Tid, oppgaver og verktøy får skylda når vi ikke får gjennomført alt vi håpet

Tid

Alle er gitt den samme tiden og det er det lite å gjøre med. Griper du deg selv noen ganger i på si "jeg har ikke tid"? Det har du selvfølgelig. Det du egentlig mener er "dette vil jeg ikke prioritere nå". Det kan imidlertid høres litt hardt ut, særlig om det er noen som spør om du kan gjøre noe for dem. Man vil helst ikke avvise noen. Det kjennes veldig ubehagelig. Dessverre er det enda mer vanlig å si "jeg har ikke tid" til egne aktiviteter man gjerne skulle gjort. Prioritering, vanskelig som det kan være, er nettopp å si nei til noe for å kunne gjøre noe annet som er enda viktigere.

Her er to teknikker du kan bruke for å prioritere bedre i hverdagen:

1. Når noen kommer og spør deg om å gjøre noe for dem, eller sender en epost. Svar, "jeg har mye viktig jeg må gjennomføre i dag, er det noe som kan vente til i morgen, eller neste uke? Sannsynligheten er stor for at den andre da enten gjør det selv, spør noen andre, eller sier "det er OK". Da noterer du dette på oppgavelisten og følger det opp senere når du kan planlegge dette og jobber videre med dagens viktige oppgaver.
2. Når du kommer på noe du gjerne vil gjøre, eller du har en oppgave som har fulgt deg i ukesvis og som aldri kommer høyt nok opp på prioriteringslisten, men som du ikke har lyst til å gi opp. Sett den opp på en liste 1-3 måneder frem i tid og vurder den på nytt da. Gå så videre med det som er viktig nå med god samvittighet.

Hvordan vet du så hva som er viktigst og hvordan får du prioritert aktiviteter relatert til dette? Stephen R. Covey som står bak 7 habits/de 7 gode vanene sier det veldig bra synes jeg.

You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside.

Det betyr at du må ha gjort deg opp en mening om hva du vil oppnå. Da vil du alltid ha noe å prioritere oppgaver opp mot. Spør deg selv, vil det å gjøre denne oppgaven føre meg nærmere ett av mine mål? Forbausende ofte gjør det ikke det. Da havner vi i "busy-fella" Vi er fryktelig travle hele tiden, men ikke nødvendigvis med å gjøre ting som skaper resultater.

Les mer: Busy busy! Jeg har så mye å gjøre at jeg ikke får gjort det jeg egentlig skulle

Oppgaver

Jeg har studert mye på hva som virker og ikke virker av ulike oppgavelister. Det jeg vet utfra dette er at lange oppgavelister ikke virker, enten de er på papir, en app, eller i Outlook. Jeg spør ofte på mine kurs om hvilken farge det er på teksten i Outlook oppgaver, og svaret er nesten alltid RØD. Når jeg ser på oppgavelisten er den gjerne på mer enn en side og blitt en dårlig samvittighet. Det fører til at man helst unngår å se på den og skriver korte oppgavelister på papir isteden :-)

Den eneste måten jeg har funnet ut som virker for meg, og som jeg ser virker for mange andre også, er å lage korte, tidsbaserte oppgavelister der hver av dem lar seg gjennomføre i løpet av en dag. Det er helt umulig å gjennomføre alt på en gang. Noen sier man skal lage en prioritert liste og jobbe seg nedover fra toppen, men i realiteten er det en del oppgaver som kanskje ikke er på toppen av lista som faktisk har en tidsfrist, så når man bestemmer hvilken "dagsliste" oppgaven skal føres opp på må man ta hensyn til både hvor viktig oppgaven er og hvor mye den haster.

På toppen av dette kommer at du ikke har like mye tid til oppgaver hver dag fordi en del av dagen også går med til møter og avtaler. I tillegg endrer prioriteringene seg hele tiden. Derfor er det en fordel å kunne gjøre raske omprioriteringer. Da er det bra å kunne bruke et verktøy der det er enkelt å flytte oppgaver samtidig som du beholder oversikt så du kan planlegge realistisk.

Les mer: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen

Verktøy

Jeg har prøvd ut mange ulike verktøy, det ene mer ambisiøst enn det andre for å håndtere oppgaver. Mange av disse er gode i seg selv, men kommer ofte i tillegg til, og må administreres på siden av verktøy man uansett må forholde seg til i hverdagen. Det oppleves som ekstra arbeid og fører ofte til dobbeltføring. Jeg har kommet til at det beste for de fleste er å bruke det verktøyet nesten alle har tilgjengelig via jobben, nemlig Microsoft Outlook. I tillegg, for alltid å kunne ha oppgavelisten med meg, en app på telefonen som synkroniserer oppgaver automatisk med Outlook.

Ved å se både avtaler og oppgaver i det samme bildet er det enklere å se total arbeidsbelastning pr. dag.

Les mer: Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver
og Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Det hjelper ikke med SMARTe mål om du ikke har en gjennomføringsplan

Begrepet SMARTe mål dukket opp i en artikkel i Management Review i 1981 og ble raskt fanget opp av mange selskaper, hvorav General electric (GE) ofte blir forbundet med at de tok i bruk dette. SMART står for Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-related. For mer detaljer om dette finner du en god forklaring i denne bloggen skrevet av Chris Yates.

Jeg har både jobbet i, og med flere selskaper der dette har vært en rettesnor for målsetting. Problemet er at når målene er satt tror vi jobben er gjort :-)

Men det er jo nå det starter! Det er et bra utgangspunkt å ha godt definerte mål, men jeg vet mange sliter med å lage en plan basert på målene og det blir ofte ikke fulgt opp med planlegging. Som følge av dette blir målene liggende i skuffen til det nærmer seg tid for å vurdere i hvilken grad målene ble nådd. Har vi nådd våre mål uten en plan kan man stille spørsmålet om målene har vært for trivielle og ikke særlig utfordrende å nå. Da blir jo noe av poenget med å sette mål borte.

Det hjelper ikke "å få ting gjort" om du gjør ting som ikke bidrar til å målet

Da GE innførte denne typen målsetting og ba ledere og ansatte komme opp med forslag til SMARTe mål la man veldig vekt på at de skulle tilfredsstille kriteriene. Dette førte til at man kunne ha mål som "Alltid levere reiseregning den siste dagen i måneden". Dette målet er spesifikt, målbart, mulig å oppnå og tidsrelatert. Men det er også svært trivielt og bidrar ikke til at man oppnår bedre resultater i jobben eller for selskapet. Likevel fant man at bare det å ha definert mål ledet til bedre resultater :-) Likevel ble det fort klart at man kom vesentlig lenger om målene var ambisiøse og noe man sannsynligvis ikke kunne nå uten en bevisst plan for å nå dem. De innførte "Stretch goals". Les gjerne HBR artikkelen The Strech Goal Paradox om du vil gå dypere i dette.

