Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

Jeg snakket med en frustrert Teams-bruker nylig som følte at hun hadde mistet oversikten. Gjennom år hadde hun brukt innboksen i Outlook som oppgaveliste. Det fungerte før fordi alle som ville henne noe sendte en epost, og når hun kom på noe hun måtte gjøre eller følge opp sendte hun en epost til seg selv. Dermed var alle oppgavene på ett sted, i hennes innboks.

Men med innføring av Teams raknet denne måten å jobbe på. Nå kommer henvendelser også ved at hun blir nevnt i en Teams-kanal, eller hun får en forespørsel i Teams-chatten.

Vi er jo generelt for teknologiske nyvinninger, bare ikke vi trenger å endre oss ....

Det er ikke enkelt å gi slipp på en arbeidsmåte når man har noe som har fungert i årevis. Det føles tungt og man vegrer seg for å gjøre det. Likevel er det noen ganger nødvendig fordi verden rundt oss forandrer seg. 

Vi må fremdeles forholde oss til epost fordi det er den mest kurante kommunikasjonsformen med eksterne, og samtidig vil flere og flere interne henvendelser komme i Teams. Så hvordan kan vi behandle forespørsler i epost, kanalsamtaler og chatt? Og hvordan kan vi samle alle oppgaver fra de ulike kanalene i en liste nå?

Mitt praktiske forslag til å løse dette finner du i dette blogginnlegget Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Og om du vil du sette dette inn i en større sammenheng kan du lese om det her Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Alt som er skrevet over handler om å ta kontroll over alt som kommer inn til deg. Men hva med dine oppgaver som du må gjennomføre for å nå dine mål? Jeg tror ikke det å sende epost til seg selv holder lenger her heller. Med en større mulighet til individuell prioritering av hvor og når man arbeider kommer også en større forventning til å lage sin egen plan for å nå jobbmål, og følge denne. Det kan du lese mer om her Et mål uten en plan er bare en drøm.

Ja, verden rundt oss blir ikke enklere med nye verktøy, men som det står på en T-skjorte jeg kjøpte,

Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Stadig flere får beskjed om at Teams er deres nye fellesområde og at de må flytte fra H: til OneDrive

Da jeg jobbet i Microsoft på Lysaker hadde jeg en kollega som kjørte motorsykkel fra Drammen hver morgen til jobb. En dag da hun kom frem manglet PC-bagen. Etter en del leting langs veien fant hun den igjen, med knust PC. Der var det ingenting som kunne reddes. Heldigvis hadde hun sine dokumenter på OneDrive. Hun fikk tak i en låne-PC og gikk rett i kundemøte der hun holdt presentasjonen hun hadde forberedt hjemme.

PC etter å ha blitt overkjørt av lastebil på Lysaker

Det finnes fremdeles mange som lagrer sine dokumenter på skrivebordet, på H: og andre bokstaver, også etter at virksomheten har tatt i bruk Microsoft 365.

Å ta i bruk lagring i skyen har fordeler både for hver enkelt av oss og for virksomheten. For meg er den viktigste grunnen til å ta i bruk min OneDrive på jobben at alle endringer lagres automatisk, jeg mister ingenting om PCen skulle kræsje og jeg har alltid med meg alle mine dokumenter i lomma på mobilen. Når alle har tatt i bruk OneDrive kan virksomheten avvikle gamle filservere som er dyre i drift.

Jeg har hørt at Teams-dokumenter blir lagret i SharePoint. Men hva er forskjellen på denne SharePointen og den vi kaller SharePoint?

Det er riktig av alle Teams-dokumenter lagres i SharePoint. Det ligger dine OneDrive dokumenter også. SharePoint er en lagringsteknologi, men brukes også av mange for å referere felles dokumentområder.

Når du lagrer i OneDrive er det navnet på ditt personlige SharePoint-område, og hvert Team har sitt eget SharePoint lagringsområde. Forskjellene ligge i hvem som styrer rettighetene. Du styrer rettigheter til din OneDrive, Teameier styrer rettigheter for et Team ved å invitere og fjerne medlemmer i Teamet, og IT-avdelingen styrer vanligvis tilgang til SharePoint fellesområder. Fremdeles forvirret? Kanskje figuren under kan hjelpe på forståelsen av hva vi lagrer hvor.

Fordelen med at alle dokumentene er lagret på samme type teknologi er at vi kan behandle, flytte, og kopiere dem mellom områdene på samme måte.

Vil du forbedre din forståelse for og oppdage nye muligheter på tvers av alle dokumentområder kan du sjekke ut den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling med Teams, SharePoint og OneDrive

Gjør det enklere å få øyekontakt med deltakerne i nettmøtet

Alle sier du skal se rett i kameraet, og ikke på bildet av deltakerne på skjermen, for da ser du ned. Det er lettere sagt enn gjort. Særlig når vi presenterer noe, skal se på skjerminnhold, eller gjøre notater i møtet.

Men det finnes mulighet til å gjøre det litt enklere. I Teams vil vanligvis videobildene av deltakerne arrangeres automatisk avhengig av størrelse og layout på din skjerm, og vil ofte vises i et felt til høyre i møtevinduet. Deg selv ser du helt nederst til høyre, så hvis du vil sjekke ditt eget utseende ser du i alle fall ned.

Se deltakerne i øynene når du presenterer

Du kan imidlertid endre på skjermoppsettet i Teams slik at bildene av deltakerne og ditt eget bilde vises på toppen, og har du møtevinduet øverst på skjermen vil disse være rett under webkameraet. Da ser du nesten rett i kameraet om du ser på deltakernes bilder. Brukt sammen med PowerPoint live vil du presentere PowerPoint og samtidig ha god kontakt og kunne se deltakerne i øynene når du presenterer.

Les også Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

 Vil du ikke se deg selv?

Noen synes det er ubehagelig og slitsomt å se seg selv hele tiden. Mange som bruker Zoom har funnet ut at de kan slå av bildet av seg selv. Det har du ikke kunnet gjøre i Teams, før nå. Dersom du trykker på de tre prikkene i ditt eget bilde på skjermen kan du velg å skjule dette for deg selv.

Ser møtedeltakerne deg inn i øret?

I mange møter har jeg observert at jeg ser noen deltakere fra siden og litt nedenfra og opp. Da forstår jeg at de bruker webkamera på Pcen i en dokkingstasjon ved siden av seg og en stor skjerm de jobber på foran seg. Da er det vanskeligere å få øyekontakt. Jeg vil oppfordre alle som jobber slik til å skaffe seg et eksternt webkamera. Det får du fra ca. kr. 400, men om du vil ha HD-kvalitet og ta deg best mulig ut anbefaler jeg å gå opp en klasse. Det finnes fra flere leverandører. Ett eksempel er Microsoft modern Web-cam  som koster Kr. 780 ink. MVA. Det er sertifisert for Microsoft Teams, har høykvalitets video med HDR og en naturlig utseende-funksjon som tilbyr ansiktsretusjering og automatisk lyskorrigering. Festes på toppen av skjermen, på stativ eller kan stå på en hylle over PC-skjermen.

