapper?

Fordi mange har god erfaring med dette i analoge prosesser der alle skriver en lapp i ro og fred og så klistrer den på tavlen ser vi naturlig nok etter en digital erstatning for dette. Da leter vi etter verktøy for dette, og det finnes det mange av. De som leder workshops profesjonelt vil naturlig nok ha større krav til muligheter i verktøyet enn de som nå og da vil bruke det til for eksempel møteevaluering i sitt Team. Det er denne gruppen som er størst og som jeg henvender meg til nå.

Digitale Whiteboard for 15 år siden

Da jeg var leder i Microsoft hadde jeg et team på 24 medarbeidere spredd i 12 land fra 2007 til 2013. Ja, det var lenge før Teams var påtenkt og møtene foregikk på Lync/Skype for Business. Vi hadde et månedsmøte jeg brukte både til å informere, men like mye til å få innspill.

Det var selvsagt ikke mulig å gjøre en «runde rundt bordet» med så mange deltakere slik man ofte gjør i et vanlig møte. Det ville tatt veldig lang tid når alle skal si sitt, og alle er ikke så komfortable med å snakke i store nettmøter heller. Ved å bruke tavlen kan alle deltakerne skrive sine innspill samtidig på tavlen og du gjør unna dette på et par minutter! Og du slipper å ta notater. Alt er allerede dokumentert og tilgjengelig etter møtet.

Ikke alle er klar over at Lync hadde en digital tavle allerede for 15 år siden, men jeg brukte den i alle møter. Her der dere et eksempel fra ett av våre månedsmøter der jeg stilte et spørsmål til deltakerne og alle skrev sine svar på tavlen. Nei, det er ikke gule lapper, men fungerte akkurat like bra. Tekstfeltene kan flyttes rundt, grupperes og reorganiseres på samme måte som gule lapper på en tavle.

Digitalt Whiteboard i Teams

I likhet med Lync og Skype for Business har også Teams-møtene også en digital tavle, Microsoft Whiteboard. Den har til og med mulighet til å bruke gule lapper :-) i tillegg til å skrive tekst.

Tavlen finnes også i en avansert versjon tilgjengelig som en app for Windows og iPad. Men for innspill i et møte som beskrevet over, eller for møteevaluering er ikke det nødvendig

 Workshop-verktøy for gruppearbeider med struktur

Like lenge som jeg har brukt tavle i nettmøter har jeg organisert og ledet workshops med både  gruppe-, og individuelle oppgaver. For det trenger vi struktur sik at ulike grupper og deltakere i workshopen har sitt digitale samarbeidsområde. Til det bruker jeg OneNote. OneNote er en digital arbeidsbok der man kan organisere innholdet som i en perm som er delt med alle, der arbeidsboken er permen, og inndelinger for gruppearbeider kan ligge bak hvert sitt skilleark i permen. Hver deltaker kan også ha en egen inndeling i permen for personlige notater og oppgaver. Denne OneNote notatblokken kan brukes enten dere har en workshop i et møterom eller den foregår som nettworkshop.

Hvordan strukturere en digital arbeidsbok i OneNote

Du kan opprette en OneNote digital arbeidsbok på din OneDrive og dele den med alle workshopdeltakerne. Deltakerne trenger ikke å ha OneNote, kun nettleser. Du kan også bruke den innebygde Teams-notatblokken dersom alle deltakerne er medlemmer av Teamet.

Du kan lære mer om hvordan du kan engasjere med møte- eller workshopdeltakere med digital tavle og arbeidsbok i en bedriftsintern workshop der jeg tilpasser innhold til deres behov basert på innhold i workshopene Smarte nettworkshops og konferanser med Teams, Smarte nettmøter med Teams og Smart samarbeid med OneNote i Teams.

Teams er ikke bare for skrivebordarbeidere

I de fleste sammenhenger vi hører- og leser om Teams gjelder det skrivebordarbeidere som bruker mesteparten av sin arbeidstid foran en PC-skjerm. Men det finnes mange store grupper som nesten aldri sitter foran en PC, men likevel har behov for å arbeide, samarbeide og kommunisere digitalt.

Transportarbeidere, helsearbeidere, butikkarbeidere og mange flere. Men de har alle en enhet som kan brukes, sin mobiltelefon. Mange er mye mer venn med denne enn med en PC.

Neste bølge Teams-brukere

Teams på mobil kan brukes av grupper for kvalitetsarbeid og problemløsning

Min erfaring er at de fleste Teams-brukere i dag arbeider primært med PC og har mobilen som en tilleggsenhet for å være tilgjengelig også når man ikke er på kontoret. I tillegg er det en del som har funnet ut at en iPad er fin å delta i Teams-møter med.

