Du trenger ikke å ha dårlig samvittighet for å behandle e-post i ferien!

Får du en pekefinger mot deg om du behandler epost i ferien?

Jeg er rimelig lei av alle de moralske pekefingrene som kommer opp i aviser og andre media nå om dagen. Alle sier vi må ta en digital detox, og at å lese e-post i ferien er fy fy. Det minner meg veldig om den gamle diskusjonen om når sjefen kan sende e-post til sine medarbeidere. Det må for all del ikke skje på kvelden, og i alle fall ikke i helgene. Mer om dette senere.

Mange får en bedre ferie med mindre stress om man føler at man har oversikt og kontroll på henvendelser og hendelser på jobben mens man er borte. Det å lese, og av og til svare på e-post i ferien hjelper mange til å ikke gå å lure på hva slags "bomber" man kommer hjem til etter ferien. Dessuten er det ikke noen ferievikar som behandler e-posten mens du er borte, så du risikerer å komme tilbake til en postkasse med hundrevis e e-post som det tar deg en uke å bli ajour med.

Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Jeg sier ikke at du må lese e-post i ferien, men jeg mener det er ditt valg. Dersom du kan, og ønsker å ikke se på e-posten er det selvfølgelig helt OK, men om du føler deg bedre og slapper bedre av ved å se på hva som kommer inn og selv kan bestemme hva du svarer på og hva du lar ligge til etter ferien må det også være greit. Det er ditt valg.

Tilbake til hverdagen. Er du vertskap på et lite hotell, eller driver din egen forretning er det akseptert at det er en "livsstil" og mange trives med det. Det som er nytt er at mange flere jobbtyper også har en livsstil der jobb og privatliv går i hverandre.

Hvordan kan vi lykkes i den nye arbeidshverdagen - The New World of Work?

Veldig mange i dag har høy grad av fleksibilitet i forhold til når og hvor man jobber, og for en familie med to arbeidende foreldre er det ganske vanlig, og akseptert at man går tidlig fra arbeidsplassen for å hente barn i barnehage og bruker tiden sammen med dem til de har lagt seg. Så bruker man kanskje tid etter dette til å jobbe litt, inkludert å skrive og behandle e-post.

Det fine med e-post er at jeg kan skrive den når det passer meg, og du kan lese den når det passer deg. Selvfølgelig er det viktig å avklare forventningene, slik at sjefen sier tydelig fra om at det passer henne bra å sende noen e-poster om kvelden, men at det ikke forventes at man gjør noe med disse før dagen etter.

Du kommer til å få 20% mindre ressurser hvert år!

Press

Kontinuerlig forbedring er ikke lenger nok. Vi må gjøre et kvantesprang i effektivitet for overleve og lykkes som leder eller kunnskapsarbeider i en verden med stadig mer informasjon og økende omløpshastighet. I henhold til en internasjonal undersøkelse utført av Corporate Executive Board forventer ledere at de selv og deres team må levere 20% bedre resultater år over år. For mange er tiden man er tilstede på arbeidsplassen av mindre og mindre betydning. Det man blir målt på er ikke lenger timer, men hva man produserer og hvilke resultater man skaper. YS arbeidslivsbarometer 2014 viser at andel som opplever at presset for å produsere mer på kortere tid har økt fra 40% til 70% de siste 5 år.

Jobb smartere, ikke hardere sies det. I en digital verden klarer vi ikke å henge med uten å selv ta i bruk digitale verktøy. Mange bruker hodet til å behandle informasjon teknologien kan gjøre mye bedre. Da blir det ikke nok kapasitet igjen til å være innovativ og nå stadig mer krevende mål.

Vi mennesker har gjennom historien stadig lett etter muligheter til å bøte på denne utilstrekkeligheten. Et av de største gjennombruddene skjedde for ca. 5000 år siden ved at man startet å ta i bruk et skriftspråk. I begynnelsen skrev man på leirtavler, så papyrus, pergament, og fremdeles i dag….. på papir.

Etter hvert som omløpshastighet og informasjonsdeling økte på en måte som gjorde analog behandling av store informasjonsmengder upraktisk gjorde man så det neste store gjennombruddet for å «skjøte på» hjernen med digital informasjonsbehandling. Først med hullkort, og i dag med skylagring i store datasentre, PC’er og smarttelefoner.

Når vi overlater lagring og gjenfinning til vår «hjerneutvidelse» lager vi plass i hjernen til å arbeide med det som er viktigst for oss til enhver tid, til å være kreative, innovative og ikke til å fylle hjernen med ting vi må huske.

Du trenger sannsynligvis ikke skaffe deg noen nye verktøy. De fleste har allerede mer enn nok verktøy. Du må bare lære deg å bruke dem og akseptere at det innebærer at du må arbeide på en annen måte enn du har gjort i år etter år. Trenger du hjelp kan du jo vurdere en 2-timers workshop om Smart arbeid og samarbeid i den digitale hverdagen sammen med egen PC. Ta gjerne med noen kolleger så  jobber dere smartere sammen også :-)

Husk! Glødelampen kom ikke som en evolusjon fra stearinlyset, og LED-pæren ikke som en videreutvikling av glødelampen. Av og til må vi bryte med det gamle for ta et kvantesprang i effektivitet

Hvordan ta påskeferie med god samvittighet

Mange opplever den siste tiden før en ferie som veldig stressende. "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter påske". Så får du et rush av oppgaver som har samlet seg opp, og det vet du når du prøver å ha ferie. De fleste gir opp og reiser på ferie med masse ubehandlede oppgave og e-post i innboksen. Da er det ikke så lett å koble av. Gjør heller dette:

1. Helst 2 uker før ferien

• Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, og oppgaver du har lovet andre å gjøre
• Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før ferien, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.
• Flytt resten til etter ferien. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid
• For tips om å organisere oppgavene dine, se: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

2. Frem til ferien

• For alle nye oppgaver, vurder om de kan vente til etter ferien
• Dersom de må gjøres før, vurder å flytte andre oppgaver til etter ferien
• Hvordan holder du deg ajour med oppgaver frem til siste dag før ferien?  Se gode tips og råd her: Lær hvordan du tømmer Innboksen og holder den tom på 10 minutter!

3. Ta ferie med god samvittighet

PS: Skulle du likevel jobbe litt i påsken kan du rydde i postboksen og komme deg ajour til etter påske. Se lenken over. Den vil hjelpe deg da også.

Slutt å skylde på mye epost - her er det egentlige problemet!