 Lykke til med møter fremover der du har god øyekontakt med de andre deltakerne

Et mål uten en plan er bare en drøm

Jeg gjennomførte nylig Smart endring Webinaret "Hvordan du blir god på selvledelse, og oppnår dine mål med mindre stress "(Se dette som gratis nettkurs her). I en undersøkelse jeg gjorde i forbindelse med  dette svarte 3 av 4 at de hadde mål, i alle fall på en del arbeidsområder. Det er i tråd med min erfaring, og jeg mener det er en nødvendig forutsetning for å kunne arbeide selvstendig og ikke måtte bli tildelt oppgaver hele tiden fra andre.

Har du mål, og en plan for å nå dem?

Likevel hadde bare 1 av 5 en oppfølgingsplan med sjekkpunkter. Halvparten sjekket hvordan de lå an til å nå målene månedlig eller sjeldnere. Ja 1 av 4 sjekket målene sine bare før den årlige medarbeidersamtalen.

Ikke alle har jobber der man har klare mål. Faktisk er mange mål så overordnede og utydelig utformet at det kan være vanskelig å lage en plan for å nå dem. Selv om jeg har arbeidet i virksomheter som er ganske gode på målformulering og har systemer for det, har jeg alltid følt et behov for å konkretisere dem for meg, og lage en plan for å nå dem.

Her er et eksempel på hvordan en slik plan kan være utformet:

 Ofte er punkt 1 og 2 under gitt, og så blir det min oppgave å bryte ned dette i delmål, og lage en handlingsplan for å nå målet. Dette har jeg gjort for meg individuelt, og som leder, sammen med mitt team, for å nå våre felles mål.

Hvordan gjøre utydelige mål tydelige og meningsfylte?

Jeg vet mange synes det er vanskelig å måtte finne på, og ta i bruk en struktur, og gjøre det som kreves for å gjennomføre en plan. Det er heller ikke alle som har målbare mål. Jeg har arbeidet 10 år med HR og da er det mye vi jobber med som ikke kan tallfestes og måles. Likevel er det noen forventninger til hva vi skal gjøre, og oppnå. Da kan vi ta i bruke beskrivende mål. For eksempel kan "uoppfordret god tilbakemelding fra målgruppen" være noe vi kan dokumentere. Noen ganger kan vi også dokumentere en gjennomført aktivitet som det er allmenn aksept for gir positivt resultat. Dersom vi gjennomfører opplæring av ansatte tror vi dette vil gi en positiv effekt på arbeidet, uten at vi nødvendigvis kan måle dette direkte.

Derfor er min erfaring at selv arbeid der man ikke kan måle resultat direkte vil oppleves mer målorientert og meningsfullt om man beskriver mål og lager en plan for å nå dem, om så bare for sin egen del.

Hvorfor tror jeg dette er spesielt viktig nå?

Skal vi lykkes i en hybrid arbeidshverdag der vi ikke vet når vi treffer vår leder, kolleger eller medarbeidere neste gang på kontoret, vil mål, og en plan, gjøre det enklere å prioritere vår arbeidsdag og definere våre egne aktiviteter uavhengig av andre. Vi kan føle oss trygge på at vi arbeider med det som er viktigst. Det gjøre det også enklere å kommunisere dette til vår leder.

Hvordan kan jeg komme i gang?

Jeg vil anbefale å starte enkelt, med en plan som vist i tabellen over. Er dere en gruppe som jobber med felles mål, vil det være en stor fordel å kunne gjøre dette i fellesskap.

Vil du, eller dere ha en kick-start på dette arbeidet har Smart endring en workshop som egner seg for gjennomføring i en gruppe, og et nettkurs for deg som vil gjøre dette for deg selv. Der går vi gjennom en 4-punkts prosess fra mål til handling der su lager din egen plan, og lærer å beskytte en del av din tid for å gjennomføre den.

Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag og det tilsvarende nettkurset her.

Unngå dobbeltbooking i kalenderen når jobb og privat blir blandet

I det siste har jeg snakket med flere som ønsket å legge til sin private kalender til Outlook-kalenderen de bruker på jobb. Mange har en jobbkalender som er synlig for kolleger og ønsker ikke å ha private avtaler in denne. Samtidig vil jeg gjerne ha begge kalendere lett synlig for meg selv. Jobb og privat går litt om hverandre i disse dager og jeg må passe på at ikke jobb- og private avtaler kolliderer.

Legg til en privat Microsoft epost og kalender

Dersom du har en Microsoft privatkonto, slik som Outlook.com eller Hotmail er det enkelt å legge til denne i Outlook. Da får du både privat epost og kalender lagt til. Velg Fil, Legg til konto og skriv inn din private Microsoft epost og følg anvisningene. Du kan nå legge inn avtaler i den kalenderen du vil og har oversikt over begge.

Legg til en privat Google epost og kalender

Har du en privat gmail-konto må du legge til epost og kalender i to steg. For eposten er det enklest, og helt likt det å legge til en Microsoft epost som beskrevet over. Det er litt flere skritt om du også vil legge til din private Google kalender.

Her får du en detaljert oppskrift på å legge til en Google kalender i Outlook

Selv om du nå kan se Google-kalenderen i Outlook, kan du ikke legge inn nye avtaler der. Det må du gjøre i Google. Det kan også ta litt tid før visningen i Outlook oppdaterer seg. Om du vil være sikker på at kalenderen der er oppdatert kan du avslutte, og starte Outlook på nytt.

Bruk Spørsmål og svar-appen i Teams-allmøter og Webinarer

For større allmøter, informasjonsmøter eller Webinarer kan det være upraktisk å avbryte en presentasjon for spørsmål, eller å samle dem til slutt og risikere at det ikke blir tid igjen til spørsmål.  Da kan det være praktisk å kunne stille spørsmål underveis, og få svar fra en eller flere andre som ikke presenterer.

Til nå har vi gjerne brukt møtechatten til dette, men den er ikke alltid egnet. Dersom flere etter hverandre stiller spørsmål, hvordan ser vi hvilket svar som hører til hvilket spørsmål? Det kan også være at flere kan bidra med svar på samme spørsmål, men svarene kan ikke knyttes til et bestemt spørsmål.

Nå kan du alternativt bruke den nye møteappen Spørsmål og svar. Den som inviterer til møtet kan legge til denne appen før eller under møtet og oppfordre til å bruke den fremfor chatten. Her kan hvert spørsmål få flere svar og kommentarer som henger sammen med spørsmålet. Den som har stilt spørsmålet kan også markere det svaret hen mener er best.

Forsøk selv å opprette et møte og teste det ut. Gjør som illustrert under!

Er det et følsomt tema og du kan risikere å få spørsmål som ikke burde vært stilt her, eller svar som ikke er passende, kan du krysse av for å moderere deltakersamtaler. Da vil du som møtearrangør måtte godkjenne spørsmål og svar før de blir synlige for alle.

