Må vi rydde i gamle filer for å ha nytte av Copilot for M365?

Hvordan vet du at Copilot bruker rett versjon av dokumenter når du stiller spørsmål om emner, eller skal generere nye dokumenter basert på innhold du har tilgang til? Du lagrer kanskje flere utkast før du har det endelige dokumentet som skal brukes.

Når det finnes tusenvis av dokumenter i Teams og SharePoint, er mange redde for at utdaterte og kanskje uferdige dokumentversjoner kan bli brukt av Copilot. Frykten er at det kan føre til at Copilot gir feil resultater når vi spør om innhold i rapporter eller om bestemte emner.

Vi tør ikke å slette dokumenter de ikke vet hva er

Er vi nødt til å gjennomgå alle dokumenter og luke ut de vi ikke vil Copilot skal finne? For de fleste virker det helt urealistisk. Særlig når mange av dokumentene er lastet opp fra en gammel server. Da følger det med mange gamle dokumenter som mangler eier siden den som opprettet dem har sluttet, og ingen ønsker å ta på seg ansvaret for å slette dem.

Hva er konsekvensen av at vi laster opp alle gamle dokumenter uten å rydde?

Hva skjer når Copilot har flere versjoner av et dokument å velge mellom? Eller det er flere dokumenter som omhandler et tema du ber Copilot behandle? Hvordan kan du være sikker på at Copilot henter ut den korrekte informasjonen fra riktig dokumentversjon? Hva gjør Copilot i et slikt tilfelle?

For å sikre at Copilot for M365 velger det riktige dokumentet, er nøkkelen å bruke spesifikke nøkkelord og referanser som identifiserer det riktige dokumentet. Dette kan være en unik tittel, opprettelsesdato og forfatter, sist redigert og av hvem, og dokumenttype som du inkluderer i forespørselen din.

Du kan også starte med å søke etter relevante dokumenter, og selv bestemme hvilket som skal brukes. Det er faktisk Copilot veldig god til. Dersom du vet hvor dokumentet er lagret kan du referere direkte til dette. Da er du helt sikker på hvilket dokument som blir brukt.

Tre måter å sikre at du bygger ditt dokument på riktig grunnlag

Jeg skal skrive en artikkel om smart prioritering og planlegging. Jeg vet at det finnes mye om dette i diverse dokumenter i OneDrive, Teams eller SharePoint. Hvordan sikrer jeg at jeg bruker de beste kildene?

Be om referanser

Jeg ber Copilot i Word om å lage et dokument med følgende instruksjon:

Smart prioritering og planlegging basert på dokumenter på min OneDrive. Oppgi referanser til dokumenter som er brukt som kilder. Lengde ca. 500 ord

Jeg lar Copilot generere dokumentet og har mulighet til å sjekke hvilke dokumenter som er brukt.

Be Copilot finne relevante dokumenter

I Copilot chat ber jeg Copilot om en liste over relevante kildedokumenter. Finn dokumenter om smart prioritering og planlegging på min OneDrive. Nå får jeg en liste og kan velge ett eller flere dokumenter jeg ønsker å bruke som grunnlag for min artikkel.

Velg hvilke dokumenter du vil bygge på

Ved gjennomgang av listen velger jeg ut ett til tre dokumenter jeg vil bygge min artikkel på. De kan være i Word, PDF, eller PowerPoint-format. Når jeg velger Referer til en fil, vil jeg få opp en liste over nylig åpnede dokumenter. Dersom jeg jeg har åpnet de relevante dokumentene like før er det sannsynlig at de er i denne listen. Om de ikke er det er det enkleste å hente en lenke til dokumenter i OneDrive eller Teams og lime inn denne i din instruksjon til Copilot. Da blir min instruksjon som vist i figuren.

Eksemplet her er å generere et nytt Word-dokument, men du kan bruke den samme metoden for å opprette en PowerPoint-presentasjon.

Er dere en gruppe som vil komme raskt i gang med Copilot for M365 på en sikker måte? Vurder 2-timers workshopen Smart bruk av Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS. For en rask introduksjon til det som skaper mest nytte fort er det også en 40-minutters lunsj og lær utgave av denne. Ta kontakt for å høre mer.

Har du mistet muligheter i Copilot for Edge nylig?

Mange som bruker Copilot i Edge eller Chrome på jobben har merket at ting som tidligere fungerte, ikke lenger fungerer. Dette kan være forvirrende. For å forstå hva som foregår og hvilke konsekvenser det har for deg, får du her bakgrunnsinformasjon, og hva det betyr i praksis for deg nå og fremover.

Copilot for jobb skiller lag med Copilot for forbrukere

Tidligere, om du gikk til nettsiden copilot.microsoft.com kom du inn på denne adressen uansett om du ikke var logget på, logget på med en privat Microsoft konto som hotmail.com eller outlook.com, eller med jobbkontoen din.

Men nylig, når jeg logget på med min jobbkonto bjorn@smartendring.no blir jeg omdirigert til m365.cloud.microsoft.

Microsoft skiller nå tydeligere mellom privat bruk av Copilot, og jobb bruk. Du har sikkert sett det grønne skjoldet du får når du logger på med jobbadressen din. Da visste du at du har en trygg forbindelse med Copilot og at dine og virksomhetens data er beskyttet.

Denne endringen gjelder også for mobil. Om du har installert Copilot mobilappen. Om du nå prøver å logge deg på denne med jobbkonto blir du omdirigert til Microsoft 365 appen der Copilot for jobbformål nå er innebygget.

Sikkerhet og trygghet for dine data

I disse dager er Microsoft i ferd med å ytterligere styrke sikkerhetsmodellen ved å bytte ut den nåværende Commercial Data Protection med Enterprise Data Protection - EDP. I praksis betyr det sterk kryptering av lagrede data, og når data transporteres over nett. Sterkere beskyttelse av privatliv i henhold til GDPR. Og sterkere beskyttelse mot angrep på deg og modellen fra hackere. Du har kanskje lagt merke til at det grønne skjoldet er erstattet med et hvitt skjold nå? Da er dine data beskyttet av EDP.

Dette er ikke tilgjengelig i overgangsfasen

Dette betyr at Copilot blir enda tryggere å bruke i tiden fremover. Dette er en stor endring, og tar tid å gjennomføre. I overgangen vil noen funksjoner være utilgjengelige. Her er en liste over de viktigste funksjonene hva som er midlertidig utilgjengelig i overgangen, og når vi kan forvente å få dem tilbake igjen:

• Bildeopplastning: Lar deg ta bilder, eller laste opp eller kopiere og lime inn bilder i Copilot for å analysere dem, og produsere innhold.

• Bruke innhold fra web-sider i Edge: Refererer til åpne sider i Microsoft Edge, og få Copilot til å bruke sidepanelet for å lage sitt svar.

• Sideoppsummering: Lar brukere oppsummere en åpen nettside eller PDF i Edge.

Disse mulighetene vil bli tilgjengelige igjen mot slutten av 2024. I mellomtiden kan du velge å bytte til en privat Microsoft konto om du ønsker disse mulighetene. Men da vil ikke dataene være beskyttet, så det bør du tenke på om du vil bruke det til jobbformål. Det samme gjelder for øvrig om du bruker ChatGPT. Der er heller ikke dine data beskyttet.

Dette blir avviklet i Copilot

For å tilfredsstille kravene i EDP vil noen funksjoner bli helt borte. Her er en liste over det som ikke kommer tilbake:

• Tonevelger: Lot deg velge en av noen få forhåndsinnstilte toner for Copilots-svaret. Uten tonevelger, hvis du vil at Copilot skal svare i en bestemt tone, kan du spesifisere tonen som en del av ledeteksten.