Jeg blir like irritert hver gang jeg ser disse undersøkelsene om hvor mye tid mange bruker i e-posten. De skiller aldri mellom det å behandle epost og behandling av innholdet i eposten. Her er et eksempel: More than a quarter of the average worker's day is spent answering and reading emails

Man får svar som man spør. Når man spør hvor lang tid man befinner seg i eposten, som for de fleste betyr Outlook, skiller ikke den som svarer på om man behandler e-posten, altså tar stilling til hva man skal gjøre med den og prioritering av dette, men tar også med den tiden man bruker på å behandle den oppgaven som ofte er innholdet av e-posten, eller man skriver en henvendelse, eller gir informasjon til andre. Hvis man ikke hadde gjort dette på e-post, hva hadde alternativet vært? Brev på papir? Telefon? En gul lapp på skrivebordet fra noen?

Faktisk er e-post en veldig effektiv kommunikasjonsmetode fordi jeg kan skrive ned og sende deg det jeg vil kommunisere til deg, tenke gjennom innholdet og så sende det til deg. Du kan så velge å lese dette og evt. reagere på det når det passer deg. Det passer fint med den nye fleksible arbeidshverdagen der vi arbeider på ulike steder og ulike tidspunkt og liker den friheten det gir oss.

Nei, det egentlige problemet er at du ikke tenker på e-post som oppgaver som må tas stilling til og prioriteres, men som noe du leser for å orientere deg. Får du en telefon med et spørsmål du kan svare på svarer du direkte, men kommer det samme spørsmålet på e-post blir den lett liggende litt og blir stadig presset lenger ned i innboksen ettersom ny e-post kommer til og legger seg på toppen. Hva er så løsningen? Jo, det er å behandle og prioritere eposten med en gang idet du leser den første gang. Ikke mulig sier du? Joda, og her er oppskriften.

Selv om jeg mener dette er mulig betyr det ikke at det er enkelt. Særlig for ledere som må levere balansert på flere målområder og samtidig være tilgjengelig for kunder og ansatte. Du kan lese mer om dette i Blir dagens ledere styrt av mailboksen? og Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Blir dagens ledere styrt av mailboksen?

Arbeidstid

En stor del av lederes arbeidsdag er hendelsesdrevet og det blir ofte lite tid igjen til planlegging og gjennomføring av aktiviteter som skaper gode resultater. Industriarbeidere og saksbehandlere arbeider etter forutsigbare mønster hjulpet av prosesser og saksbehandlersystemer. Når arbeidstiden er slutt går man hjem og fortsetter der man slapp dagen etter. For en leder er ikke arbeidsdagen over før jobben er gjort. Ledere er ikke målt på arbeidstid, men må balansere planlagte aktiviteter og hendelsesdrevne aktiviteter for å nå avtalte mål. For mange ledere fører det til at de aldri har helt fri og hele tiden tenker på alt de skulle gjort. Dette er utfordrende både for lederen selv og for familien. I følge YS arbeidslivsbarometer 2014 opplever 2/3 av lederne i større og mindre grad at jobben går ut utover familielivet.I den digitale hverdagen de fleste av oss nå lever og arbeider i er det e-posten som for mange skaper de fleste hendelsene. I praksis kan man si at Outlook blir lederens «saksbehandlersystem».

VI kan ikke ignorere Innboksen ettersom både medarbeidere, samarbeidspartnere og kunder forventer å kunne kommunisere på e-post og at henvendelser blir besvart inne rimelig tid. Med kalenderen tapetsert med møter blir det vanskelig å holde tritt så da blir det kveldsarbeid. Samtidig finner mange ikke tid til å jobbe med det de egentlig trenger å gjøre. Hvordan finner du den rette balansen mellom å reagere på e-post og gjennomføre egen plan og uten at du må jobbe døgnet rundt?

ledlys

Ett vanlig utsagn som beskriver nødvendige paradigmeskifter er "Glødelampen kom ikke til som en videreutvikling av stearinlyset". Jeg vil hevde at vi har et tilsvarende behov for et paradigmeskifte for arbeidsformer. For å holde oss til analogien med lys kan vi se på de nye LED-lyspærene. Utenpå ser lyspæra ikke nødvendigvis veldig forskjellig ut, så man kan lett bli lurt til å tro at det er en evolusjon. Det er ikke riktig! Overgangen fra analog til digital har krevd nytenkning og endring. Dette er et digitalt kvantesprang.

Skal vi stadig behandle mer digital informasjon på kortere tid og nå mer krevende mål må vi som ledere også gjøre et digitalt kvantesprang. Da er et naturlig å se på det verktøyet de fleste av oss bruker fra den første kaffekoppen om morgenen og i mange perioder gjennom arbeidsdagen, nemlig Microsoft Outlook. Dette er mye mer enn et e-postverktøy og har potensial til å være lederens beste digitale planleggings og prioriteringsverktøy.

Ved å utnytte mulighetene i Outlook kan man ta kontroll over egen hverdag og prioritere arbeid som gir resultater. Hvordan?

Først må vi ta kontroll over Innboksen. Gjør vi ikke dette vil mange ha konstant dårlig samvittighet. I tillegg hindrer vi medarbeidere og andre å komme videre i sitt arbeid dersom e-posten er en flaskehals hos lederen.

Det jeg har sett mange gjøre når de kommer på jobben er å hente seg en kopp kaffe, åpne PC'en, og så gå rett inn Outlook for å sjekke e-posten. Du begynner gjerne på toppen med den som er kommet inn sist, leser litt på den og tenker at den må jeg gjøre noe med, men ikke akkurat nå. Nå skal jeg straks i et møte. Så går du videre til neste. Den må jeg gjøre noe med senere i dag! Og den neste, den må jeg huske på å gjøre noe med i morgen. Slik fortsetter du og får fort 8-10 halvleste eposter. Så går du i et møte, og når du kommer tilbake må du begynne på nytt, for du har jo ikke gjort noe med de epostene du har lest. I tillegg er det kommet en del nye på toppen!

I en hektisk hverdag med mye møter og andre oppgaver er det ikke lett å holde tritt. Listen over e-post du skal gjøre noe med blir bare lenger og lenger. På denne måten blir det du ser på skjermen bare er toppen av isfjellet. Under vannet ligger det en ukjent antall timer med arbeid. Hver gang du har litt tid forsøker du å smelte isfjellet. Du åpner en e-post og tenker - kanskje jeg kan behandle denne nå? Nei, den rekker jeg ikke nå. Kanskje denne?

