4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det

Av og til utsetter mange av oss oppgaver. De kan godt være på oppgavelisten, men vi lar dem skli fra dag til dag til de ender opp som dårlige samvittigheter. Det kan være flere grunner til at vi gjør dette. Her er fire av de viktigste i henhold til  nettstedet Entrepreneur.

1. Du føler deg overveldet

Når oppgavelisten blir lang kan det føles som en umulig oppgave å komme gjennom den. Særlig om oppgavene er omfattende og vanskelige. Da er det lett å tenke, "dette har jeg ikke tid til å gå løs på nå". Så ender vi opp med å plukke noen av de mindre, ikke så viktige oppgavene i stedet. For å løse dette må vi bryte ned store oppgaver i flere mindre og gjøre litt av gangen over en periode.

2. Du føler ikke for å gå løs på denne oppgaven akkurat nå

Vi mangler energi til å gå løs på oppgaven. Vi er alle forskjellige. Noen har mest energi om morgenen, noen om kvelden. Det er en myte at man alltid skal starte med de vanskeligste oppgavene om morgenen. Finn ut når du har mest energi og planlegg utfra dette.

Har du en vanskelig oppgave? Start med noe lettere!

3. Det er en oppgave du ikke har lyst til å gjøre

Vi har alle oppgaver vi ikke liker, men som vi må gjøre av og til likevel. Det kan være å føre reiseregninger, eller å ta en telefon du tror kan bli ubehagelig. Problemet er at jo lenger du venter jo verre blir det. Få det overstått. Tenk på hvor bra det vil være å få reiseutleggene tilbake og så mye bedre du vil føle deg etterpå.

Unngå at prioritering blir en kamp mellom fornuft og følelser

4. Du føler ikke at det er noe som haster

Det kan være en viktig oppgave, men det er alltid noe som brenner mer. Det er ikke nødvendigvis viktigere oppgaver, men noen maser på deg, eller du føler press på deg selv til å for eksempel holde antallet uleste epost i Innboksen nede.

For disse oppgavene gjelder det å skape et bilde i hodet av at de faktisk haster. Sett en frist for deg selv som kanskje er kunstig, men som gjør at du i større grad får jobbet med viktige ting og på den måten bidrar det til at du oppnår mer. Gjør du flere av de viktige oppgavene får du mindre tid til de uviktige. Ved å gjøre dette blir du altså mer effektiv. Ser du slik på det kan belønningen være høy for å sette press på seg selv for oppgaver som egentlig ikke har noen tidsfrist.

Se også Effektivitet kan læres

Er Microsoft Teams den nye Outlook?

Microsoft Teams sprer seg nå som ild i tørt gress i mange organisasjoner som har Office 365, og til dels ukontrollert som et grasrotverktøy mange finner og tar i bruk.

Samarbeid og kommunikasjon blir stadig viktigere. Illustrasjon: Microsoft

Kommunikasjon og samarbeid blir stadig viktigere etterhvert som verden blir mer kompleks. Her har Microsoft Teams mange åpenbare fordeler som gjør det attraktivt å bruke. I dag brukes Outlook til en masse  oppgaver det aldri var ment å fylle. Potensielt kan vi spare mye kommunikasjonstid, unngå misforståelser og ta raskere og bedre beslutninger om vi flytter dette over i Microsoft Teams.

Sjekk om du har Office365 og gjør en oppdagelsesreise i dine nye muligheter

Verden før Outlook

Det er ikke sikkert alle husker, eller opplevde, Microsoft verdenen før Outlook. Da hadde vi Microsoft mail, Schedule+, kontakter og ingen oppgavehåndtering. Så kom Exchange server med Outlook for 15 år siden og integrerte epost, kalender, kontakter og oppgaver i ett. Det ble en kjempesuksess. Outlook er fremdeles bra, men den underliggende måten å kommunisere på er person-til-personkommunikasjon, altså e-post.

Problemet med Outlook

Når kommunikasjon skjer på epost blir ditt kommunikasjonsarkiv liggende i din personlige postboks som ikke er tilgjengelig for andre enn deg selv. I en verden der samarbeide og tilgang til informasjon er viktigere enn noen gang er dette en stor ulempe.

En ny medarbeider i organisasjonen starter på bar bakke uten informasjon om kunnskap utvekslet på epost mellom kolleger og må bygge opp sin egen kunnskapsbase og historikk fra den dagen han starter. Det er kostbart og kan føre til feil grunnet manglende historisk informasjon.

Hva vi ikke burde bruke Outlook til

Siden Outlook er blitt de facto planleggings- og kommunikasjonsverktøy for mange, blir man fristet til å bruke det langt utover hva som var tiltenkt. For eksempel til

• Korte, viktige beskjeder. Det fører til at man konstant på sjekke epost både på PC og telefon for å ikke gå glipp av noe viktig som haster.
• "Svar alle" diskusjoner der epost fyller opp postboksen og gjør den uoversiktlig.
• Sende dokumenter frem og tilbake, som fører til flere ulike versjoner og mye arbeid med å sette sammen til det endelige dokumentet
• Personlig arkiv for smått og stort som burde ligget i et felles arkiv for å være tilgjengelig for ettertiden og for flere enn de som var involvert i en epostutveksling der og da.
• Dokumentarkiv, siden da har man alltid dokumentene med seg også når man ikke er på nett i motsetning til filområder  og SharePoint-biblioteker. (Ja jeg vet det er mulig, men det stoler brukerne ikke på, eller det er for vanskelig å sette opp)
• Publisering av informasjon som heller burde ligget på et Intranett eller tilsvarende siden medarbeiderne som starter i morgen ikke får viktig informasjon.