Mange som arbeider i butikk og i tjenesteytende yrker har ikke vært i målgruppen for digital fornyelse. Dette skyldes delvis kostnader, men nå finnes det rimeligere abonnement for slike grupper som ikke trenger Office på PC i sitt arbeid. Det gjør at flere virksomheter nå vurderer dette. Selv peker Microsoft på IKEA som et godt eksempel på varehus som har tatt i bruk Teams på mobil for nye brukergrupper.

Teams for samarbeid i grupper

Man trenger ikke å utvikle dyre spesialløsninger. Allerede med Teams-appen på mobilen kan kolleger samarbeide i Team og kanaler relevante for dem, delta i avdelingsmøter og allmøter på nett, sjekke intranettet og delta i fag-grupper mm.

For rask kommunikasjon mellom kolleger på jobb kan en chat fungere bra og du kan til og med få walkie talkie funksjon i Teams som erstatter den gamle "intercommen".

Alle trenger ikke nødvendigvis bruke sin private telefon, eller en egen mobil gjennom arbeidsgiver. For butikkarbeidere kan det like gjerne være felles mobil som brukes av de som er på jobb.

Få alles ideer og skap engasjement

informer og Engasjer med alle med et levende intranett der alle kan bidra til deling av kunnskap og ideer

Se videoen fra IKEA. Den viser at Teams gir langt flere ansatte muligheter til å engasjere seg i arbeidet og komme med gode ideer til ledelsen. Dette kan være både lønnsomt og inspirerende. Alle vil gjerne bli hørt og verdsatt. Med mobilen kan ansatte stille spørsmål til ledelsen i allmøter og gi tilbakemeldinger direkte til de det gjelder. Alle kan komme med forslag som blir vurdert etter hvor gode de er, ikke hvem som kommer med dem.  Det er også enkelt og hyggelig å kunne gi ros til dyktige kolleger.

God planlegging og enkel administrasjon med Skift i Teams

God planlegging og enkel administrasjon med Skift i Teams

Ved å legge til spesifikke tillegg til Teams som Skift  kan en leder sette opp en plan og oppgaver som tilhører et skift og de ansatte kan i stor grad administrere sin egen plan og for eksempel bytte skift med en kollega.

Er tiden kommet til å ta i bruk Teams for alle roller i virksomheten?

Hele Microsoft 365 er lagt opp til at man skal kunne arbeide på hvilken som helst enhet Det gjelder alt fra å redigere et dokument i Word, holde rede på oppgaver i To Do og samarbeid med Teams og inkluderte verktøy. Likevel har nok de fleste virksomheter startet med kontorarbeidere som bruker PC som sitt viktigste arbeidsredskap. Nå er tiden komme til å inkludere de som møter kundene, transporterer varene og andre som ikke tilbringer dagen bak et skrivebord. Hva gjør deres virksomhet?

Er dere interessert i å utforske mulighetene over? Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat. bjorn@smartendring.no eller mobil 90173524. Microsoft har også en bestillingsrapport fra Harvard Business Review som kan være verd å lese for å få noen ideer til egen virksomhet.

Opprett møter i Outlook med pausegaranti

Allerede for 15 år siden innså ledelsen i Microsoft Norge problemet med møter som gikk butt i butt gjennom dagen uten pauser mellom. Ingen tid til å forberede neste møte, ingen tid til å gå fra ett møterom til et annet, eller til å komme seg ut av ett nettmøte og inn i et neste. Toalettbesøk og kø ved kaffemaskinen spiste ofte opp de første 10 minuttene av neste møte. Hjemmekontor-tiden vi er inne i nå der mange opplever at det blir stadig flere nettmøter gjør dette til et enda mer aktuelt problem.

Les også: Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Det er Outlooks skyld

Når du inviterer til et møte vil Outlook typisk gi deg en halv time, eller en time automatisk. Det er egentlig ingen logisk grunn til at møtet må vare i 30 minutter eller en time, og det har som nevnt mange ulemper.

I Microsoft ledelsen gjorde vi en iherdig innsats for å endre dette slik at møtene varte 25 eller 50 minutter. Vi endret til og med på klokkene i møterommene slik at de siste 10 minuttene ble blokkert. Likevel rant dette initiativet ut i sanden. Det ble for vanskelig å huske i en hektisk hverdag å endre møtetiden hver gang.