Du ender med å åpne hver e-post mange ganger før du endelig får gjort noe med dem og det er veldig lite effektivt. Kjenner du deg igjen? Det gjelder å gjøre deg ferdig e-posten du har åpent slik at du kun behandler den en gang i Innboksen. Det du ikke kan besvare, delegere, eller slette med en gang kan du flagge for oppfølging der du bestemmer tidspunktet ved å stille deg spørsmålet: Hvor viktig er oppgaven og hvor mye haster den? Ja, det krever selvdisiplin og innarbeiding av en ny arbeidsvane for å få det til, men belønningen er stor. Erfaring viser at dette sparer deg minimum 20 minutter om dagen. Høres lite ut? Vel, det blir to arbeidsuker i året :-) Har du noe du kan bruke dem til? I tillegg kommer den gode følelsen av å være ajour.

For flere detaljer om dette, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Med Innboksen under kontroll gjelder det å lage en prioritert plan for arbeidet der noen av oppgavene kan ha kommet inn via epost, men som leder har du sikkert en egen plan å gjennomføre og hvor skriver du opp de oppgavene du må gjøre for å gjennomføre planen? Nå har du allerede en del oppgaver i Outlook så det beste er kanskje å skrive inn dine egne oppgaver der også? Da har du alt samme sted. Får du til dette er det mye enklere å balansere arbeid du må gjøre for å nå dine mål og arbeid du må gjøre for å støtte andre. Klarer du å planlegge din neste uke på denne måten er det ikke urealistisk å omprioritere fra en halv til en hel dag i uken. Resultatet er at du oppnår bedre resultater fordi du ikke blir slave av Innboksen og arbeider med de riktige oppgavene. For praktiske tips om dette, se Du tar på deg for mye for andre! Lær hvordan du kan styre din arbeidsbelastning

Denne bloggen står også på trykk i Ledernytt 03/2015

Glødelampen ble ikke oppfunnet som en videreutvikling av stearinlyset

Hjerneforskere er enige om at hjernen er et særdeles upålitelig instrument til å huske nøyaktig. Selv om den har stor kapasitet til å lagre informasjon er vår evne til å finne riktig informasjon til riktig tid begrenset. Vi mennesker har gjennom historien stadig lett etter muligheter til å bøte på vår utilstrekkelige hukommelse. Et av de største gjennombruddene skjedde for ca. 5000 år siden ved at man startet å ta i bruk et skriftspråk. I begynnelsen skrev man på leirtavler, så papyrus, pergament, og fremdeles i dag….. på papir.

Det aller meste av den informasjonen vi mottar i dag er digital. Den kommer til oss gjennom e-post, nettsider, meldinger og sosiale media. Det har ført til en enorm økning i informasjonsmengde og omløpshastighet. Dette mestrer vi i større eller mindre grad, men det vi produserer selv er ofte analoge notater i møtebok, løse ark og gule lapper.

Hver gang vi skriver på et papir, eller skriver ut dokumenter bryter vi den digitale informasjonsflyten og senker informasjonshastighet og produktivitet.

heldigital-2

Jo mer vi kan unngå å bryte den digitale informasjonsflyten jo mindre ekstraarbeid får vi, og så lenge informasjonen er digital er den alltid tilgjengelig og gjenfinnbar for oss uansett mengde og hvor vi befinner oss.

Å arbeide heldigitalt er sannsynligvis den største produktivitetsøkningen vi kan gjøre i dag. Det er grenser for hvor fort vi kan skrive notater på papir for så skrive mye av det inn på PC'en etterpå. Noen har sagt; Glødelampen ble ikke oppfunnet som en videreutvikling av stearinlyset. På samme måte kan vi si at digital informasjonsbehandling ikke er en evolusjon av håndskriften.

Av og til må man ta et høyt trinn opp. Det er tyngre enn å gå flere lave trinn, men du kommer fortere til et høyere nivå.

Her er noen eksempler på hvordan du kan hindre forsinkende analoge mellomledd ved å jobbe digitalt hele veien.

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Hvordan du kan bruke telefonen som "jukselapp" når du holder PowerPoint-presentasjoner

Den beste bruken av iPad på jobben er ….

Vi vet hvorfor du kommer for sent til møtene og ikke kommer igjennom oppgavelisten. Vil du endre på det?

040514_0739_Hvorforkanv1.jpg

Det er lett å irritere seg over de som alltid kommer for sent til møtene. Ofte er det de samme som aldri kommer gjennom oppgavelistene og som konstant tar på seg flere oppgaver enn de noen gang kan gjøre. I henhold til Sumathi Reddy som skriver om dette i The Wall Street Journal kommer dette av "planning fallacy". Dette ble skrevet om av den senere så  berømte nobelprisvinneren Daniel Kahnemann allerede i 1972.  Det kommer av at hjernen vår gjør en feilslutning (fallacy) i forhold til hvor lang tid ting tar. I dagligtale kan vi omtale disse som tidsoptimister. Det som er lite oppløftende med dette er at denne egenskapen/vanen er noe av de vanskeligste å endre på. Noen forsøker å kompensere med å stille klokken noen minutter for fort, men vi vet jo at det bare virker en kort stund før vi tar det med i beregningen :-)

Det er imidlertid noe man kan gjøre dersom man vil ta et oppgjør med seg selv på dette og er motivert til å sette inn noen tiltak. Generelt vil det hjelpe å tenke igjennom oppgaven, eller hva som skal til for å komme tidsnok til en avtale og bryte det ned i mindre deler. For eksempel. For å rekke møtet kl. 10 må jeg avslutte forrige møte 9.45. Så bruker jeg 5 minutter på å pakke sammen og komme meg ut av rommet. Det tar 10 minutter å gå dit jeg skal og jeg må sette av 5 minutter til en tur på toalettet. Gjør man ikke dette blir man gjerne sittende i møtet til fem på 10 og så er man 10 minutter for sent til neste møte.

Det samme kan du gjøre med oppgaver. Hvilke konkrete handlinger må du gjøre for å fullføre oppgaven og hvor lang tid tar hver oppgave. Du vil bli forbauset når du summerer. Summen er vanligvis mye høyere enn den tiden du hadde kommet frem til med magefølelsen.

Den amerikanske sosiologen Lisa Bernstein har kommet frem til noen veldig praktiske tips du kan prøve om du synes det er vanskelig å komme i tide til avtaler:

1. Ikke si ja til to møter på samme tid. Aksepter at du bare kan være ett sted (Ja, mange gjør dette ….)
2. Dersom du har et tidlig møte på jobben, legger du frem klærne du skal ha på deg dagen før. Ikke bruk en alarm med slumrefunksjon!
3. Legg inn reisetid i kalenderen. Ikke bare møtetiden. Ta høyde for å miste en buss, eller at det kan være trafikk. Tenk så forbauset dine kolleger blir om du kommer 10 minutter før møtet :-)
4. Er du hardt rammet av feilslutningsproblemet, sett på en alarm når du må gå for å rekke noe. Er du i et annet møte kan du benytte anledningen til å forklare alarmen med at nå må du gå for å rekke neste møte.

