At gode ideer oppstår ved kaffemaskinen er en myte

Innovasjon oppstår sjelden ved en tilfeldighet, men gjennom planlagte og målrettede aktiviteter. Jeg opplever at det mange bruker som årsak til at vi skal komme på kontoret er en forventning til at det skal skje noe fordi vi tilfeldigvis møtes.

Er det riktig at vi kommer til kontoret for å oppleve de uformelle og tilfeldige møtene ved kaffemaskinen som gir oss ahaopplevelser og som fører til høyere innovasjonstakt?

Nei, sier organisasjonspsykolog Andreas Kolstø til Dagens Perspektiv. De fleste går til kaffemaskinen for å hente kaffe. "Se deg rundt. Det står ikke masse folk og snakker ved kaffemaskinen". 

Det betyr ikke at det ikke har verdi å møtes, men at vi ikke kan forvente at noe magisk skal skje av seg selv. Utvikling av nye ideer og forbedringer krever systematisk arbeid enten man møtes i et rom på jobben, eller i en workshop på Teams. Verdien i å  legge til rette for innovasjonsprosesser digitalt er at vi ofte kan få med flere fra ulike steder og som ellers ikke hadde blitt inkludert. Det er mer komplisert, men kan også gi økt verdi om vi lærer oss hvordan vi kan gjennomføre dette. Les mer om dette her: Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

 Noen kommer på jobben for å få arbeidsro

Ikke alle har optimale arbeidsforhold hjemme, kanskje med en hund som maser om tur, eller barn som kommer hjem fra skolen og vil ha oppmerksomhet. Faktisk viser undersøkelser at de fleste ønsker å komme på kontoret både for å møtes og for å få arbeidsro.  Når jeg besøker ulike kontorer nå ser jeg at det popper opp "telefonbokser" man kan sette seg inn i for å arbeide konsentrert, men også delta i et nettmøter uten å forstyrre kollegene i samme rom.

Hva skal til for at jeg ønsker å komme på kontoret?

Biblioteket på Microsoftkontoret i Helsinki 2011

Etterspørselen etter stillerom eller stillesoner kommer sannsynligvis bare til  øke. Betyr det at vi skal gå tilbake til de gamle cellekontorene igjen? Nei, det tror jeg ikke. Men at vi i større grad må legge til rette for konsentrasjonsarbeid på kontoret i form av stillesoner tror jeg vi vil se mer av. Da vi bygget om alle Microsoft-kontorene i Europa for drøyt 10 år siden ble det laget bibliotekområder der det ikke er lov å snakke, og myke sittebåser der man kunne sitte skjermet, eller snakke sammen to og to. Med et slikt opplegg kan man skjerme seg et par timer, og delta i møter, eller være sosial samme dag på kontoret. Da blir kanskje kontoret mer attraktivt og verd reiseveien?

Hvordan vaksinere deg mot problemer

I begynnelsen var vår forventning til Covid-vaksinen at den ville hindre oss å bli smittet. Det gjør den også, men ikke helt. Men den reduserer klart de negative effektene av sykdommen. Slik er det kanskje på andre områder også.

En av de viktigste årsakene til at mange føler de aldri får nok tid til jobbe med egne oppgaver er avbrytelser fra kolleger. Dersom du bruker for mye tid til å svare på forespørsler fra andre, kan det gå utover det du må gjøre for å nå egne mål. Eller at du må gjøre eget arbeid på kvelden og i helgen.

Lag en Dersom… så… plan

Når vi har planer vi ønsker å gjennomføre, vaner vi forsøker å endre og mål vi ønsker å nå, må vi anta et det ikke kommer til å være problemfritt. Og om vi tenker oss om litt, er det ikke så vanskelig å forutse hva disse består i. Derimot kan det være vanskelig å hindre problemene å oppstå, og eventuelt minimere effekten av problemet om det likevel oppstår,

La oss si vi legger en plan for å unngå å bli avbrutt i arbeidet for ofte. Likevel vil vi av og til bli avbrutt, men da har vi en plan som gjør at forstyrrelsen blir mindre enn den ellers ville vært.

En plan er en plan, men skal du lykkes må du tenke gjennom situasjonen før den oppstår. Det er ikke lett å avvise noen som står rett foran deg og spør om du har et par minutter.

Mange får litt dårlig samvittighet og føler at de ikke kan avvise henvendelser, men det er i alles interesse at du får gjort din jobb, og når dine mål slik at man kan nå overordnede mål i fellesskap. Vil du ha tips til å føle deg bedre når det gjelder dette? Les gjerne Når alle kommer på kontoret for å møtes - hvordan får du arbeidsro?

Jeg er en stor tilhenger av Stephen R. Covey. Du vet han som har skrevet De 7 gode vanene, eller 7 habits of highly effective people.  Han sa

You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside.

 Har du mål, og ditt brennende ønske om hva du vil oppnå?

 For å hjelpe deg og din gruppe om å planlegge for å nå mål, og vaksinere dere mot problemer har jeg satt sammen en workshop det er mulig å gjøre sammen med sin gruppe på en halv til en hel dag, og til et nettkurs du kan gjennomgå på egenhånd med ferdige maler og arbeidsbeskrivelse for å omsette dine ønsker og mål til den handlingen som skal til for å oppnå dem.

 Sjekk ut nettkursene  Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag, og Smart prioritering med Outlook, Teams og To do på https://nettkurs.smartendring.no og for grupper,  Smart endring bedriftsinterne workshops

Gleder du deg til tre rolige dager på jobben?

Jeg møtte nylig en som gledet seg til påskeuka. Ikke fordi hun skulle ha ferie, men fordi hun fikk 3 dager der hun kunne disponere sin tid helt selv, få arbeidsro og endelig kunne realisere ideer som har stått på oppgavelisten lenge, men som aldri helt kommer opp til toppen av listen.

Dersom du skal jobbe noen dager i påskeuka, hva vil du bruke tiden til?

I en hektisk hverdag er det ikke lett å stoppe opp for å tenke, finne ut hva som kan gjøre en varig forskjell i hvordan man jobber, og hva som er det viktigste å prioritere for å nå ønskede og avtalte mål.

Da jeg jobbet som leder i Microsoft hendte det at jeg gjemte meg bort i et møterom noen timer der jeg tømte hodet for ideer og endte opp med mange gule lapper på tavlen og mange flipover-sider. Neste skritt var å organisere alt i en plan for å gjøre det mulig å realisere det viktigste. Tilsvarende gjorde jeg med min ledergruppe, eller kolleger, gjerne på hytta der vi kunne kombinere øvelsen med å lage mat-, og gå tur sammen. Den kombinasjonen kan jeg anbefale.

Men hundre gule lapper og flipover-sider har liten verdi om vi ikke kan omsette det til en handlingsplan. Etter hvert utviklet jeg en standard mal, og en måte å gjøre dette på som kunne gjentas gang etter gang, enten for meg selv, eller for en gruppe som ønsker å oppnå noe sammen.

Dette har jeg satt sammen til en workshop det er mulig å gjøre sammen med sin gruppe på en halv til en hel dag, og til et nettkurs du kan gjennomgå på egenhånd med ferdige maler og abeidsbeskrivelse for å omsette dine ønsker og mål til den handlingen som skal til for å oppnå dem.

Dersom du vil gjennomføre nettkurset og omsette dine ønsker og mål til handling som gir resultater ønsker jeg å gi deg et påsketilbud med 50% rabatt på kombinasjonen  Fra smart planlegging til daglig kontroll over din arbeidsdag. Den inneholder de to nettkursene Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag, og Smart prioritering med Outlook, Teams og To do. For å benytte deg av tilbudet, oppgi kupongkode PA2022. Tilbudet varer til og med tirsdag 19. april 2022, men du kan bruke så lang tid du vil å gjennomføring av kursene.

Se alle Smart endring nettkurs

Se mest populære Smart endring bedriftsinterne workshops

Når alle kommer på kontoret for å møtes - hvordan får du arbeidsro?

Klar til å arbeide på et hotell i Seattle i 1995

Det var en uskreven avtale at det var OK å jobbe hjemme om man trengte tid til å forberede kundemøter, eller jobbe med andre arbeidsoppgaver der det ville være en fordel å jobbe uforstyrret. Så lenge du holdt dine avtaler og leverte det du skulle var det ingen som hadde noe problem med det. Begrepet hjemmekontor eksisterte ikke.

Når jeg startet i Microsoft Norge i 1995 fikk jeg bærbar PC og mobiltelefon. Med det kunne jeg jobbe overalt. Riktignok var det ikke akkurat bredbåndshastighet på modem *), men jeg kunne synkronisere eposten som jo var det viktigste for å kommunisere med kolleger og kunder. Det er nå 27 år siden og det føles rart å følge med på diskusjonene om hybridkontor og om det skal være lov å jobbe 2 eller 3 dager i uka hjemme.

Når alle kommer på kontoret for å møtes - hvordan får du arbeidsro?

De fleste dagene kom vi nok på kontoret om vi ikke var på reise. Utfordringene da som nå er at vi kommer på kontoret for å møtes, men samtidig må vi også kunne arbeide med egne oppgaver. Jeg har hørt mange si "jeg må jo være tilgjengelig", så om en kollega kommer bort til deg å sier "har du 5 minutter" (som egentlig tar en halv time) synes mange det er vanskelig å si nei. Dette medfører gjerne at du ikke får gjort det du planla av egne oppgaver, og så blir det kveldsarbeid i dag også.

Mange undersøkelser viser faktisk at ett av de største hindrene for å få gjort egne arbeidsoppgaver på kontoret er avbrytelser fra andre. Derfor kan det være greit å jobbe fra et annet sted av og til, men likevel er vi jo tilgjengelige på Teams  og mobil. Om du er tilgjengelig handler altså mer om du tillater andre å avbryte deg, eller ikke.

Dette er et tema jeg har diskutert med ledere gjennom de siste 10 år når de har deltatt på mitt kurs i Distanseledelse. Det er ofte en øyeåpner for dem som tror at som leder må de alltid være tilgjengelige for sitt team. Men dette gjelder ikke bare ledere, men alle. Tør vi å gjøre oss utilgjengelige? Hvordan får vi aksept fra andre på at det er greit?

Da har vi en gruppediskusjon hvor jeg stiller følgende spørsmål:

1. Hvilke fordeler kan det ha å gjøre seg utilgjengelig av og til?

2. Hvor mange timer i uken ville det være mulig å gjøre dette, og hvordan vil du fordele dem?

3. Hvordan vil du sørge for at du kan arbeide uforstyrret?

4. Hvordan vil du kommunisere til andre ditt behov og hvorfor det er en vinn-vinn for alle?

Kanskje noe dere kan snakke om på jobben? Svarene vil selvfølgelig variere med jobbsituasjon og rolle, men de fleste blir forbauset over hva de kommer frem til, og at de faktisk kan endre sin egen arbeidssituasjon og skjerme tid til å gjennomføre viktige oppgaver. Kanskje til og med innen vanlig arbeidstid og på kontoret.

Er dere en gruppe som vil finne ut av både dette og andre utfordringer i det å ta kontroll over egen tid og egne prioriteringer i en hybrid arbeidshverdag kan dere jo vurdere å gjennomføre workshopen Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag sammen? Er dere en gruppe ledere vil dere kanskje også ha nytte av workshopen Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag.

---

*) Modem konverterte digitale signaler til lydsignaler som kunne sendes over telefonlinje. Under oppkobling til nettet kunne man høre disse lydene. Sjekk hvordan modemlyd hørtes ut i 1995

Et mål uten en plan er bare en drøm

Jeg gjennomførte nylig Smart endring Webinaret "Hvordan du blir god på selvledelse, og oppnår dine mål med mindre stress "(Se dette som gratis nettkurs her). I en undersøkelse jeg gjorde i forbindelse med  dette svarte 3 av 4 at de hadde mål, i alle fall på en del arbeidsområder. Det er i tråd med min erfaring, og jeg mener det er en nødvendig forutsetning for å kunne arbeide selvstendig og ikke måtte bli tildelt oppgaver hele tiden fra andre.

Har du mål, og en plan for å nå dem?

Likevel hadde bare 1 av 5 en oppfølgingsplan med sjekkpunkter. Halvparten sjekket hvordan de lå an til å nå målene månedlig eller sjeldnere. Ja 1 av 4 sjekket målene sine bare før den årlige medarbeidersamtalen.

Ikke alle har jobber der man har klare mål. Faktisk er mange mål så overordnede og utydelig utformet at det kan være vanskelig å lage en plan for å nå dem. Selv om jeg har arbeidet i virksomheter som er ganske gode på målformulering og har systemer for det, har jeg alltid følt et behov for å konkretisere dem for meg, og lage en plan for å nå dem.

Her er et eksempel på hvordan en slik plan kan være utformet:

 Ofte er punkt 1 og 2 under gitt, og så blir det min oppgave å bryte ned dette i delmål, og lage en handlingsplan for å nå målet. Dette har jeg gjort for meg individuelt, og som leder, sammen med mitt team, for å nå våre felles mål.

Hvordan gjøre utydelige mål tydelige og meningsfylte?

Jeg vet mange synes det er vanskelig å måtte finne på, og ta i bruk en struktur, og gjøre det som kreves for å gjennomføre en plan. Det er heller ikke alle som har målbare mål. Jeg har arbeidet 10 år med HR og da er det mye vi jobber med som ikke kan tallfestes og måles. Likevel er det noen forventninger til hva vi skal gjøre, og oppnå. Da kan vi ta i bruke beskrivende mål. For eksempel kan "uoppfordret god tilbakemelding fra målgruppen" være noe vi kan dokumentere. Noen ganger kan vi også dokumentere en gjennomført aktivitet som det er allmenn aksept for gir positivt resultat. Dersom vi gjennomfører opplæring av ansatte tror vi dette vil gi en positiv effekt på arbeidet, uten at vi nødvendigvis kan måle dette direkte.

Derfor er min erfaring at selv arbeid der man ikke kan måle resultat direkte vil oppleves mer målorientert og meningsfullt om man beskriver mål og lager en plan for å nå dem, om så bare for sin egen del.

Hvorfor tror jeg dette er spesielt viktig nå?

Skal vi lykkes i en hybrid arbeidshverdag der vi ikke vet når vi treffer vår leder, kolleger eller medarbeidere neste gang på kontoret, vil mål, og en plan, gjøre det enklere å prioritere vår arbeidsdag og definere våre egne aktiviteter uavhengig av andre. Vi kan føle oss trygge på at vi arbeider med det som er viktigst. Det gjøre det også enklere å kommunisere dette til vår leder.

Hvordan kan jeg komme i gang?

Jeg vil anbefale å starte enkelt, med en plan som vist i tabellen over. Er dere en gruppe som jobber med felles mål, vil det være en stor fordel å kunne gjøre dette i fellesskap.

Vil du, eller dere ha en kick-start på dette arbeidet har Smart endring en workshop som egner seg for gjennomføring i en gruppe, og et nettkurs for deg som vil gjøre dette for deg selv. Der går vi gjennom en 4-punkts prosess fra mål til handling der su lager din egen plan, og lærer å beskytte en del av din tid for å gjennomføre den.

Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag og det tilsvarende nettkurset her.

Unngå dobbeltbooking i kalenderen når jobb og privat blir blandet

I det siste har jeg snakket med flere som ønsket å legge til sin private kalender til Outlook-kalenderen de bruker på jobb. Mange har en jobbkalender som er synlig for kolleger og ønsker ikke å ha private avtaler in denne. Samtidig vil jeg gjerne ha begge kalendere lett synlig for meg selv. Jobb og privat går litt om hverandre i disse dager og jeg må passe på at ikke jobb- og private avtaler kolliderer.

Legg til en privat Microsoft epost og kalender

Dersom du har en Microsoft privatkonto, slik som Outlook.com eller Hotmail er det enkelt å legge til denne i Outlook. Da får du både privat epost og kalender lagt til. Velg Fil, Legg til konto og skriv inn din private Microsoft epost og følg anvisningene. Du kan nå legge inn avtaler i den kalenderen du vil og har oversikt over begge.

Legg til en privat Google epost og kalender

Har du en privat gmail-konto må du legge til epost og kalender i to steg. For eposten er det enklest, og helt likt det å legge til en Microsoft epost som beskrevet over. Det er litt flere skritt om du også vil legge til din private Google kalender.

Her får du en detaljert oppskrift på å legge til en Google kalender i Outlook

Selv om du nå kan se Google-kalenderen i Outlook, kan du ikke legge inn nye avtaler der. Det må du gjøre i Google. Det kan også ta litt tid før visningen i Outlook oppdaterer seg. Om du vil være sikker på at kalenderen der er oppdatert kan du avslutte, og starte Outlook på nytt.

Det blir varig endring i arbeids- og samarbeidsformer

For ett år siden skrev jeg et blogginnlegg, Selvledelse kan ikke foregå i et vakuum i 2021. Om at fortsatt bruk av hjemmekontor setter større krav til at ledere og team må planlegge og koordinere arbeidet for å oppnå felles mål. For at alle skal vite hvor vi er som team, er det viktig å ha en struktur der planer, status og felles informasjon er enkelt tilgjengelig. Dette er ikke en kvikk-fiks, men krever en systematisk tilnærming og arbeid for å oppnå varig gode arbeidsformer.

Har dere Teams kan det være en stor fordel å benytte dette til å skape en slik struktur. Da mener jeg ikke at vi skal bruke "avdelingsteamet" mange har og som inneholder alt mulig om det som skjer i avdelingen, men et eget Team som har som formål å styrke teamledelse, leder-medarbeider-relasjonen og legge grunnlaget for å lykkes som team i å oppnå felles mål.

Det er den opplevde avstanden som betyr noe

Jeg har i mange år gjennomført kurs i distanseledelse for mange hundre ledere både bedriftsinternt, og som åpne kurs gjennom Confex. I dette kurset bygger jeg på egne erfaringer som internasjonal leder i Microsoft og på undersøkelser som dokumenterer hva som er viktigst for å lykkes når leder og medarbeidere, og team-medlemmene selv ikke ser hverandre daglig. Det er jo nettopp det som er tilfelle i dag der mange jobber lite på kontoret, men likevel må vi samarbeide for å nå felles mål.

Se: Confex - Sertifisert kurs i distanseledelse Dersom du melder deg på dette, oppgi kode Hopland2022 så får du 15% avslag i kursprisen.

Det som er viktigst er den opplevde avstanden, eller kontakten vi har med hverandre. Å sitte på samme sted er faktisk det minst viktige. Dersom vi setter betydningen av dette til 1-en, er den operasjonelle avstanden 2-to. Altså dobbelt så viktig. Hva innebærer dette? Jo det er hvor enkelt det er å samarbeide. Har vi et felles sted å dele arbeidsmateriale og planer? Arbeider vi mot felles mål, og funger møte-løsningene våre godt?

Den viktigste faktoren er den personlige avstanden, altså hvor godt vi kjenner hverandre. Men det interessante er at denne ikke er relatert til å møtes på kontoret, men kan oppnås på andre måter.

Opprett ditt Team for målrettet samarbeid

Dersom du nå vil opprette et Team slik jeg foreslår får du her et forslag til struktur. Opprett Teamet som et Privat Team og invitere alle team-medlemmer. Her har vi felles kanaler for mål og handlingsplaner, status og planleggingsmøter, og for interne prosjekter, fokus- og fag-grupper.

I tillegg oppretter vi en privat kanal for hver medarbeider som et sted vi kan dokumentere personlige mål, 1:1-samtaler og utviklingsplan. Den er det bare leder og den enkelte medarbeider som ser. På denne måten har vi alt som har med teamutvikling og felles mål samlet.

Hva med det sosiale? Bær vi ha en sosial kanal også? Det er mulig, men for menge vil det være bedre å bruke en eller flere gruppechatter til sosiale formål, og til annet som ikke passer i en kanal. Så benytter vi kun Teams-kanaler for strukturert teamsamarbeid i arbeidsprosesser og prosjekter.

Hjelp til å etablere struktur og samarbeidsform

Dersom dere ønsker starthjelp for å bygge struktur for mål, handlingsplaner og gjennomføring av disse kan dere vurdere de bedriftsinterne workshopene:

• Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag - for teamledere og prosjektledere

• Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag - for teamledere og team-medlemmer

Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

6 av 10 tror på økt digitalt stress

Når jeg spør ledere og andre kunnskapsarbeidere om hva som stresser dem svarer de maktesløshet i forhold til den voldsomme informasjonsflommen som strømmer mot oss og som vi må ta stilling til. Videre et stadig større tempo og krav til økte prestasjoner, avbrytelser i arbeidet og å balansere jobb og familie.

«Digitalt stress er en trussel mot engasjement og effektivitet. Det kommer til å øke i utbredelse, og lite blir gjort for å demme opp for det på arbeidsplassene»  Kilde: arbetarskydd.se

Den nye digitale arbeidshverdagen krever i stor grad at man kan, og må, styre sin egen arbeidstid og kontinuerlig gjøre de rette prioriteringene for å levere på forventninger på jobben og hjemme. Dette gir høy fleksibilitet for arbeidstakere som i stor grad kan velge hvor og når man vil arbeide, men skaper også utfordringer for mange.

Den nye fleksible arbeidshverdagen kommer dessverre ikke med noen oppskrift for hvordan vi skal håndtere denne friheten. Noen er naturlig strukturerte, er gode på å balansere ulike aktiviteter og mestrer dette godt. Men vi vet fra medarbeiderundersøkelser og ansattes utsagn at mange sliter med dette, føler at de mister kontrollen og er plaget av negativ stress.

Den største grunnen til at mange sliter med å prioritere og planlegge arbeidet i hverdagen er paradoksalt nok at de ikke har tid til det. Oppgaver og informasjon strømmer imot oss i mange kanaler. Hvordan skal vi sortere, prioritere og planlegge slik at vi har kontroll over det hele? Den gode nyheten er, Effektivitet kan læres - og automatiseres til en vane

Hvordan vi kan ta kontroll, og oppnå bedre resultater med mindre stress

1. Med stadig større informasjonsmengde skapt av digitale løsninger kan det være nyttig og nødvendig å ha både en velprøvd fremgangsmåte og noen støtteverktøy som gjør det enklere å prioritere i en hektisk arbeidshverdag.

2. Struktur kan hjelpe oss med å skape orden fra kaos og gi oss oversikt.

3. Papir fungere ikke når vi skal strukturere digital informasjon. Da blir det viktig å mestre den digitale verktøykassen vi alle har.

4. Oppgaver strømmer inn i mange kanaler og det er en forventning til at vi raskt prioriterer dem og responderer

5. Mange føler at de jobber for mye med innkommende forespørsler og at det ikke blir tid til egne viktige oppgaver. Derfor må vi ta kontroll over egen tid og ikke la oss bli styrt av andre. 

Microsofts oppgavesystem for personlig og felles oppgavestyring

Det fine med Microsoft oppgaveunivers er at alt henger sammen. Oppgaven kan oppstå fra en epost, en Teams-melding, eller en oppgave du skriver inn selv. Alle oppgaver er tilgjengelige i planleggingsvisningen i Outlook og du har med deg alle oppgaver i lomma med To Do på mobilen. Mange er vant til at de får en epost når noen vil spørre deg om å gjøre noe for dem, men Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Grunntanken i To Do – oppgavesentral og dagens oppgaver

Som du ser er To Do plassert som en oppgavesentral som sikrer at dine oppgaver og aktivitetsplaner er tilgjengelig for deg enten du sitter foran PC'en eller er på farten og har dem på mobilen. I tillegg har To Do to unike muligheter du ikke finner i Outlook og Teams.

1. Min dag. Der starter du hver morgen med å velge oppgaver fra oppgavelisten til Min dag-siden ut fra hva du vil prioritere den dagen. Dette kan gjøre at du jobber med det absolutt viktigste for deg den dagen.