Møter med pausegaranti

For to år siden ble det mulig å endre innstillingene i Outlook slik at invitasjonene automatisk lager kortere møter. Det har dessverre få fått med seg, men stadig flere blir oppmerksom på det. I Telenor har de innført «pausegaranti» der ingen møter skal vare mer enn 50 minutter. Ved å endre innstilling i Outlook slik at dette skjer automatisk er dette nå mer realistisk å gjennomføre. I Norges Røde Kors har IT endret innstillingene for alle, slik at hver enkelt ikke trenger å gjøre dette selv. Det er smart. Sammen med informasjon om dette til alle, vil ansatte få en bedre hverdag med litt mer rom i kalenderen mellom møtene.

Slik gjør du det

Sannsynligvis må du gjøre dette selv. Velg Fil, Alternativer og kalender. Der finner du muligheten til å gjøre møtene kortere. Likevel har det liten effekt om bare du gjør det, så promoter ideen til dine kolleger så vil det spre seg.

Du må også regne med å informere møtedeltakerne når møtet starter. Selv om møtet er 50 minutter i kalenderen deres er hodene deres gjerne innstilt på en time. Det tar det litt tid å omstille.

3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021

Det er tid både for tilbakeblikk og noen tanker om hva 2021 vil bringe. Her er 3 trender jeg tror vil prege mange arbeidsplasser fremover og noen tilbakeblikk på Smart endring blogginnlegg i dette året som gir grunnlag for å tro noe om dette.

Den første påvirker hvordan vi samarbeider, den andre hvordan vi organiserer vårt eget arbeid, og den tredje hvordan virksomheten kan legge til rette for enklere arbeid og samarbeid.

1. Selv når vi får komme tilbake til kontoret vil mange fortsatt ønske å beholde fleksibiliteten og mulighet til å jobbe hjemme. Dette fører til at de fleste møter blir hybridmøter og vi trenger effektive møteprosesser tilpasset dette.

2. Større frihet til å velge arbeidssted krever bedre selvledelse og økt ansvar for egen plan. Dette øker behovet for god prioritering, planlegging og en renessanse for tidsstyring.

3. Teams-året 2020 videreføres og Teams vil bli den nye arbeidsflaten der du starter dagen. Flere vil tilpasse Teams-kanaler med tilleggsverktøy for ulike arbeidsområder.

1. Effektive hybridmøter

Vi kommer ikke til å vite på forhånd hvem som dukker opp i møterommet og hvem som blir med i møtet hjemmefra. Det betyr at alle møter må planlegges som nettmøter for å være forberedt på dette. Tradisjonelt har bare en av deltakerne i møterommet koblet seg opp til nettmøtet. Det er OK dersom vi bare skal prate sammen, men møter i dag krever ofte mer samhandling med å bruke tavle for å bidra med ideer, eller å samarbeide om et tekst. Da holder det ikke med å bruke tavlen på møteromveggen. Vi må bruke den digitale tavlen i nettmøtet og da må alle i møterommet delta i møtet fra egen PC.

HAr du opplevd slike møter?

Vi har sett at mange har økt antallet møter i 2020 fordi vi i mindre grad har kunnet gjøre avklaringer når vi møtes på kontoret. For å holde antall møter nede må vi bli mer bevisste på om vi trenger å ha et møte, eller om vi med fordel kan koordinere oss gjennom Teams-meldinger og prosjektverktøy. For de møtene vi velger å ha stilles det høyere krav til forberedelse for at de skal bli effektive.

Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

2. Fleksibilitet og selvledelse

Med frihet kommer ansvar. Når vi i større grad arbeider der vi finner det hensiktsmessig kan vi i mindre grad basere oss på å gjøre muntlig oppfølging og avklaringer. Det fører til mer digital, skriftlig kommunikasjon. Fra før har den vanligste måten å sende en forespørsel, eller be noen om å gjøre noe, vært å sende en epost. Det blir nok ikke borte, men i tillegg får vi nå slike forespørsler gjennom Teams eller Slack, gjennom CRM og prosjektverktøy og vi kan få oppfølgingsoppgaver i møter. Vi kan ikke regne med å kunne gjøre alle oppgavene samme dag, så vi må prioritere og planlegge dem utfra viktighet og frister. I tillegg til å planlegge må vi utøve selvdisiplin, og håndtere avbrytelse og andre forstyrrelser.

Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

3. Økt bruk av Teams-muligheter

Bildet viser Planner/Tasks tillegget integrert i en Teams-kanal

Vi er gjerne medlem av flere Team som har kanaler for ulike arbeidsprosesser. For hver arbeidsprosess kan det være fordelaktig å legge til ulike verktøy. Prosjektverktøy i en prosjektkanal, møtenotater til avdelingsmøtekanalen, og en Excel-bok til budsjettkanalen. Ved å tilpasse verktøykassen til hver kanal vil vi ha alt vi trenger av verktøy, informasjon og arbeidsmateriale på ett sted. Det sparer mye tid og gir oss bedre oversikt i arbeidet.