Tapetkalender

Det er selvfølgelig en annen grunn til at mange kommer for sent til et møte og det er vegg-til-vegg møteavtaler. Hvis alle møter er 30 eller 60 minutter slutter gjerne ett møte i det et nytt starter. Google har gjort noe med dette. De har laget det de kaller raske møter. Dersom du bruker Google kalender, gå inn på innstillinger og endre dette. Da vil du automatisk få 25 og 50 minutters møter.

Skjermbilde 2015-03-12 kl. 14.33.47

For Outlook må du endre møtelengde for hver møteinnkalling. For mer om dette, se gjerne Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook's feil?

Hvorfor legger du lest e-post tilbake i postkassen?

Står du ved postkassen din, åpner noen brev, stapper dem tilbake i konvolutten, legger dem i bunnen av postkassen og tenker "jeg henter disse brevene senere og behandler dem da". Når du så kommer tilbake til postkassen senere ser du at postmannen har vært der igjen og lagt nye brev, aviser og tidsskrifter på toppen. Så gjentar det samme seg. Kanskje du tar med deg noen av de viktigste til skrivebordet og lar resten ligge igjen? Noen brev skriver du en påskrift på til postmannen før du legger det tilbake i postkassen.

Der står det "Kjære postmann. Du kommer med så mye post til meg. Kan du være så snill å ta dette med tilbake til postkontoret og levere det igjen om noen dager? Selvfølgelig gjør du ikke dette!

Du tar all posten ut av postkassen. Så kaster du reklamen fra Elkjøp og matbutikken der og da. Det første du gjør når du kommer til skrivebordet ditt er å sortere og prioritere posten. Legger aviser og tidsskrifter i bunnen av bunken, samler fakturaer etc. i en plastmappe og legger på toppen. Så kommer interne rundskriv og møtereferater og på toppen legger du personlige brev adressert til deg. Nå er det enkelt å behandle den viktigste posten først og la det mindre viktige ligge til senere. Det du ikke behandler og besvarer med en gang legger du i "under arbeid" bunken. Du legger dem ikke tilbake i postkassen?

Hva gjør du med posten i den elektroniske postkassen? Jo, du åpner noen eposter, leser litt av dem og tenker "denne må jeg gjøre noe med senere i dag, eller i morgen" og lar dem så ligge. Du leter kanskje etter viktige epost mellom nyhetsbrev fra SAS og Norwegian, oppdateringer fra LinkedIn og sletter litt uvesentlig epost istedenfor å behandle den viktige posten. Så går du i et møte. Når du kommer tilbake møter du den halvleste eposten igjen som du nå må behandle på nytt siden du ikke gjorde noe med den første gangen. I tillegg er det kommet en del nye epost på toppen. Noen bruker også programmer som utsetter leveringen til noen dager senere. Da dumper den inn i postkassen din igjen sammen med dagens post. Forhåpentligvis er det mindre annen post den dagen :-)

Så har vi en blanding av uåpnede, halvleste og sannsynligvis ferdigbehandlet epost i innboksen vår og hver gang vi har litt tid mellom møter og annet arbeid leter vi i denne usorterte eposten etter noe vi må behandle nå. Sannsynligvis ender du med å lese hver epost flere ganger før du endelig blir ferdig med den.

Hvorfor behandler vi ikke eposten som vi behandler papirpost? Vi kan til og med få hjelp fra postmannen til å kaste reklamen og sortere posten før han legger den i postkassen vår så den blir enklere å prioritere og behandle. Se Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Når posten er sortert og prioritert er det enklere å gå løs på resten. For tips om dette, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist.

Lykke til med en bedre hverdag og hils epostmannen.

PS. Du kan få hjelp til å arbeide mer effektivt med e-post og dine prioriterte oppgaver. Sjekk Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag.

Unngå at prioritering blir en kamp mellom fornuft og følelser

Blir det kamp mellom hodet og kropp er hodet dømt til å tape. Følelser er alltid sterkere enn logikk.

Brødrene Chip og Dan Heath har beskrevet dette veldig godt i boken SWITCH der de sammenligner følelser med en elefant og logikk med elefantføreren. Det er helt umulig å få en 4 tonns elefant til å gjøre noe om den ikke vil. Det gjelder å få til en vinn-vinn situasjon mellom hode og kropp som forfatteren av 7-habits of highly effective people Stephen R. Covey ville sagt det.

Og hvordan får vi til det? Til det sier han:

You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger "yes" burning inside.

Dersom du har noe du brenner for er det enkelt å prioritere fremfor alt annet. Er det ikke slik at vi ofte fristes til å gjøre ting vi har lyst til istedenfor det vi "må" gjøre? Om du klarer å få det du må gjøre til å være det du har lyst til å gjøre blir det jo ingen motsetning :-)

Men, alt er ikke like morsomt. Vi må noen ganger skrive reiseregninger, rapporter og annet som ikke se spesielt morsomt. Så lenge det ikke utgjør en vesentlig del av arbeidsdagen får vi jo til det. Her er kunsten å legge til rette så godt som mulig for at det skal bli overkommelig. Også her har brødrene Heath et bra innspill. Det er vesentlig enklere å få elefanten til å gå i den retningen du vil om du rydder veien for den slik at den ikke trenger å brøyte seg vei gjennom skogen. For å skrive reiseregninger fort og enkelt kan det være at for hver reise, eller for hver dag på reisen legger kvitteringer i en konvolutt. Da slipper du å lete etter krøllete kvitteringer i ulike jakkelommer og i lommeboka. Terskelen blir mye lavere for å få reiseregningen levert.

Ofte er å starte som er vanskeligst. Når vi først kommer i gang går det greit. Du har sikkert hørt at du skal starte med det vanskeligste og ta det lettere senere. Det er ikke jeg så sikker på. Les noen smarte tips om dette her: Har du en vanskelig oppgave? Start med noe lettere!

Gi kred til de som gjør jobben! Ikke bare de som signerer avtalen.

Der skjer lett at lederne og selgerne soler seg i glansen av gode resultater, men hva hadde de fått til uten alle de som egentlig gjorde mesteparten av jobben? Her er ord for dagen av Berthold Brech

Hvem bygde Theben med de sju portene? I bøkene står noen kongenavn Har kongene slept på murblokker?

Den kinesiske mur ble endelig ferdig: Hvor gikk murerne da?

Det store Roma er fullt av triumfbuer: Hvem satte dem opp? Over hvem triumferte de?

Den unge Alexander tok India. Han alene?