Dersom dere ønsker å benytte dere av Spørsmål og svar vil det ofte være en fordel å ha en dedikert person som administrerer dette. Merk at dette må være møtearrangøren om dere vil ha modererte samtaler. Det kan også være lurt å deaktivere møtechatten så deltakerne ikke blir forvirret av at det er to steder man kan stille spørsmål.

Som en kuriositet kan jeg nevne at Spørsmål og svar er en Yammer-funksjon tilpasset til Teams. Men du må ikke bruke Yammer for å kunne bruke Spørsmål og svar i Teams. Om du vil lese mer om hvordan Yammer komplementerer Teams, sjekk Ledelse og beslutninger har aldri vært så komplisert som i vår digitale tid

Ønsker dere å lære mer om, og trene på å arranger store møter, konferanser, workshops og Webinarer inneholder den bedriftsinterne workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams  alt du trenger for å bli trygg, og ha god kontroll i alle slike situasjoner.

Spill inn en PowerPoint-presentasjon på 1-2-3 fra din PC

Skal du gjennomføre opplæring, dele viktig informasjon, eller lage en orientering til nyansatte? Spill inn PowerPoint-presentasjonen din på 1-2-3 uten ekstra programvare. Da kan andre høre hva du har å si, og se deg på skjermen sammen med din presentasjon.

1 - Forbered opptak

Du har kanskje allerede fått et tips når du åpnet PowerPoint slik jeg gjorde?

Om ikke, se etter Spill inn i menyen og prøv selv. Du trenger ikke noe ekstra utstyr. Bare bruk PC’ens Web-kamera og mikrofon.

På forhånd kan du gjerne skrive ned hva du vil si på hvert lysbilde i notatfeltet. Når du starter innspillingen vil teksten bli vist øverst, så du kan lese teksten samtidig som det ser ut som du ser inn i kameraet. Jeg anbefaler å lage en kopi av presentasjonen din før du starter fordi Video og lyd blir lagret i PowerPoint-filen du bruker.

2 - Slik gjør du opptaket

Velg Record-knappen, eller velg Spill inn-menyen. Når du starter opptaket kan du velge mellom tre forskjellige visninger som vist på bildet. Dersom du ikke er fornøyd med presentasjonen av ett av lysbildene kan du gjøre opptak på nytt bare for dette. Du trenger ikke å begynne fra start igjen.

Du kan bruke "laserpeker" eller tegne på lysbildet for å fremheve noe, og selvfølgelig også bruke animasjoner.

3 - Produser og del opptak

Når du er ferdig eksporterer du resultatet til en MP4-fil som kan deles, og spilles av på alle enheter.

Her kan du se hvordan resultatet kan bli.

Bruk mye mindre tid på å lage gode presentasjoner

En undersøkelse fra GFK Research viser at 40% av tiden vi bruker på å lage presentasjoner går til formattering og finpussing av lysbildene. Ved å bruke maler riktig og de innebygde justeringsfunksjonene kan vi redusere tiden dramatisk.

Vil du lage effektive PowerPoint-presentasjoner og bruke mindre tid på finpuss og formattering? Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner

Presenterer du PowerPoint i Teammøter?

Se også Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

Hvorfor du må - og bør - begrense størrelsen på samtaler i Teams

I det siste har jeg fått to forespørsler om hvor stor en Teams kanalmelding eller chat kan være.  Jeg må innrømme at jeg ble litt forbauset, for i de siste 4 år har jeg ikke fått dette spørsmålet noen gang. Nå har noen åpenbart truffet denne grensen, og da får man meldingen.

Jeg må innrømme at min første tanke var, vil du virkelig skrive lange meldinger i Teams? Gjør du det på epost? Hvor mange orker å lese en lang melding?

Hvor mye er 28 kilobyte?

I følge Microsoft er maksimal størrelse på en melding i en kanal, svar på en melding, og chatt 28 kilobyte. Hvor mye er det egentlig? Jeg testet. Det er ca. 1200 ord i en formattert melding med tekst, kulepunkter, og tabeller. Det utgjør ca. 3 A4-sider, eller 4-6 "sider" når du leser meldingen i Teams. Eller 9 "sider" på mobilen! Det er ganske mye i dette formatet.

Men du kan også møte grensen mye fortere om du kopierer ut en tekst med bilder inne i teksten fra Word. Da teller størrelsen på bilder med og 28kb rekker ikke langt da. Jeg kan god være enig med de som mener dette er en kunstig begrensning, men uansett vi må tenke på hvordan vi skal løse dette.

Jo lengre tekst, jo færre leser alt

I 2018 skrev jeg et blogginnlegg om Hvordan skrive epost med militær presisjon og vinne Innboks-slaget

Kort sagt handler det om at vi tror alle leser eposter vi sender dem. Det gjør de ikke! Men du øker sannsynligheten for at de gjør det om du holder det kort og med en handlingsorientert overskrift. Dette må vi tenke på også når vi skriver meldinger i Teams.

Når du går inn i en Teams-kanal for å oppdatere deg ser du flere meldinger på siden du kommer inn på. Er du heldig har de som starter samtaler der lagt inn en overskrift om hva saken gjelder. Deretter ser du de første 3-4 linjene i meldingen. Basert på dette velger jeg om jeg trykker på Se mer for å lese videre. Dersom det ikke blir tydelig for meg i løpet av de få linjene at dette er tiden verd for meg går jeg til neste melding og leser aldri resten.

Hva gjør du om du har mye du vil formidle i Teams

Siden vi nesten alltid er på nett kan vi godt inkludere lenker og referanser til mer materiale i en Teams-melding. Så kanskje skrive en tydelig handlingsorientert interessevekker i Teams-meldingen og legge ved lenker til mer detaljert informasjon i meldingen? Fremfor å trykke på Se mer kan det være bedre klikke seg inn på et velskrevet og oversiktlig dokument for detaljer slik det fremgår i illustrasjonen.

Vil du eller dere bli gode på å erstatte eposten med Teams-samtaler kan dere trene sammen i den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams. Er det bare deg kan du gjennomgå samme innhold i et Smart endring nettkurs.

Det blir varig endring i arbeids- og samarbeidsformer

For ett år siden skrev jeg et blogginnlegg, Selvledelse kan ikke foregå i et vakuum i 2021. Om at fortsatt bruk av hjemmekontor setter større krav til at ledere og team må planlegge og koordinere arbeidet for å oppnå felles mål. For at alle skal vite hvor vi er som team, er det viktig å ha en struktur der planer, status og felles informasjon er enkelt tilgjengelig. Dette er ikke en kvikk-fiks, men krever en systematisk tilnærming og arbeid for å oppnå varig gode arbeidsformer.

Har dere Teams kan det være en stor fordel å benytte dette til å skape en slik struktur. Da mener jeg ikke at vi skal bruke "avdelingsteamet" mange har og som inneholder alt mulig om det som skjer i avdelingen, men et eget Team som har som formål å styrke teamledelse, leder-medarbeider-relasjonen og legge grunnlaget for å lykkes som team i å oppnå felles mål.