Når virksomheter i stadig større grad tar i bruk Teams til arbeidsprosesser og prosjekter vil skreddersøm av verktøykassen føre til at det blir enklere å få jobben gjort og vi blir mer motivert til å ta i bruk nye arbeidsformer og verktøy.

De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Jeg ønsker dere alle en fredelig og avkoblende jul og et produktivt nytt år!

Kanskje kommer du til å oppleve det jeg beskriver i En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen ;-)

Tre måter du kan opprette Teams-møter på. Velg riktig!

Gjennom det siste året har jeg sett to forskjellige innfallsporter til å ta i bruk Teams i organisasjonen. Det er de som har Microsoft 365 og som bestemmer seg for å ta i bruk Teams for bedre samarbeid i organisasjonen ved å redusere epost og samarbeide smartere på dokumenter. De hadde vanligvis Skype for Business som møteverktøy og fortsatte å bruke det til nettmøtene, men åpnet også for muligheten av å bruke Teams-møter.

Den andre gruppen er de som i mars tok i bruk Teams-møter fordi det var et akutt behov for et nettmøteverktøy og de vurderte Teams-møter som det beste valget for dette. Etter hvert har mange av dem også oppdaget at Teams er mye mer og vil ta i bruk flere muligheter til å arbeide og samarbeide utover det å ha nettmøter. 

De tre måtene å opprette Teams-møter på

Møter og møteserier knyttet til kanal

Hvilket utgangspunkt man har hatt vil nok kunne gjøre at man ser litt forskjellig på hva Teams-møter er, eller kan være. For de som har sett på Teams som et samarbeidsverktøy har det ofte vært naturlig å utvide samarbeidet i Team og kanaler til møter. Fordelen med dette er at de som samarbeider i en kanal om en arbeidsprosess eller prosjekt kan knytte møtene til kanalen. Da er møtedokumenter, planer, notater og møtechatt knyttet til prosjektet og er tilgjengelig for alle nåværende og fremtidige medlemmer av prosjektet.

Illustrasjon viser hvordan vi i I kanalmøter kan vi knytte til møtebok i OneNote og legge planer og fordele oppgaver i Planner

Frittstående møter med deltakere innenfor og utenfor virksomheten

Mange møter har gjerne deltakere fra ulike avdelinger. Det kan være allmøter og møter med deltakere utenfor virksomheten. Disse møtene er det ikke naturlig å knytte til en kanal i et Team. Det er frittstående møter. Alle som blir invitert kan delta. De trenger heller ikke å være Teams-brukere. Har de ikke Teams i sin organisasjon, eller du inviterer noen på en privat epostadresse kan de enten delta fra nettleser, eller laste ned Teams appen gratis og delta fra denne. Selv om ikke møtet er knyttet til et Team og en kanal kan vi med fordel benytte Teams struktur til å forberede, gjennomføre og følge opp møtene. Fremfor å sende ut agenda, be om innspill til møtet og til å stille avklarende spørsmål om møtet på epost kan du benytte møtechatten. Den er tilgjengelig for alle idet møteinvitasjonen er sendt ut.

Illustrasjon viser hvordan vi kan forberede, gjennomføre og følge opp møter ved bruk av møtechat

Denne møteprosessen er selvfølgelig like nyttig om du har møtet i et møterom. Du trenger ikke å begrense dette til nettmøter, selv om de fleste møtene fremover mest sannsynlig vil ha minst en deltaker som ikke er på kontoret.

Møter med enkeltpersoner og personlige grupper i Chat

Mange har funnet frem til chat-mulighetene i Teams. Der kan vi utveksle meninger og informasjon med en eller flere kolleger for saker som vi ikke har et Team for, eller som bare angår bestemte personer. Trenger dere å snakke sammen, eller få litt kollegahjelp kan du opprette et Teams-møte i chatten, dele skjerm og snakke sammen.

I Chatten har vi også flere av de samme mulighetene vi har i en kanal med å dele dokumenter og ulike verktøy i faner.

Dette er et utdrag av en Smart endring bedriftsintern workshop Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter. Den kan gjennomføres i et møterom, eller som nettworkshop der deltakerne er med fra egen PC fra der de måtte ønske.

Skap engasjement i Teamsmøtet med en quiz!