Finnes det bedre måter å samarbeide på?

I mange organisasjoner er epost det viktigste interne kommunikasjonsverktøyet og det er ikke uvanlig at 60-80% av eposten er intern i større organisasjoner. Kommunikasjon og informasjon blir bare mer og mer viktig, så hva er alternativet? Jeg mener det er en mer teamorientert tilnærming der alle relevante ansatte kan bidra i kommunikasjonen og der historikken ikke blir liggende i personlige arkiver. Kombinert med nye og gode muligheter til samhandling gjennom felles møtebok, aktivitetsplaner og felles dokumenter kan Microsoft Teams ses på som en Outlook-erstatning i mange sammenhenger og mer eller mindre fjerne behovet for å sende epost internt.

Hva du kan oppnå med å bruke Microsoft Teams

De viktigste muligheten jeg ser med Teams er

1. Å kunne del meninger og gi innspill gjennom åpen gruppesamtale til alle deltakere i en gruppe, team, prosjekt mm. der samtalen også er tilgjengelig i etterkant og kan søkes opp, og er tilgjengelige for nye teammedlemmer.
2. Å skape innhold, aktiviteter og beslutningsgrunnlag sammen og ta beslutninger raskt
3. De som er tilgjengelige kan være med i gruppesamtaler der og da. Andre kan oppdatere seg i etterkant
4. I tillegg til teamkommunikasjon erstatter Dette Skype for Business til intern bruk for 1:1 kommunikasjon og nettmøter.
5. Og ikke minst, du kan jobbe fra app på PC, Mac og mobil hvor du enn er.

Så erstatter Teams Outlook?

Nei, vi trenger fremdeles å kommunisere eksternt og der er epost fremdeles den mest gangbare kommunikasjonsformen. I tillegg trenger vi fremdeles å gjøre personlig planlegging og prioritering og ha en personlig kalender der vi samler alle aktiviteter for god oversikt og tidsplanlegging. Vi kan jo være med i mange team, så Outlook vil nok leve videre, men vi kan flytte ut mye av det som aldri burde vært der til Teams.

Teams er først og fremst et verktøy for de som jobber tett sammen i hverdagen og erstatter sannsynligvis ikke verken Intranet, Yammer eller sider og dokumentarkiver på SharePoint. Disse er laget for å kunne dele informasjon som er relevant for hele, eller store grupper innen organisasjonen.

Burde vi ta kontroll over Teams før det tar kontroll over oss?

Det kan være en fare med bare slippe løs Teams i organisasjonen uten noen form for planlegging. Jeg mener ikke nødvendigvis ikke at brukere ikke skal få opprette Teams, men en grunnleggende opplæring i og forståelse av Teams og bruksmuligheter vil hjelpe organisasjonen på sikt til å unngå kaos. Dette er en glimrende mulighet for både ledelse og IT til å gi brukerne noe de etterspør og samtidig hjelpe dem på riktig vei. Dette trenger ikke være spesielt komplisert. Ved å kartlegge interessegrupper, og hvem som har behov for å jobbe sammen er mye gjort. Se eksempel under.

Teams kan både brukes innen avdelinger, men like gjerne på tvers av organisasjonen

Trenger dere litt starthjelp til å ta i bruk Teams på en god måte, sjekk ut lynkurset Smart samarbeid og kommunikasjon med Teams

Det er alltid mer å gjøre enn du noen gang kan få gjort!

Innboksen blir aldri tom. Hvis du hele tiden skal gjøre alt andre vil du skal gjøre får du aldri gjort dine viktigste oppgaver. På et tidspunkt må du stille deg spørsmålet; Er det jeg gjør nå det viktigste og riktigste jeg bør jobbe med?

Kanskje ikke, men jeg må jo gjøre dette, eller noen må jo gjøre det… Jeg kan ikke si nei…

Skal du oppnå det du ønsker må du vurdere hele tiden, og av og til gjøre noen valg som ikke nødvendigvis er populære hos andre. Det er kanskje litt ubehagelige der og da, men det riktige i lengden. Dette er en treningssak og jo mer du trener, jo lettere er det.

Avdøde Stephen Covey, forfatteren av The 7 Habits of Highly Effective People (de syv gode vanene på norsk) sier det slik:

"You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside."

Med det mener han at du må ha klart for deg hva du vil oppnå og måle alle forespørsler opp mot dette. Vil dette bringe meg nærmere mine mål, eller ikke?

Har du det klart for deg blir det enklere å prioritere.

Kilde: Essentialism: The diciplined pursuit of less.

Du kan også vaksinere deg mot å bli "angrepet" ved å lage din egen plan, definere dine egne aktiviteter og oppgaver før andre kommer med sine forespørsler til deg. Da er det mye lettere å si at du ikke kan prioritere dette fordi du allerede har fullt opp med oppgaver du må gjøre. Ikke si "jeg har ikke tid". Du har alltid tid til det du velger å prioritere.

Vil du ha litt inspirasjon kan jeg anbefale boken Essentialism: The diciplined pursuit of less. Forfatteren Greg McKeown sier

"If you don't prioritise your life, someone else will".