•  Notatblokk: Du kunne gjenta og finjustere meldingene dine i flere iterasjoner på en side. Du kan nå gjenta og avgrense meldingene dine gjennom dialog med Copilot.

• Skriv (Copilot i Edge):Ga et oppsett for å lage utkast til innhold i forskjellige toner, formater og lengder med noen knappetrykk. Uten denne funksjonen kan du redigere tekst ved å bruke Skriv om i Microsoft Edge.

Jeg ser selvfølgelig frem til å få tilbake bildeanalyse og oppsummering av Web-sider, men i mellomtiden kan jeg ikke annet enn å være tålmodig, og kanskje bytte til min private Microsoft-konto om savnet blir for stort.

Vil dere bli oppdatert med både de grunnleggende og de nyeste mulighetene i Copilot kan dere vurdere en praktisk hands-om workshop med Smart endring for ta ut nytteverdien av Copilot på jobben.

• For dere som ikke har Copilot for M365, sjekk workshopen Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365

• For dere som har Copilot for M365, velger dere Smart bruk av Copilot for Microsoft 365

På tide å si farvel til Outlook Classic, og velkommen til Nye Outlook ?

Det er mange år siden nå, men jeg husker hvor vanskelig det var å kvitte seg med min Time manager planlegger jeg brukte gjennom 15 år. Men fordi fordelene med å ha et digitalt system ble større gjorde jeg det i 2003. Kan hende er jeg i samme situasjon nå? Jeg må gi avkall på de fordelene Outlook Classic gir meg fordi jeg totalt sett har mer å vinne ved å bruke helheten i Microsoft 365 oppgavesystemet der oppgaver fra Nye Outlook, OneNote og Planner kommer sammen i To do.

Daglig prioritering og planlegging

Det jeg brenner for er å oppnå gode resultater med reduseret stress. Da er det viktig å balansere oppgaver fra andre, som ofte er forespørsler i epost og Teams, med egne aktiviteter for å nå ønskede mål. Er du ikke spesielt opptatt av struktur og planlegging, men ønsker å ha god kontroll på forespørsler og egne aktiviteter er kombinasjonen Outlook og Teams det som gir deg dette. De har en felles oppgavemodul som gjør at du kan "flagge" forespørsler du ikke kan behandle her og nå i en felles oppgaveliste. 

Samme prinsipp, ulike verktøy

Oppgaver i To do kan prioriters og tidfestes i kalenderen

Det jeg vil savne fra Outlook classic er å kunne ha et overblikk over oppgaver fra Outlook og Teams sammen med mine avtaler i kalenderen. Det har gitt meg en mulighet til å sette opp korte oppgavelister for hver dag. Da kan jeg planlegge færre oppgaver på dager med mye avtaler og få en mer realistisk plan.

Se hvordan dette ser ut og les mer i Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen

Men jeg ser jeg kan få til dette på en litt annen måte i To do. Spesielt på PC der jeg kan se kalenderen med oppgavene i et sidepanel. Det gir meg god oversikt. En gevinst er også at jeg kan se oppgaver tildelt meg i Planner. Med To do på mobil har jeg også med meg oppgavene i lomma med.

Min historie om prioritering og planlegging

For 10 år siden skrev jeg blogginnlegget: Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?. Den gangen foregikk all digital kommunikasjon og samhandling gjennom Outlook. Det var også mitt verktøy for prioritering og planlegging gjennom bruk av oppgaver/tasks, og kalender.

Med smart bruk av Outlook kunne jeg ta kontroll over innboksen, flagge epost for oppfølging i morgen, eller neste uke og legge inn mine egne oppgaver. Det ble mitt daglige prioriterings og planleggingsverktøy.

Likevel savnet jeg et mer overordnet, strategisk planleggingsverktøy. I mange år brukte jeg min Time manager planlegger som gav meg dette perspektivet i tillegg til kalender og oppgavelister. Men da jeg startet i Microsoft i 1995 gikk jeg helt over til digital kalender, og da OneNote kom i 2003 laget jeg struktur tilsvarende Time Manager der og ble heldigital.

Her er historien om hvordan jeg gjorde dette: Var du en time manager ™ disippel?

Hva er nytt?

Nå, 10 år etter er ikke lenger Outlook det eneste kommunikasjons og samhandlingsverktøyet lenger. Vi bruker mer og mer Teams for daglig samhandling, Planner for felles oppgaver, og har fremdeles Outlook for epost og kalender. Og nå er oppgavedelen i Outlook jeg har brukt i alle år i ferd med å bli erstattet av Microsoft To do.

Mitt oppgaveunivers – med To do som oppgavesentral

Har du valgt å gå over til nye Outlook vil du se at oppgave/task-modulen er erstattet av To do. Med det mister jeg muligheter jeg har likt, men får fordelen av et oppgavesystem som fungerer på tvers av alle relevante programmer i Microsoft 365. Da er det også på tide for meg å oppgradere mitt system for å utnytte disse mulighetene.

Heldigvis kan jeg beholde mye av tankegangen og arbeidsform jeg vet fungerer og tilpasse dette til den nye verktøykassen.

Ønsker dere å bli bedre på prioritering og planlegging i hverdagen og få dere oversikt og mindre stress? Vurder gjerne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do

For målrettet strategisk planlegging der dere omsetter mål til handling og gode resultater kan Smart endring tilby workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid

Er dere en gruppe ledere som vil gjøre dette på teamnivå kan dere gjerne ta kontakt for å diskutere muligheten for en workshop i Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag

Bruker du ChatGPT der du kunne brukt tekstverktøy i Word?

Jeg kjenner flere som bruker ChatGPT for å sjekke språkbruk, tegnsetting og grammatikk på tekster de har skrevet. Ja, og til oversettelse av tekst. Men om du skriver teksten i Word, hvorfor tar du denne omveien? Du kommer langt med de innebygde verktøyene i Word. Stave- og grammatikksjekk skjer automatisk mens du skriver. Og vil du variere ordbruken og finne alternative ord åpner du synonymordboken.

Oversettelse av omfattende dokumenter til hvilket som helst språk går på sekunder. Og dette er ikke Google translate med rare oversettelser. Den benytter samme type språkmodell som ChatGPT og Copilot til å oversette meningen av et avsnitt. Ikke ord for ord.

Få hjelp fra en redaktør

Om du vil ha en helhetlig vurdering av dokumentet med hensyn til tydelighet og godt språk, kan du aktivere redaktørfunksjonen. Der får du raskt beskjed om du ikke har riktig tegnsetting, har brukt forslitte fraser, og/å feil og bøying av verb. Du får redaktørpoeng for klart og korrekt språk.

Har du Copilot for Microsoft 365?

Er du fremdeles ikke helt fornøyd med teksten din, og har Copilot for Word har du enda flere muligheter. Du kan både generere hele dokumenter, og forbedre tekster su allerede har skrevet. Faktisk er dokumentet brukt i illustrasjonene generert av Copilot i Word. For å sette retteverktøyene i Word på prøve ba jeg om å få generert noen feil også. Her er instruksjonen jeg brukte «Lag et dokument på 2 A4-sider om fremtidens energiformer i Norge. Legg inn noen skrivefeil og litt dårlig grammatikk».

I tillegg til å generere tekst, kan du bruke Copilot til å forbedre og endre tekst med ønsket stil og innhold. Ved å åpne Copilotpanelet kan du analysere teksten stille spørsmål til Copilot om innholdet. Du kan også grave dypere i det temaet du skriver om.