Det fleste av oss har nok opplevd i et Teamsmøte at noen presenterer i møtet og prater, og prater, og prater ….

Etter en stund mister vi konsentrasjonen, tenker på litt andre ting, eller vi får en melding som vi svarer på. Vi er ikke med i møtet med hodet lenger. Dette er kanskje den viktigste forskjellen mellom et møte i et møterom og et møte på nett. Du har ikke kontroll over hva møtedeltakerne gjør mens møtet pågår.

Dersom du har opplevd dette, kan du være sikker på at andre har det på samme måten om du presenterer noe i nettmøter. Hvordan kan du unngå at deltakerne mister konsentrasjonen og at du mister dem?

Stopp opp og engasjer med deltakerne

Erfaring viser at du må engasjere med møtedeltakerne hvert 4-5 minutt dersom du ikke vil miste dem. Det kan gjøres på ulike måter, men en effektiv måte å gjøre det på er å bruke møtechatten.

Stopp opp i presentasjonen og still et spørsmål møtedeltakerne må tenke seg om for å svare på. Da har du hodene deres inne i møtet igjen. Enda bedre er det om du kan stille et spørsmål du faktisk gjerne vil ha svar, eller innspill på. Da kan du få innspill fra 20 deltakere på 2 minutter, fremfor å ta en "rundt bordet" i møterommet som tar evigheter.

Opprett en Forms-undersøkelse i Teamsmøtet

I større møter kan du også skape engasjement og få innspill gjennom en undersøkelse. Her er hvordan du kan lage en quiz med Microsoft Forms i et Teamsmøte:

---

Du kan lage undersøkelsen der og da i møtet. Det kan være lurt å skrive ned spørsmål og svaralternativ på forhånd. Gjør du det tar det bare sekunder å opprette selve undersøkelsen.

Dersom du ikke endrer noen innstillinger får du en flervalgs-undersøkelse der deltakerne må velge mellom ett av dine forslag til svar og svarene synes umiddelbart i møtechatten. Du kan også lage den mer avansert, og dersom du vil ta vare på svarene og bruke dem videre etter møtet finner du det i oversikten over dine Forms.

Dersom du har flere undersøkelser i samme møte kan du også lage dem på forhånd, og så publisere dem i møtechatten når det passer.

Dette er et utdrag av en Smart endring bedriftsintern workshop Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter. Den kan gjennomføres i et møterom, eller som nettworkshop der deltakerne er med fra egen PC  fra der de måtte ønske.

For flere engasjementsverktøy i Teams-møter, se blogginnlegget Tavlen i Teams har blitt voksen og erstatter whiteboard i møterommet

Ta kontroll over egne varsler i Teams. Unngå forstyrrelser og pinlige hendelser.

Har du irritert deg over alle chat-varslene du får i Teamsmøter? Og som fortsetter selv etter at du har forlatt møtet?
Får du chatvarsler på skjermen der andre kan se innholdet i chatten?

Når du tar i bruk Teams er det med et standard oppsett for varsler i likhet med Outlook og andre programmer. Dette har aldri passet meg. Jeg vil selv bestemme hvilke varsler jeg vil ha og når. Teams gir deg omfattende muligheter til å stille inn varslene slik du ønsker dem.

Endre de mest vanlige varslene

Åpne varselinnstillingen. Justeringer du gjør her er generelle innstillinger. Du velger selv hva som passer for deg.

De varslene jeg vanligvis sjekker er:

1. E-postvarsler - Jeg vil helst ikke ha mer e-post, men denne varslingen er faktisk veldig nyttig. Dersom noen har sendt meg en chat, eller nevnt meg i en Teams-samtale, og jeg ikke ser den får jeg en epost om hvem den er fra og hva det gjelder med en lenke til Teams-meldingen. Dette er sikkerhetsnettet i Teams som gjør at du ikke trenger å være redd for å gå glipp av viktige meldinger til deg. For vi lesser jo e-post fremdeles :-) Det fine er at om du leser meldingen innen en time som er standardinnstillingen får du ikke e-post. Smart, ikke sant?

2. Vis forhåndsvisning av melding - Får du chatvarsler på skjermen der andre kan se innholdet i chatten? Det kan du hindre ved å slå av denne innstillingen. Da unngår du at andre ser deler av en personlig melding som bare er ment for deg om noen skulle se skjermen din. Det kan være ganske pinlig i et nettmøte …

3. Varsler for samtaler og reaksjoner - Sier det ping og får du opp et flagg på skjermen hver gang noen gir deg en tommel opp, eller en annen reaksjon? Morsomt første dagen, men forstyrrende i lengden. Dette og mere kan du justere ved å velge Egendefinert under Team og kanaler.