Caesar slo gallerne. Hadde han ikke engang med seg en kokk?

Filip av Spania gråt da hans armada gikk under: Var det ingen andre som gråt

Fredrik den andre seiret i sjuårskrigen. Hvem seiret bortsett fra ham?

På hver side: en ny seier. Hvem kokte seiersmaten?

Hvert tiår: en ny stor mann. Hvem betalte regningen?

Så mange historier. Så mange spørsmål.

Prøver du å huske, eller lar du din hjerneutvidelse gjøre det for deg?

Hjerneforskere er enige om at hjernen er et særdeles upålitelig instrument til å huske nøyaktig. Selv om den har stor kapasitet til å lagre informasjon er vår evne til å finne riktig informasjon tilbake begrenset.

Vi mennesker har gjennom historien stadig lett etter muligheter til å bøte på denne utilstrekkeligheten. Et av de største gjennombruddene skjedde for ca. 5000 år siden ved at man startet å ta i bruk et skriftspråk og et av de største bidragene til utviklingen av skriftspråk var antakelig handel. Med stadig større handel ble det umulig å huske innhold av lager, og ha oversikt over salg uten å skrive det ned. Senere kom så andre tekster. I begynnelsen skrev man på leirtavler, så papyrus, pergament, og fremdeles i dag på papir. For å lagre og gjenfinne informasjon utviklet man arkiv- og indekseringssystemer.

Etter hvert som omløpshastighet og global informasjonsdeling økte på en måte som gjorde analog behandling av store informasjonsmengder upraktisk gjorde man så det neste store gjennombruddet for å skjøte på hjernen med digital informasjonsbehandling. Og etter hvert som informasjonsmengdene har økt har vi gått fra hullkort, til disketter, til platelager, og endelig til kompakte lagringssystemer på minnekort som får plass i en smarttelefon.

Med dette kan vi avlaste hjernen og lagre og finne igjen store mengder informasjon på en pålitelig måte når vi måtte trenge det. Datamaskiner og telefoner er blitt en hjerneutvidelse som gjør oss i stand til å håndtere de enorme mengdene med informasjon som i dag strømmer imot oss i alle kanaler og som hjelper oss å filtrere, prioritere og huske det som er viktig for oss. Og blir det fullt kan vi bare sette inn et nytt minnekort i vår hjerneutvidelse.

Når vi overlater lagring og gjennomfinning til vår hjerneutvidelse lager vi plass i hjernen til å arbeide med det som er viktigst for oss til enhver tid, til å være kreative, innovative og ikke til å fylle hjernen med ting vi må huske.

Likevel opplever jeg at mange ikke helt bruker sin hjerneutvidelse (PC og telefon) optimalt, men forsøker å gjøre jobben selv. Det kan være utfordrende fordi din hjerneutvidelse tenker ikke, er ikke kreativ og kan ikke prioritere for deg. Da gjør du det vanskelig for hjernen din.

For flere tanker om dette, ta en titt på denne 3-minutters videoen: Jeg vet hvordan og jeg kan gjennomføre det!

En av våre hjerneutvidelser er oppgavelister der du kan parkere ting til du er klar til å gjøre dem og på denne måten frigjøre hodet til andre tanker. Men, siden mange oppgaver i dag kommer via e-post kan lett gå over styr og du ender opp med at hele Innboksen din blir en lang huskeliste. For å unngå dette, les Er du utsatt for Innboks-stress?

"Vi har så gode IT-systemer så opplæring er ikke nødvendig" - Særlig!

En gjenganger i de årlige medarbeiderundersøkelsene er at mange synes de arbeider unødig tungvint med IT-systemene ifølge professor Thomas Hoff ved UIO. Dette kan være årsak til stress og frustrasjon.

Det norske samfunnet blir stadig mer digitalisert. Arbeidsplasser, både private og offentlige, investerer i digitale tjenester og verktøy. Men verre er det med opplæringen av de ansatte i bruken av disse verktøyene kommer det frem i en undersøkelse som InFact har gjort for konsulentselskapet Vivento.

Noe av skylden må nok IT-leverandørene ta på seg fordi de bruker som salgsargument at "våre systemer er så intuitive". Det er dessverre ikke riktig. Det er det for IT-entusiastene, men det utgjør en veldig liten del av brukerne.

Det første vi tenker på når vi snakker om IT-systemer er gjerne regnskap, lønn og lignende, men hva med de IT-systemene som er mest kritisk for alle? Det vi bruker hver dag og ikke klarer oss uten, nemlig e-post, kalender, oppgavehåndtering, dokumentløsninger, kommunikasjonsløsninger med nettmøter osv. Det er de som gjør gir oss fleksibilitet til å arbeide ulike steder og uten å være låst til kontoret. Dette er noe alle vil ha, men uten opplæring sliter mange og det blir en unødig stressfaktor. Les mer om dette i Er du stresset? Jobb med årsaken, ikke behandle symptomene

Du kan lese mer om manglende IT-opplæring i Digi-artikkelen Kjøper IT-systemer, men dropper opplæringen. Jeg må bare sitere den første leserkommentaren til artikkelen som beskriver dette:

"Jeg får veldig lyst til å legge hele dette ansvaret på den ansatte, når de er ansatt for å utføre en jobb som krever et programvare er det de selv som må lære seg det. Jeg regner meg selv som datakyndig, jeg har aldri hatt noen opplæring i data. Programvare er stort sett intuitive, man må bare være nysgjerrig og ikke være redd for å trykke feil. Trykk i vei, les det som står og se hva som skjer."

Det er kanskje ikke noen overraskelse at det kom sterke motreaksjoner på dette, og det fra folk som leser IT-nyheter :-)

Dette gjelder ikke bare opplæring i bedrifts-spesifikke systemer, men i like stor grad standardsystemer alle bruker for epost, dokumentarbeid, møter og annen samhandling. Sjekk gjerne ut effektive opplæringsprogrammer på Smart endring.

Kick-off'en er over. Hva gjør vi når begeistringsrusen er borte og gjennomføringskraften svinner?

Har du opplevd å være på kick-off, eller på ledersamling der nye strategier og planer blir lagt frem til stor begeistring hos alle. Så kommer vi tilbake til kontoret, vi gjør et helhjertet forsøk på å følge opp, men det er ikke så enkelt … Alle de positive mulighetene som ble vektlagt på kick-off'en er der fremdeles, men hindringene som vi ikke snakket om møter oss for fullt.