Noen av oss har vært utsatt for dette og det er ikke alltid behagelig og blir til dels brukt feil, men om vi ikke strekker oss litt blir vi heller ikke bedre. Dette gjelder jo både for organisasjoner og for oss personlig. Et vanlig begrep jeg hører overalt nå er "man må ut av komfortsonen" for å utvikle seg. Hørt den? :-)

Uansett, du har større mulighet til å nå gode resultater om du lager en plan for å nå dem. I tillegg reduserer du stress både for deg selv og din leder fordi du kan sannsynliggjøre og dokumentere hvordan du skal nå dine mål. Et enkelt format jeg har brukt i mange årfinner du her:

Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Kunne du tenke deg å bruke en dag utenfor kontoret til å jobbe med planen din samtidig som du legger et bedre grunnlag for gjennomføringen kan du jo vurdere å delta på Smart endring kurset Smart måloppnåelse i en digital tid.

Lykke til med planlegging og gjennomføring av dine SMARTe mål.

Det hjelper ikke "å få ting gjort" om du gjør ting som ikke bidrar til å målet

I den digitale verdenen vi lever i nå der informasjonsmengden øker hvert år, krav til resultater øker med 20% pr år *) uten at du får mer tid og ressurser vil det alltid være mange flere oppgaver enn du noen gang kan gjøre.

Det er selvfølgelig viktig å ha en arbeidsform med tilhørende struktur og verktøy som hjelper deg å ikke glemme hva du skal gjøre og der du har kontroll på planlagte og utførte oppgaver. Det mangler ikke apper og systemer for dette.

Men før du velger deg apper og systemer for å planlegge og følge opp alle dine oppgaver må du svare deg selv på spørsmålet "Hva er det jeg vil oppnå?"

Klarer du å prioritere oppgaver som leder til gode resultater? 

Problemet er at det lett blir altfor mange oppgaver. Apper og lange oppgavelister er ikke løsningen på dette. Den eneste farbare veien er prioritering!

Har du et godt prioriteringssystem? Hvis ikke, hvordan vet du da at du bruker tiden på det som er viktigst?

I praksis vil de fleste da prioritere kortsiktig etter hva som brenner mest og hvem som maser mest mens de viktige oppgavene beveger seg nedover og nedover på oppgavelisten.

For å prioritere må du ha et prioriteringssystem som er knyttet opp mot de målene du ønsker å oppnå enten det er mål du er gitt av din arbeidsgiver eller mål du setter for deg selv.

I likhet med mange andre fikk jeg mye hjelp til dette da jeg gikk på time manager™ kurs for mange mange år siden og bruker prinsippene fremdeles. Men jeg bruker ikke den papirbaserte utgaven lenger :-)

Bør du skaffe deg en digital planlegger?

Jeg har i stedet tatt det beste fra denne kombinert med andre gode innspill og egne erfaringer og laget en digital planlegger som kan brukes helt gratis og uten å kjøpe års-sett med nye kalenderark hvert år.

Har du mål du vil nå på jobben og må lage din egen plan for å nå dem?  Må du prioritere daglig hva du skal gjøre for å bruke tiden på det som gir resultater?

Da er kanskje dette noe for deg også. Sjekk hvordan på Smart måloppnåelse i en digital tid

*) Kilde: Corporate Executive Board

Se også: Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

Var du en time manager ™ disippel?

Er du en av dem som laget årsplaner, hadde månedskalender, ukeplaner og dagsplaner i en fin perm du hadde med deg overalt? Definerte du dine 5-7 nøkkelområder som hjalp deg å holde fokus på dine strategiske arbeidsområder?

Jeg gjorde alt dette med min time manager™ og opplevde at jeg i mye større grad enn uten dette brukte tiden min målrettet og var i stand til å bryte ned 6-12 måneders mål til håndterlige biter som når jeg gjennomførte dem gjorde at jeg oppnådde mine mål fordi jeg fikk et prioriteringsverktøy i hverdagen.

Bjørns gamle time manager

Mange har sikker hørt spørsmålet "Hvordan spiser du en elefant?" Svaret er "en bit av gangen". Det denne uunnværlige planleggeren hjalp meg til var:

1. Definere mine egne fokusområder basert på de mål som var gitt meg fra ledelsen
2. Bryte ned litt uformelige, ikke klart definerte mål i konkrete handlinger
3. Å planlegge dagen, morgendagen og neste uke ved å fylle planen med mine viktigste oppgaver
4. Å gi meg et verktøy tilå prioritere i hverdagen så jeg brukte mer tid på viktige oppgaver og mindre tid på tilfeldige og ikke så viktige oppgaver.

Blir det for mye planlegging?

Noen kan kanskje føle at dette blir litt vel mye planlegging, men hva om du ikke lager din egen plan og kontinuerlig prioriterer i hverdagen? Dessverre er det slik at når vi mennesker ikke har klart definerte mål blir vi merkelig lojale til å følge daglige rutiner der vi bruker tiden til trivielle oppgaver.

Det er viktig å ha en balanse mellom planlegging og gjennomføring, men uten en mål og plan har vi ingenting å gjennomføre. Det blir som når Alice i eventyrland spør katten om hvilken vei hun skal ta, hvorpå katten spør henne om hvor hun skal? Det vet hun ikke og katten svarer at da spiller det ingen rolle hvilken vei du tar.

Noen synes også planlegging er litt ubehagelig fordi det synliggjør alt du faktisk må gjøre for å lykkes, og det kan være en hel del. Den engelske forretningsmannen Sir John Harvey-Jones uttrykker dette ganske humoristisk når han sier

"The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression."

Ta i bruk en digital planlegger

Dessverre måtte jeg pensjonere min time manager™ når verden ble mer og mer digital. Når min kalender er i Outlook, mange av oppgavene vi håndterer kommer på epost, og planer ligger litt her og der i ulike digitale dokumenter kan jeg ikke samtidig føre dobbeltføre i et analogt verktøy. Det har jeg rett og slett ikke tid til. Særlig ikke fordi omløpshastighet og informasjonsmengde er mist 10 ganger større nå enn da jeg skrev alt inn i min time manager ™.

Det mangler ikke på digitale verktøy der man kan løse deler av dette. Men det jeg har savnet er noe som henger sammen og gir meg både nødvendig oversikt samtidig som det støtter med i daglige prioriteringer.

Er det ikke enkelt å bruke blir det ikke brukt

Etter å ha studert mange verktøy, strukturer og sett på hva eksperter som Franklin Covey, TMI, David Allan og flere anbefaler har jeg kommet frem til at man må ha noe som er enkelt, støttet av digitale verktøy og med en struktur og prosess som virker naturlig og ikke er for omstendelig. Blir det for komplisert og tidkrevende å bygge opp, vedlikeholde og bruke et system i hverdagen gjør vi det rett og slett ikke selv om vi vet vi burde.

Du trenger ikke kjøpe noe for å få en digital planlegger

 Etter mange års erfaring og prøving har jeg har laget en Smart endring planlegger som bygger på de verktøyene 90% av oss allerede har og bruker i hverdagen. Ved å gjøre et engangsoppsett omdannes Microsoft Office til ditt personlige planleggings- og prioriteringsverktøy. Sammen med dette kommer enkle beskrivelser av hvordan du planlegger og prioriterer i hverdagen for å oppnå bedre resultater med mindre stress.

Du setter opp din personlige planlegger gjennom Smart endring workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid sammen med kolleger som også vil oppnå bedre resultater med mindre stress.

Smart endring planleggeroppsett, her vist på iPad. Synkroniseres automatisk mellom PC, Mac, nettbrett og telefon.

Har du flere påbegynte eposter og flere dokumenter åpne samtidig? Da bør du lese dette.

Du har 10 eposter åpne og 7 du har startet å skrive et svar på. I tillegg har du 5 regneark og 3 Word-dokumenter "under arbeid".  Så får du beskjed om å restarte PC'en på grunn av en oppdatering. Hvordan føles det? Panikk!  Særlig når PC'en restarter automatisk fordi du du har ignorert de høflige hintene om at du bør gjøre det noen ganger. Kjenner du deg igjen?

Tror du at du kan multitaske?

Situasjonen beskrevet over er kanskje litt satt på spissen, men jeg ser faktisk dette ganske ofte. En ting er frykten for å måtte restarte PC'en, men hvorfor havner vi egentlig i en slik situasjon? For mange er det nok fordi man er så ivrige til å kaste seg over nye oppgaver fordi alt haster. Det er lett å blir drevet av det som kommer inn sist og som virker som det haster. "Jeg tar denne med en gang, så går jeg tilbake til den forrige etterpå". Det er bare det at mens du starter på  den oppgaven kommer det en som også ser viktig ut så du gjør det samme igjen!. Tro meg, dette er du ikke tjent med, det skaper bare stress.

Det er bedre å fullføre oppgaver enn å starte dem

Har du sett bærplukkere som starter å plukke blåbær på en tue. Så ser de en annen tue som ser ut som den har flere bær og hopper over dit. Men vi får med oss flere bær ved å plukke ren den første og så gå til den neste. På samme måte ser jeg noen som hopper fra oppgave til oppgave uten å gjøre ferdig den de jobber med først. På den måten ender du opp med mange epost du har startet å skrive svar på og mange dokumenter åpne på en gang. Du oppnår i iallfall å være veldig busy hele tiden, men det er vel ikke poenget?

Når du kommer til slutten av dagen har du 17 oppgaver startet men få fullført. Ville det ikke være bedre å ha 5 fullførte oppgaver enn mange ufullførte som blir liggende åpne? Du blir tross alt målt på og føler at du har oppnådd noe når du fullfører en oppgave. Det dreier seg ikke om å starte flest mulig oppgaver, men om hvor mange du fullfører.

Å ha mange åpne oppgaver skaper faktisk ganske mye merarbeid fordi du hele tiden må bruke tid på å sette deg inn i hvor du var når du gjenopptar en oppgave. 

---

Les også:

Det er veldig fristende å multitaske selv om vi vet det ikke er bra. Men hva kan vi gjøre med det?

Busy busy! Jeg har så mye å gjøre at jeg ikke får gjort det jeg egentlig skulle.

5 epost-strategier som ikke virker og 4 tips som hjelper deg i en digital hverdag

Når jeg holder kurs og workshops får jeg ofte gode tips jeg tar med meg videre fra deltakerne. Likevel er det ikke alle tips som fungerer for meg selv om det kan fungere for andre. Mye av dette avhenger av jobbtype, kultur på arbeidsplassen og ikke minst personlige preferanser.

eposten renner inn kontinuerlig

Her er noen av de tipsene jeg har fått som ikke virker for meg, så kan du vurdere om det gjelder deg også, eller om du synes det fungerer for deg. Om det gjør det er det fint, men om det ikke gjør det er du ikke alene :-)

1. Bare lese epost 2 ganger om dagen. I de bedriftskulturene jeg jobber med er det en forventning til at man holder seg oppdatert på det som kommer inn nokså kontinuerlig i løpet av dagen.
2. Alltid tømme innboksen før man går hjem fra kontoret. Med en kontinuerlig strøm av epost er ikke det realistisk og fører bare til frustrasjon.
3. Arkivere epost, inklusive sendte elementer i et mappesystem. Med en stadig økende informasjonsmengde tar dette rett og slett for mye tid. Dette er en arv fra papirverdenen. I den digitale kan vi søke etter det vi vil finne. Likevel foretrekker jeg å ha i alle fall en arkivmappe så jeg kan flytte epost jeg har behandlet ut av Innboksen.
   Tips: Hvorfor og hvordan du kan redusere antall mapper i Outlook
4. Sende veldig korte eposter så det skal være lett for andre å lese dem. Dette fører ofte til at ikke all informasjon blir med og jeg får oppfølgingsepost med spørsmål til innholdet.
   Tips: Hvorfor skal jeg lese din E-post? Dette må du gjøre!
5. Få andre til å endre sine epostvaner. For eksempel ved å skrive "til info" i overskriften, eller ringe istedenfor å sende epost. Du kan bare velge hvordan du behandler det du får inn.
   Tips: Endre din epostvane på 1-2-3 - få god kontroll og redusert stress

Så hva har virket for meg, ikke bare begrenset til epost, men det å arbeide effektivt i den stadig mer hektisk digitale hverdagen?

1. For mange år siden sluttet jeg å klage over hvor mye epost jeg mottok, men innså at epost ikke kommer i tillegg til arbeidet, det er en del av arbeidet, og noe jeg må innarbeide i mine arbeidsrutiner. Undersøkelser som viser hvor mange prosent av tiden vi bruker på epost finner jeg meningsløse ettersom de tar som utgangspunkt at epostbehandling er noe annet en del av det vanlige daglig arbeidet.
   Tips: Slutt å skylde på mye epost - her er det egentlige problemet!

2. Innse at mesteparten av det som kommer inn i innboksen ikke er informasjon, men oppgaver og behandle det som dette. Det vil si at jeg må prioritere dem utfra hvor viktige de er og hvor mye de haster. Det jeg ikke kan behandle umiddelbart må inn på en prioritert oppgaveliste.
   Tips: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.
3. Slutte å forvente at hjernen skal løse problemer skapt av teknologien og som fører til at vi må forholde oss til 100 ganger mer informasjon enn for 10 år siden. Jeg må bruke automatisk sortering av epost for å sikre at jeg i alle fall behandler det viktigste.
   Tips: La e-postmannen sortere for deg. Prioriter den viktigste e-posten
4. Jeg kan ikke stole på at hjernen min skal huske en masse ting jeg må gjøre. Det er lettere å prioritere det som er i eposten enn mine oppgaver som jeg har i hodet. For å sikre at mine viktige oppgaver blir gjort må de skrives ned.
   Tips: Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Føler du at du ikke arbeider så effektivt som du burde, men ikke helt vet hva du skal gjøre med det? En bra begynnelse kan være å få en 2 timers kick-start som hjelper deg i gang. Få med deg noen kolleger og bestill Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen arbeidsdag. 

Det blir bare for mye!

Ingen tjener på at du er travelt opptatt hele tiden og aldri har nok tid til å gjøre dine viktigste oppgaver. Verken du, dine kolleger eller organisasjonen.

"Men jeg må jo være tilgjengelig", sier du. Det må vi selvfølgelig til en viss grad, men vi må også få tid til å gjøre våre viktige oppgaver så vi må få til en balanse.

Balanse mellom det du gjør for andre og det du gjør for å nå dine mål.

Det er vanskelig å si nei, og særlig når noen står foran deg og sier "har du 5 minutter" som selvfølgelig blir til en halv time.

I boken  Essentialism, av Greg McKeown lanserer han sitt produktivitetsmanifest med en test for hva man skal si ja og nei til.

Hver gang du blir spurt om å gjøre noe, enten det er ansikt til ansikt, eller på epost skal du spørre deg selv:

1. Kan jeg faktisk gjøre dette, gitt den tiden jeg har?
2. Er dette den viktigste oppgaven jeg skal bruke min tid på akkurat nå?
3. Dersom det er sjefen din som spør, kan du høre om dette er viktigere enn andre oppgaver du jobber med som også er viktige for virksomheten. Det kan føre til at du får litt hjelp til å prioritere det som er viktigst nå. Er dette viktigere enn andre oppgaver du jobber med?

Sier du ja til noe, sier du også nei til noe annet. Den beste vaksinen for å kunne si nei til oppgaver du burde si nei til er å ha en oppdatert kalender med oppgaveliste som synliggjør for deg selv og andre at du faktisk har fullt opp med høyt prioriterte oppgaver og at du ikke kan ta på deg mer nå, i alle fall ikke en uke fremover....

For praktiske tips om hvordan du synliggjør dine oppgave for deg selv, se Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Det gjelder å komme andre i forkjøpet. Om du ikke tar kontroll over din tid er det mange andre som gjør det. Å synliggjøre både dine avtaler og dine oppgaver gjør det veldig synlig om du tar på deg for mye. Du vet når du har heldagsmøte og 10 oppgaver samme dag at det ikke kommer til å gå. Likevel er det mange som planlegger på den måten og alltid har masse "røde oppgaver". Ved å prioritere bedre og sørge for å gjøre de viktigste oppgavene vinner alle og du føler deg også mye bedre.

Men om det ikke nytter å lukke kontordøra (om du har en), eller om andre ikke respekterer din tid og du ikke klarer å avvise noen som står foran deg og vil ha din oppmerksomhet er det bare en ting å gjøre og det er å gjemme seg bort. Enten ved å jobbe hjemme noen timer et par ganger i uken, eller å finne et bortgjemt møterom der ingen finner deg. Det kan være vanskelig, men det er til alles beste.

Effektivitet kan læres

Travel person løper

Vi er alle forskjellige. Noen er strukturerte av natur, andre tar det mer på følelsen. Begge kan komme i mål og gjøre en god jobb, men den siste typen ender ofte med å måtte gjøre skippertak og gjøre alt i siste liten. Det kan være slitsomt. Dette har ingenting med å være flink å gjøre, men mer hvordan vi er av natur. Dessverre er de fleste effektivitetsopplegg laget for den strukturerte delen av befolkningen, mens de som trenger den mest er resten :-)

Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

Er du leder kan du vanskelig ha unngått å støte på navnet Peter F. Drucker, men om du ikke har kan jeg si at han er en av de mest anerkjente lederguruene vi har hatt. Han er død, men prinsippene hans lever videre og er mer aktuelle noen gang.

I en tid der ledere og kunnskapsarbeidere har stadig høyere fleksibilitet og mulighet til å selv bestemme hvor, når, og hvordan man jobber stilles det også stadig større krav til at man lager sin egen plan og gjennomfører den for å nå sine- og virksomhetens mål.

Drucker sier "Kunnskapsarbeidere forventes først og fremst å få de riktige tingene gjort". Han sier også at ingen er født effektive og at effektivitet kan læres. Det effektive mennesker har felles er det de gjør. Det er et sett med gjøremål man gjennomgår uansett hva man arbeider med. Det er en ferdighet som kan læres, og ved å trene på å gjøre de riktige tingene blir effektivitet en vane.

Det kan tilsynelatende se enkelt ut, men å gjøre det riktige er vanskelig helt til man har automatisert det. Det blir som å lære gangetabellen. Vanskelig når man sliter med å lære den, men når man kan den trenger man ikke lenger å tenke på det. Man bare vet at 7 x 7 er 49. Vi har gjort det til en vane.

Ett av de områdene mange sliter med å bli effektive på er å ta kontroll over egen tid og balansere det som kommer inn av oppgaver (på epost) med å drive egne aktiviteter som gjør at du når dine mål.

Vil du ha en kick-start for deg og dine kolleger på å lære å bli effektiv kan dere jo vurdere Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag. Du kan selvfølgelig også finne mange bra tips på denne bloggen ;-)

Det er ikke et mål i seg selv ha tom innboks!

Fordi det stadig kommer inn ny epost er det urealistisk at den hele tiden er tom. Det kan lett gi oss en falsk følelse av at vi har alt på stell, men all epost er ikke like viktig og om det blir viktige å prosessere epost enn å arbeide med de viktigste oppgavene dine kan det bli helt feil. Det viktigste er at du er målbevisst når behandler innholdet i innboksen din.

Mange skanner gjennom ny epost på telefonen, eller på PC'en uten å egentlig ha noe bestemt formål annet enn å se om det er noe nytt og kanskje noe man bør vite om eller svare på. Så leser man en del epost uten å egentlig ha en bevisst tanke med hva man skal gjøre med dem. På den måten vokser innboksen gjerne fort og det er vanskelig å vite hva man har gjort noe med og hva man fremdeles ikke har gjort, eller svart på.

Problemet er at det lett fører til at man bruker mye mer tid i innboksen enn nødvendig fordi man stadig må åpne epost om igjen og siden vi mennesker ikke har en indeks i hjernen kan vi ikke være målrettede på hvilken epost vi nå vil behandle. Vi kan ikke tenke, nå skal jeg åpne epost nummer 43 og så hoppe rett dit. Nei, vi må lese overskriftene på de første 42 epostene for å finne epost 43. I tillegg bygges det et stadig dypere isfjell med epost så det blir verre og verre å ha kontroll på innboksen. Over tid er det innboksen som tar kontroll over deg.

The Eisenhower box illustrasjon med 4 kvadranter: Do now, Delegate, Delete, Decide

Å behandle innboksen er faktisk en oppgave og det jeg mener med å være målbevisst er at du må ha en plan for hvordan du behandler ulike typer epost. Hver epost er en oppgave du må ta stilling til og bestemme deg for hva du vil gjøre med. Mange kjenner "tidsmatrisen" som blir tilskrevet president Eisenhower, men som brukes av veldig mange for å klassifisere oppgaver og lage en strategi for å håndtere dem. Et søk på "The Eisenhower Box" gir mer enn en halv million treff :-)

Ideen er at du bestemmer deg for hvilken del av boksen eposten/oppgaven tilhører og behandler den målbevisst etter en prosess du har bestemt deg for på forhånd.

For tips om hvordan disse prosessene kan gjennomføres relativt enkelt, sjekk Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst og for hvordan du bruker dette på eposten, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

En fin bieffekt av å følge de foreslåtte prosessene er faktisk at du også tømmer Innboksen :-), men det er ikke et mål i seg selv.

Det er veldig fristende å multitaske selv om vi vet det ikke er bra. Men hva kan vi gjøre med det?

Det er skrevet side opp og side ned om de uheldige effektene av multitasking. Likevel fortsetter vi med det.

Er vi dumme? Nei, men fristelsen blir rett og slett for stor. Her er hvorfor.

• Fordi vi er nysgjerrige og har anledning til å følge med på hva som helst når som helst og hvor som helst på telefonen.
• Vi vil ikke gå glipp av noe. Sjekker du ikke Facebook nyhetsstrømmen ganske ofte raser meldinger forbi og du ser dem ikke lenger.
• Vi ønsker å være tilgjengelige og yte rask service på henvendelser
• Vi får stadig flere kanaler vi føler at vi må følge med på. Mange av disse er øyeblikksorienterte som SnapChat-, Facebook- og Skype-meldinger. Det føles som vi må reagere umiddelbart, selv om vi er opptatt med noe annet

Men hva kan vi gjøre når vi ikke klarer å motstå fristelsen?

Spør du forskere og eksperter innen dette området får du ofte svar som, sjekke e-posten bare to ganger om dagen, eller enda verre, slå av internettforbindelsen :-) Men det vil vi jo ikke. Da sitter vi lett å tenker på hva vi går glipp av, hva om noen vil ha tak i meg og det er viktig osv.

Nå er jeg mest opptatt av at vi jobber effektivt når vi jobber og ikke så opptatt av hva du gjør i fritiden, så la oss avgrense dette til hvordan vi kan jobbe effektivt. Hva er da de vanligste situasjonene man multitasker?

1. Møter, og særlig nettmøter derman av og til lytter med et halvt øre samtidig som man jobber med eposten
2. Avbrytelser fra innkommende e-post der vi overskriften poppe opp på skjermen mens vi forsøker å konsentrere oss om Excel-beregningen vår. Eller om vi har slått denne av (anbefales) føler vi plutselig av vi må sjekke Innboksen, eller telefonen. 
3. Avbrytelser fra kolleger som spør deg om noe, og du forsøker å svare samtidig som du fremdeles har tankene dine i det du egentlig holdt på med.

---

Hvordan i all verden kan du arbeide effektivt når du blir avbrutt av ny epost hele tiden?

---

Hva kan vi så gjøre for å beholde den fleksibiliteten vi så gjerne vil ha, samtidig som vi arbeider effektivt?

Løsningen kan være å benytte fokus-endring istedenfor multitasking. Det krever litt selvdisiplin, men jeg tror det er realistisk å få til, og er en mye bedre løsning.

Forrester Research har laget denne utmerkede illustrasjonen over forskjellen på det tradisjonelle arbeidstidsmønsteret, og de nye fleksible alternativene.

Forrester illustrasjon forkus-svitsjing fremfor multitasking

Forester sier: «The ability to switch gears quickly — not to be confused with multitasking — is key to success in this new world of work Multitasking means devoting only partial attention to a number of tasks at once. Focus-switching allow you to blend work and leisure without sacrificing the flexibility. Keep focus for a reasonable time, remove distractions as much as possible for this time period.»

For å få til dette må vi aktivt gå inn for å bestemme oss hvor vi har konsentrasjonen her og nå. Er vi i et nettmøte som ikke er spesielt inspirerende, eller nyttig har du to muligheter.

1. Spør deg selv om du må være i dette møtet. Kan du droppe det? 
2. Sørge for at det blir interessant ved å aktivt engasjere deg i temaet som presenteres/diskuteres. Det er ikke sikkert det er så viktig for deg nå, men det skader ikke å engasjere seg i områdene litt utenfor egne arbeidsoppgaver. I alle fall om du kan tenke deg å ta endre jobber i fremtiden, og bli oppfattet av ledere og kolleger som en som bryr seg og er interessert i det de er opptatt av.

Hva så med eposten mange strever med å holde tritt med?

1. For det første, ta en aktiv beslutning om når du skal sjekke Innboksen. Det kan være to ganger om dagen, men for de fleste vil det være mye oftere. Det viktigste er at du behandler hver epost i Innboksen og prioriterer hva du skal gjøre med den før du går til neste så du slipper å gå tilbake til en epost flere ganger. 
2. Slå av epostvarsler slik at du ikke får opp de svært forstyrrende meldingene
3. Er du helt hektet på å sjekke Innboksen hele tiden, sett på en timer på telefonen og øv på å ikke sjekke epost før den varsler. Start med kort tid og øk etter hvert.

---

Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

---

Og kollegene som kommer bort til deg mens du konsentrer deg om noe du må få ferdig med god kvalitet?

Spør om å få komme tilbake til dem når du er ferdig. Det virker også ved øyeblikksmeldinger. Det er ofte bedre å fullføre det du holder på med for så å være helt tilstede for kollegaen og engasjert i hva de ønsker å snakke med deg om. Jeg vet mange kvier seg for dette, men prøv! Du vil oppleve at kollegene synes det er helt greit.

Paradigmeskifte i middelalderen og i dag

Mange husker sikkert Rune Gokstad og Øystein Bache i sketsjen der munkene skal gå over fra skriftruller til bøker og hvor det er vanskelig å forstå at man må bla for å se hele teksten. Likevel er fordelen med bøker åpenbar når man har lært det; De tar mindre plass og er enklere å lese. Har du ikke sett den, eller du vil se den igjen finner du den her på YouTube.

Det er vanskelig for oss å forstå at det vi selv finner lett fordi vi kan det kan være så vanskelig for andre. Når vi ler av munken som ikke forstår bak og fram på en bok ler vi egentlig av oss selv fordi de fleste av oss synes det er like problematisk å forstå og tilpasse oss tilsvarende paradigmeskifter.

Jeg har arbeidet med mange store og små virksomheter som har gått over til Office 365 og synes det er vanskelig å forstå dette med "skyen". Jeg mener dette er et paradigmeskift som er like stort. Men vi er komfortable med, og vet hvordan vi lagrer på C:, Mine dokumenter, eller på U:, og synes det er veldig forvirrende å skulle lagre på "OneDrive". Hvordan lagrer jeg nå? Siden de aller fleste ikke får opplæring i dette fortsetter de å jobbe som før fordi ingen viser dem noe annet. Jeg ser at gjennombruddet og motivasjonen til å endre oftest kommer når de blir vist hvordan, og aha-opplevelsen når de installerer appen på telefonen og ser at de kan jobbe med Word-dokumenter og Excel-kalkyler der også. Javel! Det er derfor jeg skal endre lagringssted. Nå forstår jeg.

Så har vi det digitale papiret. På flere av de workshopene jeg holder for å lære bort OneNote som erstatning for møtebok, gule lapper og andre løse ark oppleve jeg det samme. Vi sender et bilde, en tekst, eller et skjermutklipp til OneNote. Vel og bra. Så gjør vi det en gang til, og da hører jeg "men nå ble det forrige innholdet borte!" Neida, sier jeg. Du må bare "bla" tilbake til forrige side. Aha! Nå forstår vi det. Og så synes vi det er rart at ikke alle andre forstår det. For det er jo opplagt.

Har dere fått Office 365 på jobben? Sjekk her hva du burde få opplæring i for å forstå dette paradigmeskiftet og alle de nye mulighetene det gir.

Busy busy! Jeg har så mye å gjøre at jeg ikke får gjort det jeg egentlig skulle.

Hvordan går det? Takk bra, men det er utrolig mye å gjøre hele tiden. Vet ikke helt når jeg skal få tid til å tenke. Skulle gjerne brukt mer tid på strategiske oppgaver, men jeg kommer aldri så langt fordi det er så mye jeg må ta meg av først. Høres dette kjent ut? Springer du fortere og fortere for å rekke over alle oppgavene?

Industrialderen dreide seg mye om produsere så mye som mulig. Jo mer, jo bedre. Jeg mer effektive vi var, jo mer fikk vi produsert. Det dreide seg om å ha et høyt aktivitetsnivå. De som arbeidet hardest og la flest timer ned i arbeidet kunne regne med å ha mest suksess.

Etter hvert som mengden av informasjon, kommunikasjon og dermed arbeid øker har vi også fått IKT-verktøy til å arbeide mer effektivt. Vi kan nå arbeide når som helst og hvor som helst, og det gjør vi :-) Velkommen til informasjonsalderen!

Gjennom å fokusere på å få mer og mer arbeid gjort risikerer vi å føle oss fornøyd når vi har besvart all e-posten og gjennomført alle store og små oppgaver på listen vår, uten at det nødvendigvis fører til de beste resultatene i forhold til våre strategiske mål.  

Er det forskjeller mellom dagens situasjon og ønsket situasjon? Hvis ja, er det viktig at du skaper deg et handlingsrom for endring. Første skritt på veien er å få mer sammenhengende tenketid. Utfordringen er atde fleste av oss blir avbrutt av andre eller av seg selv ca. hvert tredje minutt *)

De fleste avbrytelsene står du selv for med varsler på skjermen og med lyder på telefonen når det kommer ny e-post.

Slå dem av! Det er du som skal bestemme når du skal lese ny e-post, ikke den som sender deg e-posten. Her er hvordan du gjør dette i Microsoft Outlook.

I en verden av "for mye" er det ikke lenger realistisk å rekke alt, eller å gjøre alt andre ber deg om. Heller ikke å lese smått og stort som dumper inn via Twitter, Facebook og hoppe fra e-post til e-post i innboksen. Det er ikke volumet av arbeid og timer foran PC'en som teller. Det er å løfte hodet, se fremover og prioritere arbeid som fører til resultater. Differensiere mellom viktig og uviktig og skape handlingsrom for å være kreativ og tenke nye tanker.

Hvordan du får hjelp til å gjøre dette kan du lese mer om i Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

*) Mark,Gonzales,Harris (2005) "No task left behind? Examining the nature of fragmented work"

Du trenger ikke å ha dårlig samvittighet for å behandle e-post i ferien!

Får du en pekefinger mot deg om du behandler epost i ferien?

Jeg er rimelig lei av alle de moralske pekefingrene som kommer opp i aviser og andre media nå om dagen. Alle sier vi må ta en digital detox, og at å lese e-post i ferien er fy fy. Det minner meg veldig om den gamle diskusjonen om når sjefen kan sende e-post til sine medarbeidere. Det må for all del ikke skje på kvelden, og i alle fall ikke i helgene. Mer om dette senere.

Mange får en bedre ferie med mindre stress om man føler at man har oversikt og kontroll på henvendelser og hendelser på jobben mens man er borte. Det å lese, og av og til svare på e-post i ferien hjelper mange til å ikke gå å lure på hva slags "bomber" man kommer hjem til etter ferien. Dessuten er det ikke noen ferievikar som behandler e-posten mens du er borte, så du risikerer å komme tilbake til en postkasse med hundrevis e e-post som det tar deg en uke å bli ajour med.

Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Jeg sier ikke at du må lese e-post i ferien, men jeg mener det er ditt valg. Dersom du kan, og ønsker å ikke se på e-posten er det selvfølgelig helt OK, men om du føler deg bedre og slapper bedre av ved å se på hva som kommer inn og selv kan bestemme hva du svarer på og hva du lar ligge til etter ferien må det også være greit. Det er ditt valg.

Tilbake til hverdagen. Er du vertskap på et lite hotell, eller driver din egen forretning er det akseptert at det er en "livsstil" og mange trives med det. Det som er nytt er at mange flere jobbtyper også har en livsstil der jobb og privatliv går i hverandre.

Hvordan kan vi lykkes i den nye arbeidshverdagen - The New World of Work?

Veldig mange i dag har høy grad av fleksibilitet i forhold til når og hvor man jobber, og for en familie med to arbeidende foreldre er det ganske vanlig, og akseptert at man går tidlig fra arbeidsplassen for å hente barn i barnehage og bruker tiden sammen med dem til de har lagt seg. Så bruker man kanskje tid etter dette til å jobbe litt, inkludert å skrive og behandle e-post.

Det fine med e-post er at jeg kan skrive den når det passer meg, og du kan lese den når det passer deg. Selvfølgelig er det viktig å avklare forventningene, slik at sjefen sier tydelig fra om at det passer henne bra å sende noen e-poster om kvelden, men at det ikke forventes at man gjør noe med disse før dagen etter.

Du kommer til å få 20% mindre ressurser hvert år!

Press

Kontinuerlig forbedring er ikke lenger nok. Vi må gjøre et kvantesprang i effektivitet for overleve og lykkes som leder eller kunnskapsarbeider i en verden med stadig mer informasjon og økende omløpshastighet. I henhold til en internasjonal undersøkelse utført av Corporate Executive Board forventer ledere at de selv og deres team må levere 20% bedre resultater år over år. For mange er tiden man er tilstede på arbeidsplassen av mindre og mindre betydning. Det man blir målt på er ikke lenger timer, men hva man produserer og hvilke resultater man skaper. YS arbeidslivsbarometer 2014 viser at andel som opplever at presset for å produsere mer på kortere tid har økt fra 40% til 70% de siste 5 år.

Jobb smartere, ikke hardere sies det. I en digital verden klarer vi ikke å henge med uten å selv ta i bruk digitale verktøy. Mange bruker hodet til å behandle informasjon teknologien kan gjøre mye bedre. Da blir det ikke nok kapasitet igjen til å være innovativ og nå stadig mer krevende mål.

Vi mennesker har gjennom historien stadig lett etter muligheter til å bøte på denne utilstrekkeligheten. Et av de største gjennombruddene skjedde for ca. 5000 år siden ved at man startet å ta i bruk et skriftspråk. I begynnelsen skrev man på leirtavler, så papyrus, pergament, og fremdeles i dag….. på papir.

Etter hvert som omløpshastighet og informasjonsdeling økte på en måte som gjorde analog behandling av store informasjonsmengder upraktisk gjorde man så det neste store gjennombruddet for å «skjøte på» hjernen med digital informasjonsbehandling. Først med hullkort, og i dag med skylagring i store datasentre, PC’er og smarttelefoner.

Når vi overlater lagring og gjenfinning til vår «hjerneutvidelse» lager vi plass i hjernen til å arbeide med det som er viktigst for oss til enhver tid, til å være kreative, innovative og ikke til å fylle hjernen med ting vi må huske.

Du trenger sannsynligvis ikke skaffe deg noen nye verktøy. De fleste har allerede mer enn nok verktøy. Du må bare lære deg å bruke dem og akseptere at det innebærer at du må arbeide på en annen måte enn du har gjort i år etter år. Trenger du hjelp kan du jo vurdere en 2-timers workshop om Smart arbeid og samarbeid i den digitale hverdagen sammen med egen PC. Ta gjerne med noen kolleger så  jobber dere smartere sammen også :-)

Husk! Glødelampen kom ikke som en evolusjon fra stearinlyset, og LED-pæren ikke som en videreutvikling av glødelampen. Av og til må vi bryte med det gamle for ta et kvantesprang i effektivitet

Slutt å skylde på mye epost - her er det egentlige problemet!

Jeg blir like irritert hver gang jeg ser disse undersøkelsene om hvor mye tid mange bruker i e-posten. De skiller aldri mellom det å behandle epost og behandling av innholdet i eposten. Her er et eksempel: More than a quarter of the average worker's day is spent answering and reading emails

Man får svar som man spør. Når man spør hvor lang tid man befinner seg i eposten, som for de fleste betyr Outlook, skiller ikke den som svarer på om man behandler e-posten, altså tar stilling til hva man skal gjøre med den og prioritering av dette, men tar også med den tiden man bruker på å behandle den oppgaven som ofte er innholdet av e-posten, eller man skriver en henvendelse, eller gir informasjon til andre. Hvis man ikke hadde gjort dette på e-post, hva hadde alternativet vært? Brev på papir? Telefon? En gul lapp på skrivebordet fra noen?

Faktisk er e-post en veldig effektiv kommunikasjonsmetode fordi jeg kan skrive ned og sende deg det jeg vil kommunisere til deg, tenke gjennom innholdet og så sende det til deg. Du kan så velge å lese dette og evt. reagere på det når det passer deg. Det passer fint med den nye fleksible arbeidshverdagen der vi arbeider på ulike steder og ulike tidspunkt og liker den friheten det gir oss.

Nei, det egentlige problemet er at du ikke tenker på e-post som oppgaver som må tas stilling til og prioriteres, men som noe du leser for å orientere deg. Får du en telefon med et spørsmål du kan svare på svarer du direkte, men kommer det samme spørsmålet på e-post blir den lett liggende litt og blir stadig presset lenger ned i innboksen ettersom ny e-post kommer til og legger seg på toppen. Hva er så løsningen? Jo, det er å behandle og prioritere eposten med en gang idet du leser den første gang. Ikke mulig sier du? Joda, og her er oppskriften.

Selv om jeg mener dette er mulig betyr det ikke at det er enkelt. Særlig for ledere som må levere balansert på flere målområder og samtidig være tilgjengelig for kunder og ansatte. Du kan lese mer om dette i Blir dagens ledere styrt av mailboksen? og Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Blir dagens ledere styrt av mailboksen?

Arbeidstid

En stor del av lederes arbeidsdag er hendelsesdrevet og det blir ofte lite tid igjen til planlegging og gjennomføring av aktiviteter som skaper gode resultater. Industriarbeidere og saksbehandlere arbeider etter forutsigbare mønster hjulpet av prosesser og saksbehandlersystemer. Når arbeidstiden er slutt går man hjem og fortsetter der man slapp dagen etter. For en leder er ikke arbeidsdagen over før jobben er gjort. Ledere er ikke målt på arbeidstid, men må balansere planlagte aktiviteter og hendelsesdrevne aktiviteter for å nå avtalte mål. For mange ledere fører det til at de aldri har helt fri og hele tiden tenker på alt de skulle gjort. Dette er utfordrende både for lederen selv og for familien. I følge YS arbeidslivsbarometer 2014 opplever 2/3 av lederne i større og mindre grad at jobben går ut utover familielivet.I den digitale hverdagen de fleste av oss nå lever og arbeider i er det e-posten som for mange skaper de fleste hendelsene. I praksis kan man si at Outlook blir lederens «saksbehandlersystem».

VI kan ikke ignorere Innboksen ettersom både medarbeidere, samarbeidspartnere og kunder forventer å kunne kommunisere på e-post og at henvendelser blir besvart inne rimelig tid. Med kalenderen tapetsert med møter blir det vanskelig å holde tritt så da blir det kveldsarbeid. Samtidig finner mange ikke tid til å jobbe med det de egentlig trenger å gjøre. Hvordan finner du den rette balansen mellom å reagere på e-post og gjennomføre egen plan og uten at du må jobbe døgnet rundt?

ledlys

Ett vanlig utsagn som beskriver nødvendige paradigmeskifter er "Glødelampen kom ikke til som en videreutvikling av stearinlyset". Jeg vil hevde at vi har et tilsvarende behov for et paradigmeskifte for arbeidsformer. For å holde oss til analogien med lys kan vi se på de nye LED-lyspærene. Utenpå ser lyspæra ikke nødvendigvis veldig forskjellig ut, så man kan lett bli lurt til å tro at det er en evolusjon. Det er ikke riktig! Overgangen fra analog til digital har krevd nytenkning og endring. Dette er et digitalt kvantesprang.

Skal vi stadig behandle mer digital informasjon på kortere tid og nå mer krevende mål må vi som ledere også gjøre et digitalt kvantesprang. Da er et naturlig å se på det verktøyet de fleste av oss bruker fra den første kaffekoppen om morgenen og i mange perioder gjennom arbeidsdagen, nemlig Microsoft Outlook. Dette er mye mer enn et e-postverktøy og har potensial til å være lederens beste digitale planleggings og prioriteringsverktøy.

Ved å utnytte mulighetene i Outlook kan man ta kontroll over egen hverdag og prioritere arbeid som gir resultater. Hvordan?

Først må vi ta kontroll over Innboksen. Gjør vi ikke dette vil mange ha konstant dårlig samvittighet. I tillegg hindrer vi medarbeidere og andre å komme videre i sitt arbeid dersom e-posten er en flaskehals hos lederen.

Det jeg har sett mange gjøre når de kommer på jobben er å hente seg en kopp kaffe, åpne PC'en, og så gå rett inn Outlook for å sjekke e-posten. Du begynner gjerne på toppen med den som er kommet inn sist, leser litt på den og tenker at den må jeg gjøre noe med, men ikke akkurat nå. Nå skal jeg straks i et møte. Så går du videre til neste. Den må jeg gjøre noe med senere i dag! Og den neste, den må jeg huske på å gjøre noe med i morgen. Slik fortsetter du og får fort 8-10 halvleste eposter. Så går du i et møte, og når du kommer tilbake må du begynne på nytt, for du har jo ikke gjort noe med de epostene du har lest. I tillegg er det kommet en del nye på toppen!

I en hektisk hverdag med mye møter og andre oppgaver er det ikke lett å holde tritt. Listen over e-post du skal gjøre noe med blir bare lenger og lenger. På denne måten blir det du ser på skjermen bare er toppen av isfjellet. Under vannet ligger det en ukjent antall timer med arbeid. Hver gang du har litt tid forsøker du å smelte isfjellet. Du åpner en e-post og tenker - kanskje jeg kan behandle denne nå? Nei, den rekker jeg ikke nå. Kanskje denne?

Du ender med å åpne hver e-post mange ganger før du endelig får gjort noe med dem og det er veldig lite effektivt. Kjenner du deg igjen? Det gjelder å gjøre deg ferdig e-posten du har åpent slik at du kun behandler den en gang i Innboksen. Det du ikke kan besvare, delegere, eller slette med en gang kan du flagge for oppfølging der du bestemmer tidspunktet ved å stille deg spørsmålet: Hvor viktig er oppgaven og hvor mye haster den? Ja, det krever selvdisiplin og innarbeiding av en ny arbeidsvane for å få det til, men belønningen er stor. Erfaring viser at dette sparer deg minimum 20 minutter om dagen. Høres lite ut? Vel, det blir to arbeidsuker i året :-) Har du noe du kan bruke dem til? I tillegg kommer den gode følelsen av å være ajour.

For flere detaljer om dette, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Med Innboksen under kontroll gjelder det å lage en prioritert plan for arbeidet der noen av oppgavene kan ha kommet inn via epost, men som leder har du sikkert en egen plan å gjennomføre og hvor skriver du opp de oppgavene du må gjøre for å gjennomføre planen? Nå har du allerede en del oppgaver i Outlook så det beste er kanskje å skrive inn dine egne oppgaver der også? Da har du alt samme sted. Får du til dette er det mye enklere å balansere arbeid du må gjøre for å nå dine mål og arbeid du må gjøre for å støtte andre. Klarer du å planlegge din neste uke på denne måten er det ikke urealistisk å omprioritere fra en halv til en hel dag i uken. Resultatet er at du oppnår bedre resultater fordi du ikke blir slave av Innboksen og arbeider med de riktige oppgavene. For praktiske tips om dette, se Du tar på deg for mye for andre! Lær hvordan du kan styre din arbeidsbelastning

Denne bloggen står også på trykk i Ledernytt 03/2015

Ikke reis på kontoret i dag! Møt kolleger hjemme ... vel, på nett

syktbarn

Har du opplevd å kalle inn til møte i godt tid, og så er det noen som melder avbud kort tid før på grunn av reise, sykt barn, eller fordi de har andre grunner til å ikke komme på kontoret når møtetidspunktet er der?Å ringe inn, eller gjøre om til nettmøte på sparket blir for vanskelig fordi vi ikke har tenkt igjennom og planlagt med at dennesituasjonen kan oppstå. Derfor, planlegg alle møter som nettmøter! Det koster ingenting. Bruker du Lync / Skype for Business kan du bare trykke på Nytt Lync-møte istedenfor Nytt møte i Outlook. Det er helt gratis :-) Du kan selvfølgelig også legg til møterom som vanlig og bare bruke nettmøtet om ikke alle kan være tilstede.

Lyncmøte

Basert på mange års erfaring i å samarbeide med kolleger verden over i Microsoft har jeg identifisert tre konkrete jobbscenarier der nettmøter virkelig kan bringe verdi og som til og med kan gjøre disse møtene mer effektive enn om vi satt i samme rom.

Q&A

Samarbeid, kommuniser og prat med kolleger som om vi satt rundt samme bord!

Det første scenariet er det naturlige samarbeidet man får når man sitter i samme lokale og kan rusle bort til noen å spørre "Har du 5 minutter?" Øyeblikksmeldinger sammen med dokumentdeling og videosamtale er det som gir disse mulighetene på avstand. Du kan ta et raskt samarbeidsmøte. Jobbe på samme dokument, eller manipulere tall sammen i Excel mye enklere enn om din kollega satt ved siden av deg.

Gjennomfør nettmøter som om vi skulle sitte i samme møterom!

Lync-board

Det vi ofte gjør når vi har møtene i møterommet er å vise PowerPoint, samt skrive og tegne på whiteboard og flip-overark. Det fine med det er at alle kan sprette opp fra stolen og skrive noe og være aktive møtedeltakere. I tradisjonelle videomøter har man vanligvis ikke denne muligheten. Om man er flere møtedeltakere i samme rom som deltar i nettmøtet er ofte bare en koblet opp mot møtet med sin PC og kan bruke samarbeidsverktøy som for eksempel digital tavle. Da blir de andre lett tilskuere. Dersom alle deltar fra sin PC har alle en "tusj" hver til å skrive på tavlen. På denne måten er det mye enklere å sikre engasjement fra alle møtedeltakere.

Hold presentasjoner i nettmøter som om deltakerne sitter i samme sal!

Lyncmøte

Til sist har vi det store avdelingsmøtet eller allmøtet med flere titalls deltakere sittende rundt omkring. Sjefen setter i gang med å presentere månedens resultater og innen 5 minutter er gått lytter de fleste med et halvt øre mens de forsøker å arbeide seg gjennom e-post som har hopet seg opp i Innboksen. Men det trenger ikke være slik. Legg opp til hyppig feedback og små quiz som en del av presentasjonen så får du den ønskede oppmerksomhet. Det kan forberedes før møtet og enkelt integreres med presentasjonen din.

Du tror kanskje ikke du har alle disse mulighetene, men har virksomheten et felles system for nettsamarbeid og møter som for eks. Lync, Sametime, WebEx eller Hangouts har du dette tilgjengelig. Du må bare lære å bruke det :-)

Trenger du/dere hjelp til dette kan dere lære å mestre alle tre scenarier på bare to timer. Les mer om dette her: Smart arbeid på kryss og tvers med Skype for Business og Lync