Bestem over egen tilgjengelighet i Teams

Din tilgjengelighetsinformasjon vises andre basert på din kalender. Har du et møte i kalenderen visses du som rød, har du ikke vises du som grønn. Denne automatikken kan du overstyre ved på velge selv hvordan andre skal se din tilgjengelighet. Du kan også legge inn en "Out of Office" melding ved å angi en statusmelding. Det fine er at kollegene dine ser denne før de sender deg en melding i Teams. 

Får du møtevarsler du ikke vil ha?

Har du opplevd at du skal skrive i møtechatten i et Teams-møte og så kommer du ikke til fordi varselflagg på skjermen fra andre chatter hindrer deg i å skrive. En annen situasjon kan være at du går ut av et Teams-møte fordi du må i at annet møte? Da vil du likevel fortsette å få varsler fra det møte du har forlatt.

Du kan slå av møtechat-varsler under varselinnstillinger, men da vil det gjelde alle møter. Finn møtechatten for det aktuelle møtet i Chat og slå den av. Da gjelder det bare dette møtet.

Beste praksis for å mestre Teams-arbeid og Teams-møter

Vil dere ha en rask innføring i beste praksis for Teams-arbeid og Teams-møter kan dere vurdere 1-times nettworkshopene med inntil 20 deltakere og lære smart arbeid og samarbeid med Teams fra egen PC.

• Bruk Teams smartere

• Smartere nettmøter med Teams

Er det bare deg, kan nettkurs du gjennomfører i eget tempo være et godt alternativ.

• Smart endring nettkurs
  
  
  
  

Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Utnytt muligheten den digitale verktøykassen gir oss til å samarbeide, holde oss oppdatert og koordinere med andre uten møter.

Bjørn O. Hopland er daglig leder i Smart endring as og rådgiver i den digitale arbeidhverdagen

Da COVID-19 traff oss måtte mange av oss plutselig jobbe hjemmefra. Selv om det å jobbe utenfor kontoret ikke er nytt hadde mange ikke opplevd utfordringene (og fordelene) med en helt digital arbeidsplass på denne måten før. Dette reiste fort mange spørsmål. Hva er den beste måten å kommunisere med kollegene på nå? Hvordan vet jeg når jeg skal ringe eller invitere til et nettmøte, og når jeg heller sender en e-post eller en chat? 

Mange har opplevd en økning i antall møter i denne tiden. Det fører til mer bunden tid og gir mindre tid til å "gjøre jobben". Møter kan være viktige, men må vi ha flere møter? Kunne noen av møtene vært erstattet av andre kommunikasjonsformer?

Må vi ha møter for å snakke sammen?

Møter er synkronkommunikasjon i likhet med en telefonsamtale, eller en prat ved kaffemaskinen. Vi må kanskje tenke nytt om hvordan vi kommuniserer med kolleger. Når du vil snakke med en, eller flere kolleger kan du ikke lenger gå bort til dem og si "Kan vi ta 10 minutter i møterommet?" Nå inviterer mange til et nettmøte isteden. Men nettmøter er ikke den eneste måte å kommunisere synkront på. Kjappe utvekslinger av meldinger i en Teams- eller Slack chat kan også være synkron kommunikasjon. Fordelen er at vi ikke binder opp tid i kalenderen, men kan ta praten som en nettprat der og da.

Les også: Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes

Synkron kommunikasjon er perfekt når du trenger svar på et spørsmål med en gang. Det kan nok også være det beste når de trenger brainstorming, eller når du vil få ideer og innspill fra flere andre på en gang. Da er møter ofte det vi tenker på først. Men det er ikke sikkert det alltid er det beste.

Ulempene med synkron kommunikasjon

På grunn av samtidigheten krever det at alle er på samme (virtuelle) sted samtidig. Dette kan være vanskelig fordi det krever at vi finner en tid i kalenderen som passer for alle. Når man jobber hjemme kan det fort komme noe i veien fordi man har barn hjemme, eller en partner som også skal ha møte. En annen ting er at det du synes dere å må snakke om på et møte ikke ses på som så viktig av den eller de du ønsker å møte.

I et møte, eller i en rask chat, er det ofte lite tid til å vurdere hva som er et godt svar på et spørsmål, eller vurdere alternative løsninger på problemer. Du har kanskje ikke tid til å skaffe nødvendig informasjon eller ressurser for å løse et problem på en god måte.

Så hva er alternativet til synkron kommunikasjon?