Dessverre er det ofte slik når vi legger frem en strategi, eller planer som skal bringe oss til en lysende fremtid at 80% av tiden brukes til å skape begeistring rundt de nye mulighetene, og maks 20% til å snakke om mulige hindringer. Men når vi kommer til hverdagen bruker vi 80% av tiden på å fjerne hindringer og sliter med å holde begeistringen oppe. På kick-off'en står vi sammen med andre og deler begeistringen, men i hverdagen blir mange overlatt til å fjerne hindringene selv og du føler at gjennomføringskraften svinner.

Mennesker er vanedyr og kultur er like vanskelig å endre som å snu en supertanker i full fart.

Hva om vi delte kick-off'en i to deler? En begeistringsdel og en jobbedel der vi arbeidet sammen om å fjerne hindringer. Vi kunne sette opp en plan for å støtte hverandre i hverdagen når det ble litt vanskelig? Det ville holde motivasjonen oppe og gjøre det mye mer sannsynlig å nå målene våre.

Høres dette interessant ut, men vet du ikke helt hvordan dere skal få dette til i praksis? Da hjelper jeg gjerne til :-) Ring meg gjerne for en uforpliktende prat på 90173524.

PS. Tror du dette gjelder bare for bedrifter? Neida, dette problemet finnes i alle typer organisasjoner. Lions club er en organisasjon som gjør mye bra i samfunnet, men de følte at de måtte fornye seg for å fortsette å vær relevante i dagens samfunn og tiltrekke seg nye dyktige medlemmer. Les mer om hvordan SmartEndring bidro til dette på Lions' sider. DS.

Er du utsatt for Innboks-stress?

Du åpner Innboksen din og ser at du har fått en god del ny e-post. Du åpner den første og leser noen linjer. "Å, den må jeg gjøre noe med i dag, men ikke akkurat nå. Jeg skal i et møte om ikke lenge så det rekker jeg ikke". Så åpner du den neste. "Den må jeg gjøre noe med i morgen" tenker du. Og så den tredje e-posten. "Hmmm … den vet jeg ikke hva jeg skal gjøre med. Jeg lar den ligge litt". Du skummer fort gjennom 10 e-poster på denne måten, bare for å ha oversikten. Problemet er bare at når du kommer tilbake fra møtet må du starte på nytt igjen fordi du jo ikke har gjort noe med de e-postene du har halvlest. Nå er det i tillegg kommet en del nye på toppen og snart skal du i et nytt møte …

På denne måten vokser Innboksen fort og du mister oversikten og kontrollen. Hvordan føles dette? Lider du av Innboks-stress? Det er dessverre selvpåført. Du kan normalt ikke si til kolleger og til sjefen at de ikke skal sende deg e-post, men du kan bestemme hvordan du behandler den innkommende e-posten.

Når denne E-posten kommer inn i din Innboks må du bestemme deg for hva du skal gjøre med den og når. Dette er en oppgave, og du bør behandle den som dette. Når du har tatt stilling til den og bestemt hva du skal gjøre med den bør du flytte den ut av Innboksen. Da vet du at den er enten ferdig behandlet, eller du har bestemt når du skal behandle den. Ved å gjøre dette vil du mer eller mindre tømme innboksen og det er en utrolig god følelse.

Men tør jeg dette da? Mange tør ikke flytte noe ut av innboksen før oppgaven i e-posten er ferdig behandler i frykt for at man skal glemme den, eller ikke finne den igjen. Dermed blir Innboksen lett det jeg kaller Norges mest populære huskeliste. Hver gang du har litt ledig tid leser du alle overskriftene nedover i Innboksen for å finne noe du kan gjøre nå. I mellomtiden renner det ny e-post inn i Innboksen på toppen av disse …

Hva kan du gjøre med dette? Finnes det smartere måter å håndtere oppgaver som kommer inn via e-post?

Jeg mener det gjør det, enten du bruker Microsoft, Google, eller Apple. Måten du gjør det på i praksis vil variere med teknologien, men prinsippet er det samme:

1. Behandle e-post i Innboksen ferdig første gang du tar i den. Når du er ferdig ligger ikke e-posten i Innboksen lenger. Her er hvordan: Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist.
2. For e-post som ikke kan ferdigbehandles umiddelbart, tenk hvor viktig er den og hvor mye haster den. Ut fra dette plasserer du behandling av e-posten/oppgaven på en bestemt dag. Det er mye bedre å ha en kort liste pr dag enn en lang uprioritert liste med oppgaver. Les hvordan: Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Ikke velg Innboks stress - velg full kontroll :-)

Hva er riktig livsbalanse (Work-life balance)

Jesper Bo Jensen i Institut for fremtidsforskning, København laget i 2001 en studie av "Fremtidens arbejdsbegreb" der han stilte spørsmålet Hva er mest tilfredsstillende av arbeid og fritid?

10% mente at arbeid er mest tilfredsstillende, 13% mente at fritid er mest tilfredsstillende, mens 77% mente at arbeid og fritid er like viktige.

Det er liten grunn til å tro at dette er veldig forskjellig i dag. Bildet av hvordan man ser på arbeid i dag inneholder mange elementer av det man tidligere betraktet som fritid. Før var arbeidet alvorlig og man kunne more seg på fritiden. I dag finner mange like stor glede i å arbeide som det man gjør på fritiden :-) Samtidig er barn og familie svært viktig for mange. Det fører til at mange familier i dag ser at jobb og fritid går litt om hverandre. Jobben blir en integrert del av en livsstil der hver enkelt kan og må gjøre sine egne prioriteringer av hva som er god balanse for dem. Slik er den nye hverdagen for mange. Jeg kjenner få tilfeller der det er arbeidsgiveren som krever at man skal arbeide om kvelden for å lykkes, men mange arbeidstakere som gjør dette fordi de selv finner at det er en god løsning. For mange er det en forutsetning for at både far og mor i en familie kan arbeide og ha interessante jobber samtidig som de ivaretar familie og barn på en god måte. Det som er viktig er å være tydelig på hvordan man velger å prioritere og sette forventninger hos andre. Tidligere Europeisk Vice Precident i Microsoft Jens Moberg var ekstremt tydelig på dette som leder. Han sa tydelig fra at i hans arbeids- og familiesituasjon var det best for ham om han kunne gjøre en del jobb på kvelden etter at barna hadde lagt seg og kanskje sende noen e-poster til kolleger. Han var like tydelig på at han ikke forventet at noen leste og behandlet disse før dagen etter.

Om du synes det er vanskelig å prioritere får du noen tips her: Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst Teknologien har gitt oss unike muligheter til fleksibilitet i arbeidssted og arbeidstid. I følge SSB har 65% av nordmenn en jobb der deler av arbeidet kan gjøres utenfor arbeidsplassen og til en tid man bestemmer selv. Hvordan man bruker denne fleksibiliteten varierer mye med ens livssituasjon.