Det er den opplevde avstanden som betyr noe

Jeg har i mange år gjennomført kurs i distanseledelse for mange hundre ledere både bedriftsinternt, og som åpne kurs gjennom Confex. I dette kurset bygger jeg på egne erfaringer som internasjonal leder i Microsoft og på undersøkelser som dokumenterer hva som er viktigst for å lykkes når leder og medarbeidere, og team-medlemmene selv ikke ser hverandre daglig. Det er jo nettopp det som er tilfelle i dag der mange jobber lite på kontoret, men likevel må vi samarbeide for å nå felles mål.

Se: Confex - Sertifisert kurs i distanseledelse Dersom du melder deg på dette, oppgi kode Hopland2022 så får du 15% avslag i kursprisen.

Det som er viktigst er den opplevde avstanden, eller kontakten vi har med hverandre. Å sitte på samme sted er faktisk det minst viktige. Dersom vi setter betydningen av dette til 1-en, er den operasjonelle avstanden 2-to. Altså dobbelt så viktig. Hva innebærer dette? Jo det er hvor enkelt det er å samarbeide. Har vi et felles sted å dele arbeidsmateriale og planer? Arbeider vi mot felles mål, og funger møte-løsningene våre godt?

Den viktigste faktoren er den personlige avstanden, altså hvor godt vi kjenner hverandre. Men det interessante er at denne ikke er relatert til å møtes på kontoret, men kan oppnås på andre måter.

Opprett ditt Team for målrettet samarbeid

Dersom du nå vil opprette et Team slik jeg foreslår får du her et forslag til struktur. Opprett Teamet som et Privat Team og invitere alle team-medlemmer. Her har vi felles kanaler for mål og handlingsplaner, status og planleggingsmøter, og for interne prosjekter, fokus- og fag-grupper.

I tillegg oppretter vi en privat kanal for hver medarbeider som et sted vi kan dokumentere personlige mål, 1:1-samtaler og utviklingsplan. Den er det bare leder og den enkelte medarbeider som ser. På denne måten har vi alt som har med teamutvikling og felles mål samlet.

Hva med det sosiale? Bær vi ha en sosial kanal også? Det er mulig, men for menge vil det være bedre å bruke en eller flere gruppechatter til sosiale formål, og til annet som ikke passer i en kanal. Så benytter vi kun Teams-kanaler for strukturert teamsamarbeid i arbeidsprosesser og prosjekter.

Hjelp til å etablere struktur og samarbeidsform

Dersom dere ønsker starthjelp for å bygge struktur for mål, handlingsplaner og gjennomføring av disse kan dere vurdere de bedriftsinterne workshopene:

• Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag - for teamledere og prosjektledere

• Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag - for teamledere og team-medlemmer

Du er ikke låst til å gjøre alt Teams-arbeid i ett vindu

Du har sikkert sett at når du starter et Teamsmøte åpnes møtet i et nytt Teams-vindu. På den måten kan du arbeide i Teams samtidig med at du deltar i møtet. Ville det ikke vært fint om du kunne gjøre det med andre Teams-funksjoner også?

Rediger Teams-dokumenter på tre måter

Hva gjør du om du ønsker å redigere flere Teams-dokumenter på en gang? Eller du ønsker å redigere et Teams-dokument samtidig som du fører en Teams-samtale i en kanal?

Som standard vil et Teams-dokument åpnes innenfor rammen av Teams om du klikker på det under Filer. Men du kan også velg å åpne det i et separat nettleservindu, eller i skrivebordsprogrammet (Åpne i app).

Mange synes det er greit å redigere dem innenfor Teams, men dersom du finner ut at du vil endre standard for hvordan du ønsker å redigere dokumenter kan du bytte dette når som helst.

Vil dere lære beste praksis for organisering og arbeid med dokumenter i Teams, SharePoint og OneDrive?  Sjekk ut workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive

Chat med flere samtidig som du arbeider med noe annet i Teams

Mange har gjerne en eller flere personlige- eller en gruppechatter i Teams gående gjennom arbeidsdagen. Da er det upraktisk å bytte fra det du arbeider med i Teams til Chat hver gang du skal chatte. Splitt ut chatter i egne vinduer så slipper du det. Hold markøren over den aktuelle chatten og velg Løsne. Du kan også dobbeltklikke på chatten. Merk at du ikke kan løsne møtechatten.

Skill ut prosjektplanen og møteboka i egne vinduer

Ville det ikke være fint å kunne ha hele oversikten i prosjektet tilgjengelig på stor skjerm mens du arbeider med ulike oppgaver i Teams? Ved å åpne faner i kanalen i egne vinduer får du mer fleksibilitet og bedre oversikt.

Mange benytter OneNote som felles møtebok for ledermøter, avdelingsmøter og prosjektmøter. Da er det veldig praktisk å kunne skrive møtenotater i denne samtidig som man har Team og kanaler tilgjengelig i møtet. Prøv det selv og sjekk hva mer du kan bruke OneNote til og hva du kan oppnå.

Hybridparadokset - og neste nivå i digitalt samarbeid

I Hjemmekontor versjon 1 var målet å kunne jobbe hjemme på samme måte som om vi var på kontoret. Det lykkes vi med fordi vi har arbeidsmateriale tilgjengelig digitalt, bredbånd og bærbar PC. Vi løser dette med å investere i teknologi.  Men det vi gjør er å kopiere gamle arbeidsprosesser og gjennomføre dem i digital form. Prosessen blir ikke nødvendigvis bedre av det. Er tiden kommet for å benytte de nye mulighetene digitale verktøy gir oss til å arbeide og samarbeide på nye måter?

Utfra ansattes ønsker er det uansett nødvendig å evaluere våre arbeidsformer for å løse hybridparadokset. I følge en undersøkelse fra Microsoft gjennomført i 2021 ønsker 73% av de spurte muligheten til å fortsatt kunne velge å arbeide hjemme selv om de kan komme på kontoret. Samtidig sier 67% av de samme at de ønsker å samarbeide med kollegene ved å møtes i samme rom. Dette paradokset viser hvor komplekst det kan være å koordinere arbeid og samarbeid i tiden som kommer.

Hvorfor ikke snu problemstillingen på hodet?

Mange diskuterer fremdeles hvor mange dager i uken man skal få lov til å jobbe hjemme, mens noen har en helt annen tilnærming til dette jeg kjenner godt igjen fra min tid som leder i Microsoft. Alle kunne jobbe hjemme når det passer dem, men måtte komme på kontoret, eller på sosiale arrangementer når det blir spesifisert at det er mest formålstjenlig. Eksempler på dette kan være prosjektoppstartsmøte der det er viktig å bygge relasjoner i prosjektteamet, en avdelingslunsj, eller andre møter og arrangementer der hensikten er å bygge og vedlikeholde relasjoner. De fleste forstår at det er enklere å bygge gode relasjoner ansikt til ansikt. Når vi har etablert god relasjoner er det ofte mer effektivt å møtes på nett, eller ofte enda bedre å ikke møtes, men samarbeide og løse oppgaver i andre verktøy uavhengig av å møtes.