Som du sikkert gjette er det asynkron kommunikasjon. Da er det ikke nødvendig at alle deltar samtidig i en samtale. Eksempler på dette kan være epost, samtaler i Teams-kanaler, intranettinformasjon, samarbeid gjennom prosjektstyringsverktøy og bruk av video som kan spille av når som helst.

En arbeidsprosess, eller et prosjekt vil ofte kreve møter, men om vi bruker de digitale samarbeidsskanalene på en god måte kan det bli færre møter

Men noen av de synkrone metodene kan også være asynkrone eller hybrider. Selv om chat kan gjøres i sanntid, trenger du ikke å svare på en kollegas spørsmål med en gang. Det samme gjelder kanalmeldinger i Slack eller Teams. Du kan velge å svare dem med en gang eller når du er tilgjengelig. En hybrid kan være at noen deltar i et nettmøte, mens andre kan spille av et opptak av møtet senere.

Les også: Spill inn Teams-møtet til de som ikke kunne delta

Asynkron kommunikasjon fungerer best når samtidighet ikke er nødvendig. Det gjør det mulig for alle parter å lese og svare på innhold når det er praktisk mulig for dem. De trenger ikke å avbryte det de holder på med for å tilpasse seg en møtearrangørs kalender. I tillegg gir asynkron kommunikasjon deg mer tid til å samle informasjon, ressurser, tanker og meninger før du svarer på spørsmål, eller kommer med dine ideer. Du kan også unngå misforståelser ved å ta deg tid til å tenke og gjennomlese en epost eller et Teams-innlegg før du sender.

Når bør vi møtes eller ringes, og når kan vi med fordel legge ut et Teams-innlegg?

Still deg selv spørsmålene:

• Er det viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

• Må jeg ha et svar straks?

• Trenger de jeg jobber sammen med informasjon fra meg her og nå?

• Er du sikker på at vi må ha et møte på dette?

Vurder om du kan oppnå det du ønsker med å

• Sende en epost eller lage et Teams-innlegg

• Gjøre om et informasjonsmøte til en innspilt video.

• Skriv inn dine kommentarer i et dokument fremfor å ha et møte for å kommunisere det samme verbalt.

• Lag en skjermvideo for å forklare noe fremfor å gjøre en demo i et møte.

Les også: Se 5 av fordelene du får når du bytter ut Outlook med Teams

Det er ikke bare en rett måte å kommunisere på når vi arbeider på ulike steder. Noe haster og trenger umiddelbar oppmerksomhet. Andre, mindre presserende saker kan håndteres på en mindre forstyrrende og kanskje enda bedre måte. Med en bedre forståelse av når du bruker hva kan du sannsynligvis spare tid, ha færre avbrytelser for møter og oppnå høyere fleksibilitet enten du jobber hjemme eller på kontoret.

Les mer om å samarbeide når vi er på forskjellige steder og det er uforutsigbart når vi møtes.

Å lede når noen er hjemme og noen på kontoret

Du må unngå at de som sitter hjemme får følelsen av å gå glipp av noe

Dette blogginnlegget er inspirert av et innlegg fra Camtasia som leverer programvare for innspilling og redigering av video.

En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Bjørn O. Hopland - Smart endring AS

Nå er det ett år siden vi startet å bruke Teams for alvor. Det har ikke vært lett å få alle med. Noen synes det var vanskelig å venne seg av med å sende intern epost, men etter hvert etternølerne med.

Last ned e-boken (9 sider) En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Nå har vi nesten ikke intern epost. Den er erstattet av samtaler i kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter, og av chat for all annen kommunikasjon.

Vi har fått en del nye ansatte i løpet av dette året og de har kommet fort inn i arbeidet fordi all tidligere kommunikasjon og informasjon er tilgjengelig for dem i Teams.

Før var det verre fordi viktig informasjon vanligvis var sendt på epost og den nye startet med tom postboks. Vi ser også at vi opplever færre misforståelser og kan arbeide mer effektivt fordi vi deler arbeidsdokumenter i Teams der det kun finnes en versjon av dokumentet alle jobber på. Ingen sender kopier av dokumenter på epost lenger.

Det er også mye raskere å få oppdatert statusrapporter, prosjektregnskap og andre dokumenter der flere skal oppdatere sine data før et statusmøte eller en frist. Før opplevde vi ofte når vi forsøkte å åpne dokumentet at det var låst av en annen bruker, og så måtte vi prøve igjen senere. Veldig frustrerende. Nå kan alle oppdatere dokumenter på en gang. Ikke dumt å gjøre slike tilbakeblikk av og til. Da oppdager man at det faktisk har skjedd ganske mye det siste året.