Ønsker du å utnytte alle de avanserte i mulighetene innebygget Word, er ikke det Smart endrings spesialitet. Men om dere vil forstå og ta i bruk avansert dokumentbehandling i Microsoft 365 og Teams kan dere vurdere workshopen Smart dokumentbehandling i Teams — Smart endring AS. Ønsker du å bli virkelig god i å lage og presentere PowerPoint kan du sjekke ut Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner — Smart endring AS.

Legg ved dokumenter til Teams-møtet fra Outlook og Teams

Jeg vet mange har en praksis utviklet gjennom år med at møtedokumenter blir lagt ved Outlook kalenderinvitasjonen til et møte. Men, inntil nylig har ikke disse dokumentene vært synlig i Teams-møtet. Det er de nå.

Dersom du bare ønsker å dele dokumenter som møtegrunnlag gjør dette at du både kan delta i møtet fra, og laste ned og åpne dokumenter fra Teams-appen. Men, som før åpner alle bare en kopi av dokumentet. Du kan ikke samarbeide om, og endre et møtevedlegg. Det kan være greit om det bare er en referanse, men hva om dere ønsker å gjøre endringer? Du inviterer kanskje til et møte om 2 uker og legger ved møtedokumenter. Men så trenger du å oppdatere dokumentet før møtet. Hva gjør du da?

Møtedokument lagt ved i Outlook vises i Teams-kalenderen

Last opp dokumentet til OneDrive eller Teams for å dele et møtedokument

Dersom du legger inn et dokument som vedlegg i en Outlook møteinvitasjon, kan du enkelt gjøre originalen tilgjengelig for møtedeltakerne ved å laste opp dokumentet der og da til din OneDrive. Da vil du kunne oppdatere dokumentet helt frem til møtetidspunktet. I tillegg vil møtedeltakere i organisasjonen kunne åpne og legge inn tilleggsinformasjon, og dere vil kunne samskrive i dokumentet under møtet.

Etter møtet vil du sannsynligvis flytte møtedokumentet til et annet sted. Hvor finner jeg det da? Jo, det ligger i mappen Vedlegg på din OneDrive, eller på øverste nivå i Teamets dokumentbibliotek.

Burde ikke møtedokumenter ligge i et Team?

Last opp et møtedokument til OneDrive eller Teams fra OUtlook

Beskrivelsen over viser hvordan man kan videreføre en eksisterende praksis hos mange. Men i dag vil det ofte være mer naturlig at møtedokumenter allerede ligger i en Teams-kanal. Da virker det unaturlig å legge dem inn som vedlegg i en Outlook møte, for så å laste dem opp på nytt. Da er det bedre å dele en lenke til der dokumentene allerede ligger.

Det kan du gjøre ved å hente en delingslenke til dokumentet fra Teams og lime den inn i Outlook møteinvitasjonen, eller du kan hente inn lenker til møtedokumentene direkte i en Teams møteinvitasjon.

Legg til møtedokumenter i Teams-møtet

Legg ved dokumenter fra OneDrive eller Teams til møtet

Send møteinvitasjonen fra Outlook eller Teams. Åpne Teamsmøtet fra kalenderen i Teams og velg Delt fra menyen. Der kan du velge Last opp og legg ved Skyfiler. Der velger du dokumenter fra din OneDrive og/eller fra en Teams-kanal. Nå kan du oppdatere innhold når som helt før, og under møtet. Dokumentene vil også være synlig for deltakerne i møtechatten.

Vil dere ha full oversikt over dokumentbehandling og kontroll i Teams kan dere vurdere workshopen Smart dokumentbehandling i Teams — Smart endring AS

Kan Teams Premium kan være et alternativ til Copilot for en tredjedel av prisen?

Alle har hørt om Copilot, men få har hørt om Teams Premium. Og det er ikke sikkert det er så viktig for alle å vite noe om. Men for de som arrangerer mange Teams-møter og er spesielt opptatt av sikkerhet, vil ha automatisk generert KI-sammendrag, og forslag til oppfølgingsoppgaver fra møtet kan Premium være noe å vurdere. Personlig har jeg stor fordel av Premium når jeg arrangerer nettseminarer.

Smart oppsummering av møter.

Smart oppsummering er nok det de fleste vil bruke for å begrunne kjøp av Teams Premium. For ca. 100 kr/måned får du AI-genererte møtenotater og forslag til oppgaver etter møtet. Under opptaket i oppsummeringen får du også en tidslinje med hvem som snakket, og når i møteopptaket. Det får du også om du har Copilot, men i Teams Premium får du også en analyse av engasjement under, og etter møtet.

Dette er kanskje mest aktuelt for møtearrangører, men alle deltakere kan selvfølgelig også ha glede av dette. Da må hver møtedeltaker som ønsker dette også ha Teams Premium. Dersom organisasjonen ikke har sperret for dette, kan deltakeren selv prøve dette gratis i 60 dager før det koster noe ved å opprette en prøvelisens.

Les også: Valg dere bør gjøre før bruk av Copilot i Teams-møter

Proffe nettseminarer

Du kan opprette og gjennomføre nettseminarer med Teams, men Premium har bedre muligheter for håndtering av påmeldinger, tilpasning av epostkommunikasjon med deltakerne og til å ha kontroll over møtet med green-room. Det vil si at jeg kan bestemme hvem som er synlige på skjermen og jeg kan skjule deltakernavnene. Noe som er en god beskyttelse for deltakerne. Det gjelder både under nettseminaret og i opptaket jeg publiserer etterpå.

Vil dere planlegge og øve på proffe nettseminarer, hybridkonferanser, gruppearbeider mm. Kan dere vurdere workshopen  Smarte nettworkshops og konferanser med Teams

Ekstra sikre Teams-møter

Teams Premium tilbyr flere sikkerhetsfunksjoner for å beskytte møter, inkludert kryptering av møtet, vannmerker i skjermdeling, og muligheten til å hindre kopiering av møtechat. Disse funksjonene bidrar til å sikre konfidensialiteten og integriteten til møteinformasjonen. Dette kan være spesielt viktig i sensitive forretningsdiskusjoner, eller når man deler følsom informasjon. Er du spesielt interessert i dette anbefaler jeg å lese mer i

Advanced meeting protection in Microsoft Teams Premium

Valg dere bør gjøre før bruk av Copilot i Teams-møter

Når en organisasjon vurderer å ta i bruk Copilot, er forventningene fra mange å kunne bruke det til oppsummeringer og automatiske møtenotater. Copilot kan skille ut diskusjonstema, konklusjoner og beslutninger. Den kan også lage liste over mulige oppfølgingsoppgaver med hvem som skal gjøre hva.

Copilot i møter fungerer ikke uten transkripsjon, eller?

Men hva om noen kommer til deg og sier: I mai 2023 lovet du i møtet dette ….. Vil du bli konfrontert med et sitat fra et møte i fjor?

Start av Innspilling og transkripsjon i Teams-møte

For at Copilot skal kunne fungere i møter, må transkripsjon være påslått. Transkripsjoner lagres i OneDrive for enkeltmøter og deles med møtedeltakerne. For kanalmøter lagres transkripsjonen og er tilgjengelige i Teams-kanalen. I begge tilfeller oppbevares transkripsjoner til de eventuelt slettes av møteorganisatoren.

Organisasjonen kan lage en oppbevaringspolicy som begrenser lagringstiden for transkripsjoner. Dette kan bidra til å sikre at data ikke oppbevares lenger enn nødvendig, for å overholde personvernregler og eventuelle interne retningslinjer. Men, hvor lenge? Det er det organisasjonen som bestemmer.

Copilot for møter uten påslått transkripsjon

Når det gjelder møteinnstillinger, kan organisasjonen velge å tillate Copilot bare mens møtet pågår. Dette betyr at du kan bruke Copilot til oppsummering og til å stille spørsmål til det som er sagt i møtet, men du får ikke se transkripsjonen. Innholdet generert av Copilot, og den skjulte transkripsjonen blir slettet når møtet avsluttes. Dette er ikke slått på som standard og må aktiveres for organisasjonen før det er tilgjengelig for valg i møteinnstillinger for hvert enkelt Teams-møte

Hva om jeg ikke vil transkriberes?

I virksomheter jeg kjenner til er det vanlig å spørre møtedeltakerne dersom man ønsker å spille inn møtet. Men det er oftest opp til deltakerne selv å forholde seg til dette. På mange måter kan transkribering føles enda "farligere". Den er heller ikke perfekt, så ord kan feiltolkes. Kan vi forlange at alle deltakere eksplisitt godkjenner innspilling og transkripsjon. Ja, det kan vi.

Organisasjonen kan aktivere en policy som krever at hver møtedeltaker aktivt må godkjenne. Dette sikrer at alle deltakere er klar over og samtykker til at møtet blir innspilt eller transkribert. Det vil ikke forhindre transkribering, men for deltakere som ikke aktivt godkjenner vil mikrofon, kamera og innholdsdeling være avslått frem til godkjenning gis.

Hva med mitt personvern når jeg bruker Copilot i møtet?

Copilot-chat i møter er personlig. Bare du kan se spørsmålene du stiller Copilot, og svarene du får. Dette sikrer at sensitive spørsmål du stiller til Copilot og svarene ikke avslører noe du ikke vi andre skal se.

Organisasjonens Innstillinger for møter og Copilot beskrevet over kan endres av Teams IT-administrator, men bør være basert på ledelsens avgjørelser i samråd med de ansatte.

Ved å ta stilling til disse valgene og innstillingene, kan organisasjonen sikre en effektiv og sikker bruk av Copilot i Teams-møter, samtidig som personvern og retningslinjer ivaretas.

Ta gjerne kontakt om dere ønsker en diskusjonspartner rundt dette, eller annet rundt Teams innstillinger og struktur. Sjekk også gjerne workshopen Smart administrasjon av Teams for superbrukere — Smart endring AS. Denne passer både for IT og andre interesenter og kan tilpasses de områdene dere er mest interessert i.

Virksomheter bør ha et aktivt forhold til ansattes bruk av KI-verktøy

Med gratisversjoner av ulike KI-verktøy som for eksempel ChatGPT ligger listen lavt for alle som ønsker å prøve ut dette på jobben. Når du hører og leser om at du kan bli mer kreativ, produktiv og levere med bedre kvalitet ved bruk av KI ville det være rart om ikke mange ville prøve ut dette.

Likevel er det nok blandet hvor mye ledelsen i små og mellomstore virksomheter ser det som sitt ansvar at de ansatte tar i bruk KI på en trygg måte for seg selv og virksomheten.

Når ikke ansatte blir tilbudt KI-verktøy på jobben, tar de saken i egne hender og bruker private løsninger. I henhold til Arbeidsindeksrapporten fra Microsoft og LinkedIn 2024 har 80% de spurte tatt i bruk private KI-verktøy på jobben.

Blir du ikke tilbudt KI-verktøy på jobben bruker du private verktøy

Jeg opplever at ledelse og ansatte i mange virksomheter ikke er klar over at de har muligheten til trygg bruk av KI allerede. Anslagsvis 8 av 10 norske virksomheter benytte Microsoft plattformen for arbeid og samarbeid, og i denne ligger det gode muligheter til bruk av KI uten at det koster noe mer.

Mange har hørt om Microsoft Copilot, men vegrer seg for å vurdere dette fordi de hører at det er dyrt. Ja, Copilot for Microsoft 365 er ikke billig, men du må ikke ha dette for å starte med KI.

Copilot for nettet i Edge, Chrome og på mobil er inkludert i Microsoft 365 og gir mange muligheter, samtidig som det er tryggere enn andre verktøy som ChatGPT.

Hva gjør Copilot trygt på jobben?

Du kan bruke Copilot for å gjøre sammendrag av rapporter, skrive nytt stoff basert på interne dokumenter og mye mer fordi Microsoft ikke ser dine forespørsler og dokumenter, og dine data blir ikke brukt til å trene modellen som er basert på GPT-4o utviklet i samarbeid med OpenAI.

Du kan også lage nytt stoff og gjøre forespørsler på nett med data oppdatert til siste minutt fordi Copilot henter oppdaterte data fra internett i sanntid.

Du trenger ikke vente

Dersom du vil teste ut Copilot for nettet selv, eller dere er noen kolleger som vil gjøre dette sammen, sjekk mine tips her: Hvordan får du maksimal nytteverdi av KI-verktøy som Copilot?

Er du leder eller initiativtaker til å ta i bruk Copilot kan dere få en hurtigstart ved å investere i en Smart endring workshop.

Avhengig av hva dere har tilgang til kan dere sjekke ut

• Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365 — Smart endring AS for alle med Microsoft 365

• Smart bruk av Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS for dere som har investert i Copilot for M365

Er Loop og Teams møtenotater egnet til strukturert samarbeid?

I Oktober 2023 skrev jeg Hva er Teams møtenotater, og bør vi bruke den funksjonen? Nå har jeg sett på dette igjen. Teams møtenotater er basert på en Loop-komponent. Dette er en spennende teknologi for sanntids samarbeid på tvers av Teams, epost og Web, men er det egnet for strukturert samarbeid over tid?

Hvor er møtenotatene om 2-3 år?

Den største utfordringen med å bruke Teams møtenotater er at de havner på møtearrangørens  OneDrive og så blir tilgang gitt til møtedeltakeren. Selv om du oppretter et kanalmøte der møtechat og annet du deler i møtet blir lagret i kanalen, blir ikke møtenotatene lagret i kanalen. Så om 2-3 år når møtearrangøren slutter og OneDriven blir slettet, vil alle notatene bli borte for alltid.

Personlig har jeg hatt stor nytte med å finne tilbake til felles møtenotater i etterkant.

Les mer om dette: Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

OneNote i Teams sikrer kontinuitet

Jeg har i mange år hatt god erfaring med å opprette felles møtebok i OneNote, knyttet til et Team. Da vil alle notater lagres permanent og kontinuiteten sikret med at nye medlemmer i Teamet får tilgang til historiske møtenotater, og selv om noen slutter blir ikke møtenotatene deres borte.

Det som alltid har vært vanskelig er å etablere et oversiktlig system for oppfølging av møteoppgaver. Ved å synkronisere Teams notatblokken til OneNote skrivebordsprogrammet er det mulig å flagge egne oppgaver for oppfølging, og se disse i To do. Likevel, for noen blir dette for krevende, og du kan heller ikke tildele oppgaver til andre på denne måten.

Kombiner OneNote møtenotater med Loop for oppgavefordeling

Ved å legge til en Loop-komponent for oppgavetilordning på en notatside i OneNote, kan du både ha strukturerte møtenotater og oppfølgingssoppgaver koblet til To do. Da må du opprette en Loop oppgavekomponent i en relevant kanal, og dele den på møtesidene i OneNote.

Slik gjør du det

Opprett en innlegg i kanalen og legg til en Loop Oppgave-komponent. Velg å få en delingskobling. Opprett så struktur for deres felles møtenotater i Notes-fanen i kanalen.