Les: Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Så hva kan vi gjøre for å bruke kontoret som en sosial og kreativt samlingssted, og ikke for trøtte statusmøter og individuelt arbeid vi like gjerne kunne gjort hjemme?

Samarbeid effektivt uten å ha møter og purringer på status hele tiden

Mange samarbeidsoppgaver i dag foregår i form av prosjekter. Dette fører ofte til prosjektmøter, epost-mas om status på oppgaver fra en prosjektleder, og ettersom man ofte er deltaker i flere prosjekter, manglede oversikt over hva jeg må prioritere i dag.

Ved å bruke et prosjekt- og arbeidsfordelingsverktøy som alle benytter, ikke bare prosjektlederen, kan vi løse dette slik at alle til enhver tid kan se status på alle leveranser, både egne og andres. Det gir god oversikt for prosjekteier og skaper et lett gruppepress på alle for å gjennomføre det de har tatt på seg i rett tid ettersom kollegene også ser hvordan du ligger an med dine oppgaver.

Det finnes flere verktøy man kan benytte til dette, men mange har funnet at Microsoft Planner kan være et bra valg fordi det er inkludert i Teams som de allerede har, og henger sammen med resten av oppgavesystemet for individuelle oppgaver i Outlook og To do.

I Planner kan en prosjektansvarlig til enhver tid se status på alle leveranser på en oversiktlig tavle organisert etter delprosjekter, oppgave-eier eller fremdrift. Og kanskje viktigst, du som bidragsyter kan se status på, og arbeide med alle dine leveranser i en oppgaveliste, selv om leveransene tilhører flere forskjellige prosjektplaner.

Gevinster med å benytte en delt prosjekt/oppgaveplan

1. Færre og kortere prosjektmøter fordi oppgavefordeling og oppfølging gjøres i verktøyet.

2. Færre purringer på status fordi oppgave-status synlig for alle.

3. Bedre oversikt og kontroll for prosjekteier uten epost-mas.

4. Mine prosjekt-oppgaver samlet på ett sted.

Ønsker du, eller dere å komme raskt og riktig i gang med Planner for interne prosjekter, arrangementer, og oppgavefordeling kan Smart endring tilby en 2-timers bedriftsintern workshop, eller et nettkurs du kan gjennomføre i eget tempo for å gjennomføre Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Først og størst i Smart endring bloggen 2021 - og god jul til alle

Når jeg lager kurs og workshops gjør jeg det etter 80/20 prinsippet. 20% av mulighetene i Teams, Outlook og andre deler av Microsoft 365 skaper 80% av det som er mest nyttig å lære. Det er de grunnleggende mulighetene for at vi skal kunne jobbe smartere, og for om vi tenker nytt og bryter gamle arbeidsvaner.

Det betyr ikke at resten er unyttig, men det er ikke plass til dette innen en workshop som er på 2-3 timer. Men det har jeg plass til i bloggen :-)  Der er det tilgjengelig både for de som har deltatt i Smart endring workshops og nettkurs, men også for andre. Ja 45.000 av de 60.000 som har besøkt bloggen i 2021 fant nyttige Smart endring bloggartikler gjennom nettsøk i Google eller Bing. Men om du ikke vil gå glipp av noen tips er det tryggeste å abonnere på bloggen. Da får du en epost ca. en gang i uken med det nyeste tipset og en gratis ebok om hvordan du kan oppnå bedre resultater med mindre stress.

Gikk du glipp av de mest leste bloggene i 2021?

Her får du en ny mulighet:

3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Hvorfor bør du ikke dempe mikrofonen i Teams- eller Zoom-møtet?

Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Og hva har dere søkt etter i bloggen i 2021?

1 -  Smarte Outlook tips

Man skulle tro Teams var på topp, men det er faktisk Outlook som er det søkeordet som er brukt mest. Til tross for at oppmerksomheten i stor grad har vært på Teams i år er Outlook fremdeles viktig. Veldig mange synes det er vanskelig å følge med epost i Outlook, meldinger i Teams, oppgaver fra Planner og andre verktøy.

Føler du det sånn kan det hende du vil ha bra utbytte av å gjennomgå nettkurset Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Er dere flere finnes denne også som workshop.

2 - Dokumentbehandling i Teams og SharePoint

Etter å ha kommet i gang med Teams og sett mulighetene for enklere arbeid og samarbeid på felles dokumenter føler mange at de ikke kommer helt i mål med det de ønsker å gjøre, og er usikre på konsekvensen av hvordan vi organiserer dokumentene. Hva skjer når jeg vil lenke Excel-dokumenter fra ulike kanaler? Hvordan kan jeg bruke maler? Hva om jeg vil samarbeide på et dokument med noen som ikke er medlem i Teamet? 

Her kan det være nyttig med en workshop der de som skal jobbe sammen blir enige om hvordan vi skal samarbeide om dokumenter. Jeg nettopp oppdatert den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling med Teams, SharePoint og OneDrive. Kanskje noe for dere?

3 - Bruk av Microsoft Planner

Når man har bestemt seg for å primært bruke Teams for samarbeide begynner mange å lete etter nye muligheter utover det grunnleggende. Vi vil helst ikke innføre enda flere verktøy om vi ikke er nødt. Derfor ser jeg at mange er interessert i, og søker etter muligheter i Planner som er integrert i Teams og godt egnet for mange typer prosjekter, arrangementer og oppgavefordeling.

Er du og dere blant dem som ønsker å ta i bruk Planner får du hjelp til praktisk innføring med realistiske prosjekt-scenarier i nettkurset Smarte prosjekter med Planner og Teams. Denne finnes også som workshop.

Med dette ønsker jeg alle bloggabonnenter en riktig god jul!

Ta i bruk skjulte dokumentbehandlingsmuligheter i Teams

De aller fleste finner det mye enklere å arbeide med dokumenter i Teams fremfor SharePoint. Men av og til kan utvidede muligheter gjøre det enda enklere og bedre å arbeide med dokumenter i Teams.

Hva om jeg ikke vil opprette et nytt blankt dokument, men fra en Word- eller PowerPoint mal? Eller flytte en hel mappe fra ett Team til et annet? Eller samarbeide om dokumenter med noen som ikke er medlem i Teamet?

Åpne Teams-Filer i SharePoint for avansert dokumentbehandling

Alle trenger ikke å kunne avanserte dokumentbehandlingsmuligheter i Teams. Det kan være nok at ett Teams-medlem har denne kompetansen, eller man kan få hjelp av noen til å gjøre endringer i oppsettet for å få nye muligheter til å arbeide med dokumenter i Teams.

Legge til dokumentmaler og redigere Ny-menyen

Her skal jeg vise deg hvordan du kan legge til, eller erstatte dokument-typer i Ny-menyen du bruker for å opprette nye dokumenter i en kanal. Først må du gå til Filer i en Teams-kanal.

Å bruke avanserte maler med makroer og automatisk innsetting av data er ikke målet for det jeg skal vise deg nå. Det de fleste har behov for er imidlertid vanligvis ikke dette, men å kunne lage en presentasjon basert på virksomhetens standardmal. Det kan også være et brev- elle rapportoppsett man stadig har behov for å bruke. Da trenger du ikke en mal, men et standardoppsett for dokumentet.

Dersom du vil prøve dette nå, finn frem en presentasjon eller et standard-dokument du vil bruke i et Team. I en av kanalene bytter du til Filer, og velger Åpne i SharePoint. Velg Ny fra menyen og deretter Legg til mal. Nå kan du finne ett eller flere standarddokumenter du vil kunne opprette fra Ny-menyen. Disse legges nå til de valgene som allerede er der.

Gå tilbake til Teams og prøv Ny i filer igjen. Der vil du nå kunne velge dine standard-dokumenter. Du blir bedt om å gi dokumentet et navn som vanlig og så kan du lage din presentasjon eller dokument. Dette vil nå være tilgjengelig fra alle kanaler i dette Teamet. Dersom du vil ha denne muligheten også i andre Team må du gjenta denne prosessen der.

Hva mer kan jeg gjøre om jeg åpner Filer i SharePoint?

Her er hva jeg har funnet ut så langt:

• Legg til standarddokument som mal i Ny-menyen (som over)

• Flytte mapper fra ett Teams/kanal til en annen

• Legge inn lenker til Filer fra andre lagringssteder

• Dele mapper i Teams med noen som ikke er medlem av Teamet,

• Legge til flere kolonner i Fil-oversikten, både standard og egne

• Aktivere dokumentkontrollfunksjoner med godkjenning av endringer og revisjoner

Dersom de vil lære mer om disse kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive.

Har du flere tips? Send dem gjerne til meg på bjorn@smartendring.no eller kommenter her i bloggen.

Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

Har du fått en ny knapp i PowerPoint nylig? Det er ikke sikkert du har lagt merke til den, men den knappen gir deg en helt ny, og bedre måte å presentere lysbilder i Teams-møtet. Du kjenner kanskje igjen situasjonen; Du henter opp en PowerPoint på skjermen. Så deler du skjerm, og starter presentasjonen. Nå ser du bare din eget lysbilde. Du ser ikke deltakerne i møtet, og når du presenterer lurer du av og til på hva neste lysbilde er, og kanskje savner du presentasjonsnotatene dine. Du merker du har for dårlig tid til å vise alle lysbildene og blar fort over 2-3 bilder. Nå lurer møtedeltakerne hva de gikk glipp av.

Slutt å dele skjerm når du skal presentere

Neste gang du skal vise PowerPoint og har fått den opp på skjermen, ikke del skjerm! Trykk på Presenter i Teams-knappen. Presentasjonen din lastes opp til Teamsmøtet og vises i presentasjonsmodus for deltakerne. Selv ser du presentasjonsvisningen med hvilket lysbilde du viser, og de neste lysbildene. Får du dårlig tid hopper du bare over noen lysbilder uten at møtedeltakerne merker det. Du ser også dine presentasjonsnotater, og noe av det beste, du ser møtedeltakerne også. Det er ikke lenge som å snakke til veggen, men har kontakt med deltakerne i møtet.

Oppdater PowerPoint på din PC

Ser du ikke Presenter i Teams-knappen? Da kan det hende du ikke har siste versjon av Office installert. Du kan ofte selv sjekke om det finnes oppdateringer. Velg Fil -> Konto og trykk på knappen Oppdateringsalternativer. Velg Oppdater nå. Sjekk om du har fått muligheten i PowerPoint nå. Ikke alle IT-avdelinger lar deg gjøre dette, og da må du bare vente, men en dag vil den nye knappen være der.

Flere måter å bruke PowerPoint live

Måten å presentere på er ikke ny. Den kaller PowerPoint live og har vært der lenge. Men mange har ikke oppdaget den. Dersom du ikke har Presenter i Teams-knappen i PowerPoint kan du likevel oppnå det samme resultatet ved å velge denne presentasjonsmuligheten i Teams-møtet.

Les mer om dette og enda flere muligheter dette gir deg i Presenter som en proff sammen med en kollega på Teams

Lær å organisere og presentere i Teams-møter

Vil de opptre som en proff i Teams-møtene, ha stålkontroll på deltakerne og sikre godt engasjement med ulike verktøy kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett. Er det bare deg kan du sjekke ut nettkurset på https://nettkurs.smartendring.no som du kan ta på egenhånd og i eget tempo.

På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

De færreste av dagens møterom er laget for hybridmøter. De er laget for at alle sitter rundt et bord. Da ser alle hverandre. Ja flere møterom har faktisk runde bord som er optimalt for dette formålet. Så fikk vi prosjektor eller skjermer inn i rommet og vi måtte finne en måte å organisere rommet på så alle kunne se presentasjonen uten å skygge for hverandre. Da fikk vi de beste resultatet ved å sette skjermen på kortsiden av møterommet så alle kunne se presentasjonen og den som presenterer i rommet ved å vende seg dit.

Men hva om bare noen møtedeltakere befinner seg i rommet, og noen på skjermen i møterommet?

La oss si at det er et møterom til 10 personer og et vanlig rektangulært møtebord men kan gå rundt. Da er det gjerne 2 meter fra skjermen med Web-kameraet til bordenden og langt ned til enden av bordet der noen gjerne liker å sitte. For de som er i rommet ser man noen frimerkebilder av de på skjermen, og de som deltar fra et annet sted enn møterommet ser de nederst ved bordet som små figurer. Det er vanskelig å se hvem som snakker, og når to nederst på enden snakker sammen blir det håpløst for de utenfor rommet å følge med.

Deltakere i møterommet glemmer de som er med på skjerm

I en undersøkelse jeg nylig gjennomførte om hybridmøter er det klart største problemet for deltakere som ikke er i rommet at de føler seg glemt og har vanskelig for å følge med på hva som skjer i møterommet. Standardoppsettet i møterommet må ta mye av skylden for dette, selv om vi også må være bevisste på at et hybridmøte ikke er som andre møter og vi må gjøre noe litt annerledes.

Les konkrete tips om dette i Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Hva kan vi gjøre for å gjøre møteopplevelsen bedre for alle? Kan vi gjenskape et oppsett der vi alle sitter rundt det samme bordet så alle kan ha god kontakt med hverandre? Skulle vi startet på nytt ville arkitekten kanskje kommet opp med noe som vist her?

Gitt at det er urealistisk og kostbart å lage spesialbygde møterom for de fleste, hva kan vi gjøre som ikke koster noe?

Her er tre ideer til nytt møteromsoppsett

Møterom med 360 graders kamera som viser alle rundt bordet

1. Sett opp en stor skjerm på langsiden av møterommet. Deltakerne setter seg på motsatt side av bordet. Om mulig kan du jo skyve bordet inntil veggen der skjermen står. Da blir det som om dere sitter på hver sin side av bordet.

2. Kast ut møtebordet og erstatt det med mindre bord slik som ofte brukes i kursrom. Arranger dem i vinkel slik at alle i rommet ser hverandre og deltakerne utenfor rommet utgjør den tredje siden i trekanten.

3. Dropp møteromsskjermen og sette opp et 360 grader kamera midt på møtebordet. Alle i rommet må være med i møtet fra egen PC. Da kan man se både de som er i rommet og de som er med utenfra på egen skjerm. Når du snakker kan du veksle mellom å se inn i eget Web-kamera og på de som sitter i møterommet.

I tillegg, her du ikke et møteromsystem, husk at lyden faktisk er viktigst. Du kommer langt med en enkel møteromshøyttaler koblet til en av PC’ene i rommer. Alle andre slår av sin lyd, men alle har på video. Les mer om dette i Lyd er viktig for å bli hørt og forstått i nettmøtet

Har du erfaringer og gode tips du kan dele? Kommenter gjerne under, eller send meg en epost på bjorn@smartendring.no så kan jeg dele videre til alle her i bloggen.

Bruk To Do til jobb- og private oppgaver - og til delte oppgavelister

Jeg vet om flere som bruker oppgaver i Outlook til jobbformål, men har en mobilapp for private oppgaver. Det er forståelig at man ikke ønsker å blande dette. Likevel kan det være tungvint å administrere to forskjellige oppgavesystemer.

Andre er opptatt av  å kunne ha en felles oppgaveliste for en gruppe som samarbeider på jobben. Her er Microsoft Planner en mulighet, men egentlig unødvendig komplisert for enkel oppgavedeling. I begge disse situasjonene kan det hende Microsoft To do er et bra valg.  For en kort intro til Microsofts oppgavesystem og To Do, les gjerne  Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Skill jobb- og private oppgaver fra hverandre

Dersom du ikke har installert To Do appen kan du installere den gratis for PC og Mac fra todo.microsoft.com. Mobilappen laster du ned fra Appstore eller Google play. Logg på med din jobbkonto. Da kan du bruke den til både jobb- og private oppgaver. Oppgaver du har opprettet i Outlook, Teams og Planner, samt flagget epost vil nå dukke opp her.

For å opprette en liste for private oppgaver, velg Ny liste. Her legger du til dine private oppgaver.

Dersom det er en større oppgave kan du også lage deloppgaver som du kan krysse av etter hvert. Sett gjerne en frist for gjennomføring. Da vil den også komme med å listen over planlagte oppgaver. Der vil både jobb- og private oppgaver vises så du får en god total oversikt over dagens oppgaver.

Dersom du allerede bruker oppgaver i Outlook vil du se at den nye listen med private oppgaver også dukker opp og kan behandles der.

Del oppgaveliste med kolleger i To Do

Dersom du skal gjennomføre arbeid i en gruppe, eller fordele oppgaver i et ukemøte kan du opprette en ny liste for dette som du deler med dine kolleger. Dette er mye enklere å bruke enn Planner, som egner seg bedre til prosjekter der mange oppgaver skal fordeles og følges og gjennomføres over en tidsperiode. Legg til en liste og velg Del. Da får du en delingslenke du kan sende i en chat, eller på epost.

Tilordne en oppgave til andre

Oppgaver som legges til i To Do kan tilordnes andre med @navn når oppgaven opprettes, eller ved å velge Tilordne i oppgavedetaljene. Når en oppgave opprettes, fullføres eller slettes  i en delt oppgaveliste blir alle som har tilgang til listen varslet.

Alle oppgaver alltid med deg i lomma

Og selvfølgelig kan du gjøre alt som er beskrevet over også på mobil og nettbrett. To Do er en del av Microsofts omfattende oppgavesystem der alt henger sammen. Dette gir deg bedre oversikt enn om du har ulike lister for ulike formål. Dersom du og dine kolleger ønsker å arbeide og samarbeide bedre og ha stålkontroll på alle oppgaver kan dere gjerne vurdere workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do. Er det bare deg kan du gjennomføre et Smart endring nettkurs på egenhånd og i eget tempo.

3 skjulte skatter i Teams som kan gjøre samarbeidet mer effektivt

Teams er ikke bare et verktøy for arbeid og samarbeid. Det er et helt økosystem av verktøy der du kan supplere de innebygde funksjonene med nye muligheter og programtillegg. Du kan legge til oppgaveliste som samler alle dine lister i en. Du kan få godkjenning på en sak raskt med å legge til Godkjenninger-appen, og mye mer. 

Få oversikt over alle dine oppgaver i Tasks levert av Planner og To do

På venstre side i Teams-appen finner du symboler for Teams, Chat og kalender. Her kan du legge til flere nyttige muligheter som kan hjelpe deg. Ved å legge til Tasks levert av Planner og To do, får du en oppgaveside i Teams der du kan se oppgaver som oppstår i ulike programmer som Outlook, OneNote og Planner på ett sted og vise alt i en liste med forfallsdato. Det gjør at du har en komplett oversikt og kan enklere prioritere hva du må gjøre når. Legg til siden og fest den til kolonnen så kan du bytte til denne like raskt som å bytte mellom Teams og Chat.

Se også Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Vil du ha godkjenning fra flere på et dokument? Opprett er Godkjenner-forespørsel

Du har laget et forslag i et dokument, et utkast til budsjett, eller en plan vil ha aksept på fra flere personer. Må vi ha et møte på det? Sende en melding eler epost til alle og be dem svare?

Dette kan være tidkrevende og komplisert å samordne. Dersom du bruker den innebygde Godkjenner-appen i Teams kan du automatisere dette, spare tid og gjøre det enklere for alle.

Nå kan alle godkjennere åpne dokumentet, sjekke det og godkjenne eller avvise med en kommentar

Du kan bruke appen for å godkjenne et dokument i en Teams-kanal, i en gruppechat, eller som en godkjenning i et møte.

Gjør en spørreundersøkelse, luft et forslag, og gjennomfør en avstemning med Forms

Du vil ha påmeldinger til julebordet og vite hva slags allergier noen kan ha. Eller som jeg gjorde nettopp, en undersøkelse om arbeidsvaner. Da kan en undersøkelse i Forms være tingen.

Du kan også bruke Forms til undersøkelser og Quiz i et Teamsmøte, slik som her der jeg har opprettet ordsky.

Dette er skatter det vanligvis ikke er plass til i Smart endring workshops. Der får du grunnleggende forståelse av hvordan du kan arbeide og samarbeid på nye måter. Her i bloggen får du “krydderet” på toppen av dette :-)

Halvparten av oss jobber nå 2-3 dager i uken utenfor kontoret

Vel, halvparten av de som svarte på en undersøkelse jeg gjorde i forbindelse med et Smart endring Webinar. Der stilte jeg en del spørsmål om  arbeids- og møtevaner i 2021. Jeg skrev et blogginnlegg for snart et år siden der jeg skrev om 3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021. Hvordan har det gått?

Hvor mange dager i uken arbeider du et annet sted enn på kontoret?

Jeg spådde at selv når vi får komme tilbake til kontoret vil mange fortsatt ønske å beholde fleksibiliteten og mulighet til å jobbe hjemme. Men det som er utfordrende er at det ofte er uforutsigbart. De færreste kommer til å ha faste kontordager. Ved større frihet til å velge arbeidssted kreves bedre selvledelse og økt ansvar for egen plan. Dette øker behovet for god prioritering, planlegging og en renessanse for tidsstyring.

I undersøkelsen spurte jeg om hvor mange dager i uken du arbeider et annet sted enn kontoret? Halvparten svarte 2-3 dager i uken.

En annen undersøkelse vider at de fleste møtene er små arbeidsmøter og prosjektmøter, mens det er færre av de mellomstore møtene som avdelingsmøter og allmøter.

Bldet viser 3 typiske mpter

De møtene det er vanskeligst å få til er gode hybridmøter. Mange jeg har snakket med sier at møtene faktisk var bedre når alle satt hjemme. De små arbeidsmøtene går greit, mens større avdelingsmøter der vi skal diskutere saker og der alle bør bli hørt er vanskelige. Her viser min undersøkelse at de som deltar fra et annet sted enn møterommet ofte blir oversett og at de ikke føler seg inkludert. De sier også at de ikke hører alle i møterommet og at de av og til sliter med tekniske problemer.

Hva kan vi gjøre for å få så gode hybridmøter som mulig?

La oss ta det typiske avdelingsmøtet. Hva kjennetegner møtet? Det har en møteleder, og vanligvis agenda med saker til informasjon. Det er mulighet for spørsmål og innspill på saker, og det er ofte PowerPoint-presentasjoner.

Utfordringer i møterommet er at rommet har vanligvis møteromssystem, men ofte ikke god nok dekning med mikrofoner. Utfordringer for de som deltar fra annet sted er å høre og bli hørt og å føle seg inkludert.

Hvordan kan det bli bedre?

Dersom du leder møtet, forbered deg på å engasjer med alle deltakere. Start alltid med opprette dialog med de utenfor møterommet. Når du presenterer fra egen PC, sørg for å ha på kamera fra denne rettet mot deg. Se inn i kamera deler av tiden, og i møterommet deler av tiden. Allier deg med en "produsent" som kan følge med på og styre diskusjonen med innspill fra både de innenfor og utenfor rommet. Det er vanskelig om du samtidig skal lede møtet.

Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Du har fått i oppdrag å lage et tilbud til en kunde, eller et innspill til en digital kompetanseplan til neste avdelingsmøte som er i neste uke.

For å gjøre dette trenger du hjelp fra kolleger ulike steder i organisasjonen. Hva gjør du for å opprette en samarbeidsplass der dere kan kommunisere og skrive inn innspill i et dokument du skal legge frem i møtet, eller sende som tilbud til en kunde?

Dette høres jo ut som en oppgave for Teams, men skal vi opprette et Team for noen dagers samarbeid? Det trenger du  ikke. Du kan bruke Chat-funksjonen i Teams til å opprette en samarbeidsplass.

Dette gjør du

Inviter de du vil ha innspill fra til en gruppechat. Forklar hva du trenger av hjelp og innspill fra dem. Forhåpentligvis svarer alle positivt på din henvendelse og chat-gruppen er opprettet.

Den har ikke fått noe navn ennå, så den vil bli beskrevet ved navnene på de som deltar. Dette blir gjerne litt uoversiktlig, så det første jeg gjør er å gi gruppechaten et navn. Klikk på blyanten ved siden av navnene på deltakere i chaten og gi den et meningsfylt navn.

Samarbeid på et dokument i gruppechat

Vet du at du også kan opprette personlige dokumenter i Teams? Det gjør du under Filer i kolonnemenyen og der finner du ditt personlige lagringsområde, OneDrive.

Opprett dokument bare du har tilgang til

Opprett et Word-dokument i din OneDrive som du vil bruke til å beskrive kompetanseplanen. Dette dokumentet er nå bare tilgjengelig for deg i likhet med andre dokumenter du lagrer i OneDrive.

Del ditt dokument med andre

Del dokumentet i møtechatten ved å legge det til i et innlegg. Bruk binders, velg OneDrive og finn dokumentet du vil dele. Alle deltakere i chaten vil nå kunne samskrive på dokumentet.

Dokumentene du legger til på denne måten vil du finne under Filer-fanen akkurat som i en Teams-kanal. Vil du gjøre det veldig enkelt for andre å finne, og redigere dokumentet, kan du legge det til som en egen fane.

Snakk sammen mens dere redigerer dokumentet

Mens vi samarbeider om dokumentet kan vi samtidig snakke sammen i chaten  og samordne arbeidet.

Vil du lære mer om samarbeid i Teams, sjekk den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams. Der lærer du alt om å samarbeide i Teams og kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter. Eller gjennomfør et Smart endring nettkurs på egenhånd og i eget tempo.

Hvordan min kone og jeg kan se hverandres jobbkalendre

Mange av oss har partnere som arbeider i en annen virksomhet. I den nye fleksible arbeidshverdagen der vi forsøker å få jobb og fritid til å fungere for alle i familien skaper dette ofte utfordringer i planleggingen. La oss si at du er på jobben og noen inviterer deg til et møte neste onsdag klokken åtte om morgenen. Det er egentlig din dag å kjøre barna i barnehagen, men det er også et viktig møte du gjerne vil delta på.

Dersom du hadde mulighet til å se din kjæres jobbkalender kunne du umiddelbart sjekke om hun kunne kjøre barna den dagen, eller om hun også har et tidlig møte. Eller, du trenger å sitte lenger på jobben torsdag for å bli ferdig med noe. Da kunne du sjekke om det ville kollidere noe din partner har planlagt uten å måtte ringe eller sende E-post.

Her er hva min kone Ingeborg og jeg gjør for å se hverandres jobbkalendre.

For å invitere noen til å se din Outlook-kalender, gå til kalendervisning og velg Del kalender. Velg Legg til…
Jeg velger å vise titler og steder fordi hun da kan se hvor jeg er og kan vurdere om jeg for eks. har reisetid før og etter avtalen min.
Søk opp fra adresselisten, eller skriv epostadressen til din partner og velg OK. Det blir nå sendt en invitasjon

Din partner får nå en invitasjon fra deg, godtar denne og får opp din kalender i tillegg til sin egen. Dersom hun gjør det samme på sin side kan dere alltid ha en oppdatert oversikt over den andres kalender.

Kalenderen kommer opp i panelet under månedskalenderen og du kan velge å vise den ved siden av, eller overlappende din egen kalender.

Dette fungerer om dere begge har Microsoftløsninger på jobben. Det fungerer også med en privat MIcrosoft-konto som Hotmail og Outlook.com

Outlook har mange smarte muligheter som gjør epostbehandling, kalender og oppgaver lettere for oss. Den har også gode integrasjon med Teams som gjør at du får et enhetlig oppgavesystem delt mellom Outlook, Teams og To Do. Vil du lære mer om dette anbefaler jeg at du sjekker den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Dette finnes også som et Smart endring nettkurs du kan ta på egenhånd og i eget tempo.