Last ned e-bok (9 sider) om en fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Der kan du lese om møter før og nå, hvordan eposten behandles automatisk og om Teams der du finner din nye innboks. I en tid der noen arbeider hjemme og noen på kontoret tar vi en virtuell kaffepause. Vi samarbeider sømløst uavhengig av sted og med færre møter fordi vi løser ting kontinuerlig med samtaler i Teams. Den nye arbeidsdagen krever at du tar mer ansvar for å planlegge og prioritere. Ta kontroll over din neste uke med visuell planlegging der du får en totaloversikt over både avtaler og oppgaver.

Last ned e-boken (9 sider) En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes

Mange undersøkelser viser at det ikke er uvanlig å bruke 40% eller mer av ukens arbeidstid i møter. Siden mars sier flere at antallet møter har økt betraktelig. Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes. Det som brukte å være en kort prat i fellesområdet er nå et 30 minutters Teams-møte. Tilfeldige samtaler oppstår ikke lenger når vi ikke møter hverandre ved kaffemaskinen eller når vi ser noen i kantinen.

Møter er viktige for å oppnå noe sammen, men hvordan kan vi bli mer effektive?

Mange opplever i dag møter som en avbrytelse i arbeidet. Men hva om vi organiserer møtene som en naturlig del av arbeidet? Med Teams kan vi skape kontinuitet i arbeid og samarbeid der møter ikke lenger ses på som en avbrytelse. Derfor må vi tenke nytt om møter. Da vil alle oppleve at møtene ikke bare er nødvendige, men ønskelige fordi de bidrar positivt til å oppnå resultater.

I sin årlige Ignite konferanse lanserte Microsoft over 20 nyheter i Teams som kommer i løpet av de neste månedene. De fleste nyhetene er mer avanserte muligheter i Teams-møter. Er du teknologi-interessert og tilhører de 10% av Teams-møtedeltakerne som tar i bruk all ny funksjonalitet som blir tilbudt blir du helt sikkert begeistret. Jeg innrømmer å være blant dem, men for de fleste gir ikke nye funksjoner i møteverktøyet nødvendigvis bedre møter.

Det er klart det er morsomt når vi kan plassere oss i en virtuell bar eller et utendørs amfi, men når nyhetens interesse er over er likevel det viktigste.

Oppskrift på å ha meningsfylte møter

1. Hvorfor møtes vi?

2. Hva skal vi oppnå i møtet?

3. Har vi med de riktige personene i møtet

4. Har alle mulighet til å bidra med sine innspill?

5. Førte møtet til at vi gjøre noe bedre enn før?

Kjedelig, men nødvendig og vi har mer enn nok muligheter i Teams allerede for å nå våre møtemål. Det er ikke verktøyet det står på, men vår villighet og ferdigheter i å planlegge, gjennomføre og følge opp møtet på en god måte.

Hvorfor skal vi ta i bruk Teams-møter?

Å ha møter er ikke et mål i seg selv for de fleste, men møter er en viktig del av samarbeid. Ja faktisk er møter for mange limet i samarbeidet der man planlegger, blir enige om noe og tar beslutninger. Dersom god bruk av Teams kan øke effektiviteten og føre til raskere og bedre beslutninger vil vel ingen ha noe imot det?

Det fine med Teams-møter er at de kan fungere som en naturlig utvidelse av Teams-samtaler, dokumentarbeid og mye annet smart man kan gjøre i Teams. Det er dette som skiller møter i Teams fra møter i andre, dedikerte møteverktøy.

Teams eller Zoom? Valget mellom fruktkurven og dine favorittepler

Smart gjennomføring av effektive møter med Teams

Det er min erfaring at de fleste møter ikke har agenda, deltakerne har ikke forberedt seg, og det er uklart hva vi oppnådde i møtet annet enn å snakke sammen. Vi trenger å snakke sammen, men vi kan få mye bedre utbytte av møtet om vi legger litt mer i det.

Her er etter min mening hvordan en god møteprosess kan se ut. Det kan se litt overveldende ut, og ikke alle møter trenger alle komponentene beskrevet her, men Teams struktur og støtteverktøy gjør det mye enklere å gjøre det riktige, og uten en eneste epost.

Ved å knytte møteinnkalling til Teams, bruke møtechat og dokumentsamarbeid, og tildele oppfølgingsoppgaver i møtet blir møtene effektive og vi sender ingenting på epost

Ønsker dere hjelp til å innføre slike møteprosesser hos dere kan workshopen Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter gi dere en god start ved å lære både de smarte nettmøtemulighetene og hvordan forberede gjennomføre og følge opp møtene enklere og bedre.