Tips: Endre navn på fanen til for eksempel Ukemøter, Prosjektmøter, eller et annet beskrivende navn.

Lim inn Oppgave-komponenten. Nå har du en mal-side du kan gjenbruke for hvert møte. Velg å kopiere denne siden og lag flere like sider i samme Inndeling. For hvert møte kan du nå skrive en overskrift på møtet, bygge en agenda og skrive møtenotater. I loop komponenten kan dere nå skrive ned oppfølgingsoppgaver og tildele dem til den som skal utføre den. Denne oppgavelisten vil være den samme for alle møtesider. På den måten er det enkelt å får oversikt over alle utestående oppgaver uansett hvilket møte de er fra.

Finn dine oppgaver fra alle møter på ett sted.

Alle finner sine oppfølgingsoppgaver i egen To do, og i Teams Planner appen. Der ligger også oppgaver fra Planner, og egne oppgaver.

Ble dette litt komplisert? Dere kan få hjelp til å komme i gang ved å gjennomfør Smart endring workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Der vil dere også prøve ut mye annet dere kan bruke OneNote til, også til individuell bruk. Det som er bra er at når møteboken først er opprettet er det enkelt for alle å bruke den.

Microsoft skroter Generelt-kanalen i Teams

Neste gang du oppretter et Team må du ta stilling til hva den første kanalen i Teamet skal hete. Før fikk du en Generelt-kanal, og det var ikke et valg du kunne gjøre selv. Nå snur Microsoft opp ned på dette og lar det være opp til deg om du trenger denne.

Jeg har alltid sagt at Generelt-kanalen ikke er ment for arbeid, men kan være nyttig for å dele informasjon som er relevant for alle i Teamet.

Trenger du en Generelt-kanal?

Nå er det opp til deg å velge om dere trenger en slik informasjonskanal, eller om den er overflødig. Det kan være nyttig å ha det, men da er det en fordel å kalle den "Informasjon til alle medlemmer" eller lignende. Da forstår alle at den ikke skal brukes til arbeid, og må finne, eller opprette kanaler for dette.

Neste gang dere gjør en kanalrevisjon av et eksisterende Team kan dere velge å omdøpe Generelt-kanalen til noe som bedre beskriver hva den brukes til i dag, eller hva dere ønsker å bruke den til fremover. For å endre navn på Generelt kanalen må du være Team-eier.

NB! Om du ikke ser muligheten for å endre navn på Generelt-kanalen ennå, vil du få det i løpet av de neste 1-3 månedene avhengig oppdateringstakten valgt av din organisasjon.

Er du Team-eier?

Her er tre artikler som kan hjelpe deg å optimalisere Teams-strukturen

• Er du Team- eller kanaleier? Dette har du ansvar for

• Mine 3 tips til optimal Teams-struktur og samarbeidsform

• Hva du kan gjøre med Teams-kanaler når de ikke fungerer som planlagt

Og, om dere vil kan dere gjerne invitere meg til et uforpliktende møte for å diskutere deres nåværende Teams-struktur og tanker om eventuelle endringer. Ring meg på 90173524 eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Lag en EM quiz før finalen i dag

UEFA via Getty Images

Vanligvis er jeg ikke så glad for å få forslag til å lage en matoppskrift, eller skrive et dikt. Men nå, på sommeren er det greit å prøve ut Copilot i Edge på litt private ting også. Mens vi venter på EM-finalen i kveld, søndag 14. juli kan du jo lage en liten EM-quiz for å se om dere har fått med dere de viktigste hendelsene i EM. Følger du ikke EM kan du lage quiz om fiskene i havet eller verdensnyhetene den siste måneden, selv om de er lite oppløftende.

Før du starter en faktaorientert forespørsel til Copilot.

Før vi starter anbefaler jeg at du er logget på med din jobb-konto i Edge eller Chrome. Det gir deg muligheten for å velge samtalestil. For faktaorienterte forespørsler bør du velge Mer presis. Det reduserer sannsynligheten for hallusinasjoner. Jeg forsøkte å lage quizen uten å velge presis og Copilot påsto da at finalen skulle spilles i München. Det visste jeg jo var feil, og Copilot beklaget så mye når jeg påpekte dette og rettet opp quizen.

Her er et utdrag av min EM-quiz

Likevel er det viktig også å være presis i dine instruksjoner om du skal få et best mulig svar. Når jeg ber Copilot lage quizen til meg ber jeg spesifikt om at den skal bruke offisielle kilder. Jeg inkluderer også noe om tema jeg ønsker i Quizen (se tekst i illustrasjon under). Og ja du kan gjøre det samme fra mobilen om du sitter foran TV-en allerede. Enten gjennom å installere Copilot appen, eller Edge nettleser på mobilen.

Legg merke til at når du bruker Copilot henter den dagsaktuelle data fra Internett og den oppgir kilder du selv kan sjekke.

Hvilke andre quiz vil du lage?

Gjennomfører dere en Smart endring KI-workshop kan jeg love at det ikke kommer til å handle om quiz, men bare om relevante jobboppgaver …. For dere som ikke har Copilot for M365, sjekk workshopen Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365 For dere som har Copilot for M365, velger dere Smart bruk av Copilot for Microsoft 365

Få Copilothjelp til tekster direkte på LinkedIn og Facebook

I det siste har jeg stadig fått nye oppdateringer til Edge, og hver gang hopper jeg over introduksjonen til hva som er nytt. Det tipper jeg det er flere som gjør. Men så tok jeg meg tid til å lese det som faktisk sto der og fikk en overraskelse.

Nå kan Copilot i Edge forbedre tekster og skrive nye kreative forslag på det du behandler i nettleseren. For eksempel blogg, LinkedIn og Facebook-innlegg. Eller om du skal legge ut et innlegg på deres Viva Engage eller Workplace.

Slik gjør du det

Skriv en tekst, eventuelt noen stikkord til innhold og be om forslag. Du trenger ikke å være ekspert på å «prompte». Velg tone, type tekst og lengde. Prøv ut forskjellige muligheter før du bestemmer deg.

Les også Derfor bør du vurdere å bytte fra Chrome til Edge nå — Smart endring AS

Ønsker du skrivehjelp i Office, Teams eller Outlook?

Selv om du skriver epost og dokumenter i nettleser vil du ikke kunne bruke metoden over til å generere og forbedre tekst. Da bruker du sidepanelet i Edge og Skriv-funksjonen der. Det fungerer på samme måte som over, men du må gå omveien med Sidepanelet, og det fungerer best i nettversjonene av programmene.

Her er hva du gjør for skrivehjelp i nettprogrammene

Men du kan selvfølgelig klippe ut resultatet og lime det inn i skrivebordsprogrammene. Ønsker du en mer integrert opplevelse trenger du Copilot for Microsoft 365. Da har du Copilot innebygget i alle Microsoft-programmene, og i tillegg enda flere muligheter.

Nyhet - Copilot workshops for grupper

Kom i gang med å bygge KI-ferdigheter som gruppe gjennom en Smart endring workshop! Integrering av Copilot i gruppeaktiviteter kan forsterke fellesskapsfølelsen og bidra til bedre samarbeid. Dere må ikke ha Copilot for Microsoft 365, men har dere det er det enda større grunn til å sikre gevinsten av denne investeringen.

• For dere som ikke har Copilot for M365, sjekk workshopen Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365

• For dere som har Copilot for M365, velger dere Smart bruk av Copilot for Microsoft 365

Den beste lille nyheten i Teams på lenge

Du har vært ute hele dagen og kommer inn på kontoret til et møte kl. 14. Før møtet ønsker du å sjekke om det er noen som har forsøkt å få tak i deg for å få hjelp til noe, eller andre forespørsler noen forventer at du responderer på. Tidligere kunne du bare sjekke eposten, men nå blir du nevnt i en Teams-kanal, eller i en Chat.

Les mer om dette i Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Finn "Innboksen" i Teams

Hvordan skal jeg raskt sjekke om noen vil ha tak i meg uten å bla igjennom mengder med kanaler? Da må du finne det som tilsvarer Innboksen i Outlook, i Teams. Velg Aktivitet i Teams-appen. Det er din nye Innboks. Her kommer alle varsler inn. Også der du blir nevnt i et Teams-innlegg.

Velg å se bare Innlegg der du er nevnt

Men det er bare ett av mange varsler. Du får varsler når noen gir deg en tommel opp, når noen nevner en kanal og mye annet. Da kan det være vanskelig å oppdage de viktigste varslene som er når du blir satt på "Til-linjen" i et Innlegg. Med den nye bryteren @Omtaler er det enkelt å isolere meldinger der du er nevnt.

Hva gjør du med forespørsler du ikke kan behandle her og nå?

La oss si at jeg kommer inn kvart på to og har litt tid før møtet klokken to. Jeg sjekker Innboksen i Teams og der er det noen meldinger jeg nok har lest på mobilen før på dagen, men ikke gjort noe med. Og så er det en ny (tekst i fete typer) som jeg ikke har sett før nå.

De første meldingene fra Tina fikser jeg fort, men den nye er en større sak. Den får jeg ikke gjort noe med før neste uke. Jeg svarer dette til Tina, men hvordan skal jeg huske å følge opp dette neste uke? Jeg trenger et oppfølgingssystem. Heldigvis har vi det. Jeg oppretter en oppgave med frist neste tirsdag og går i møtet mitt. Da er jeg trygg på at jeg ikke glemmer det.

Se illustrasjon for hvordan du gjør dette. Ser du ikke Opprett oppgave, velg Flere handlinger. Da får du opp oppgave der. Og hvor finner jeg igjen oppgavene? De finner jeg i Microsoft To do i Outlook eller på mobil, og i den personlige Planner appen i Teams.

For mer informasjon om Microsofts oppgavesystem, les gjerne Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver — Smart endring AS

Synes du det er vanskelig å få oversikt, og følge opp henvendelser i flere kanaler, og egne oppgaver? Du er ikke alene. Få med deg kollegene på workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Derfor bør du vurdere å bytte fra Chrome til Edge nå

Jeg vet det sitter langt inne å bytte nettleser for deg som har brukt Googles nettleser Chrome i flere år. Både Microsofts Internet Explorer og Edge har hatt det dårlig rykte og har ført til at mange ikke har ønsket å bruke disse, men bruker Chrome eller andre nettlesere. Men det kan være smart å gi Edge en ny sjanse.

Bruker du Edge kan du likevel gjerne lese videre for å få en bekreftelse på at du har gjort et godt valg.

KI-funksjoner

Den største driveren for hvorfor dette kan være lurt er KI-funksjoner. Edge har innebygde KI-funksjoner som Copilot. Den kan gi deg mye bedre KI-søk enn Google og sanntidsinformasjon med referanser fra Internett du ikke får med ChatGPT. For mer om det, les gjerne:

Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS og KI-analyse av bilder er nyttigere enn bildegenerering — Smart endring AS

Kompatibilitet

Edge og Chrome er likere enn du tror. Edge og Chrome er begge basert på Chromium åpen kildekode, noe som gjør dem raske og enkle å bruke. Edge kan også benytte de samme utvidelsene som Chrome om du bruker dette i dag. Og du får nå Edge på Windows, Mac, iPhone og Android med synkronisering av snarveier mm.

Sikkerhet og personvern

Edge tilbyr svært god forebygging  av sporing som blokkerer annonsører fra å spore deg på tvers av nettsteder, noe som gir bedre personvern uten å måtte benytte eksterne adblockers.

Kilde: Chrome vs. Edge: Which browser is better for business? – Computerworld

Du kan også være pålogget med både din Microsoft 365 bedriftskonto og en privat Microsoft konto som Outlook.com, Live.no og Hotmail.com. Du kan veksle mellom disse og de har hver sin logg, også av KI-søk med Copilot.

Det er ditt valg, men vil du sette Copilot i arbeid med dine dokumenter kommer du ikke utenom Edge

Det er ingenting i veien for å ha både Chrome, Safari på Mac, og Edge installert og bruke dem om hverandre. Da kan du prøve ut selv hva du synes fungere for deg over litt tid.  Men skal du analysere, oppsummere og behandle informasjon med KI i Teams-dokumenter må du velge Edge for å for mulighet til å gjøre dette med Copilot. Da velger du Åpne i Web for dokumentet i Teams. Da må Edge være standard nettleser. Prøv selv med et PDF eller Word-dokument.

Ønsker dere en systematisk introduksjon til Copilot for Edge og/eller Copilot for Microsoft 365, og med gruppearbeider? Ta gjerne kontakt med bjorn@smartendring.no, eller ring meg på 90173524. Du finner en beskrivelse av hva en slik workshop kan inneholde her: Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den kan tilpasses deres behov, også med bruk av Copilot for M365 om dere har det.

Alt kan ikke løses med KI. Sjekk automatisering i Teams

Ikke se deg blind på AI for å fremme produktivitet. Noen ganger er automatisering det som skal til. Microsoft 365 har et innebygget verktøy for automatisering av arbeidsprosesser, Power automate. Dette er et såkalt "Low code/no code" verktøy som ikke forutsetter at du trenger å skrive programmer, men at du kan plukke ut og sette sammen moduler for dine formål.

Teams Workflow automatiserer arbeidsprosesser

Dette er nylig blitt enklere tilgjengelig for flere. Funksjonaliteten i Power automate er nå tilgjengelig gjennom å velge appen Workflow i Teams. Den finner du ved å legge til apper på venstre side i Teams-skjermen. Du kan også velge en eksisterende, eller lage en ny arbeidsflyt ved å velge + menyen i en Teams-chat eller i en kanal. For å opprette nye arbeidsflyter kan du bruke en av de tilgjengelige malene, eller bygge den fra grunnen av.

Likevel, det kreves ganske god innsikt og teknisk mot for å våge seg på å lage slike automatiseringer. Heldigvis er det også noen ferdig utviklede apper som bruker Workflow-muligheter og som er lettere tilgjengelig. Jeg anbefaler å teste ut Godkjenninger og Oppdateringer som er slike ferdig lagde Workflow-moduler.

Godkjenninger

Tenk deg at dere jobber i et prosjekt og skal utarbeide dokumentasjon som skal leveres en kunde, eller utarbeider nye interne retningslinjer for sikkerhet. Da er det ofte nødvendig å ha en godkjenningsprosess for å sikre kvalitet og innhold. Arbeidsdokumentet ligger selvfølgelig i Teams, og en eller flere skal godkjenne dokumentet før det publiseres. Da kan du bruke Godkjenner-appen.

Her er en trinn for trinn oppskrift

Oppdateringer

Dere jobber kontinuerlig for å sikre og forbedre kvalitet i virksomhetens leveranser. Hver uke vil du som teamleder gjerne ha en liten oversikt over hva som er gjort, og hva som er planlagt fremover av hver enkelt. Oppdateringer-appen kan bidra til at dette gjøres effektivt og med minst mulig unødvendig kommunikasjon i Teams eller på epost.