Nyutdannede uten barn sitter gjerne lenge på jobben sammen med likesinnede og har mye av sitt sosiale miljø der. Når barna kommer vil noen redusere ambisjonsnivået og arbeide mindre, men mange vil opprettholde jobbambisjoner og karrieremål. Da gjør denne fleksibiliteten at man kan levere og hente i barnehage, så ha middag og aktiviteter med barna. Når barna er i seng jobber de gjerne litt mer istedenfor å se på TV.

Så har vi de som nå har voksne barn. De blir det flere og flere av. De jobber gjerne utover kvelden innimellom for å opparbeide tid til å ta lang ferie. De vil i mange tilfelle også kunne gjøre deler av jobben fra leiligheten i Spania.

Det er ikke til å komme fra at mange synes det er vanskelig å finne den rette balansen og utnytte fleksibiliteten på en positiv måte. Det krever en del selvdisiplin for ikke å være "alltid på". Særlig fordi mange arbeider mot langsiktige mål og selv må legge en plan for å nå dem. Da er det du selv som i stor grad må bestemme når du skal jobber og når du tar fri. Det går lettere om du har tenkt igjennom dette og tar konkrete beslutninger for deg selv.

For mer om dette, se Jeg har så mye å gjøre …. Test om du prioriterer din tid riktig!

Jeg har så mye å gjøre …. Test om du prioriterer din tid riktig!

Hvordan går det? Takk bra, men det er utrolig mye å gjøre hele tiden. Vet ikke helt når jeg skal få tid til å tenke. Skulle gjerne brukt mer tid på strategiske oppgaver, men jeg kommer aldri så langt fordi det er så mye jeg må ta meg av først. Høres dette kjent ut? Springer du fortere og fortere for å rekke over alle oppgavene?Industrialderen dreide seg mye om produsere så mye som mulig. Jo mer, jo bedre. Jeg mer effektive vi var, jo mer fikk vi produsert. Det dreide seg om å ha et høyt aktivitetsnivå. De som arbeidet hardest og la flest timer ned i arbeidet kunne regne med å ha mest suksess.

Etter hvert som mengden av informasjon, kommunikasjon og dermed arbeid øker har vi også fått IKT-verktøy til å arbeide mer effektivt. Vi kan nå arbeide når som helst og hvor som helst, og det gjør vi :-) Velkommen til informasjonsalderen!

Gjennom å fokusere på å få mer og mer arbeid gjort risikerer vi å føle oss fornøyd når vi har besvart all e-posten og gjennomført alle store og små oppgaver på listen vår, uten at det nødvendigvis fører til de beste resultatene i forhold til våre strategiske mål.

I en verden av "for mye" er det ikke lenger realistisk å rekke alt, gjøre alt andre ber deg om. Heller ikke å lese smått og stort som dumper inn via Twitter, Facebook og hoppe fra e-post til e-post i innboksen. Det er ikke volumet av arbeid og timer foran PC'en som teller. Det er å løfte hodet, se fremover og prioritere arbeid som fører til resultater. Differensiere mellom viktig og uviktig og skape handlingsrom for å være kreativ og tenke nye tanker.

Her er en liten øvelse du kan gjøre på noen få minutter der du kan reflektere litt rundt hvordan du bruker tid og energi i dag og hvordan du ønsker å bruke tiden.

Er det forskjeller mellom dagens situasjon og ønsket situasjon?

Hvis ja er det viktig at du skaper deg et handlingsrom for endring. Første skritt på veien er å få mer sammenhengende tenketid og tid til å planlegge dine prioriterte aktiviteter. For hjelp om dette se Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst.

Utfordringen er at de fleste av oss blir avbrutt av andre eller av seg selv ca. hvert tredje minutt *)

De fleste avbrytelsene står du selv for med varsler på skjermen og med lyder på telefonen når det kommer ny e-post.

Slå dem av! Det er du som skal bestemme når du skal lese ny e-post, ikke den som sender deg e-posten. Her er hvordan du gjøre dette i Microsoft Outlook:Velg Fil -> Alternativer -> E-post. Ta bort markeringene i seksjonen Meldingsankomst og trykk på OK.

*) Mark,Gonzales,Harris (2005) "No task left behind? Examining the nature of fragmented work"

Er du "bare" leder? Bruk mindre tid med teamet og øk effektiviteten!

Jeg hørte en refleksjon fra en ansatt for en stund siden jeg synes var veldig interessant. "Hvorfor har ledere det så travelt? Hva gjør de egentlig? Hva gjør de i alle møtene de har?"

Dette er det nok mange team medlemmer som lurer på. Det er ikke bare bare å være fulltids leder. Noe av problemet er at du synes du må fylle hele dagen med "lederoppgaver" uansett om det er nødvendig eller ikke. Du må jo kalle inn til og holde statusmøter, avbryte medarbeiderne for å få estimater på ditt og datt, forecast på salget (som om det gjør noen forskjell) og delta i ledermøter. Når du så har lagt til den tiden du bruker på å lese all e-post der du er på kopi-linjen for å holde deg informert om alt teamet driver med er dagen gått. Det er klart at mye av dette er nødvendig, men det bør kanskje ikke fylle hele uken?

Når du er synlig og tilgjengelige for team-medlemmene hver dag er det også enkelt for dem å komme med en masse spørsmål de burde ha tenkt litt mer igjennom selv før de kom til deg.

Jeg ledet et team med 20 medlemmer i Microsoft. De hadde jeg sannsynligvis ikke klart om vi hadde sittet på samme kontor. Heldigvis var de spredd i 12 ulike land. Det gjorde at både de og jeg fikk arbeidsro og kunne få utført mer. I tillegg til å være leder hadde jeg god tid til å gjennomføre egne prosjekter og de ble ikke plaget av stadige spørsmål om det ene og det andre fra meg :-)

Det betyr ikke at vi ikke hadde møter og at jeg ikke var tilgjengelig. Vi hadde en times månedlig team-møte på nett og jeg hadde månedlig 30-50 minutter med hver enkelt på videomøte. Det fylte opp hele tre arbeidsdager pr måned. Da hadde jeg altså 17 arbeidsdager igjen :-)

Jeg var alltid tilgjengelig for dem om de trengte meg, men man tenker litt mer igjennom de spørsmålene man har før man tar kontakt i en slik setting og kanskje er det like greit å samle opp spørsmål til vårt månedlige møte? Med klare mål og høy tillit fra leder klarer de fleste å ta egne beslutninger i hverdagen uten å føle at de må klarere alt med lederen.