2. For hver aktivitet/oppgave i To Do kan du lage en sjekkliste, eller for dere som kjenner til David Allans GTD metode, bryte ned en større oppgave i trinn med neste mulige handling.

To Do er primært et verktøy som sammen med Outlook gir deg et verktøy for personlig planlegging. Du har mulighet for å dele oppgavelister med kolleger for felles oppgavelister, men for større prosjekter vil nok Planner være et bedre valg.

Ønsker du eller dere å få bedre oversikt og kontroll på egne og felles oppgaver kan det være en god ide å investere i en workshop for de som jobber mye sammen, eller et nettkurs om du vil lære å mestre dine planleggings og prioriteringsverktøy på egenhånd.

For personlig planlegging og prioritering, sjekk workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do.

For planlegging av prosjekter, arrangementer og annet samarbeid over tid som involverer flere, se på workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Du finner begge disse også som nettkurs du kan gjennomføre på egenhånd og i eget tempo.

Hva ville skjedd om pandemien hadde oppstått på 80-tallet?

Bjørn i Seattle på 90-tallet. Legg merke til mobiltelefonen i beltet

Da jeg startet i HP i 1982 fantes ikke PC, mobiltelefoner og Internet. I alle fall ikke tilgjengelig for bruk av de fleste. Noen få hadde terminaler knyttet til en sentral datamaskin og kunne sende og motta intern epost. Vi andre fikk en utskrift på sebra-papir om noen fra hovedkontoret sendte en epost. Etter hvert fikk jeg min terminal og kunne kommunisere på epost, men bare internt. For ekstern kommunikasjon var telefaxen en revolusjon :-)

Jeg husker at jeg etter ferier dro på kontoret søndag kveld fordi jeg var spent på å se hva som var i innboksen min før jeg startet på jobben igjen mandag. Det trenger jeg ikke å gjøre i dag,

Hva ville skjedd om pandemien hadde truffet oss da? Det er veldig vanskelig å forestille seg. Hjemmekontor hadde i alle fall ikke vært aktuelt.

Om du vil se hvordan mulighetene utviklet seg videre, spill av min sommerhilsen her.

Jeg ønsker deg en god og avslappende sommer og håper du vil fortsette å lese mine tips til å jobbe stadig smartere og oppnå bedre resultater med mindre stress. Abonnerer du på bloggen går du ikke glipp av et eneste tips. Skulle det regne mye og du vil bruke litt tid på å øke din digitale kompetanse kan du sjekke ut Smart endring nettkurs du kan gjennomføre på egenhånd og i eget tempo.

Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Er du en av dem som får epost fra MyAnalytics som sier noe om hvordan du har brukt tiden din?
Det kan være nyttig for refleksjon og gjør deg oppmerksom på noe du ikke har tenkt på.
Men MyAnalytics forsøker også å komme med gode forslag til hva du bør gjøre annerledes. Der er jeg ikke alltid enig i forslagene. MyAnalytics vet ingenting om hva du jobber med og hva som er riktig bruk av tiden for deg. Den tar utgangspunkt i en vanlig "kontorarbeider" og gir sine råd utfra dette.

Har du mye møter kan det hende du får forslag om å ha mer tid til å jobbe for deg selv ved å legge til fokustid i kalenderen. Men det kan hende du er leder og det er en dal av jobben din å ha mange møter. Er du det vil du sannsynligvis også ha åpninger i kalenderen der andre kan kontakte deg og kanskje også be om et møte?
Da er det kanskje ikke så lurt å be MyAnalytics om å fylle opp resten av den ledige tiden i kalenderen med Fokustid-avtaler der du vil vises som opptatt i kalenderen. Det kan den faktisk gjøre om du ber den om det.

Likevel mener jeg det er en god ide å planlegge med noe tid for å gjennomføre egne, viktige oppgaver, men da foretrekker jeg å være konkret og planlegge hva jeg skal bruke den avsatte tiden til. Om du ikke har en plan for hva du vil gjøre i din fokustid blir det kanskje ikke til at du gjøre noe spesielt viktig. Den amerikanske science fiction-forfatteren Robert Heinlein sier det slik:

In the absence of clearly defined goals, we become strangely loyal to performing daily acts of trivia.

Så jeg foretrekker å sette av tid til spesifikt arbeid fremfor å blokkere uspesifisert tid i kalenderen. Da oppnår jeg to ting. Jeg har et bevisst forhold til, og en plan for hva jeg skal bruke den til, og tiden jeg setter av blir mer respektert av andre som kan se min kalender. Har du forsøkt å sette av "tid til epost" eller "egentid" i kalenderen? Min erfaring er at andre ikke synes det er en god nok grunn til at de unnlater å booke et møte med deg der. Om du derimot skriver en konkret oppgave du skal jobbe med i kalenderen har andre mer forståelse for dette.

Beskytt tiden du må jobbe uforstyrret. Hold en del tid åpen for å være tilgjengelig

Dersom ikke du tar kontroll over din neste uke er det andre som gjør det. Lager du en plan for din neste uke? Mange har ikke et realistisk bilde av sin arbeidsbelastning og glemmer å legge inn reisetid, tid til møteforberedelser og egne viktige oppgaver. Men ikke tapetser kalenderen med fokustid. Da vil andre aldri finne tid til å samarbeide med deg.

Ser du oppgavene under avtalene i kalenderen? Om du vil vite mer om dette, les Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg

Dersom du og dine kolleger vil ha bedre dager med en mer realistisk prioritering av hva du kan rekke å gjøre kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do, eller nettkurset med samme innhold. Det kan du gjennomføre i når du vil i eget tempo.

Styr din egen tilgjengelighet i Teams

Selv om noe av fordelen med Teams-samtaler og chat sammenlignet med epost er raskere omløp på kommunikasjon, må du ikke svare straks og være "på" hele tiden.

Mange har en god rutine på fraværsmeldinger i Outlook, men dersom mer og mer av kommunikasjonen flyttes til Teams, hvordan styrer vi da andres forventninger til når vi leser og responderer på henvendelser?

Vi bruker dessuten "Out of Office" om vi er utilgjengelig for en eller flere dager, men av og til vil vi bare ha ro til å arbeide konsentrert et par timer og da virker det ikke naturlig å slå på dette.

Slå på "Out of Office" for Teams

Skal du på ferie, eller er borte i flere dager der du ikke har planlagt å følge med på Teams-meldinger, kan det være greit å vises som fraværende og gi de som kontakter deg en beskjed om dette. For de fleste vil dette være mest aktuelt for å gi beskjed til kolleger, ettersom de som er utenfor organisasjonen vanligvis vil kontakte deg på epost. Men det blir mer vanlig etter hvert å kunne kontakte også noen i andre organisasjoner med chat i Teams, så derfor kan du også velge om du ønsker at denne meldingen skal synes for noen utenfor organisasjonen.

Velg når du er tilgjengelig for å bli kontaktet i en Chat, eller er forberedt på å svare på en Teams-melding i en kanal.

Svarer du på mobilen om du er i et møte, eller har en samtale med en kollega? Nei, vi har lært oss at vi kan ringe tilbake, og vi vet at om det er viktig sender den som ringer oss en SMS. Så hvorfor føler du deg forpliktet til å svare på en chat-henvendelse om det ikke passer?

Det er du som velger når du svarer på en chat, eller reagerer på en kanal-samtale. Du får litt hjelp av Teams, fordi du vises som opptatt når du har et møte i kalenderen, men selv om du vises som grønn, altså ledig, betyr det bare at du arbeider ved PC'en. Det er ikke sikkert det passer å reagere på en chat likevel fordi du arbeider konsentrert med en oppgave.

---

Du kan overstyre din egen status og velge å vises som Ikke forstyrr når du må ha ro. Da vil andre ikke nå deg, og de får beskjed om dette idet de starter å skrive en melding til deg. De kan fortsatt sende meldingen, men da vet de at de ikke kan forvente umiddelbar respons. Men ikke glem å velge å tilbakestille statusen slik at den styres av kalenderen. Ellers blir du lite populær hos kollegene.

Dette og mye annet kan du lære om i bedriftsinterne workshops og i Smart endring nettkurs

Effektivitet kan læres - og automatiseres til en vane

Vi er alle forskjellige. Noen er strukturerte av natur, andre tar det mer på følelsen. Begge kan komme i mål og gjøre en god jobb, men den siste typen ender ofte med å måtte gjøre skippertak og gjøre alt i siste liten. Det kan være slitsomt. Dette har ingenting med å være flink å gjøre, men mer litt hvordan vi er av natur. Dessverre er de fleste effektivtetsopplegg laget for den strukturerte delen av befolkningen, mens de som trenger den mest er resten. Men alle kan utvikle effektive vaner.

Er du interessert i ledelse kan du ikke ha unngått å støte på navnet Peter F. Drucker, men om du ikke har kan jeg si er at han er en av de mest anerkjente lederguruene vi har hatt. Han er ikke med oss lenger, men prinsippene hans lever videre og er mer aktuelle noen gang.

I en tid der ledere og kunnskapsarbeidere har stadig høyere fleksibilitet og mulighet til å selv bestemme hvor, når, og hvordan man jobber stilles det også stadig større krav til at man lager sin egen plan og gjennomfører den for å nå sine og virksomhetens mål.

Forespørsler og oppgaver strømmer inn i mange kanaler

I digitale arbeidshverdagen strømmer oppgaver inn i mange kanaler, og vi må prioritere og planlegge dem. I tillegg kommer dine egne oppgaver du selv må synliggjøre og prioritere opp mot hva andre ønsker at du skal gjøre for dem.

Effektivitet kan læres

Drucker sier Kunnskapsarbeidere forventes først og fremst å få de riktige tingene gjort. Han sier også at ingen er født effektive, og at effektivitet kan læres. Det effektive mennesker har felles er det de gjør. Det er et sett med gjøremål som man gjennomgår uansett hva man arbeider med. Det er en ferdighet som kan læres og ved å trene på å gjøre de riktige tingene blir effektivitet en vane.

Det kan tilsynelatende se enkelt ut, men å gjøre det riktige er vanskelig helt til man har automatisert det. Det blir som å lære gangetabellen. Vanskelig når man sliter med å lære den, men når man kan den kommer trenger man ikke lenger å tenke på det. Man bare vet at 7 x 7 er 49. Vi har gjort det til en vane.

Ett av de områdene mange sliter med å bli effektive på er å ta kontroll over egen tid og balansere det som kommer inn av oppgaver på epost og gjennom Teams, med å prioritere og gjennomføre egne aktiviteter som gjør at du når dine mål.

Få oversikt over din arbeidsbelastning, helt automatisk

Du har allerede en verktøykasse i Outlook, Teams og To Do som inneholder det du trenger for å skaffe deg en visuell oversikt over din arbeidsbelastning enten oppgavene kommer inn i Outlook, som en Teams-henvendelse, eller du noterer viktige oppgaver som du må gjennomføre for å nå dine mål. Bruker du denne gjør du det enklere for deg selv å ikke ta på deg mer enn du kan gjennomføre og prioritere det som er viktigst til enhver tid. På denne måten unngår du med å ende opp med en lang rød oppgaveliste som er en konstant dårlig samvittighet.

Illustrasjon viser hvordan du kan se både avtaler og oppgaver på samme skjerm i Outlook

Smart prioritering og Planlegging med Outlook, Teams og To do nettkurs

Ønsker du å få hjelp av teknologien til å bli mer effektiv, prioritere bedre og utvikle dette til en vane? En av Smart endrings mest populære bedriftsworkshoper det siste året er Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Nå er denne også tilgjengelig som Smart endring nettkurs du kan ta på egenhånd og i eget tempo.

Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg

En av de verste følelsene du kan ha er at du har alt for mye å gjøre og at du ikke ser hva du kan gjøre for å komme ut av den situasjonen. Det er spesielt ille når det er noe andre forventer at du skal gjøre.

Men hvorfor er du kommet i en slik situasjon?

Det er lett å si at jeg ikke hadde noe valg. Min leder har gitt meg for mye arbeid. Kollegene er avhengige av meg og om ikke jeg stiller opp får ikke de gjort sitt arbeid. Men er det virkelig slik? Min erfaring er at vi tar på oss arbeid helt frivilling fordi vi har lyst, og fordi vi faktisk tror vi skal kunne få gjort alt. I alle fall når vi sa ja til noen om å gjøre noe for dem.

Tre grunner til at du sier ja

I mitt kurs Smart prioritering og planlegging har jeg stilt følgende spørsmål til tusener av personer: "Om jeg kommer og spør deg om du kan hjelpe meg med en sak neste uke, hva svarer du da?" Hva ville du svart om jeg spurte deg?

Ja nettopp, du ville svart ja! Vi gjør jo det og det er tre grunner til dette.

1. Vi vil gjerne hjelpe andre. Det ligger i vår natur

2. Vi tror vi skal klare det

3. Vi har ikke peiling på hva vår arbeidsbelastning er neste uke

For å løse dette er det viktig at du lærer å  vurdere hvor mye du allerede har å gjøre, og hva du må  prioritere for å nå dine mål innenfor ditt ansvarsområde.

Samle alle oppgaver på ett sted

Det er en ting du må gjøre for å kunne begrense hva du sier ja til. og hva du realistisk kan rekke å gjøre innenfor et visst tidsrom. Det gjelder enten det er en dag, eller en uke. Du er nødt til å gjøre alle oppgaver synlige. Altså de må være skrevet ned på ett sted. Dersom du har oppgavelister på flere steder, og aller verst, bare har oppgavelisten din i hodet, vil du ikke kunne få et realistisk bilde fordi vi i ikke summerer opp alle oppgavene.

Hvordan få en realistisk oversikt over din arbeidsbelastning?

Når jeg ser på en del kalendere blir jeg skremt. Mange er fulle av møter, og det gjelder særlig ledere. Samtidig forteller mange meg at det virkelige arbeidet gjør jeg jo mellom møtene. Så når dagen er full av møter, når skal jeg da gjøre mine arbeidsoppgaver? Ja det blir kvelds og helgearbeid igjen.

VI lar oss lure av kalenderen. Ta en titt på din kalender for neste uke. Ser du dager der med lite møter tenker du at det blir en fin dag. Men da glemmer du at det er da du skal gjøre oppgavene dine, og at du sannsynligvis bare kjenner til en del av de oppgavene i dag. Hver dag kommer det jo nye forespørsler fra andre og nye møteinvitasjoner. Så om du ikke har litt luft i kalenderen blir det kveldsarbeid igjen.

Bruker du PC med Outlook er du heldig

Outlook har en unik mulighet til å gi deg et bilde av ditt planlagte arbeid både på dag, og ukebasis. Når du flagger epost for oppfølging kan du velge fordele epostoppgavene utover i tid. Du kan også skrive egne oppgaver inn i Outlook. Det geniale er at du kan gjøre alt synlig i kalenderen slik at du ser summen av avtaler og oppgaver. Du forstår jo at når du har heldagsmøte på mandag og 5 oppgaver du har planlagt å gjøre samme dag så går ikke det helt opp (se bildet). Velger du arbeidsukevisning kan du flytte oppgaver fra slike dager til dager med færre møter basert på din prioritering. Du bare drar dem over til en annen dag. Dersom du samtidig passer på å ha litt luft i kalenderne til møter og oppgaver du ikke vet om ennå kan du få en mye bedre uke og kanskje slippe å arbeide i helgen for å komme ajour.

Outlook hjelper deg å holde oversikt over din totale arbeidsbelastning

Så neste gang noen spør deg om å hjelpe dem neste uke kan du svare "La meg sjekke planen min først. Vet du, neste uke er veldig full. Hva med uka etter?"

Dersom du og dine kolleger vil ha bedre dager med en mer realistisk prioritering av hva du kan rekke å gjøre kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do.

Opprett møter i Outlook med pausegaranti

Allerede for 15 år siden innså ledelsen i Microsoft Norge problemet med møter som gikk butt i butt gjennom dagen uten pauser mellom. Ingen tid til å forberede neste møte, ingen tid til å gå fra ett møterom til et annet, eller til å komme seg ut av ett nettmøte og inn i et neste. Toalettbesøk og kø ved kaffemaskinen spiste ofte opp de første 10 minuttene av neste møte. Hjemmekontor-tiden vi er inne i nå der mange opplever at det blir stadig flere nettmøter gjør dette til et enda mer aktuelt problem.

Les også: Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Det er Outlooks skyld

Når du inviterer til et møte vil Outlook typisk gi deg en halv time, eller en time automatisk. Det er egentlig ingen logisk grunn til at møtet må vare i 30 minutter eller en time, og det har som nevnt mange ulemper.

I Microsoft ledelsen gjorde vi en iherdig innsats for å endre dette slik at møtene varte 25 eller 50 minutter. Vi endret til og med på klokkene i møterommene slik at de siste 10 minuttene ble blokkert. Likevel rant dette initiativet ut i sanden. Det ble for vanskelig å huske i en hektisk hverdag å endre møtetiden hver gang.

Møter med pausegaranti

For to år siden ble det mulig å endre innstillingene i Outlook slik at invitasjonene automatisk lager kortere møter. Det har dessverre få fått med seg, men stadig flere blir oppmerksom på det. I Telenor har de innført «pausegaranti» der ingen møter skal vare mer enn 50 minutter. Ved å endre innstilling i Outlook slik at dette skjer automatisk er dette nå mer realistisk å gjennomføre. I Norges Røde Kors har IT endret innstillingene for alle, slik at hver enkelt ikke trenger å gjøre dette selv. Det er smart. Sammen med informasjon om dette til alle, vil ansatte få en bedre hverdag med litt mer rom i kalenderen mellom møtene.

Slik gjør du det

Sannsynligvis må du gjøre dette selv. Velg Fil, Alternativer og kalender. Der finner du muligheten til å gjøre møtene kortere. Likevel har det liten effekt om bare du gjør det, så promoter ideen til dine kolleger så vil det spre seg.

Du må også regne med å informere møtedeltakerne når møtet starter. Selv om møtet er 50 minutter i kalenderen deres er hodene deres gjerne innstilt på en time. Det tar det litt tid å omstille.

3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021

Det er tid både for tilbakeblikk og noen tanker om hva 2021 vil bringe. Her er 3 trender jeg tror vil prege mange arbeidsplasser fremover og noen tilbakeblikk på Smart endring blogginnlegg i dette året som gir grunnlag for å tro noe om dette.

Den første påvirker hvordan vi samarbeider, den andre hvordan vi organiserer vårt eget arbeid, og den tredje hvordan virksomheten kan legge til rette for enklere arbeid og samarbeid.

1. Selv når vi får komme tilbake til kontoret vil mange fortsatt ønske å beholde fleksibiliteten og mulighet til å jobbe hjemme. Dette fører til at de fleste møter blir hybridmøter og vi trenger effektive møteprosesser tilpasset dette.

2. Større frihet til å velge arbeidssted krever bedre selvledelse og økt ansvar for egen plan. Dette øker behovet for god prioritering, planlegging og en renessanse for tidsstyring.

3. Teams-året 2020 videreføres og Teams vil bli den nye arbeidsflaten der du starter dagen. Flere vil tilpasse Teams-kanaler med tilleggsverktøy for ulike arbeidsområder.

1. Effektive hybridmøter

Vi kommer ikke til å vite på forhånd hvem som dukker opp i møterommet og hvem som blir med i møtet hjemmefra. Det betyr at alle møter må planlegges som nettmøter for å være forberedt på dette. Tradisjonelt har bare en av deltakerne i møterommet koblet seg opp til nettmøtet. Det er OK dersom vi bare skal prate sammen, men møter i dag krever ofte mer samhandling med å bruke tavle for å bidra med ideer, eller å samarbeide om et tekst. Da holder det ikke med å bruke tavlen på møteromveggen. Vi må bruke den digitale tavlen i nettmøtet og da må alle i møterommet delta i møtet fra egen PC.

HAr du opplevd slike møter?

Vi har sett at mange har økt antallet møter i 2020 fordi vi i mindre grad har kunnet gjøre avklaringer når vi møtes på kontoret. For å holde antall møter nede må vi bli mer bevisste på om vi trenger å ha et møte, eller om vi med fordel kan koordinere oss gjennom Teams-meldinger og prosjektverktøy. For de møtene vi velger å ha stilles det høyere krav til forberedelse for at de skal bli effektive.

Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

2. Fleksibilitet og selvledelse

Med frihet kommer ansvar. Når vi i større grad arbeider der vi finner det hensiktsmessig kan vi i mindre grad basere oss på å gjøre muntlig oppfølging og avklaringer. Det fører til mer digital, skriftlig kommunikasjon. Fra før har den vanligste måten å sende en forespørsel, eller be noen om å gjøre noe, vært å sende en epost. Det blir nok ikke borte, men i tillegg får vi nå slike forespørsler gjennom Teams eller Slack, gjennom CRM og prosjektverktøy og vi kan få oppfølgingsoppgaver i møter. Vi kan ikke regne med å kunne gjøre alle oppgavene samme dag, så vi må prioritere og planlegge dem utfra viktighet og frister. I tillegg til å planlegge må vi utøve selvdisiplin, og håndtere avbrytelse og andre forstyrrelser.

Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

3. Økt bruk av Teams-muligheter

Bildet viser Planner/Tasks tillegget integrert i en Teams-kanal

Vi er gjerne medlem av flere Team som har kanaler for ulike arbeidsprosesser. For hver arbeidsprosess kan det være fordelaktig å legge til ulike verktøy. Prosjektverktøy i en prosjektkanal, møtenotater til avdelingsmøtekanalen, og en Excel-bok til budsjettkanalen. Ved å tilpasse verktøykassen til hver kanal vil vi ha alt vi trenger av verktøy, informasjon og arbeidsmateriale på ett sted. Det sparer mye tid og gir oss bedre oversikt i arbeidet.

Når virksomheter i stadig større grad tar i bruk Teams til arbeidsprosesser og prosjekter vil skreddersøm av verktøykassen føre til at det blir enklere å få jobben gjort og vi blir mer motivert til å ta i bruk nye arbeidsformer og verktøy.

De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Jeg ønsker dere alle en fredelig og avkoblende jul og et produktivt nytt år!

Kanskje kommer du til å oppleve det jeg beskriver i En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen ;-)

Julespesial - Hvordan feire jul med tom oppgaveliste

Mange opplever den siste tiden før jul som veldig stressende. VI vil så gjerne få unna oppgavene våre før jul, men hver dag kommer det nye. På et tidspunkt må vi si  "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter jul". Men mange synes det vanskelig å si nei, og oppgavelisten bare vokser. Etter hvert gir vi opp og tar jul med masse ubehandlede oppgaver som vi ikke vet når vi skal få gjort . Da er det ikke så lett å koble av.

Gjør heller dette:

1 - Helst 2 uker før ferien

1. Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, epost og oppgaver du har lovet andre å gjøre

2. Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før jul, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.

3. Flytt resten til etter nyttår. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid.

Det er vanskelig å få en oversikt over dette i en lang liste av oppgaver og det er lett å legge en urealistisk plan. VI er ikke gode til å omdanne lange oppgavelister til noe som gir oss et bilde i hodet over fremtidig arbeidsbelastning. Det er derimot Outlook. Der har du muligheten til å få en visuell oversikt over både kalenderavtaler og oppgaver i det samme bildet. (Se illustrasjon). Når vi ser at vi har en dag med mye møter er det ikke lurt å planlegge mange oppgaver på samme dag.

2 - Fram til ferien

1. For alle nye oppgaver, vurder om de kan vente til etter nyttår

2. Dersom de må gjøres før, vurder å flytte andre oppgaver til etter nyttår

3. Ved å fordele oppgaver utover i tid i dagene og ukene som kommer deler du opp listen i små biter. Det blir som dem klassiske "Hvordan kan du spise en hel elefant? En bit av gangen". Ved å ta en bit av oppgavelisten din hver dag vil også kunne gjøre det den siste dagen før du tar juleferie og ta jul med god samvittighet og mindre jobbstress.

 Hva gjør du med de oppgavene som eventuelt måtte gjenstå? Flytt dem til første uken i januar. Ikke la dem bli hengende og flytte seg fra dag til dag gjennom hele julen. Er det vanskelig å prioritere? Les Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

Jeg opererer med tre tidsrom når jeg planlegger oppgaver. Det jeg må gjøre i dag, som er å tømme dagens oppgaveliste. De neste 1-2 ukene der jeg vil tidfeste oppgavene til en bestemt dag. De som er “over horisonten” detaljplanlegger jeg ikke ennå, men legger inn på starten av en uke jeg tror kan passe..

3 - Ta ferie med god samvittighet

Trenger dere litt starthjelp til å ta kontroll over oppgavelister, epost og meldinger i Teams?  Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do. Dere kan være inntil 20 deltakere og den kan gjennomføres i nettmøte.

Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

Prioriterer de viktigste arbeidsoppgavene for å nå målet

Det kan gi en god følelse å stryke ut oppgaver fra oppgavelisten, men det kan også gi en falsk følelse av at du har jobbet med viktige ting. For å sikre at du jobber med det som er viktigst er min erfaring at du ofte må gjøre ubehagelige prioriteringer. Det betyr å bestemme seg for ikke å gjøre ting du virkelig ønsker å gjøre for å gjøre noe som er viktigere.

Det beste kan være det godes fiende

For å gjøre det er det en fordel å samle alt i en liste. I alle fall det du må bruke litt tid på å tenke gjennom og som krever arbeidstid for å gjennomføre. I tillegg kan det godt hende at du har korte oppfølgingslister for oppgaver som er "no brainere", men som du ikke kan følge opp akkurat der og da.

Vi må ikke gå så langt at vi blir en slave av systemet. Her er det jeg praktiserer for Outlook og Teams som er de to vanligste kanalene der vi får forespørsler fra andre.

Dersom jeg får en epost og jeg ikke kan behandle den der og da spør jeg meg selv, hvor mye haster den og hvor viktig er det? Dersom jeg vet jeg kommer til å behandle den i dag lar jeg den ligge i Innboksen og behandler den senere på dagen. Vet jeg at jeg må gjøre den senere flagger jeg den for oppfølging i morgen, neste uke, eller på en bestemt dato.
Jeg har min oppgaveliste i Outlook når jeg jobber på PC og To-Do når jeg er på mobilen. Der skriver jeg inn oppgaver og der følger jeg opp epostoppgaver i en oppgaveliste. Det gjør det enklest for meg å prioritere i hverdagen.

Tilsvarende, når jeg får en henvendelse i Teams lagrer jeg den i min oppfølgingsliste i Teams om det er noe jeg kommer til å behandle i dag. Er det senere overfører jeg oppfølgingsoppgaven til min oppgaveliste i Outlook/To-do med en bestemt oppfølgingsdato.

Les også Outlooks nye rolle i en verden av Teams - og om ditt nye oppgaveunivers

Gjør dine egne oppgaver synlige

Mange kommer på jobben med gode forsetter om alt de skal gjøre, og går hjem med en følelse av at man stort sett har arbeidet med oppgaver for andre. Dine egne oppgaver kom du aldri til. Den viktigste vaksinen for å stå imot presset fra andre er å gjøre dine oppgaver like synlige som de som kommer inn på epost og i Teams. Først når dine egne oppgaver er skrevet ned i den samme listen som oppgaver fra andre kan du finne en bedre balanse mellom det du gjør for andre og det du gjør for deg selv.

Hvordan vet du at du arbeider med de viktigste oppgavene?

Jeg er en stor tilhenger av Stephen Coveys Seven Habits of Highly Effective People. Arbeid med dette konseptet var en viktig del av min lederutvikling i Microsoft og har fulgt meg siden. Han sa

"You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside."

For noe av det vanskeligste er å si nei. Både til oppgaver andre ber deg om å gjøre, og til deg selv når du får lyst til å gjøre en oppgave som kanskje ikke er viktig, men som du har lyst til å gjøre.

Jeg har skrevet mer om dette temaet i Er du alltid busy på jobben? Full kalender og likevel føler du ikke at du får gjort alt du vil?

Vil du lære mer om hvordan du kan prioritere bedre i praksis, og få en bedre balanse mellom det du gjør for deg selv og det du gjør for andre, samtidig som du får stålkontroll på innboks frister og oppgaver? Få med deg dine kolleger på workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-do.

Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Utnytt muligheten den digitale verktøykassen gir oss til å samarbeide, holde oss oppdatert og koordinere med andre uten møter.

Bjørn O. Hopland er daglig leder i Smart endring as og rådgiver i den digitale arbeidhverdagen

Da COVID-19 traff oss måtte mange av oss plutselig jobbe hjemmefra. Selv om det å jobbe utenfor kontoret ikke er nytt hadde mange ikke opplevd utfordringene (og fordelene) med en helt digital arbeidsplass på denne måten før. Dette reiste fort mange spørsmål. Hva er den beste måten å kommunisere med kollegene på nå? Hvordan vet jeg når jeg skal ringe eller invitere til et nettmøte, og når jeg heller sender en e-post eller en chat? 

Mange har opplevd en økning i antall møter i denne tiden. Det fører til mer bunden tid og gir mindre tid til å "gjøre jobben". Møter kan være viktige, men må vi ha flere møter? Kunne noen av møtene vært erstattet av andre kommunikasjonsformer?

Må vi ha møter for å snakke sammen?

Møter er synkronkommunikasjon i likhet med en telefonsamtale, eller en prat ved kaffemaskinen. Vi må kanskje tenke nytt om hvordan vi kommuniserer med kolleger. Når du vil snakke med en, eller flere kolleger kan du ikke lenger gå bort til dem og si "Kan vi ta 10 minutter i møterommet?" Nå inviterer mange til et nettmøte isteden. Men nettmøter er ikke den eneste måte å kommunisere synkront på. Kjappe utvekslinger av meldinger i en Teams- eller Slack chat kan også være synkron kommunikasjon. Fordelen er at vi ikke binder opp tid i kalenderen, men kan ta praten som en nettprat der og da.

Les også: Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes

Synkron kommunikasjon er perfekt når du trenger svar på et spørsmål med en gang. Det kan nok også være det beste når de trenger brainstorming, eller når du vil få ideer og innspill fra flere andre på en gang. Da er møter ofte det vi tenker på først. Men det er ikke sikkert det alltid er det beste.

Ulempene med synkron kommunikasjon

På grunn av samtidigheten krever det at alle er på samme (virtuelle) sted samtidig. Dette kan være vanskelig fordi det krever at vi finner en tid i kalenderen som passer for alle. Når man jobber hjemme kan det fort komme noe i veien fordi man har barn hjemme, eller en partner som også skal ha møte. En annen ting er at det du synes dere å må snakke om på et møte ikke ses på som så viktig av den eller de du ønsker å møte.

I et møte, eller i en rask chat, er det ofte lite tid til å vurdere hva som er et godt svar på et spørsmål, eller vurdere alternative løsninger på problemer. Du har kanskje ikke tid til å skaffe nødvendig informasjon eller ressurser for å løse et problem på en god måte.

Så hva er alternativet til synkron kommunikasjon?

Som du sikkert gjette er det asynkron kommunikasjon. Da er det ikke nødvendig at alle deltar samtidig i en samtale. Eksempler på dette kan være epost, samtaler i Teams-kanaler, intranettinformasjon, samarbeid gjennom prosjektstyringsverktøy og bruk av video som kan spille av når som helst.

En arbeidsprosess, eller et prosjekt vil ofte kreve møter, men om vi bruker de digitale samarbeidsskanalene på en god måte kan det bli færre møter

Men noen av de synkrone metodene kan også være asynkrone eller hybrider. Selv om chat kan gjøres i sanntid, trenger du ikke å svare på en kollegas spørsmål med en gang. Det samme gjelder kanalmeldinger i Slack eller Teams. Du kan velge å svare dem med en gang eller når du er tilgjengelig. En hybrid kan være at noen deltar i et nettmøte, mens andre kan spille av et opptak av møtet senere.

Les også: Spill inn Teams-møtet til de som ikke kunne delta

Asynkron kommunikasjon fungerer best når samtidighet ikke er nødvendig. Det gjør det mulig for alle parter å lese og svare på innhold når det er praktisk mulig for dem. De trenger ikke å avbryte det de holder på med for å tilpasse seg en møtearrangørs kalender. I tillegg gir asynkron kommunikasjon deg mer tid til å samle informasjon, ressurser, tanker og meninger før du svarer på spørsmål, eller kommer med dine ideer. Du kan også unngå misforståelser ved å ta deg tid til å tenke og gjennomlese en epost eller et Teams-innlegg før du sender.

Når bør vi møtes eller ringes, og når kan vi med fordel legge ut et Teams-innlegg?

Still deg selv spørsmålene:

• Er det viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

• Må jeg ha et svar straks?

• Trenger de jeg jobber sammen med informasjon fra meg her og nå?

• Er du sikker på at vi må ha et møte på dette?

Vurder om du kan oppnå det du ønsker med å

• Sende en epost eller lage et Teams-innlegg

• Gjøre om et informasjonsmøte til en innspilt video.

• Skriv inn dine kommentarer i et dokument fremfor å ha et møte for å kommunisere det samme verbalt.

• Lag en skjermvideo for å forklare noe fremfor å gjøre en demo i et møte.

Les også: Se 5 av fordelene du får når du bytter ut Outlook med Teams

Det er ikke bare en rett måte å kommunisere på når vi arbeider på ulike steder. Noe haster og trenger umiddelbar oppmerksomhet. Andre, mindre presserende saker kan håndteres på en mindre forstyrrende og kanskje enda bedre måte. Med en bedre forståelse av når du bruker hva kan du sannsynligvis spare tid, ha færre avbrytelser for møter og oppnå høyere fleksibilitet enten du jobber hjemme eller på kontoret.

Les mer om å samarbeide når vi er på forskjellige steder og det er uforutsigbart når vi møtes.

Å lede når noen er hjemme og noen på kontoret

Du må unngå at de som sitter hjemme får følelsen av å gå glipp av noe

Dette blogginnlegget er inspirert av et innlegg fra Camtasia som leverer programvare for innspilling og redigering av video.

Smart arbeid og samarbeid i en post-koronatid

Som følge av Korona kommer mange til å fortsette å ha en ny arbeidshverdag der man i større grad enn før har en blanding av å jobbe på kontoret, hjemme og andre steder. Dette realiserte vi i Microsoft for 25 år siden som “The New World of Work” mens jeg var ansatt der, og det ser nå mange flere mulighetene i.

Den utfordringen mange har opplevd med å arbeide hjemme er at det kan bli vanskeligere å sette grenser mellom arbeid og fritid. Det setter større krav til selvledelse, men også til planlegging og til ledere. Skal man kunne ha fleksibilitet i å kunne styre egen arbeidshverdag må også rammene for dette være til stede. I Microsoft ville det være meningsløst å binde rammer opp til hvor mange timer man skulle være på kontoret, og det blir det nå for mange andre også. En mer fleksibel arbeidsform krever at man i større grad jobber mot mål og resultater enn at man blir målt på hvor mange timer man jobber. Det blir den nye rammen. Det som er viktig er at det må være selvvalgt. En undersøkelse gjort nylig av Gallup viser at de som selv kan velge hvor de arbeider har større jobbengasjement enn de som må jobbe hjemme, eller må jobbe på kontoret.

Les også: Det er stor forskjell på å kunne jobbe hjemme og måtte jobbe hjemme

Det å håndtere en stadig mer fleksibel digital arbeidshverdag er ikke alltid enkelt. Teknologien gir oss mange muligheter, men som Microsoft president for virksomhet utenfor USA, Jean Philippe Courtois sier det:

«The New World of Work is all about People»

Forutsigbare rammer skaper godt grunnlag for fleksibilitet.

Når alt er fleksibelt blir også alt uforutsigbart. Som leder i Microsoft var jeg vant med at alle arbeidet der det var mest hensiktsmessig. Når noen skulle forberede en presentasjon satt de gjerne hjemme for å få færre avbrytelser og for å konsentrere seg bedre. Dager jeg hadde mange nettmøter satt jeg også gjerne hjemme fordi det var unødvendig å beslaglegge et møterom en hel dag på kontoret bare for meg selv. Møterom er det som kjent alltid for lite av.

For å skape forutsigbarhet holdt vi teammøter, prosjektmøter, salgsmøter mm. på mandager slik at man kunne planlegge for det og ha frihet til å legge sin egen plan for resten av uken. Større møter og samlingen ble lagt i kalenderen 3-6 måneder før. Ved å skape forutsigbarhet i bunden tid skapte det muligheter for alle til å planlegge rundt møter og arrangementer.

Hvordan ta vare på seg selv i en post-koronatid

Et annen måte definere rammene for arbeid i en slik form er i hvilken grad man har en god balanse mellom tid og energi brukt på jobb og resten av dagen. Siden antall timer ikke lenger kan brukes som mål trenger vi noe annet. I Microsofts årlige medarbeiderundersøkelse er ett viktig utsagn:

"Jeg blir gjort oppmerksom på viktige leveranser tidsnok til at jeg kan inkludere jobb/fritid-balanse i min plan."

Dette blir ledere målt på og det stiller krav til at de må planlegge. De kan ikke bare si "denne rapporten må jeg ha i morgen" Da ødelegger de din dagsplan. Man må få en rimelig tid til å prioritere forespørsler inn i egen plan.

Trår du vannet, eller går du på crawl-kurs for å få opp farta?

Men det stiller også krav til at de ansatte også planlegger og er i stand til å arbeide selvstendig. Når plutselig mange måtte jobbe hjemme og møtene ble omgjort til Teams-møter ble mange kastet ut på dypt vann. De lærte fort å ta enkle svømmetak, men ikke å crawle som er mye mer effektivt for fremdriften.

I henhold til undersøkelse fra Company Pulse har 44 % ikke har en tilrettelagt arbeidsplass i hjemmet, utilstrekkelige teknologiløsninger og manglende kompetanse, eller de er ikke tilstrekkelig disiplinert.

Arbeidsmiljøloven sier at det skal gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstakeren er i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer i arbeidssituasjonen, og  som følge av innføring av ny teknologi.

I en post-koronatid der både arbeidsgivere og arbeidstakere blir enige om at det er en god ide å fortsette med en del av arbeidet hjemme kan alle vinne mye på ta et kurs i crawl, og ikke fortsette med å bare trå vannet :-)

VI snakker ikke om dager med opplæring, men om timer. Det er ikke så mye som skal til, men det er viktig å skape en felles forståelse for, og individuelle ferdigheter i, hvordan vi nå skal arbeide og samarbeide i den stadig mer fleksible digitale arbeidshverdagen.

Sjekk ut Smart endrings workshops og programmer for en post-koronatid på www.smartendring.no For dere som bruker Teams vil et bra startpunkt kunne være 2 x 1 times workshop i Bruk Teams smartere og Smartere nettmøter med Teams

I tillegg anbefaler jeg å vurdere en 2-3 timers bedriftsintern workshop for ledere i Smart ledelse i post-korona arbeidshverdagen

Jeg ønsker dere alle en god sommer og en fremgangsrik post-koronahøst.

Hvordan digitale verktøy har endret arbeidsplassen de siste 25 år

Bill Gates sa en gang: Vi overvurderer hvilke endringer som vi skje på kort sikt, men undervurderer endringen som vi skje på lang sikt. Jeg har sett litt tilbake i tid da jeg startet i Microsoft i 1995. Hvordan arbeidet vi da, og hvordan arbeider vi nå? Ikke dumt å reflektere litt over det av og til. God sommer!