Søk opp, og legg til Oppdateringer appen i Teams. Du kan velge å bruke en av malene som utgangspunkt, eller opprette en oppdatering fra grunnen av. Her har jeg redigert Ukeoppdateringsmalen, og publisert til vår felles kanal for kvalitetsarbeidet. Jeg har ikke tatt med alle detaljer i å opprette mitt tilpassede skjema, men her er i alle fall overordnet fremgangsmåte.

Er dere rimelig godt inne i Teams kan det hende dere er modne for å utnytte Workflow og andre moduler som kan bidra til effektivt arbeid og samarbeid, slik som Forms for spørreundersøkelser, Lists for oversikter mm. og To Do for personlig oppgaveoversikt og prioritering. Trenger dere en dytt for å komme i gang?

Sjekk gjerne Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS

Finner du ikke tilbud om workshops dere er ute etter? Ta kontakt så kan det hende vi kan sette sammen noe bare for dere. Og husk, alt kan ikke løses med kunstig intelligens.

KI-analyse av bilder er nyttigere enn bildegenerering

Jo da, KI-bildegenerering med Copilot og DALL-E er morsomt og kan være nyttig. Blant annet bruker jeg det til bloggillustrasjoner. Men tolking og analyse av bilder kan være mye mer nyttig for de fleste.

Hva gjør du med flipoverarkene etter workshopen?

Jeg har deltatt i og ledet utallige workshops som har produsert masse flipoversider med tekst, figurer og Post-IT lapper. Så går det med timer til å digitalisere (dvs. skrive ned) all informasjonen, gruppere den og analysere den. Jeg skulle ønske jeg hadde hatt Copilot den gangen.

Trykk på foto på Copilots spørrelinje

Da hadde jeg bare vippet opp mobilen, tatt et bilde av hver flipoverside og bedt Copilot om å trekke ut teksten, tolke figurene, og gruppere Post-IT lappene etter ønsket tema.

Her er et eksempel jeg prøvde nå fra Copilot-appen på mobilen. Har du ikke denne kan du installere den gratis og benytte deg av Copilot for nettet på mobil uten kostnad.

Hva med mer kompliserte figurer og tegninger?

Jeg fant frem et bilde av et flipoverark fra en lederworkshop gjennomført for mange år siden. Den er litt mer komplisert, så jeg var litt spent. Først ba jeg om en tolking av Post-IT lappene, og deretter om å forklare figuren tegnet på siden. Begge deler fungerte veldig bra. Siden jeg hadde bildet fra før, gjorde jeg denne øvelsen fra sidepanelet i Edge.

Her lastet jeg opp bildet fra Copilot spørrelinjen og skrev mine instruksjoner som vist på bildet.

Også det har du allerede tilgjengelig. Du trenger altså ikke ha en lisens for Copilot for Microsoft 365. Les mer om de ulike Copilotene her Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365

Oppsummering av mine seminarnotater laget i OneNote

OneNote har vært mitt favorittverktøy i Office siiden det ble lansert i Office 2003. I de senere år har jeg brukt OneNote på iPad og gjort håndskrevne noteter og illustrasjoner. Jeg skriver som en gris, så jeg var spent på om Copilot kunne tolke også min håndskrift. Jeg deltok på et seminar i regi av Storebrand nylig om å få flere til å stå i jobb lenger og hva som skal til for at de gjør det. Etter seminaret åpnet jeg notatsiden i Edge og brukte sidepanelet til å gjøre et utklipp og et sammendrag av de viktigste punktene. Her er de:

Deltok du på seminaret tror jeg nok du vil nikke gjenkjennende til Copilots oppsummering.

Ønsker dere en systematisk introduksjon til Copilot for Edge og/eller Copilot for Microsoft 365, og med gruppearbeider? Ta gjerne kontakt med bjorn@smartendring.no, eller ring meg på 90173524. Du finner en beskrivelse av hva en slik workshop kan inneholde her: Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den kan tilpasses deres behov, også med bruk av Copilot for M365 om dere har det.

Har du oppdaget NYE Planner i Teams?

 Dere som har tatt i bruk Planner som felles oppgave- og prosjektløsning i Teams har vært vant til å legge til planer med "Tasks levert av Planner og To do". Teams-appen der du kan jobbe med både felles- og egne oppgaver. Der kunne du skrive inn egne oppgaver, og se dine oppfølgingsoppgaver fra Outlook og Teams-meldinger. Og der ville oppgaver tildelt deg fra ulike planer samles.

Nå har denne Teams-appen fått en ansiktsløfting og heter ganske enkelt, Planner. Har du ikke oppdaget denne før? Søk etter Planner og fest den til kolonnemenyen i Teams.

Hva er Planner Premium egentlig?

Ved introduksjonen av nye Planner samler Microsoft individuell oppgavestyring (To do), planlegging og oppfølging av oppgaver for alle i et prosjekt (Planner), og Planlegging og målstyring for prosjektledere (Planner Premium) på en oversiktsside i Teams.

Planner Premium er ikke et nytt verktøy, men det som tidligere het Project on the Web, med lisensplan Project plan 1, som koster 100kr/mnd for hver bruker. Den Plannerutgaven vi kjenner fra før er en del av Microsoft 365 og er inkludert i dette abonnementet.

Du kan opprette og se begge typer oppgaver i Planner-appen i Teams, men det er separate verktøy med ulike muligheter. Det som er bra at tildelte oppgaver både fra Planner og Planner Premium vises i samme liste for deg og du kan få en oversikt over alle dine oppgaver, uansett hvilket verktøy de er opprettet i.

Denne bloggposten forklarer forskjellene mellom Planner og Project: Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project — Smart endring AS

Hvem kommer til å bruke Planner Premium

Slik jeg ser det vil Planer Premium typisk brukes av en prosjektleder i et logistikkorientert prosjekt der det er viktig å synliggjøre avhengigheter og ha kontroll på kritisk tidslinje som kan visualiseres i et Gannt diagram. Deltakerne i prosjektet trenger ikke å ha Premium lisens, men er da begrenset til å kunne oppdatere status på tildelt oppgave.

Her finner du mer informasjon om nye Planner: New Microsoft Planner – Microsoft Adoption

Håper dette er klargjørende. For de fleste vil nok Planner inkludert i M365 og Teams være det beste valget. Ønsker dere å utnytte alle mulighetene i denne kan dere vurdere worshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams — Smart endring AS.

Når bruker jeg Microsoft To do?

Appen To do som finnes for mobil og PC/Mac, gir den mest fleksible og oversiktlige måten å behandle egne oppgaver på. To do er også innebygget i Outlook som vi fortsatt vil bruke til kalender- og epostbehandling. I tillegg til å være mer oversiktlig enn Planner-appen i Teams kan du også legge til egne lister for private oppgaver og annet.

Les gjerne blogginnlegget: Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver — Smart endring AS

For god oversikt og kontroll over prioritering og planlegging av egne oppgaver kan dere vurdere workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Hvordan får du maksimal nytteverdi av KI-verktøy som Copilot?

Dirk Weber og Bjørn O. Hopland

Sitter du på din arbeidsplass og lurer på hvordan du kan få nytte av kunstig intelligens? Det er du ikke alene om. Mange sitter for seg selv, klør seg i hodet, og lurer på hvordan de skal bli mer produktive og kreative med å bruke Microsoft Copilot og andre KI-verktøy

Når du prøver å finne ut hvordan du kan være mer produktiv og kreativ selv, kan det være vanskelig å vite hvor du skal begynne og hvilke verktøy og teknikker du skal bruke. Det kan også være utfordrende å holde seg motivert og fokusert når man jobber alene.

Finn den beste bruke av KI på jobben sammen med andre

Om dere heller går sammen om dette kan det være mer engasjerende. Det kan også gi nye perspektiver og ideer. I tillegg kan dere lære av hverandre og dele erfaringer. Om dere jobber med noe av det samme vil dere kunne være mer målrettede i arbeidet med å finne oppgaver der for eksempel Copilot kan bistå til å gjøre jobben raskere og bedre.

Jeg jobbet nylig med noen grupper om akkurat dette, og de kom opp med en mengde både generelle og spesifikke arbeidsområder. Her er noen utdrag av det de arbeidsområdene de ville jobbe med. Jeg har utelatt de mest virksomhets-spesifikke områdene. Det får de beholde for seg selv.

Hvilken Copilot trenger du?

Mye av dette kan du bruke Copilot i Edge til. Det er inkludert i alle Microsoft 365 abonnement. For å kunne jobbe med Copilot i Office og trekke ut data fra SharePoint, Teams og Outlook må du ha et eget abonnement på Copilot for M365.

Du kan lese mer om dette her: Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365

Neste skritt

Jobben er selvfølgelig ikke over når dere har identifisert mulige arbeidsområder for Copilot. Neste skritt er å prøve ut flere formuleringer av instruksjoner til Copilot og gjerne flere eksempler. Noter resultatene og del både i gruppen og med andre kolleger.

Ønsker dere en systematisk introduksjon til Copilot for Edge og/eller Copilot for Microsoft 365, og med gruppearbeider? Ta gjerne kontakt med bjorn@smartendring.no, eller ring meg på 90173524. Du finner en beskrivelse av hva en slik workshop kan inneholde her: Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den kan tilpasses deres behov, også med bruk av Copilot for M365 om dere har det.

Arkiver Team og kanaler når prosjektet er ferdig

Hva gjør vi med Teamet eller kanalen når formålet vi hadde ikke er der lenger? Du opprettet kanskje et prosjekt-team eller en prosjektkanal for å jobbe sammen med andre på prosjektoppgaver, og nå er prosjektet ferdig. Vi har kopiert ut de endelig prosjektdokumentene til et arkiv, eller et annet sted der vi har dem tilgjengelig for fremtiden.

Kan vi da bare slette Teamet eller kanalen? Dette er spørsmål jeg får veldig ofte i Teams-workshops.

Nei, du bør ikke slette Team og kanaler

Da spør jeg; før når dere hadde prosjektkommunikasjonen på epost, slettet du da all epost relatert til prosjektet når det var ferdig? Da blir de fleste ganske forskrekket. Nei, det kan jeg jo ikke. Den må jeg jo kunne søke opp igjen senere om det skulle bli spørsmål om noe i prosjektet. Så nå, da prosjektkommunikasjonen er flyttet over til en Teams-kanal kan vi ikke slette den heller.

Les mer om hvorfor kommunikasjon i kanaler er så viktig: Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Arkiver en prosjektkanal, eller hele Teamet

Dere har kanskje et avdelingsteam? Der er det opprettet en kanal for å planlegge budsjett for  2025. Når budsjettet er godkjent ønsker vi ønsker vi ikke at kanalen brukes lenger og heller ikke at budsjettdokumenter skal kunne endres. Men mye av det som ligger der kan være praktisk å søke opp og når vi skal budsjettere for 2026 kan det være greit å se hva vi gjorde i fjor.

Da kan du som eier Teamet arkivere denne kanalen.

Nå kan ingen starte nye Innlegg, og ingen av medlemmene kan redigere dokumentene i kanalen. Kanalen skjules automatisk. Men alle teammedlemmer kan søke opp og lese Innlegg og dokumenter. Eieren av Teamet kan åpne kanalen igjen om det skulle være behov for dette.

Dersom dere har et prosjekt-Team kan du også arkivere hele Teamet. Da vil det ikke synes i listen over Teams, men innhold vil bli inkludert i søkeresultater. Den som er eier vil ha oversikten over arkiverte Team og kan gjøre dem aktive igjen om nødvendig.

Ønsker du/dere å oppnå god kontroll på Teams organisering og administrasjon kan dere vurdere workshopen Smart administrasjon av Teams. Den er egnet for ledere og andre som ofte er Teams-eiere. Du trenger ikke ha spesiell IT-kompetanse for å ha nytte av denne.

Står du fast når du skal sende Teams-dokumenter på epost?

De aller fleste jeg møter når vi gjennomfører workshops om å samarbeide i Teams er positive og synes det er en bedre måte å samarbeide på enn å bruke epost. Likevel dukker det ofte opp hindre som kan stoppe flyten i arbeidet. Jeg vet hvordan jeg gjør dette på "gamlemåten", men ikke hvordan jeg gjør det i Teams. Da er det lett å falle tilbake i gamle arbeidsformer.

Hvordan sender jeg et Teams-dokument på epost?

Dette er ett av hindrene mange opplever.  Jeg er veldig for at vi samarbeider om dokumentene i Teams, men jeg har ofte behov for å dele dem med eksterne. Og da trenger jeg å kunne sende dokumentet på epost. Har stopper det opp. Hva gjør jeg nå?

Her får du oppskriften på to måter å gjøre dette på.

Skriv en epost og legg til Teams-dokumentet som vedlegg

Du starter på en epost, og når du har skrevet den vil du legge til et vedlegg fra Teams. Ofte et Office, eller PDF-dokument. Da velger du bindersen. Har du redigert dokumentet nylig vil du sannsynligvis få opp dette i listen over foreslåtte dokumenter. Om ikke, kan du bla igjennom Teams og finne dokumentet der.

Når du velger dokumentet kan du velge å dele det som en lenke, eller som et vedlegg. Lenke er bra dersom du ønsker å kunne oppdatere dokumentet etter at du har sendt det, eller ønsker at mottakeren også skal kunne redigere dokumentet sammen med deg. Likevel ser jeg at det de fleste ønsker å er å sende en kopi av dokumentet som vedlegg, og da kan du gjøre det.

Illustrasjonen vise hvordan du gjør dette fra Outlook i Windows. Du kan også gjøre det f Outlook i nettleser.

Redigere dokumentet i Teams og opprett eposten fra dokumentet

Sett at du nå jobber med et dokument i Teams. Du er ferdig, og nå vil du dele det på epost med noen utenfor organisasjonen. Da kan du opprette en epost med en delingslenke, eller en kopi av dokumentet som vedlegg.

Er det et Office-dokument kan du til og med konvertere det til en PDF helt automatisk. Forutsetningen er at du åpner Office-dokumentet i skrivebordsprogrammet. Der velger du Del, og velger å dele lenke, originalt Office dokument eller PDF.

Denne metoden fungere fra Office-programmene på Windows og Mac, men ikke i nettleser.

Hvordan lagrer jeg et vedlegg i en epost i en Teams-kanal?

Så er det andre veien. Du mottar en epost med et dokumentvedlegg. Det vil du nå lagre i Filer i en Teams-kanal. Dette er enda enklere, i alle fall i Windows, men krever at du bruker muligheten til å ha flere programmer i ulike vinduer på skjermen. Dra vedlegget rett over i Filer i en Teams-kanal.

På Mac må du først dra vedlegget ut på skrivebordet, og deretter inn i Teams. Fra Outlook i nettleser velger du last ned, og deretter kan du laste det opp i Teams-kanalen.

Vil dere bli eksperter på avansert dokumentbehandling i Teams kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling i Teams. Vil du lese deg opp selv kan du velge eboken her: E-bøker — Smart endring AS