Gjennom mange år som leder på avstand har jeg notert meg følgende fordeler med avstandsledelse:

1. Teammedlemmer lærer å bli problemløsere
2. De lærer å bli den lokale "guvernøren" som representerer lederen og teamet (ref. Cæsar under)
3. Teamet må bli gitt myndighet til å ta beslutninger og utvikler egen dømmekraft til å gjøre dette
4. Teammedlemmer må lære å uttrykke avdelingens formål og mål til kolleger de samarbeider med der de er
5. De er avdelingens øyne og ører i de lokale miljøet og må fange opp og kommunisere viktig informasjon til leder og team
6.  
7. Ved å arbeide selvstendig sparer de mye tid for lederen

Jeg sier ikke det er enkelt å få til dette, men det er absolutt mulig og belønningen er høy for alle parter. Om du er interessert i mer detaljer og praktiske råd avstandsledelse og dens fordeler kan jeg anbefale en serie blogginnlegg jeg har skrevet tidligere og som starter med en sammenligning med deg som leder og Cæsar :-) Hans guvernører rundt omkring i Europa hadde ikke Lync eller Skype. Det kunne ta uker å få svar fra «sjefen». Da lærer man å ta beslutninger selv. Do you find it difficult to manage remote employees? Turn it into an advantage!

Jeg holder for øvrig også gjerne workshops for ledere innen dette området der ledere utvikler sin egen personlige lederplan for å arbeide med team i den digitale hverdagen.

Hvorfor er arbeidslivet i Norge "dødt" i to hele måneder hver sommer?

De fleste tar vel tre ukers ferie i sommer en gang mellom St.Hans og skolestart, dvs. i løpet av to måneder. Da er det enda fem arbeidsuker igjen i denne perioden. I disse ukene er det bannlyst å arrangere noe som helst. Ikke seminarer og andre arrangementer og ikke kurs og annen opplæring. Ser nordmenn på de 25 arbeidsdagene som ekstra ferie på jobben?

"Å, men vi har så mye å gjøre resten av året at vi fortjener å ha en rolig periode" sier mange da.

Men det straffer seg! Hva skjer ved skolestart og utover høsten. Jo da skal vi få hjulene i gang igjen og så klager alle på at det er så hektisk. Veldig mye kurs- og opplæringsvirksomhet er lagt til perioden september til november. Desember er også hellig. Da skal vi jo gjøre innspurten til jul …

Hvis det er så at disse fem arbeidsukene på jobben ikke inneholder så mye behandling av hastesaker, hva om vi bruker denne tiden til å bygge kompetanse, trene på gjennomføring av nødvendige endringer på jobben og på denne måten stille skarpskodd innfor høsten i tillegg til å ha "ladet batteriene"?

"Går ikke" sier du! Det er alltid noen som er på ferie. OK, så betyr det at om du arrangerer noe resten av året kan alle delta? Ingen melder forfall på grunn av møter, andre arrangementer, eller høyt arbeidspress? Det er alltid noen som ikke kan og hvem har sagt at vi ikke kan gjennomføre for eksempel et kurs i flere omganger slik at man kan velge tidspunkt selv?

Utfordre deg selv og de rundt deg i sommer. Ikke ta for gitt at man ikke kan gjøre noe felles med andre i løpet av de 8 sommerukene.

Hva med å gi avdelingen et SmartEndring kurs i sommer? Du kan sette opp ett kurs i perioden 23.juni - 12.juli og det samme om igjen i perioden 28.juli - 16.august. Da vil alle mest sannsynlig finne en tid som passer. Jeg skal bidra med å tilby to for en. Det vil si jeg holder det samme kurset to ganger for prisen av ett. Ring meg på 90173524, eller send meg en epost på bjorn@smartendring.no om dette kan være aktuelt for dere.

Blir du klar til sommerferien med alt du skal gjøre? For gode tips, sjekk Ta ferie uten jobbstress! Her lærer du hvordan du kan ta ferie med tom oppgaveliste.

Er du lei av å høre at vi må gjøre mer med mindre ressurser?

Utslitt mann

Jeg besøker mange virksomheter og det jeg hører overalt, enten det er i private firmaer, eller i det offentlige er "nå må vi levere mer, men samtidig må vi skjære ned på budsjetter og andre ressurser." I en global undersøkelse utført av Corporate Executive Board sier ledere som blir intervjuet at de regner med at de må forbedre resultatene med 20% pr. år enten ved å spare penger, tjene mer penger, eller ved å øke produktiviteten.

Om du spør hvordan dette skal skje får du som oftest ikke mange gode svar. Det er lett å stille krav når man ikke har realitetsbehandlet hva det innebærer. Samtidig viser den samme undersøkelsen at man blir mer og mer avhengig av andre for å nå egne mål. Det vil altså si at den eneste muligheten virksomheten har til å nå en slik ambisjon er at man går sammen om det. Det kan ikke oppnås av en enkelt ledere, eller ansatte hver for seg. Vi må altså bli bedre på å samarbeide mer effektivt og klekke ut gode forbedringsmuligheter sammen.

Dette er i realiteten et kontinuerlig endringsprosjekt, men vi behandler det vanligvis ikke som dette. Vi gir gjerne beskjed til lederne om at nå blir kostnadsbudsjettet ditt for neste år redusert. Hvordan du nå skal levere på dine mål er ditt problem.

Hva om vi behandler dette på en litt annen måte og ser på virksomheten som et utviklingsprosjekt. I år leverer vi virksomhet 1.0. Neste år setter vi versjon 2.0 i produksjon. Gjør vi dette kan vi mye enklere definere arbeidsoppgaver som vi må sette i gang:

• Hva tror vi må til for å lykkes de neste 3-5 år?
• Hva er viktigst i året som kommer?
• Hvilke nye ferdigheter må de ansatte lære?
• Hvordan kan vi støtte hverandre i å gjennomføre nødvendige endringer?
• Hvordan påvirkes systemer og prosesser og hva skal til for at de kan støtte endringene?
• Hva skal vi gjøre for å få alle ansatte engasjerte i denne utviklingen?

 Dersom vi skal planlegge for kontinuerlig endring holder det ikke å sette inn sparetiltak når det nye budsjettet er kjent. Da blir du alltid bakpå og det blir veldig vanskelig å finne innovative løsninger.

Tornado

Blir du sliten bare av å lese dette? Det er sannsynligvis fordi du er oppslukt av den hvirvelvinden hverdagen vår er. For å få tid og overskudd til å utvikle den neste versjonen av din rolle, avdeling, eller virksomhet kan det være lurt å starte med å ta bedre kontroll over egen hverdag og gjennom dette skape handlingsrom for endring. Sjekk gjerne tipsene for dette her:

Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst.