Kan jeg ta med bare iPad på reisen selv om jeg skal ha jobbmøter i Teams?

Jeg skal ha noen dager fri, men har et par Teams-møter jeg må være med i. Jeg må innrømme at jeg jeg ikke har vært komfortabel med å la PC'en være hjemme og bare ta med iPaden. Jeg synes ikke jeg har den samme oversikten og kontrollen da.

Jeg kjøpte en iPad pro i 2019 for å se om jeg kunne klare med denne i jobben. Jeg fant mange gode ting jeg kunne bruke den til, men synes den kom til kort for å jobbe i Teams-møter. Les mer om gode bruksområder og hva jeg ikke synes den var god nok til i Kan vi bruke en iPad til noe fornuftig på jobben?

 Et kinderegg for Teamsmøter

Men det skjer jo stadig utvikling, så jeg testet litt på dette før jeg skulle reise nå og ble positivt overrasket! Den oversikten jeg manglet i Teams-møtet før kan jeg få nå. Nå kan jeg

1. Presentere PowerPoint eller dele skjerm, og

2. Se deltakerne, og

3. Bidra i møtechatten

Alt samtidig på skjermen. Før måtte man velge om ville delta i chat, eller se møteinnholdet på skjermen.

Dersom du ikke har mulighet til å sette iPaden stødig på et bord, men holder den i hånden anbefaler jeg sterkt å bruke kunstig bakgrunn. Da unngår du andre blir “sjøsyke” når du veiver med i den. Les mer om dette her: Stirrer noen på deg i Teamsmøtet? Sannsynligvis er de med fra mobilen

Arbeid med to programmer på en skjerm

Du har kunnet jobbe med to programmer på skjermen lenge, men det har vært litt komplisert synes jeg. Nå er det enklere å gjøre og gjør at jeg godt kan ha budsjettet i Excel på skjermen samtidig som jeg deltar i budsjettmøtet i Teams. Jeg kan også bruke den digitale tavlen i møtet ved å installere MIcrosoft Whiteboard appen. Se hvordan du kan jobbe med to programmer side om side og prøv selv!

Er det lenge siden du har prøvd å bruke iPad til jobbformål er kanskje tiden inne til å prøve igjen? Da anbefaler jeg å teste og trene på dette før du har et viktig møte, eller før du lar PC'en være hjemme. Da er du tryggere på at det vil fungere for deg. For virksomheter som har grupper av ansatte som bare bruker mobil og iPad holder jeg gjerne tilpassede workshops som er basert på de workshopen du finner beskrevet her: Mest populære Smart endring kurs og workshops

Hvordan kan vi innrette oss smartere når vi skal arbeide både hjemme og på kontoret?

Jeg har kommet godt i gang med workshops ute hos kunder igjen etter et par år der alle workshops fant sted i Teams-møter. Jeg opplever at flere av virksomhetene jeg besøker har benyttet tiden med hjemmekontor til å oppgradere lokaler og møterom for å være tilpasset en ny arbeidssituasjon. Flotte møterom og dyre møterom-systemer. Men det ikke alle har tenkt på er at alle uansett må delta fra sin egen PC for å være en aktiv deltaker i møterommet.  Hvordan skal du ellers kommunisere med de utenfor gjennom chat, digital tavle og dele en presentasjon?

VI vil ikke ha hybridmøter!

Flere jeg har snakket med synes møter der noen er i møterommet, og noen deltar fra et annet sted er så vanskelige at det gjør vondt. Og det vi synes er vondt, det unngår vi helst. Men det lar seg ikke gjøre å unngå dette før eller senere. Mange møter der man har avtalt å møtes på kontoret må plutselig gjøres om fordi en av deltakerne ringer inn og sier "Jeg må dessverre jobbe hjemme med sykt barn. Hva gjør du da? Vil du miste en stemme i møtet, eller kobler vi oss opp på et Teams-møte?

Og om du inviterer 10 kolleger til et møte på kontoret om 2 uker, hva er sannsynligheten for at alle kommer til å være på kontoret den dagen? Null, sier de jeg spør om dette. Så kanskje bare hoppe i det?

Her får du 5 tips til å mestre hybridmøtene; Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Er møterommet praktisk, eller er det bare fint?

En virksomhet jeg besøkte hadde et supert møterom og store skjermer på veggen, men de hadde ikke lagt opp kontakter til strøm for deltakernes PC'er! Vi måtte bruke 15 minutter før vi kunne starte mens noen sprang rundt for å finne skjøteledninger. Med 4-5 år gamle PC'er hadde de færreste batteri til en 2 timers workshop.

Ofte kan du komme lagt med å gjøre noen enkle grep i eksisterende møterom som ikke trenger å koste noe.

Les mine tre tips til praktiske møterom for hybridmøter: På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men må vi ha så mange møter?

Mange klager over at det ble flere møter når vi ble sendt på hjemmekontor, og vi hadde kanskje flere enn vi likte fra før? Om du ikke har hørt det om asynkront samarbeid ennå, så kommer du til å gjøre det. Det kan bidra til å redusere antall møter betraktelig, samtidig som det kan føre til raskere beslutninger og færre misforståelser. Lurer du på hva dette er kan du lese Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Vil du bruke litt tid på å oppskalere kompetanse og ferdigheter i sommer? Sjekk ut Smart endring nettkurs Der finner du blant annet et gratis tilbud på kurset Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter.

Presenter som de gjør på Dagsrevyen i Teamsmøtet

Du har sikkert sett når en nyhetsoppleser presenterer en sak og i bakgrunnen ser du grafer, bilder og annet som er relevant for saken. Det kan du gjøre i Teams-møtet også. Det krever litt forberedelser for å tilrettelegge, men ser veldig proft ut, og så får du litt ekstra oppmerksomhet.

Finn først frem det du vil presentere på skjermen. Det er en fordel å ha to skjermer slik at du kan  samle materiale du vil presentere på den ekstra skjermen, og ha Teamsmøtet og det du ikke vil vise fram på en din hovedskjerm. Men det fungerer også om du har en skjerm fordi du kan velge å vise bare ett av dine programmer/vinduer i Teamsmøtet.

 Les mer om to skjermer i Skal du fortsatt jobbe mye hjemme? Skaff deg en ekstra skjerm!

 Start møtet og velg å presentere. Nå kan du plassere deg selv i bildet på ulike måter.

 Dette er bare en av mange muligheter du finner i et Teams-møte. Jeg tipper de fleste ikke bruker  mer enn 20% av mulighetene som tilbys. For mange er det helt greit, men vil du skape engasjement i møtet, unngå at deltakerne mister konsentrasjonen og gjør andre ting ved siden av møtet, kan det være lurt å benytte seg av flere måter å presentere og engasjere på.

Skal du arrangere møter, workshops, konferanser eller webinarer lærer du alt om dette i workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams.

Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter!

Dette utsagnet kunne vi sikkert sett for 10 år siden også, men nå er det blitt enda mer aktuelt. En undersøkelse fra Microsoft sier at vi nå har en og en halv gang så mange møter enn for to år siden *)

Det er mye!

Det blir fremstilt som positivt at møtene er kortere, og at de oppstår mer spontant og mindre planlagt. Spør du meg gjør dette det enda verre fordi det stykker opp arbeidsdagen og skaper uforutsigbarhet. Og er det noe vi ikke trenger er det akkurat dette. Tvert imot trenger mange mer sammenhengende tid for å kunne fullføre egne oppgaver og mer forutsigbarhet for å kunne planlegge egen familiehverdag.

Så hva er alternativet til å ha et møte?

For de korte møtene som ofte bare blir planlagt kort tid i forveien er min erfaring er at det enten er for å få en status, og oversikt i et prosjekt og løpende arbeidsprosesser, eller det er en beslutning som skal tas basert på innspill fra flere. Disse møtene kommer gjerne i tillegg til faste ukemøter og prosjektmøter.

Når du vil gjøre opp status og få oversikt

Dersom dere etablerer et felles oppgavesystem for aktiviteter og prosjekter som krever involvering fra andre,  Vil du kunne få oversikt og status uten å ha møter fordi dette er synlig i oppgaveverktøyet. Eller dere kan bruke mye mindre av møtetiden til status og mer på en god dialog og problemløsning. Les mer om hvordan i Slutt å bruke tid på "rundt bordet" i møter, og epost-mas i prosjekter

Når du vil samle informasjon eller forankre en beslutning

I en rapport fra McKinsey **) hevder de at bruk av asynkron kommunikasjon i verktøy som Teams og Slack bidrar til raskere kommunikasjon og at ansatte selv organiserer samarbeidet med kolleger orientert rundt arbeidsprosesser.  Dette kan føre til mindre behov for koordineringsmøter, statusrapporter og bidra til mindre behov for fysisk tilstedeværelse på samme sted, færre misforståelser og raskere beslutninger. Les om hvordan i Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Tenk på dette neste gang du føler behov for å invitere til et møte de nærmeste dagene. Og blir du invitert til et slikt møte, vær i alle fall sikker på at det er nødvendig å delta før du aksepterer. Les min sjekkliste over hva du bør gjøre før du sier ja til å delta i et møte i Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.

---

  *) Making hybrid work work
**) Advanced social technologies and the future of collaboration

At gode ideer oppstår ved kaffemaskinen er en myte

Innovasjon oppstår sjelden ved en tilfeldighet, men gjennom planlagte og målrettede aktiviteter. Jeg opplever at det mange bruker som årsak til at vi skal komme på kontoret er en forventning til at det skal skje noe fordi vi tilfeldigvis møtes.

Er det riktig at vi kommer til kontoret for å oppleve de uformelle og tilfeldige møtene ved kaffemaskinen som gir oss ahaopplevelser og som fører til høyere innovasjonstakt?

Nei, sier organisasjonspsykolog Andreas Kolstø til Dagens Perspektiv. De fleste går til kaffemaskinen for å hente kaffe. "Se deg rundt. Det står ikke masse folk og snakker ved kaffemaskinen". 

Det betyr ikke at det ikke har verdi å møtes, men at vi ikke kan forvente at noe magisk skal skje av seg selv. Utvikling av nye ideer og forbedringer krever systematisk arbeid enten man møtes i et rom på jobben, eller i en workshop på Teams. Verdien i å  legge til rette for innovasjonsprosesser digitalt er at vi ofte kan få med flere fra ulike steder og som ellers ikke hadde blitt inkludert. Det er mer komplisert, men kan også gi økt verdi om vi lærer oss hvordan vi kan gjennomføre dette. Les mer om dette her: Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

 Noen kommer på jobben for å få arbeidsro

Ikke alle har optimale arbeidsforhold hjemme, kanskje med en hund som maser om tur, eller barn som kommer hjem fra skolen og vil ha oppmerksomhet. Faktisk viser undersøkelser at de fleste ønsker å komme på kontoret både for å møtes og for å få arbeidsro.  Når jeg besøker ulike kontorer nå ser jeg at det popper opp "telefonbokser" man kan sette seg inn i for å arbeide konsentrert, men også delta i et nettmøter uten å forstyrre kollegene i samme rom.

Hva skal til for at jeg ønsker å komme på kontoret?

Biblioteket på Microsoftkontoret i Helsinki 2011

Etterspørselen etter stillerom eller stillesoner kommer sannsynligvis bare til  øke. Betyr det at vi skal gå tilbake til de gamle cellekontorene igjen? Nei, det tror jeg ikke. Men at vi i større grad må legge til rette for konsentrasjonsarbeid på kontoret i form av stillesoner tror jeg vi vil se mer av. Da vi bygget om alle Microsoft-kontorene i Europa for drøyt 10 år siden ble det laget bibliotekområder der det ikke er lov å snakke, og myke sittebåser der man kunne sitte skjermet, eller snakke sammen to og to. Med et slikt opplegg kan man skjerme seg et par timer, og delta i møter, eller være sosial samme dag på kontoret. Da blir kanskje kontoret mer attraktivt og verd reiseveien?

Skriver du fremdeles notater i din Moleskinbok?

Mange synes det er vanskelig å forlate sin papir-notatbok med en digital. For meg som skriver så utydelig at jeg har problemer med å tyde min egen håndskrift, er det enkelt. Jeg har erstattet notatboken med OneNote for mange år siden. Men jeg bruker den av og til for skisser, tankekart og møtenotater der det ikke passer å klapre på tastaturet. Da skriver jeg blokkbokstaver :-) Jeg bruker enten en Microsoft Surface, eller en iPad med penn til dette.

Hvorfor skrive på papir?

Jeg vet mange gjerne skulle blitt heldigitale og droppet notatboken, men synes det er vanskelig fordi de ser en verdi i å skrive for hånd, gjøre kjappe skisser og ha noe separat å notere på når Pcen er "opptatt" til å delta i nettmøte. Eller at det ikke passer å sitte med PC-skjermen mellom seg og andre møtedeltakere. Notatboken i papir har heller ingen oppstartstid og er lett å ha med seg.

Hva er begrensningene med papirnotater?

Ulempene er at det er begrenset plass, så det blir snart flere bøker, og du kan ikke dra med deg alle. Historikken fra et år tilbake blir lett borte. Den har ingen søkefunksjon så det kan være vanskelig å finne igjen ting, og informasjon kan ikke deles med andre uten at du må skrive inn dine notater på nytt på PC. Og til slutt, den kan bare være ett sted, så om du ikke har den med deg når du skal skrive noe, ender det med at du finner løse ark og gule lapper. Og de blir fort borte.

Hvor bør jeg gjøre mine digitale notater?

Så hva er alternativene dersom du vil kunne skrive forhånd, og likevel jobbe digitalt? Her vil jeg skille mellom løsninger som er knyttet til Microsoft økosystem og separate notatsystemer, samt om du kan bruke en iPad eller Android nettbrett, eller om du bruker en spesialenhet.

Digitale notater som kan gjøres på et nettbrett du kanskje har fra før

De mest utbredte appene for nettbrett er nok EverNote og OneNote. For at nettbrettet skal kunne konkurrere med skrivefølelsen du får på papir er de ikke gode nok i seg selv. Du må ha en spesialpenn som er koblet til enheten for at det blir nøyaktig nok, for at skriften ikke skal henge etter, og for å kunne få ulik strek avhengig av hvor hardt du trykker med pennen. For iPad gjelder en Apple pencil, og for et Samsung nettbrett, en S-penn.

Det andre er at skjermen på nettbrett kan oppleves for glatt, og gir ikke skrivemotstand. Der finnes det skjermbeskyttere som har tekstur som er ganske lik papir, for eksempel Paperlike for iPad. Alternativt kan pennen ha en spiss som gir skrivemotstand.

Evernote er et separat system der du kan synkronisere notatene dine i Evernote-skyen mellom enheter, mens OneNote er en del av Office og er integrert i Microsoft 365. Har du allerede dette kan det være et bedre valg.

Hva om jeg ikke synes vanlige nettbrett er godt nok?

Vektlegger du å få den aller beste håndskriftfølelsen kan det være verd å vurdere en spesialenhet som er så lik papiret du kan komme. Da bør du se på ReMarkable. Ulempen for noen er det den i likhet med EverNote ikke er integrert med Microsoft 365, og noen vil nok finne det begrensende å bare kunne skrive og tegne med penn og ikke kunne skrive noe på tastatur. Du kan utveksle sider og dokumenter med din PC, men kun i PDF-format.

Fungerer ikke dette heller for deg? Da finnes det en kolombi egg-løsning. Fortsett med papirnotater, og digitaliser dem rett inn i OneNote med mobilen. Se også Få hukommelse som en elefant med lommeskanner på telefonen - finn kvitteringer og foto av flipoveren ved søk i tekst

Kan jeg konvertere håndskrift til tekst?

Alle løsningene har muligheter for å konvertere håndskrift til tekst, men ha litt ulike måter å gjøre det på. Evernote har direkte tekstkonvertering mens du skriver. I OneNote på nettbrett må du gjøre tekstkonverteringen i ettertid på en PC eller Mac, og på ReMarkable må du markere teksten og sende den til en ekstern tjeneste på nett for å gjøre konverteringen. I alle tilfelle må du skrive relativt tydelig for å unngå mye manuelt etterarbeid for å korrigere feil.

Har du noen erfaringer du vil dele? Del gjerne i kommentarfeltet.

Vil du komme i gang med OneNote? Sjekk ut workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Der vil dere lære om både felles notater og egne notater som bare du har tilgang til. Det samme innholdet finner du i Smart endring nettkurs du kan ta på egen hånd og i eget tempo.

Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Jeg satt i vårt ukemøte og noen tok opp en sak jeg synes å huske vi hadde snakket om før. Jeg gjorde et raskt søk i vår felles OneNote møtebok, og riktig nok, i april 2021 diskuterte vi dette. Vi så kjapt på saken og kom fram til at det ikke var noe grunnlag for å ta den opp på nytt. Der sparte vi 15 minutter møtetid.

Beste praksis for gode team-møter med OneNote

I denne tiden hvor det er Teams, Teams, Teams kan det hende at verktøy vi brukte før Teams blir glemt, men felles møtebok i OneNote sammen med Teams er en veldig bra kombinasjon. Den kan spare oss for mye unødvendig kommunikasjon, og gjøre det enklere å forberede, gjennomføre og følge opp gode møter enten de foregår på nett, eller i et møterom. Her er en oppsummering av beste praksis for gjentakende møter i felles møtebok.

Dokumenter og følg opp alle dine møter

En annen dag kom jeg i diskusjon med en prosjektkollega. Vi var uenige om hva vi avtalt på et møte i forrige måned. Jeg gikk inn i kalenderen og derfra rett inn på mine OneNote notater fra møtet og viste henne dette. Å ja, sa hun. Nå husker jeg det. Vi sparte oss for en unødvendig diskusjon og bevarte vårt gode samarbeidsforhold. Visste du at du kan opprette OneNote møtenotater direkte fra avtalen i Outlook? Slik gjør du det.

Dersom dere vil lære å bruke OneNote som beskrevet over har Smart endring et helt nytt Smarte møter med OneNote frokost /lunsj og lær-tilbud der dere kan gjennomgå dette sammen som gruppe på bare 40 minutter. Vil dere lære alt om bruk av OneNote finnes det også en 2 timers workshop Smart samarbeid med OneNote i Teams, og tilsvarende nettkurs du kan ta på egen hånd.

Bruk 2 minutter på denne videoen dersom du vi lære mer om hva vi kan bruke OneNote til.

Gjør det enklere å få øyekontakt med deltakerne i nettmøtet

Alle sier du skal se rett i kameraet, og ikke på bildet av deltakerne på skjermen, for da ser du ned. Det er lettere sagt enn gjort. Særlig når vi presenterer noe, skal se på skjerminnhold, eller gjøre notater i møtet.

Men det finnes mulighet til å gjøre det litt enklere. I Teams vil vanligvis videobildene av deltakerne arrangeres automatisk avhengig av størrelse og layout på din skjerm, og vil ofte vises i et felt til høyre i møtevinduet. Deg selv ser du helt nederst til høyre, så hvis du vil sjekke ditt eget utseende ser du i alle fall ned.

Se deltakerne i øynene når du presenterer

Du kan imidlertid endre på skjermoppsettet i Teams slik at bildene av deltakerne og ditt eget bilde vises på toppen, og har du møtevinduet øverst på skjermen vil disse være rett under webkameraet. Da ser du nesten rett i kameraet om du ser på deltakernes bilder. Brukt sammen med PowerPoint live vil du presentere PowerPoint og samtidig ha god kontakt og kunne se deltakerne i øynene når du presenterer.

Les også Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

 Vil du ikke se deg selv?

Noen synes det er ubehagelig og slitsomt å se seg selv hele tiden. Mange som bruker Zoom har funnet ut at de kan slå av bildet av seg selv. Det har du ikke kunnet gjøre i Teams, før nå. Dersom du trykker på de tre prikkene i ditt eget bilde på skjermen kan du velg å skjule dette for deg selv.

Ser møtedeltakerne deg inn i øret?

I mange møter har jeg observert at jeg ser noen deltakere fra siden og litt nedenfra og opp. Da forstår jeg at de bruker webkamera på Pcen i en dokkingstasjon ved siden av seg og en stor skjerm de jobber på foran seg. Da er det vanskeligere å få øyekontakt. Jeg vil oppfordre alle som jobber slik til å skaffe seg et eksternt webkamera. Det får du fra ca. kr. 400, men om du vil ha HD-kvalitet og ta deg best mulig ut anbefaler jeg å gå opp en klasse. Det finnes fra flere leverandører. Ett eksempel er Microsoft modern Web-cam  som koster Kr. 780 ink. MVA. Det er sertifisert for Microsoft Teams, har høykvalitets video med HDR og en naturlig utseende-funksjon som tilbyr ansiktsretusjering og automatisk lyskorrigering. Festes på toppen av skjermen, på stativ eller kan stå på en hylle over PC-skjermen.

 Lykke til med møter fremover der du har god øyekontakt med de andre deltakerne

Bruk Spørsmål og svar-appen i Teams-allmøter og Webinarer

For større allmøter, informasjonsmøter eller Webinarer kan det være upraktisk å avbryte en presentasjon for spørsmål, eller å samle dem til slutt og risikere at det ikke blir tid igjen til spørsmål.  Da kan det være praktisk å kunne stille spørsmål underveis, og få svar fra en eller flere andre som ikke presenterer.

Til nå har vi gjerne brukt møtechatten til dette, men den er ikke alltid egnet. Dersom flere etter hverandre stiller spørsmål, hvordan ser vi hvilket svar som hører til hvilket spørsmål? Det kan også være at flere kan bidra med svar på samme spørsmål, men svarene kan ikke knyttes til et bestemt spørsmål.

Nå kan du alternativt bruke den nye møteappen Spørsmål og svar. Den som inviterer til møtet kan legge til denne appen før eller under møtet og oppfordre til å bruke den fremfor chatten. Her kan hvert spørsmål få flere svar og kommentarer som henger sammen med spørsmålet. Den som har stilt spørsmålet kan også markere det svaret hen mener er best.

Forsøk selv å opprette et møte og teste det ut. Gjør som illustrert under!

Er det et følsomt tema og du kan risikere å få spørsmål som ikke burde vært stilt her, eller svar som ikke er passende, kan du krysse av for å moderere deltakersamtaler. Da vil du som møtearrangør måtte godkjenne spørsmål og svar før de blir synlige for alle.

Dersom dere ønsker å benytte dere av Spørsmål og svar vil det ofte være en fordel å ha en dedikert person som administrerer dette. Merk at dette må være møtearrangøren om dere vil ha modererte samtaler. Det kan også være lurt å deaktivere møtechatten så deltakerne ikke blir forvirret av at det er to steder man kan stille spørsmål.

Som en kuriositet kan jeg nevne at Spørsmål og svar er en Yammer-funksjon tilpasset til Teams. Men du må ikke bruke Yammer for å kunne bruke Spørsmål og svar i Teams. Om du vil lese mer om hvordan Yammer komplementerer Teams, sjekk Ledelse og beslutninger har aldri vært så komplisert som i vår digitale tid

Ønsker dere å lære mer om, og trene på å arranger store møter, konferanser, workshops og Webinarer inneholder den bedriftsinterne workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams  alt du trenger for å bli trygg, og ha god kontroll i alle slike situasjoner.

Hybridparadokset - og neste nivå i digitalt samarbeid

I Hjemmekontor versjon 1 var målet å kunne jobbe hjemme på samme måte som om vi var på kontoret. Det lykkes vi med fordi vi har arbeidsmateriale tilgjengelig digitalt, bredbånd og bærbar PC. Vi løser dette med å investere i teknologi.  Men det vi gjør er å kopiere gamle arbeidsprosesser og gjennomføre dem i digital form. Prosessen blir ikke nødvendigvis bedre av det. Er tiden kommet for å benytte de nye mulighetene digitale verktøy gir oss til å arbeide og samarbeide på nye måter?

Utfra ansattes ønsker er det uansett nødvendig å evaluere våre arbeidsformer for å løse hybridparadokset. I følge en undersøkelse fra Microsoft gjennomført i 2021 ønsker 73% av de spurte muligheten til å fortsatt kunne velge å arbeide hjemme selv om de kan komme på kontoret. Samtidig sier 67% av de samme at de ønsker å samarbeide med kollegene ved å møtes i samme rom. Dette paradokset viser hvor komplekst det kan være å koordinere arbeid og samarbeid i tiden som kommer.

Hvorfor ikke snu problemstillingen på hodet?

Mange diskuterer fremdeles hvor mange dager i uken man skal få lov til å jobbe hjemme, mens noen har en helt annen tilnærming til dette jeg kjenner godt igjen fra min tid som leder i Microsoft. Alle kunne jobbe hjemme når det passer dem, men måtte komme på kontoret, eller på sosiale arrangementer når det blir spesifisert at det er mest formålstjenlig. Eksempler på dette kan være prosjektoppstartsmøte der det er viktig å bygge relasjoner i prosjektteamet, en avdelingslunsj, eller andre møter og arrangementer der hensikten er å bygge og vedlikeholde relasjoner. De fleste forstår at det er enklere å bygge gode relasjoner ansikt til ansikt. Når vi har etablert god relasjoner er det ofte mer effektivt å møtes på nett, eller ofte enda bedre å ikke møtes, men samarbeide og løse oppgaver i andre verktøy uavhengig av å møtes.

Les: Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Så hva kan vi gjøre for å bruke kontoret som en sosial og kreativt samlingssted, og ikke for trøtte statusmøter og individuelt arbeid vi like gjerne kunne gjort hjemme?

Samarbeid effektivt uten å ha møter og purringer på status hele tiden

Mange samarbeidsoppgaver i dag foregår i form av prosjekter. Dette fører ofte til prosjektmøter, epost-mas om status på oppgaver fra en prosjektleder, og ettersom man ofte er deltaker i flere prosjekter, manglede oversikt over hva jeg må prioritere i dag.

Ved å bruke et prosjekt- og arbeidsfordelingsverktøy som alle benytter, ikke bare prosjektlederen, kan vi løse dette slik at alle til enhver tid kan se status på alle leveranser, både egne og andres. Det gir god oversikt for prosjekteier og skaper et lett gruppepress på alle for å gjennomføre det de har tatt på seg i rett tid ettersom kollegene også ser hvordan du ligger an med dine oppgaver.

Det finnes flere verktøy man kan benytte til dette, men mange har funnet at Microsoft Planner kan være et bra valg fordi det er inkludert i Teams som de allerede har, og henger sammen med resten av oppgavesystemet for individuelle oppgaver i Outlook og To do.

I Planner kan en prosjektansvarlig til enhver tid se status på alle leveranser på en oversiktlig tavle organisert etter delprosjekter, oppgave-eier eller fremdrift. Og kanskje viktigst, du som bidragsyter kan se status på, og arbeide med alle dine leveranser i en oppgaveliste, selv om leveransene tilhører flere forskjellige prosjektplaner.

Gevinster med å benytte en delt prosjekt/oppgaveplan

1. Færre og kortere prosjektmøter fordi oppgavefordeling og oppfølging gjøres i verktøyet.

2. Færre purringer på status fordi oppgave-status synlig for alle.

3. Bedre oversikt og kontroll for prosjekteier uten epost-mas.

4. Mine prosjekt-oppgaver samlet på ett sted.

Ønsker du, eller dere å komme raskt og riktig i gang med Planner for interne prosjekter, arrangementer, og oppgavefordeling kan Smart endring tilby en 2-timers bedriftsintern workshop, eller et nettkurs du kan gjennomføre i eget tempo for å gjennomføre Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Først og størst i Smart endring bloggen 2021 - og god jul til alle

Når jeg lager kurs og workshops gjør jeg det etter 80/20 prinsippet. 20% av mulighetene i Teams, Outlook og andre deler av Microsoft 365 skaper 80% av det som er mest nyttig å lære. Det er de grunnleggende mulighetene for at vi skal kunne jobbe smartere, og for om vi tenker nytt og bryter gamle arbeidsvaner.

Det betyr ikke at resten er unyttig, men det er ikke plass til dette innen en workshop som er på 2-3 timer. Men det har jeg plass til i bloggen :-)  Der er det tilgjengelig både for de som har deltatt i Smart endring workshops og nettkurs, men også for andre. Ja 45.000 av de 60.000 som har besøkt bloggen i 2021 fant nyttige Smart endring bloggartikler gjennom nettsøk i Google eller Bing. Men om du ikke vil gå glipp av noen tips er det tryggeste å abonnere på bloggen. Da får du en epost ca. en gang i uken med det nyeste tipset og en gratis ebok om hvordan du kan oppnå bedre resultater med mindre stress.

Gikk du glipp av de mest leste bloggene i 2021?

Her får du en ny mulighet:

3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Hvorfor bør du ikke dempe mikrofonen i Teams- eller Zoom-møtet?

Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Og hva har dere søkt etter i bloggen i 2021?

1 -  Smarte Outlook tips

Man skulle tro Teams var på topp, men det er faktisk Outlook som er det søkeordet som er brukt mest. Til tross for at oppmerksomheten i stor grad har vært på Teams i år er Outlook fremdeles viktig. Veldig mange synes det er vanskelig å følge med epost i Outlook, meldinger i Teams, oppgaver fra Planner og andre verktøy.

Føler du det sånn kan det hende du vil ha bra utbytte av å gjennomgå nettkurset Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Er dere flere finnes denne også som workshop.

2 - Dokumentbehandling i Teams og SharePoint

Etter å ha kommet i gang med Teams og sett mulighetene for enklere arbeid og samarbeid på felles dokumenter føler mange at de ikke kommer helt i mål med det de ønsker å gjøre, og er usikre på konsekvensen av hvordan vi organiserer dokumentene. Hva skjer når jeg vil lenke Excel-dokumenter fra ulike kanaler? Hvordan kan jeg bruke maler? Hva om jeg vil samarbeide på et dokument med noen som ikke er medlem i Teamet? 

Her kan det være nyttig med en workshop der de som skal jobbe sammen blir enige om hvordan vi skal samarbeide om dokumenter. Jeg nettopp oppdatert den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling med Teams, SharePoint og OneDrive. Kanskje noe for dere?

3 - Bruk av Microsoft Planner

Når man har bestemt seg for å primært bruke Teams for samarbeide begynner mange å lete etter nye muligheter utover det grunnleggende. Vi vil helst ikke innføre enda flere verktøy om vi ikke er nødt. Derfor ser jeg at mange er interessert i, og søker etter muligheter i Planner som er integrert i Teams og godt egnet for mange typer prosjekter, arrangementer og oppgavefordeling.

Er du og dere blant dem som ønsker å ta i bruk Planner får du hjelp til praktisk innføring med realistiske prosjekt-scenarier i nettkurset Smarte prosjekter med Planner og Teams. Denne finnes også som workshop.

Med dette ønsker jeg alle bloggabonnenter en riktig god jul!

Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

Har du fått en ny knapp i PowerPoint nylig? Det er ikke sikkert du har lagt merke til den, men den knappen gir deg en helt ny, og bedre måte å presentere lysbilder i Teams-møtet. Du kjenner kanskje igjen situasjonen; Du henter opp en PowerPoint på skjermen. Så deler du skjerm, og starter presentasjonen. Nå ser du bare din eget lysbilde. Du ser ikke deltakerne i møtet, og når du presenterer lurer du av og til på hva neste lysbilde er, og kanskje savner du presentasjonsnotatene dine. Du merker du har for dårlig tid til å vise alle lysbildene og blar fort over 2-3 bilder. Nå lurer møtedeltakerne hva de gikk glipp av.

Slutt å dele skjerm når du skal presentere

Neste gang du skal vise PowerPoint og har fått den opp på skjermen, ikke del skjerm! Trykk på Presenter i Teams-knappen. Presentasjonen din lastes opp til Teamsmøtet og vises i presentasjonsmodus for deltakerne. Selv ser du presentasjonsvisningen med hvilket lysbilde du viser, og de neste lysbildene. Får du dårlig tid hopper du bare over noen lysbilder uten at møtedeltakerne merker det. Du ser også dine presentasjonsnotater, og noe av det beste, du ser møtedeltakerne også. Det er ikke lenge som å snakke til veggen, men har kontakt med deltakerne i møtet.

Oppdater PowerPoint på din PC

Ser du ikke Presenter i Teams-knappen? Da kan det hende du ikke har siste versjon av Office installert. Du kan ofte selv sjekke om det finnes oppdateringer. Velg Fil -> Konto og trykk på knappen Oppdateringsalternativer. Velg Oppdater nå. Sjekk om du har fått muligheten i PowerPoint nå. Ikke alle IT-avdelinger lar deg gjøre dette, og da må du bare vente, men en dag vil den nye knappen være der.

Flere måter å bruke PowerPoint live

Måten å presentere på er ikke ny. Den kaller PowerPoint live og har vært der lenge. Men mange har ikke oppdaget den. Dersom du ikke har Presenter i Teams-knappen i PowerPoint kan du likevel oppnå det samme resultatet ved å velge denne presentasjonsmuligheten i Teams-møtet.

Les mer om dette og enda flere muligheter dette gir deg i Presenter som en proff sammen med en kollega på Teams

Lær å organisere og presentere i Teams-møter

Vil de opptre som en proff i Teams-møtene, ha stålkontroll på deltakerne og sikre godt engasjement med ulike verktøy kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett. Er det bare deg kan du sjekke ut nettkurset på https://nettkurs.smartendring.no som du kan ta på egenhånd og i eget tempo.

På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

De færreste av dagens møterom er laget for hybridmøter. De er laget for at alle sitter rundt et bord. Da ser alle hverandre. Ja flere møterom har faktisk runde bord som er optimalt for dette formålet. Så fikk vi prosjektor eller skjermer inn i rommet og vi måtte finne en måte å organisere rommet på så alle kunne se presentasjonen uten å skygge for hverandre. Da fikk vi de beste resultatet ved å sette skjermen på kortsiden av møterommet så alle kunne se presentasjonen og den som presenterer i rommet ved å vende seg dit.

Men hva om bare noen møtedeltakere befinner seg i rommet, og noen på skjermen i møterommet?

La oss si at det er et møterom til 10 personer og et vanlig rektangulært møtebord men kan gå rundt. Da er det gjerne 2 meter fra skjermen med Web-kameraet til bordenden og langt ned til enden av bordet der noen gjerne liker å sitte. For de som er i rommet ser man noen frimerkebilder av de på skjermen, og de som deltar fra et annet sted enn møterommet ser de nederst ved bordet som små figurer. Det er vanskelig å se hvem som snakker, og når to nederst på enden snakker sammen blir det håpløst for de utenfor rommet å følge med.

Deltakere i møterommet glemmer de som er med på skjerm

I en undersøkelse jeg nylig gjennomførte om hybridmøter er det klart største problemet for deltakere som ikke er i rommet at de føler seg glemt og har vanskelig for å følge med på hva som skjer i møterommet. Standardoppsettet i møterommet må ta mye av skylden for dette, selv om vi også må være bevisste på at et hybridmøte ikke er som andre møter og vi må gjøre noe litt annerledes.

Les konkrete tips om dette i Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Hva kan vi gjøre for å gjøre møteopplevelsen bedre for alle? Kan vi gjenskape et oppsett der vi alle sitter rundt det samme bordet så alle kan ha god kontakt med hverandre? Skulle vi startet på nytt ville arkitekten kanskje kommet opp med noe som vist her?

Gitt at det er urealistisk og kostbart å lage spesialbygde møterom for de fleste, hva kan vi gjøre som ikke koster noe?

Her er tre ideer til nytt møteromsoppsett

Møterom med 360 graders kamera som viser alle rundt bordet

1. Sett opp en stor skjerm på langsiden av møterommet. Deltakerne setter seg på motsatt side av bordet. Om mulig kan du jo skyve bordet inntil veggen der skjermen står. Da blir det som om dere sitter på hver sin side av bordet.

2. Kast ut møtebordet og erstatt det med mindre bord slik som ofte brukes i kursrom. Arranger dem i vinkel slik at alle i rommet ser hverandre og deltakerne utenfor rommet utgjør den tredje siden i trekanten.

3. Dropp møteromsskjermen og sette opp et 360 grader kamera midt på møtebordet. Alle i rommet må være med i møtet fra egen PC. Da kan man se både de som er i rommet og de som er med utenfra på egen skjerm. Når du snakker kan du veksle mellom å se inn i eget Web-kamera og på de som sitter i møterommet.

I tillegg, her du ikke et møteromsystem, husk at lyden faktisk er viktigst. Du kommer langt med en enkel møteromshøyttaler koblet til en av PC’ene i rommer. Alle andre slår av sin lyd, men alle har på video. Les mer om dette i Lyd er viktig for å bli hørt og forstått i nettmøtet

Har du erfaringer og gode tips du kan dele? Kommenter gjerne under, eller send meg en epost på bjorn@smartendring.no så kan jeg dele videre til alle her i bloggen.

3 skjulte skatter i Teams som kan gjøre samarbeidet mer effektivt

Teams er ikke bare et verktøy for arbeid og samarbeid. Det er et helt økosystem av verktøy der du kan supplere de innebygde funksjonene med nye muligheter og programtillegg. Du kan legge til oppgaveliste som samler alle dine lister i en. Du kan få godkjenning på en sak raskt med å legge til Godkjenninger-appen, og mye mer. 

Få oversikt over alle dine oppgaver i Tasks levert av Planner og To do

På venstre side i Teams-appen finner du symboler for Teams, Chat og kalender. Her kan du legge til flere nyttige muligheter som kan hjelpe deg. Ved å legge til Tasks levert av Planner og To do, får du en oppgaveside i Teams der du kan se oppgaver som oppstår i ulike programmer som Outlook, OneNote og Planner på ett sted og vise alt i en liste med forfallsdato. Det gjør at du har en komplett oversikt og kan enklere prioritere hva du må gjøre når. Legg til siden og fest den til kolonnen så kan du bytte til denne like raskt som å bytte mellom Teams og Chat.

Se også Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Vil du ha godkjenning fra flere på et dokument? Opprett er Godkjenner-forespørsel

Du har laget et forslag i et dokument, et utkast til budsjett, eller en plan vil ha aksept på fra flere personer. Må vi ha et møte på det? Sende en melding eler epost til alle og be dem svare?

Dette kan være tidkrevende og komplisert å samordne. Dersom du bruker den innebygde Godkjenner-appen i Teams kan du automatisere dette, spare tid og gjøre det enklere for alle.

Nå kan alle godkjennere åpne dokumentet, sjekke det og godkjenne eller avvise med en kommentar

Du kan bruke appen for å godkjenne et dokument i en Teams-kanal, i en gruppechat, eller som en godkjenning i et møte.

Gjør en spørreundersøkelse, luft et forslag, og gjennomfør en avstemning med Forms

Du vil ha påmeldinger til julebordet og vite hva slags allergier noen kan ha. Eller som jeg gjorde nettopp, en undersøkelse om arbeidsvaner. Da kan en undersøkelse i Forms være tingen.

Du kan også bruke Forms til undersøkelser og Quiz i et Teamsmøte, slik som her der jeg har opprettet ordsky.

Dette er skatter det vanligvis ikke er plass til i Smart endring workshops. Der får du grunnleggende forståelse av hvordan du kan arbeide og samarbeid på nye måter. Her i bloggen får du “krydderet” på toppen av dette :-)

Halvparten av oss jobber nå 2-3 dager i uken utenfor kontoret

Vel, halvparten av de som svarte på en undersøkelse jeg gjorde i forbindelse med et Smart endring Webinar. Der stilte jeg en del spørsmål om  arbeids- og møtevaner i 2021. Jeg skrev et blogginnlegg for snart et år siden der jeg skrev om 3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021. Hvordan har det gått?

Hvor mange dager i uken arbeider du et annet sted enn på kontoret?

Jeg spådde at selv når vi får komme tilbake til kontoret vil mange fortsatt ønske å beholde fleksibiliteten og mulighet til å jobbe hjemme. Men det som er utfordrende er at det ofte er uforutsigbart. De færreste kommer til å ha faste kontordager. Ved større frihet til å velge arbeidssted kreves bedre selvledelse og økt ansvar for egen plan. Dette øker behovet for god prioritering, planlegging og en renessanse for tidsstyring.

I undersøkelsen spurte jeg om hvor mange dager i uken du arbeider et annet sted enn kontoret? Halvparten svarte 2-3 dager i uken.

En annen undersøkelse vider at de fleste møtene er små arbeidsmøter og prosjektmøter, mens det er færre av de mellomstore møtene som avdelingsmøter og allmøter.

Bldet viser 3 typiske mpter

De møtene det er vanskeligst å få til er gode hybridmøter. Mange jeg har snakket med sier at møtene faktisk var bedre når alle satt hjemme. De små arbeidsmøtene går greit, mens større avdelingsmøter der vi skal diskutere saker og der alle bør bli hørt er vanskelige. Her viser min undersøkelse at de som deltar fra et annet sted enn møterommet ofte blir oversett og at de ikke føler seg inkludert. De sier også at de ikke hører alle i møterommet og at de av og til sliter med tekniske problemer.

Hva kan vi gjøre for å få så gode hybridmøter som mulig?

La oss ta det typiske avdelingsmøtet. Hva kjennetegner møtet? Det har en møteleder, og vanligvis agenda med saker til informasjon. Det er mulighet for spørsmål og innspill på saker, og det er ofte PowerPoint-presentasjoner.

Utfordringer i møterommet er at rommet har vanligvis møteromssystem, men ofte ikke god nok dekning med mikrofoner. Utfordringer for de som deltar fra annet sted er å høre og bli hørt og å føle seg inkludert.

Hvordan kan det bli bedre?

Dersom du leder møtet, forbered deg på å engasjer med alle deltakere. Start alltid med opprette dialog med de utenfor møterommet. Når du presenterer fra egen PC, sørg for å ha på kamera fra denne rettet mot deg. Se inn i kamera deler av tiden, og i møterommet deler av tiden. Allier deg med en "produsent" som kan følge med på og styre diskusjonen med innspill fra både de innenfor og utenfor rommet. Det er vanskelig om du samtidig skal lede møtet.

Du kan bruke møtechat i Teams til mer enn du tror

Noe av det som er bra med å planlegge møtene på Teams er at det gir deg en helt ny mulighet til å forberede, gjennomføre og følge opp møtene. Møtechaten er tilgjengelig fra du inviterer til møtet så du kan bruke den til avklaringer og innspill til agenda fremfor epost. Du kan også bruke den i møtet til å tildele oppgaver til deg selv og andre som så kan følges opp senere.

Smart gjennomføring av effektive møter med Teams

Her er min guide til hvordan du kan forberede, gjennomføre og følge opp Teams-møtene med den strukturen som er tilgjengelig i Teams. Møtechaten binder sammen forberedelser, gjennomføring og oppfølging.

Styr hvem som ser hva i møtechatten

Men hva om du inviterer en ekstern gjest til møtet og du ikke ønsker at gjesten skal få tilgang til møtechatten, eller kanskje bare i den tiden gjesten deltar i møtet, men ikke hva som har skjedd før, og hva som skrives i chatten etter at møtet er ferdig?

Frittstående møtechat i Teams der eksterne bare ser møtecharten den tiden de er med i møtet

Her er det to mulige scenarier; Frittstående Teams-møte eller Teams-møte knyttet til en kanal. Usikker på hva forskjellen er? Se artikkelen Tre måter du kan opprette Teams-møter på. Velg riktig! — Smart endring AS

Invitere du til et frittstående Teams-møte fra kalenderen i Outlook eller Teams vil bare interne deltakere ha tilgang til møtechatten før møtet. Eksterne vil kunne delta i møtechatten under møtet, men vil ikke se innhold som er utvekslet der før møtet. Når den eksterne deltakeren går ut av møtet vil innhold som utveksles der ikke lenger være tilgjengelig.

Dersom du inviterer til et Teams-møte og knytter det til en kanal vil bare medlemmer av Teamet kanalen er opprettet i ha tilgang til møtechat fordi det er en Teams-samtale i kanalen. Om det er et ledermøte, prosjektmøte, eller et annet gjentakende møte kan du invitere ulike gjester til møtene og de vil ikke se, og ha tilgang til møtechat.

Unngå å få varsler fra møter du ikke er deltaker i

La oss si at du delta i bare en del av et møte og så bytter du til et annet møte. Da kan du likevel få møtevarsler fra det møtet du har forlatt mens du er i det nye møtet. Ganske forstyrrende, ikke sant?

Dette kan du gjøre for å dempe møtevarsler for møtet du deltar i, eller for et møte du forlater. Finn chatten i Teams arbeidsflaten og velg å deaktivere møtechatten for dette møtet. Da vil du ikke bli forstyrret av denne.

Ønsker du og dere å jobbe smartere i Teams-møtene? Vurder den bedriftsinterne workshopen Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter.

Lyd er viktig for å bli hørt og forstått i nettmøtet

Når jeg spør hva som irriterer møtedeltakere mest i nettmøter er det dårlig lyd som gjør at man ikke oppfatter hva andre sier. Jeg her testet litt på egen hånd og har gjort opptak i et Teams-møte der jeg prøver ut ulike lydoppsett. Se videoen og vurder selv.

De situasjonene jeg har sjekker er møter du deltar i når du er alene i et rom, flere i et møterom, du i et kontorlandskap, og opptak til et Webinar eller videoinnspilling. Testen er gjort på et hotellrom som har noe av det samme lydbildet du finner i et møterom.

Se videoen og vurder selv (4 minutter)

Mine anbefalinger til lydoppsett i ulike situasjoner

Deltar i Teamsmøte fra lukket rom

Sitter du for deg selv og du ikke forstyrrer andre kan du godt bruke den innebygde lyden og høyttaleren i PC'en. Det andre vil merke er om det er mye klang i rommet, mens din opplevelse av andre vil være ganske bra. Er du usikker på hvordan du høres ut for andre kan du lage deg et Teams-møte og gjøre et opptak slik jeg har gjort

Deltar i Teamsmøte med andre i et møterom

Her tar jeg i bruk en møteromshøyttaler som egner seg for møter med 4-6 deltakere og der du legger høyttaleren på bordet mellom dere. Lyden er optimalisert for tale og blir tydelig for både deltakere i rommet og de som er med fra et annet sted. Dette er mye bedre enn å bruke PC-lyd fra en av deltakerne i møterommet.

Deltar i Teamsmøte der det er andre rundt deg.

Her er det headset som gjelder. Jeg bruker er Teams-sertifisert headset som både demper lyden fra omgivelsene for andre i møtet og for meg selv. Da kan jeg snakke normalt og forstyrrer omgivelsene minimalt.

Skal holde webinar, eller spille inn et opplæringsopplegg i Teamsmøte

For å unngå romklang og få jevn og god kvalitet på lyden bruker jeg en mygg som jeg fester på skjorta. Da kan jeg bevege meg og lyden blir den samme.

Jeg har ikke tatt med i testen øreplugger med mikrofon som følger med mobilen. De anbefaler jeg ikke, ettersom posisjonen til mikrofonen gjerne varierer og du risikerer at andre ikke hører deg. Derimot er min erfaring at trådløse øreplugger som har innebygde mikrofoner kan fungere bra.

Du må ikke ha et dyrt møteromsystem for å ha gode hybridmøter

Det er ikke flere store skjermer som er løsningen, men de mange små. Med ett enkelt tiltak er ethvert møterom forberedt for smarte hybridmøter.

Bjørn O. Hopland er Leder av Smart endring AS

Dropp møterommets kamera og bruk ditt eget PC-kamera. Da kan deltakere som sitter andre steder se deg tydeligere når du snakker, og få bedre personlig kontakt. Når du ser på møteromsskjermen, ser du ikke på møtedeltakerne. Du ser på deres ansikter der, men  de som ikke er i rommet ser ett bilde med alle deltakerne i rommet som små figurer og vet ikke engang alltid hvem som snakker.

Du trenger ikke bygge om kontoret for å ha gode hybridmøter

Mange jeg snakker med har gledet seg til å møtes på kontoret igjen. Samtidig vil de fleste ha friheten til å komme på kontoret når det passer dem, og jobbe hjemme noen dager når det passer bedre. Hva skjer da når man skal arrangere et møte? Jo for ethvert møte må du planlegge med at noen er på kontoret, og noen hjemme. Dermed oppstår det mange kaller hybridmøter.

Hybridmøter er mer krevende en rene nettmøter

De første erfaringene med dette er ikke gode sier flere jeg har snakket med om dette. Særlig de som sitter hjemme sier at det var mye bedre når alle var hjemme og deltok i møtet fra egen PC. De som sitter i møterommet har lett for å glemme de som sitter hjemme fordi de er så glad for å se hverandre over bordet. Derfor kreves det mer av dem som skal lede slike møter og ofte kan det være lurt å ha en som bistår møteleder for å sikre at alle deltakerne blir inkludert på en god måte.

De tre dødssyndene i hybridmøter

1. Bare en kobler opp sin PC til møteromsskjermen

2. Noen skriver på tavlen i møterommet

3. Mikrofonen i møterommet dempes før møtet starter og i pauser

Les mer om hvorfor dette ikke er bra og hva du heller bør gjøre i Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Ethvert møterom kan bli et godt hybridmøterom

Du trenger ikke en gang å ha en skjerm på veggen fordi den er laget for å presentere i møterommet, og ikke i nettmøte. Når du presenterer i nettmøtet vil jo alle se presentasjonen på sin egen skjerm.  Det du derimot bør gjøre er å sikre god lyd. Jeg hører flere klager på at det er vanskelig å høre deltakerne i møterommet fordi det ikke er like god mikrofondekning i hele rommet. Dette kan du løse ganske rimelig med å anskaffe en "puck" som kobles til en av møtedeltakernes PC. Alle andre demper sin mikrofon og høyttaler. Dette er en god løsning for 4-6 personer. Er det et større møterom kan man koble til en eller flere tilleggsenheter for å sikre god dekning.

Hva om dere allerede har investert i en kostbar møteromsløsning?

Slapp av, det er ikke bortkastet. Den kan være nyttig fordi den ofte ivaretar god lyd, og den kan ofte kobles opp direkte i et nettmøte slik at ingen av deltakerne i rommet trenger å koble til sin PC. Du kan også utnytte skjermen til å få et godt oversiktsbilde av alle møtedeltakerne. I Teammøte kan du velge Stort galleri som viser opp til 50 deltakere, eller Sammen-modus som viser deltakere som om de satt i et felles auditorium eller møterom. Det største problemet med avanserte møteromssystemer er at mange ikke kan bruke dem så det er viktig å gi god opplæring for å få uttelling for investeringen.

 Vil dere bli bedre på å arrangere og  gjennomføre hybridmøter, workshops, webinarer og konferanser i Teams-møter? Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams.

Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Her vil du få 5 tips til hvordan du kan gjennomføre diskusjon og saksbehandling uten å ha møter.

Jeg spør alltid mine kunder om hvordan møteaktiviteten har utviklet seg siden mange ble sendt på hjemmekontor. Uten unntak sier alle at den har gått opp. Før klaget alle på at de hadde for mange møter, men nå synes det å være aksept for flere møter. Årsaken er at vi forsøker å kompensere for manglende uformell og uplanlagt kommunikasjon med mer planlagt kommunikasjon, og det er den viktigste årsaken til at antall møter har økt. Vi trenger jo ikke å kommunisere mindre selv om vi ikke er på kontoret, men er dette den beste måten å løse kommunikasjonsbehovet?

Ulempene med synkron kommunikasjon

På grunn av samtidigheten krever det at alle er på samme (virtuelle) sted samtidig. Dette kan være vanskelig fordi det krever at vi finner en tid i kalenderen som passer for alle. Når man jobber hjemme kan det fort komme noe i veien fordi man har barn hjemme, eller en partner som også skal ha møte. En annen ting er at det du synes dere å snakke om på et møte ikke ses på som så viktig av den eller de du ønsker å møte.

Så hva er alternativet til synkron kommunikasjon?

Som du sikkert gjette er det asynkron kommunikasjon. Da er det ikke nødvendig at alle deltar samtidig i en samtale.
Med nye verktøy som Teams og Slack ligger det et stort potensial for å redusere antall møter og heller benytte asynkront samarbeid i kanaler og i chat. Asynkront samarbeid har vi hatt i mange år gjennom epost. Jeg kan sende en epost når det passer meg, og du kan lese og respondere på den når det passer deg. Dessverre fungere dette dårlig når 5-10 skal kommunisere om et emne på denne måten. Om du derimot bruker kanal-kommunikasjon får du fordelene til epost uten ulempene fordi alt henger sammen. Dersom vi strukturerer dette bra kan vi både utveksle meninger og ta beslutninger uten å måtte ha et møte.

Asynkron kommunikasjon fungerer best når samtidighet ikke er nødvendig. Det gjør det mulig for alle parter å lese og svare på innhold når det er praktisk mulig for dem. De trenger ikke å avbryte det de holder på med for å tilpasse seg en møtearrangørs kalender. I tillegg gir asynkron kommunikasjon deg mer tid til å samle informasjon, ressurser, tanker og meninger før du svarer på spørsmål, eller kommer med dine ideer. Du kan også unngå misforståelser ved å ta deg tid til å tenke og gjennomlese et Teams-innlegg før du sender.

Når bør vi møtes, og når kan vi med fordel legge ut et Teams-innlegg?

Still deg selv spørsmålene:

• Er det du vil behandle i møte viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

• Må jeg ha en muntlig dialog?

• Er du helt sikker på at vi må ha et møte på dette?

• Har du tid til å vente på en ledig tid i kalenderen som passer for alle

Vurder om du kan oppnå det du ønsker med å lage et Teams-innlegg. Fordelen kan være at du kommer mye raskere frem til en beslutning. Dersom du skal finne en møtetid som passer for 8-10 deltakere må du gjerne en uke eller to frem i tid.

5 tips til å drive en strukturert dialog og saksbehandling på Teams

Nøkkelen til å lykkes i strukturert arbeid og beslutningstaking i Teams ligger i å utnytte den underliggende strukturen. Ved å gjøre dette kan vi unngå flere møter.

1. Opprett Team for et formål fremfor organisasjonslinjer. Det gir mulighet til å invitere medlemmer på tvers av organisasjonen og til og med utenfor organisasjonen. Det fungerer ikke dersom du baserer deg på å arbeide i et avdelingsbasert Team.

2. Opprett en kanal for hver arbeidsprosess eller prosjekt. Da blir alt pent sortert og oversiktlig. Blanding av ulike tema i samme kanal blir uoversiktlig og fører til frustrasjon.

3. Hver sak behandles ved å starte en egen Samtale. Det er det som erstatter epostkommunikasjonen. En samtale skal i likhet med en epost alltid ha en overskrift/emnebeskrivelse. Ellers er det umulig å vite hva samtalen dreier seg om. Alle kommentarer og innspill skjer med å Svare på det første Innlegget i samtalen. På denne måten vil alt vedrørende saken alltid være samlet.

4. Saksdokumenter legges i Filer i samme kanal som samtalen, og kan refereres til i et innlegg ved å legge til en lenke som referanse (Se Samtale-illustrasjon over). Dokumentet kan da åpnes og redigeres av alle rett fra samtalen uten å måtte letes opp separat. Innlegget beskriver hva eieren ønsker andre skal bidra med i dokumentet.

5. Spørsmål til og oppgaver som må løses kan tilordnes deltakere i diskusjonen ved å nevne dem med @navn.

Vil du og dine kolleger trene på dette sammen? Vurder Smart endring workshopen Smart samarbeid med Teams. Vil du lære mer på egenhånd, sjekk ut Smart endring nettkurs.

Sjekk hvilke muligheter du har til å redusere møtekostnadene og samtidig effektivisere møteprosessene

Gjesteblogger Finn Gomnæs i Team training gir deg tips og et gratis verktøy for å evaluere og forbedre møtene.

Mange har selvsagt opplevd behov for å effektivisere møtene. Det er blitt investert i digitale møteverktøy og kurs i møteledelse, men for få har klart å redusere antall møter. Tendensen går i retning av flere møter. Ifølge en fersk undersøkelse fra IPSOS bruker de spurte 7 timer i uken i digitale møter, opp med 2 timer fra i fjor.
Vi skiller mellom en-til-en møter og møter som omfatter grupper, avdelinger eller team. Her vil jeg rette søkelyset på de møtene som gjelder grupper – spesielt de faste møtene.

Ved å bruke digitale møteverktøy og kvalitetssikring av møteprosessen kan møtekostnadene reduseres samtidig som effektiviteten vil øke parallelt med applausen fra møtedeltakerne.

Før vi kan redusere møtekostnadene og forbedre kvaliteten på møtene må vi evaluere møteprosessene. Effektivitet og kvalitet på møteprosessen påvirkes av alt som skjer mellom beslutning om at møtet skal gjennomføres til beslutninger og møtereferat distribueres er kommunisert til de som skal bidra til at mål oppnås og oppgaver blir gjennomført. Her vil jeg derfor gi noen tips og råd rundt hvordan du kan skaffe det nødvendige underlaget for å redusere kostnader og effektivisere møteprosessene.

Møteprosessen gir deg en struktur å arbeide ut fra.

Den første fasen i en møteprosess er jo vurderingen av om et tenkt møte er nødvendig. Kanskje kan de aktuelle sakene løses gjennom bruk av Team-kanaler, eller chat.  Ja eller Nei til møtet er med andre ord en viktig beslutning i en møteprosess fordi det kan være mulig å spare tid og unngå møtekostnaden.

Dersom et mulig møte inneholder ett eller av elementene under, kan det være en god kandidat for å avholde møtet.

• Løse problemer

• Bygge relasjoner

• Ta beslutninger

• Legge planer 

• Avsjekk

• Allokere ressurser   

De møtene som ikke møter kravene, bør ikke gjennomføres. Dette er det første steget i arbeidet med å redusere møtekostnadene. Her vil jeg derfor gi noen tips og råd rundt hvordan du kan skaffe det nødvendige underlaget for å redusere kostnader og effektivisere møteprosessene.

Deltakerne skal oppleve møter som basecamps.

Møtet er med andre ord et viktig verktøy for å utøve lederskap som gjør at gruppen eller teamet når oppsatte mål. Det neste er å utarbeide agendaen og klargjøre hvem som skal delta ut fra de sakene som står på agendaen. Dette gir underlag for å klargjøre om et nettmøte være det mest effektiv eller at et regulært møte være det mest hensiktsmessige.

Den andre fasen i prosessen har som mål å sikre at alle deltakerne er praktisk, og mentalt forberedt. Det legger grunnlaget for et effektivt møte.

1. Hvordan skal innkallingen gjøres, og når?

2. Hva skal sendes ut av underlag for at alle skal ha samme informasjon og være forberedt?

3. Hva skal forberedes av deltakerne?

4. Er det andre forhold som er viktig for å sikre et effektivt møte?

Den tredje fasen i møteprosessen er selve møtet. Agendaen er nå verktøyet vi kan bruke for å styre mot oppsatte mål og sikre at tidsplanen holder. Effektiviteten og resultatet av møtet vil i stor grad avhenge av møteleders kompetanse i møteledelse og bruk av møteverktøyene.

Hovedutfordringen i møteledelse er å sikre en best mulig utnyttelse av den enkelte deltakers kompetanse, erfaring og personlighet og gjennom dette skape synergieffekter. Dette krever kompetanse i å skape positive samhandlingsprosesser gjennom å anvende metoder og verktøy som er tilpasset de prosessene som skal gjennomføres for å nå de mål som er satt opp – innen den tiden som er satt av til hver av sakene.

Den fjerde fasen har som mål å sikre at konklusjoner og beslutninger blir til praktisk handling. Sikre at deltakerne opplever møtet som en basecamp for å sikre egen prestasjon og samhandling for å felles mål. Referatet er nå et viktig verktøy for å dokumenter beslutninger, ansvarsdeling og tidsfrister.

Effektivisering av møtevirksomheten starter med å klargjøre dagens møtestruktur.

Hva brukes møtene til?  Hvor mye tid brukes til møter? Hvilke kostnader representerer dagens møtevirksomhet egentlig?

1. Gjør en vurdering av hvor mange møter som egentlig ikke burde vært holdt. Beregn så medgåtte timer for å synliggjøres de skjulte lønnskostnadene.

2. Hvor mange av møtene antar du kunne vært gjennomført på kortere tid? Hva kan det innebære i reduserte kostnader?

3. Vurder også kvaliteten på de møtene som gjennomføres.

Noter det du ser som de viktigste forbedringsområdene for hver av de fire fasene.

Det finnes enkle evalueringsmetoder for å kartlegge møteeffektiviteten og møtedeltakernes opplevelse av utbytte av møtet. Basert på forskning, intervjuer og egne erfaringene har jeg utarbeidet systematikk og verktøy for å gjennomføre enkle analyser av møteprosesser, kvaliteten på møter og formler for beregning av de reelle møtekostnadene.

Ønsker du å få en pekepinn på forbedringsmuligheter i din organisasjon? Da kan du bruk 2-3 minutter på å gjennomføre en undersøkelse som kan gi deg grunnlag for å starte arbeidet med å redusere tidsforbruket til møter, og ikke minst å unngå de møtene som er rene tidstyver.

Gjennomfør undersøkelsen ved å trykke på lenken Møtekvalitet vurdering. Oppgi epostadresse i undersøkelsen så får du tilsendt resultatet umiddelbart. Vi vil ikke bruke epostadressen din til andre formål. 

Finn Gomnæs leder Team training

Ønsker du å diskutere resultatet, eller andre relaterte spørsmål, ta gjerne kontakt for en uformell samtale. Du når meg på telefon 90859773, og på epost finn@teamtraining.no Du er også velkommen til å gå inn på www.teamtraining.no for å hente ut aktuelle evalueringsverktøy og samtidig få mer informasjon om programmet «Effektive møter i en digital hverdag» som hjelper deg til å bruke møter som et lederverktøy.