For litt praktisk hjelp til å legg din plan kan du få noen tips i Tid, oppgaver og verktøy får skylda når vi ikke får gjennomført alt vi håpet

Vil du gå mer grunnleggende til verks og vil prioritere å sette av en dag til å gjøre det grundig kan du vurdere å delta i workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid Da får du støtte i et sett med maler og opplegg i Outlook og OneNote for å gjøre det enklere å ha oversikt, og for å prioritere raskere og enklere. Kanskje du får med deg noen kolleger også for å sikre at dere alle leverer på jobbmålene?

Presenter PowerPoint som en proff i Skype for Business-møter!

De fleste vet hvordan man deler skjerm i Skype for Businessmøter, men det er langt fra den beste måten å presentere PowerPoint på.

Det er viktig med engasjerte møtedeltakere

Når jeg presenterer PowerPoint i et møterom bruker jeg alltid presentasjonsvisning på min egen skjerm. Da kan jeg se hva som er neste lysbilde, hoppe over et par lysbilder om jeg får dårlig tid og få støtte fra mine lysbildenotater. Det går ikke om du bare deler skjerm. Da ser møtedeltakerne det samme som deg. I tillegg blir ofte kvaliteten dårlig. Særlig om du har stor skjerm, og de andre små skjermer, og kanskje til og med bare mobilskjerm. Da ser de bare en bit av ditt bilde.

Men det er ikke noe vanskeligere å presentere PowerPoint på en proff måte i nettmøter. Her er hva du kan gjøre for å presentere direkte fra PowerPoint til nettmøtet:

Presenter PowerPoint rett til nettmøte (NB! Kun Windows)

Når du gjør dette lastes presentasjonen opp til nettmøtet og vises til alle deltakerne. Denne presentasjonen skaleres og vises med like god kvalitet på alle skjermer, til og med mobil. Du får nå mulighet til å få din egen presentasjonsvisning ved å velge MINIATYRBILDER for å se de neste lysbildene, bla frem til et bestemt lysbilde og hoppe over bilder. Du kan også velge NOTATER for å se dine presentasjonsnotater.

Presenter med god kontroll og oversikt

For å kunne presentere i Skype for Business møtet må du ha "Presentatør" status. Det har du vanligvis dersom dette er et internmøte, men du kan sjekke selv om du har det ved å vise deltakerlisten og sjekke selv.

Vil du og kolleger ha bedre utbytte av nettmøtene er det mye å hente på å utnytte mulighetene i Skype for Business, men nettmøter er annerledes enn andre møter og krever ofte litt annen form for at alle skal være engasjerte i møtet og bli aktive deltakere. Er du ikke engasjert i møtet er veien til Innboksen kort :-) Les mer om dette her:

Det er veldig fristende å multitaske selv om vi vet det ikke er bra. Men hva kan vi gjøre med det?

Dersom dere vil ha bedre og mer engasjerende nettmøter kan dere også vurdere å arrangere to timers lynkurset Smart samarbeid på kryss og tvers med Skype for Business hos dere.

Praktiserer dere målstyring på jobben? Har du et opplegg som sikrer at du når målene dine?

DU bør helst ha en plan for å nå målet

Mange i dag blir ikke målt på hvor mange timer man jobber, men hva man produserer og hvilke resultater man skaper. Dette passer bra for mange fordi det gir fleksibilitet og mulighet til å selv styre egen arbeidsdag. Likevel er ikke dette uten problemer. Kravene til resultater øker hele tiden og det er opp til hver enkelt av oss å finne ut hvordan vi skal takle dette. YS arbeidslivsbarometer viser at 70% av oss opplever at presset for å produsere mer på kortere tid bare øker.

Den vanskelige jobben begynner når målene er satt

Jeg har jobbet med og i flere selskaper der man har gode prosesser for målsetting. Problemet er at når målene er satt er det ofte ikke struktur og prosesser på plass for å hjelpe en å oppnå målene. Nå er det opp til deg å finne ut hvordan!

Det er et bra utgangspunkt å ha godt definerte mål, men jeg vet mange sliter med å lage en plan basert på målene. Som følge av dette blir målene liggende i skuffen til det nærmer seg måneds- eller kvartalsmøtet der man skal gi en status på hvordan vi ligger an til å nå målene. Det møtet vet jeg mange gruer seg til. Hvordan ville det føles å gå inn i et slikt møte med følelsen av kontroll og visshet om at målene er innen rekkevidde?

Ikke gå i aktivitetsfellen

Retningsløs aktivitet spiser av tiden du skulle brukt på å nå dine mål sier BI forsker og filosof Øyvind Kvalnes.

Jeg har arbeidet hele mitt yrkesliv i organisasjoner med klare mål og som har vært opptatt av at alle som arbeider der bruker maksimalt av sin tid på aktiviteter som fører til gode resultater. En aktivitet har ingen verdi om den ikke fører en ett skritt nærmere målet. Ledelsesguruen Peter Drücker har en treffende beskrivelse på dette, nemlig aktivitetsfellen som er den man går i når man blir så ivrig til å gjennomføre masse aktiviteter at man glemmer hvorfor man gjør dem.

Hva skal til for å oppnå bedre resultater med mindre stress?

Vi må finne en balanse mellom planlegging og gjennomføring som gjør at vi kan levere balansert på våre målområder med god kontroll og trygghet på at vi har kontinuerlig fremgang. Når vi har følelsen av kontroll reduserer vi også stressnivået. For å kunne arbeide målrettet må du ha en form for plan der du bryter ned de overordnede målene i aktiviteter som alle hjelper deg å nå målet.

Gjennomfør en firepunktsplan for å nå dine mål

For å kunne etablere en klar siktlinje fra mine overordnede mål til daglige aktiviteter bruker jeg en firepunktsplan der jeg starter med mine fokusområder som du også kan kalle målområder, objectives eller andre begreper som brukes i din virksomhet. Fra det jobber jeg meg nedover helt til det blir klart hva jeg skal gjøre i dag og i neste uke for å være sikker på å hele tiden prioritere oppgaver som leder til de ønskede resultatene.

De to første skrittene sikrer god planlegging og de to siste gjennom­føring av planen.

Vil du ha hjelp til å etablere planen og et solid digitalt rammeverk for å prioritere oppgaver som ledert til gode resultater kan du og de du jobber sammen med å delta på dagsworkshop i Smart måloppnåelse i en digital tid. Ring meg gjerne på 90173524 for en uforpliktende prat, evt. send meg en epost på bjorn@smartendring.no

---

En avdeling hos en finansinstitusjon opplevde at alle hadde utrolig hektiske hverdager som førte til at alle ble veldig operasjonelle og ikke fikk jobbet nok med å nå strategiske mål. Gjennom en tilpasset dagsworkshop laget de handlingsplaner der hvert teammedlem brøt ned de de langsiktige målene i mindre aktiviteter som lot seg kombinere med de daglige gjøremålene. Gjennom dette ble det mulig å levere både på kortsiktige og langsiktige mål. 

---

Eksempel på hvordan din plan kan se ut i OneNote som resultat fra workshop

Leser du artikler på nett i julen? Ta vare på de gode i OneNote!

Utklipp fra New York Times Business

Det er dårlig med papiraviser og tidsskrifter i julen, så flere enn vanlig holder seg oppdatert og leter etter gode artikler på nett. Noen av disse blir vi ikke ferdig med, eller vil ta vare på til senere.

OneNote Clipper er et fantastisk verktøy til å gjøre dette. Den går utover det å ta et skjermklipp som bare gir deg et bilde, men gir deg hele artikkelen med tekst du kan redigere samt alle bildene. Den tar til og med bort reklamen som ofte ligger mellom avsnitt i artikler på nett.

Installasjon av OneNote Clipper i nettleser

Jeg har testet OneNote Clipper med Safari, Chrome på Mac og Windows, og med Edge. Alle fungerer helt likt og veldig bra. Det fungerer på Internet Explorer også, men installasjonen er litt annerledes.

For å bruke OneNote Clipper må du ha et sky-abonnement fra Microsoft. Om du har Office 365 på jobben kan du bruke dette. Ellers må du ha en gratis Microsoft konto 

Kjenner du ikke til OneNote?

Har du Office har du det allerede OneNote. På Windows, trykk Start og skrive onenote så vil du få opp OneNote 2010, 2013, eller 2016. Det finnes også en gratis OneNote-versjon for Windows 10. Denne heter bare OneNote. Den kan også brukes, men den versjonen som følger med Office er bedre og har flere muligheter.

For flere ideer om hva du kan bruke OneNote til, skriv OneNote i bloggens søkefelt så får du mange tips. Vil du ha en hurtigstart kan du som mange andre delta på 2-3 timers lynkurs der du lærer å arbeide og samarbeide smartere med kolleger og samarbeidspartnere for felles aktiviteter, og forberedelse, gjennomføring og oppfølging av møter ut å sende en eneste epost. Få mer informasjon på Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Skal du ha ny papirkalender for 2018, eller er det på tide å pensjonere den?

Jag var innom bokhandelen på universitetet i dag og ble veldig overrasket at de fremdeles hadde et godt utvalg av papirkalendere og årssett til diverse mer avanserte planleggere. Jeg tenkte at studenter og andre i dette miljøet nå måtte ha blitt mer eller mindre heldigitale. Men nei ....

Hva med deg? Kommer du til å kjøpe en?

For de som kjøper årssett til Tine manager(tm) eller lignende, se også Var du en time manager ™ disippel?

Kanskje du vurderer 2018 modellen av bordkalenderen i ekte tre? Eller går du for 7ende sans igjen? Fordelene med 7ende sans er at du alltid kan ha den med deg. Ulempen er at den bare inneholder informasjon om din kalender og at ingen andre kan vite når du er ledig og opptatt uten å ringe deg, møte deg, eller sende deg en E-post. Har du forsøkt å finne en møtetid som passer for fem eller flere personer på denne måten? Det tar mye tid og mange E-poster eller telefoner.

50% av oss kan ikke gjøre jobben uten at vi kommuniserer med og møter andre!

En rapport fra Corporate Leadership Council viser at vi blir mer og mer avhengig av andre rundt oss for å nå våre egne mål på jobben. For ti år siden viste undersøkelsen at 20% av resultatene kun var mulige å nå med hjelp fra kolleger og samarbeidspartnere. I dag er dette vokst til 50%! Dette viser at samarbeid er viktigere enn noen gang og at du kan ikke oppnå dine mål uten å møte andre. Samtidig viser undersøkelsen sterk vekst i hvilken grad ansatte arbeider med andre som ikke befinner seg på samme sted som dem. Bare over de siste tre år opplever 57% av de spurte at de i økende grad må involvere kolleger på andre steder for å få gjort jobben sin.

I tillegg kommer trenden vi ser i Norge med mer og mer fleksibilitet i arbeidstid og sted. Nye kontorløsninger er ofte basert på at en andel ansatte til enhver tid arbeider hjemme og det er ikke alltid forutsigelig når hver enkelt gjør dette. Alt dette medfører store koordineringsutfordringer og mange bruker altfor mye tid på å finne møtetider.

Tenk om du bare kunne trykke på knappen og få vist når alle deltakerne i et møte er ledige? Det kan du faktisk, men hva om det ikke finnes noen tid alle er ledige? I alle fall ikke de neste to ukene. Ikke uvanlig, eller hva? :-) Det samme gjelder møterom. De fleste erfarer at det alltid er for få møterom og reservasjon av dette er en viktig del av møteplanleggingen. Da er det ikke så enkelt om reservering av møterom skjer med gule lapper på døra. Særlig om du arbeider hjemme når du planlegger møtet.

Finn første ledige tid for de du vil møte

Her kan du få god hjelp av møteplanleggeren i Outlook. Start med å opprette et nytt møte på et tidspunkt og en varighet som ville passe bra for deg. Gå så til planleggingsassistenten og adder de andre deltakerne og ønsket møterom. På høyre siden av skjermen vil du se "Romsøker". Der får du en oversikt over dager det mest sannsynlig er enklest å få til møtet. I dag er det tirsdag 17. desember og jeg trenger å få til et møte med noen før jul. Utfra «Romsøker»-informasjonen ser jeg at tilgjengeligheten i morgen er "God". Dvs. alle har de 1,5 timene jeg ønsker å ha møte innenfor sin normalarbeidstid. Resten av uken er «Dårlig». Dvs. det er ikke noen ledig tid som passer for de fleste.

Nå kan det hende at det er litt brått å innkalle til møte i morgen ettersom det ikke gir noe tid til forberedelser. Jeg ser at mandag 23. er klassifisert som "Ganske bra". Det vil si at en av deltakerne ikke er tilgjengelig for den møtelengden jeg ønsker, men om jeg begrenser møtet til en time har alle tid i kalenderen mandag. Dersom jeg virkelig måtte ha møtet denne uken kan jeg også sjekke dager som er merket med "Dårlig". Ettersom jeg ser hva de enkelte er opptatt med (valgfritt å vise) kan jeg vurdere dette og spørre om det er mulig å prioritere dette møtet fremfor andre aktiviteter i kalenderen.

Dette er en veldig praktisk måte å finne møtetidspunkt på og jo flere deltakere, jo mer tidsbesparende er det :-)

Dette krever selvsagt at alle bruker kalenderen aktivt og at man har en enighet om når det er OK å kalle inn til møter. Man bør også avtale bruk av åpen kalender og hva det innebærer. Det gir enklere planlegging. Avtaler man ikke ønsker å vise innhold av kan fremdeles skjules ved å merke dem som "Privat".

Gi deg selv en mulighet til å planlegge dagen før den tar deg

De fleste har en morgenrutine der de henter seg en kopp kaffe, setter seg foran PC’n og stuper inn i Innboksen. Der blir man borte en stund, kanskje til man skal i et møte. Det er ikke sikkert det er den beste måten å starte dagen på.

Kanskje det hadde vært bedre å gjøre en eller flere av oppgavene i oppgavelisten før eposten «tok deg»? Men det er så vanskelig når man kommer rett inn i Innboksen når man åpner Outlook. Vil du bryte denne vanen kan du velge å starte Outlook i kalendervisning.  Da du vil se dagens avtaler og oppgaver først.

Dette gir deg et godt overblikk over både møter og avtaler, og i tillegg dagens oppgaver. Da er du bedre rustet til å prioritere ny epost i forhold til dette.

Dette gjør du: Velg Fil -> Alternativer -> Avansert og endre hvilken mappe Outlook skal starte i. Velg kalender.

Ser du ikke oppgavelisten under kalenderen? Gå til kalenderen, velg visning og sett Dagens oppgaveliste til Normal. Velg så å Ordne etter startdato, og bruk denne til å velge hvilken dag du skal gjennomføre oppgaven.

Trenger du og dine kolleger hjelp til å finne praktiske måter å planlegge- og styre hverdagen på og sikre bedre måloppnåelse? Sjekk gjerne mine korte, effektive 2-timers workshops

Hvordan ta juleferie med god samvittighet

Snømannen Kalle?

Mange opplever den siste tiden før en ferie som veldig stressende. "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter jul". Likevel får du et rush av oppgaver som samler seg opp, og det vet du når du prøver å ha ferie. De fleste gir opp og reiser på ferie med masse ubehandlede oppgaver og e-post i innboksen. Da er det ikke så lett å koble av. Gjør heller dette:

1. Helst 2 uker før ferien

• Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, og oppgaver du har lovet andre å gjøre
• Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før ferien, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.
• Flytt resten til etter ferien. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid
• For tips om å organisere oppgavene dine, se: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

2. Frem til ferien

• For alle nye oppgaver, vurder om de kan vente til etter ferien
• Dersom de må gjøres før, vurder å flytte andre oppgaver til etter ferien
• Hvordan holder du deg ajour med oppgaver frem til siste dag før ferien?  Se gode tips og råd her: Kjære postmann. Du kommer med så mye post til meg. Ta noe med tilbake og lever igjen når jeg har bedre tid.

3. Ta ferie med god samvittighet

PS: Skulle du likevel jobbe litt i julen kan du rydde i postboksen og komme deg ajour til etter jul. Se lenken over. Den vil hjelpe deg da også.

Hvordan leve et perfekt liv, ha kontroll på alt, og gjøre alt som står i planen

Nani

Lykken er en varm hund sier Linus i Knøttene. Det kan man være enig i, men så enkelt er ikke livet. Dagene våre er fulle av krav fra omgivelsene og fra oss selv. Ofte er det våre egne krav som er de vi mest ønsker å leve opptil.

Vel, jeg er ganske fornøyd med hvordan jeg lever livet mitt og jobben jeg gjør, men selvfølgelig ville det alltid være bra om jeg kan bli litt bedre, litt mer effektiv, og samarbeide bedre med andre. Men jeg vil ikke bli en annen person av den grunn.

Det er mange som lover deg et bedre liv og full kontroll over tiden din, bare du blir som dem ....
Da vil du aldri behandle epost mer enn en gang om dagen. Du har alltid en time eller to om morgenen der du gjør ditt viktigste arbeid uforstyrret og du avslutter dagen med å reflektere over alt du har fått gjort.

Kom tilbake til virkeligheten! Jeg vet om veldig få som kan komme unna med å behandle epost bare en gang om dagen. Omløpshastigheten og informasjonsmengden i dag krever at man gjør dette flere ganger om dagen for å holde oversikten og kan reagere på hendelser som oppstår. Det kan også være kolleger som venter på din respons og ikke kommer videre før du har gitt dem et svar. Det er jo derfor mange også leser epost på telefon så de kan gi et raskt svar på noe, eller fange opp viktig informasjon i tide.

Jeg har heller ikke noe tro på at man nødvendigvis skal gå løs på de tyngste oppgavene tidlig på morgenen. Det fungerer i alle fall ikke for alle. For mange er det faktisk bedre å "varme opp" litt med å komme ajour med epost, få unna en reiseregning og litt annet mens man tar en morgenkaffe. Men jeg har tro på at man må planlegge og sette av tid til de større oppgavene.

Min erfaring er at man må finne en balanse mellom det man gjør for seg selv, og den tiden man må akseptere å bli avbrutt av kolleger, eller svare på eposthenvendelser som gjør at andre kan få gjort sin jobb. Jeg deler inn dette i beskyttet tid og tilgjengelig tid. Beskyttet tid kan være at man jobber et par timer hjemme før man drar til kontoret og blir tatt av malstrømmen der. Eller finner et bortgjemt møterom på jobben, setter telefonen på stille og forsøker å komme gjennom arbeid relativt uforstyrret. Så kan man arbeide med andre oppgaver, delta i møter og være sosial på andre tidspunkt.

For å få til dette må du komme andre i forkjøpet med din plan. Dersom ikke du tar kontroll over din tid er det mer enn nok andre som gjerne gjør det :-)

Lag en ukeplan hver fredag for kommende uke der du tar hensyn til både dine, og kollegenes behov. Men ikke fyll opp planen helt. Husk at 30-50% av det du kommer til å gjøre neste uke vet du ikke om ennå. Det blir styrt av eposter, møteinnkallelser og andre henvendelser du får. Du må altså planlegge for det uforutsette og ha rom i kalenderen til dette.

Lag en balansert ukeplan. Beskytt tiden du må jobbe uforstyrret. Hold en del tid åpen for å være tilgjengelig

Skulle du trenge en kick-start på å ta mer kontroll over egen tid og være mer ajour med oppgaver uten å endre livet ditt kan du jo vurdere det veldig praktiske kurset Smart bruk av Outlook - ta kontroll over egen arbeidsdag og prioriter riktig for å nå dine mål. Der du kommer godt i gang med å jobbe litt smartere på et par timer.

Todo lists are evil, schedule everything

Dette sier professor Cal Newport ved Georgetown University. Problemet med oppgavelister er at de som oftest ikke relaterer seg til tid og ikke inneholder noen prioritering. Viktige oppgaver og småting ligger der om hverandre. Om du har en liste med 15 oppgaver, når skal du gjøre dem? Du kan sannsynligvis ikke gjøre alle i dag. Så hvilken tar du først, og hva kommer til slutt? Når du kommer på en oppgave du må gjøre kan du like godt bestemme deg med det samme når du skal gjøre den. Hvor viktig er den og hvor mye haster det å gjøre den? Basert på dette bestemmer du om du må gjøre den i dag, i morgen, neste uke, eller på et annet tidspunkt.

Hvor har du oppgavelisten din? På papir, i møteboka, eller kanskje på en app?

Sannsynligheten er høy for at du bruker Outlook til epost og kalender, og kanskje også til oppgaver? Problemet med kalenderplanlegging er som Cal Newport sier "We do not schedule work, we schedule interuptions". Altså vi har møter i kalenderen, men de fleste jeg snakker med sier at de faktisk gjør mesteparten av sitt arbeid mellom møtene.

Vet du at Outlook kan være en fantastisk oppgavesentral der du kan samle alle typer oppgaver, enten du skriver dem inn selv, de kommer på epost, eller fra din digitale notatblokk i OneNote. Det fine med Outlook er at den gir den veldig god støtte til prioritering og planlegging av oppgavene dine.

Problemet for mange er at oppgavelisten stadig vokser og at det blir en umulig oppgave å tømme den. Om du bruker den tradisjonelle oppgavevisningen i Outlook får du fort en lang liste med røde oppgaver. Når det skjer vet jeg at de fleste slutter å forholde seg til den og isteden skriver ned de viktigste oppgavene på papir :-)

Trikset er å bryte oppgavelisten ned i håndterlige biter. Du har sikkert hørt fremgangsmåten på hvordan man kan spise en elefant? Riktig! En bit av gangen. Det kan du gjøre om du velger å vise oppgavene i samme bilde som kalenderen. Da kan du se både hvilke avtaler du har og hvilke oppgaver du har i dag når du kommer på jobben.

Så når Cal Newport sier "schedule everything" betyr ikke det at alle oppgaver skal inn i kalenderen som et møte, men at den bør være tidsbestemt. De fleste oppgavene er det bedre å ha i oppgavelisten for den dagen man planlegger å gjøre dem. Se her hvordan du setter opp dette: Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

I dagens stadig mer mobile hverdag vil det også være en fordel å kunne legge inn oppgaver når man er på farten, det vil si på telefonen. Istedenfor å bruke en av de mange frittstående appene for oppgavelister, bruk en som er koblet til Outlook. Se mer om dette her: Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Blir du irritert over å få alle møteinnkallingssvarene i Innboksen?

Møte

Når du kaller inn 10 personer til et møte i Outlook får du gjerne 10 epost i Innboksen med aksepter og avslag på invitasjonen. Dette oppfattes som unødvendig støy og kan være veldig irriterende. Jeg vil jo gjerne vite om de inviterte kommer, men finnes det ikke en bedre måte?

Heldigvis gjør det det. En liten endring i Outlook oppsettet fikser dette. Dette må du gjøre:

1. Velg Fil -> Alternativer og E-post
2. Rull ned til overskriften Oppfølging, og kryss av som vist i illustrasjonen

Automatisk behandling av svar på møteinvitasjoner

For møter du kaller inn til fra nå vil alle bekreftelser og avslag på møteinvitasjoner bli  behandlet automatisk. Dersom disse ikke inneholder en melding vil møtedeltakelsen bli oppdatert i kalenderavtalen din og eposten slettet. Dersom svaret inneholder en kommentar, for eks. "kommer litt sent", eller "Kan dessverre ikke delta på grunn av konflikt med et annet møte" vil eposten bli i Innboksen slik at du kan lese den.

For å få en oversikt over hvem som kommer på møtet, åpne møtet du har innkalt til i kalenderen og velg Oppfølging.

Oversikt over hvem som kommer på møtet

Der vil du kunne se Sporingsstatus som viser hvem som har svart, og hva. Du kan også velge å kopiere status til utklippstavlen og lime den inn i for eksempel Excel for å få en deltakerliste. Denne kan brukes som grunnlag for matbestilling, deltakerskilt og annet om du arrangerer store møter.

Hvorfor skal noen prioritere din E-post? Her er 3 ting du må gjøre!

Drukner din E-post i mottakerens Innboks? Her er 3 tips som sikrer at mottakeren vil lese din E-post!

Jeg vet mange bruker masse tid og energi på å behandle og svare på innkommende e-post. Det er selvfølgelig viktig å ha kontroll på dette for å ha kontroll og oversikt. Samtidig kan det være vel så viktig for deg å skrive e-post til andre som skal hjelpe deg i å nå dine mål. Det er bare det at andre får minst like mye e-post som du gjør og om du ikke er smart kan din viktige e-post drukne i strømmen.

De fleste av oss mottar en kontinuerlig strøm av e-post i Innboksen på vår PC, iPad og telefon. Først bruker vi noen sekunder på å lese overskriftene for å avgjøre hvor relevant og viktig e-posten er og bestemme oss for hvilken e-post vi skal lese. Du kan trygt anta at andre gjør det samme. Hvis du ikke ut fra overskriften umiddelbart kan lese hva formålet med e-posten er blir den mest sannsynlig ikke lest i første omgang i alle fall. Du kommer kanskje tilbake til den senere med mindre den allerede er skjøvet langt ned i innboksen din. Siden du har "halvlest" den er den nå mest sannsynlig markert som lest.

Hvordan kan du så øke sannsynligheten for at din e-post blir lest, og du oppnår formålet du hadde med å sende den?

1. Vær svært tydelig med hva som er formålet med e-posten

Når du leser E-post på telefonen som 90% av oss gjør ofte ser du gjerne avsender og tittel på E-posten. Det betyr at du har maksimum 40-50 tegn du kan benytte for å få mottakeren til å forstå hva e-posten gjelder. Det er bare en tredjedel av en Twittermelding. Om du skriver på Twitter forstår du utfordringen :-) Hvis tittelen på E-posten din er intetsigende eller føles irrelevant for mottakeren kan du risikere at den blir slettet, eller mer sannsynlig drukne i en lang liste av halvleste meldinger. Her er noen eksempler på hva du kan få til med få ord og som vil øke sannsynligheten for at din E-post blir lest:

• Trenger dine innspill til forretningsplan i dag
• Kontroller kostnadsrapporten før 12 fredag.
• Frist 1. okt. for sammenstilling av workshopresultat.
• Nå har du mulighet til å påvirke budsjettet ditt

2. Skriv kort, kom fort til poenget, og inkluder all nødvendig informasjon

Hvis det første du ser i E-posten er en veldig lang innledning eller beskrivelse av en situasjon vil du mest sannsynlig tenke: "Dette har jeg ikke tid til å se på nå. Kanskje senere" Tenk også på at et langt avsnitt blir mange sider om du leser E-posten på mobilen. Om mulig, ta med all nødvendig informasjon for at mottakeren skal kunne svare deg. Unngå å bruke lenker til informasjon mottakeren trenger for å svare, eller ta en beslutning dersom det er mulig. Materiale som bare er tilgjengelig via lenker kan ikke leses om du ikke er på nett, og ofte ikke dersom du er på nett utenfor bedriften. Det beste er å ta med en kort oppsummering av viktig informasjon, og bruke lenker til mer utfyllende bakgrunnsmateriale.

3. Gjør det enkelt å svare

Dersom du kan ordlegge deg slik at mottakeren kan svare ja, nei, eller OK vil det øke muligheten for å få et raskt svar, og det er enkelt å gjøre fra telefonen. Svært få ønsker å skrive en lengere tekst på mobilen. Dersom du spør om tall eller andre data, gi mottakeren en tabell eller et skjema å fylle ut. Det gjør det enklere å forstå hvilke data du trenger, og i hvilket format. Det gjør det også enklere å sammenstille data fra flere for deg. Før du sender, les igjennom og still deg selv følgende kontrollspørsmål:

• Er det enkelt for mottakeren å forstå tema og hva som forventes av handlinger for E-posten fra Emnelinjen (på mobilen)?
• Skrev jeg tydelig nok til at det skal være unødvendig for mottakeren å komme tilbake med oppfølgingsspørsmål?
• Sender jeg E-posten bare til de de dette virkelig angår?
• Har jeg sjekket at den ikke inneholder stave-, eller grammatikalske feil (spesielt om du skriver på fremmedspråk)?

Ved å ta litt ekstra tid kan du spare mye på å ikke måtte sende ut påminnelser til mottakere det e-posten druknet i strømmen og få færre E-poster med oppfølgingsspørsmål. I tillegg vil dine kolleger lære at du ikke kaster bort deres tid og i fremtiden vil de åpne din e-post først fordi de vet at de er korte, konsise og enkle å besvare :-)

Høsten er en travel tid

Utsikt over vann i Tuddal

For noen år siden klaget familien på at jeg alltid jobbet. Ja, det er en spesielt hektisk tid nå svarte jeg. Det blir bedre etter jul. Konfrontert med dette i januar måtte jeg bare beklage, men det var mer å gjøre enn forutsatt. Men etter påske roer det deg, så etter sommeren. Men det skjedde selvfølgelig aldri.

Høsten er en slik travel tid for mange, men etter nyttår er det nytt år og nye planer skal iverksettes. Vi kan ikke bare jobbe mer og mer. På et tidspunkt må vi jobbe annerledes. Vi må innse at vi ikke kan gjøre alt, men må prioritere de aktivitetene som er viktigst for å oppnå de resultatene vi ønsker oss. Det betyr at vi høflig og smilende må si nei til mye annet.

Det blir aldri mindre å gjøre.

Det vil alltid være mange flere oppgaver enn du kan få gjort. Hvordan prioriterer du for at ditt arbeid skal lede til best mulig resultater samtidig som du har tid igjen til familien, dra på hytta, eller andre hyggelige aktiviteter?

Det er i prinsippet to måter du kan oppnå mer på kortere tid.

1. Gjøre hver oppgave eller aktivitet raskere. Eksempler kan være å behandle eposten raskere, unngå dobbeltarbeid ved å ført skrive møtenotater for hånd, for så å skrive referatet inn på PC.

2. I større grad gjøre målrettede oppgave.  Om du velger å si nei til en del av de oppgavene som kommer på epost og takker nei til møter du egentlig ikke har noe å bidra med sparer du tid.  Den tiden kan du bruke på å gjøre egne planlagte aktiviteter. Da oppnår du enda mer.

Til sammen kan du da si at du jobber mer effektivt. Ved å ha en plan og kontroll på din tid og dine oppgaver kan du også lettere planlegge tid du ikke arbeider og bruke den på familie og annet uten å hele tiden gå med en følelse av at du burde jobbet.

På tide å investere i deg selv?

Det passer sjelden å ta en dag borte fra jobben for å investere i seg selv og legge om til en mer effektiv arbeidsform, men om du skulle føle at det er en god ide kan du jo vurdere å bruke en dag på deg selv der du gjør nettopp dette. Sjekk ut workshopen der du får hjelp til dette her: Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag

Vil du i første omgang bare lære å jobbe litt smartere ved å beherske verktøykassen med Outlook, OneNote, Teams mm kan du sjekke Smart endring bedriftsinterne workshops

Send epost til alle i foreningen uten å vise alle epostadressene

Mange av oss er involvert i styrer og stell i foreningslivet. Selv er jeg med i en hytteforening med ca 50 hytter. Andre sitter i styret i borettslaget, i korps, idrettslag og FAU. Informasjon på epost er den mest vanligste kommunikasjonsformen til medlemmene. Det er irriterende at man ofte må man bla igjennom en lang liste med epostdresser for å komme til selve innholdet i eposten. I tillegg er ikke alle like begeistret for å få eksponert sin epostadresse til alle andre i disse personverntider. Så hva kan du gjøre?

Første, og enkleste skritt er å lime alle adressene inn i Blindkopi-feltet, ofte kalt BCC som står for Blank carbon copy fra den tid man skrev på maskin med gjennomslag og blåpapir :-)

Ta frem blindkopifeltet. Her vist på Outlook for Mac og Mail-appen på Mac

Spar masse tid ved å bruke hurtigtrinn til adresselister

Har du Outlook for Windows kan du spare mye tid på å automatisere epostutsendelser ved bruk av Hurtigtrinn der du "programmerer" en knapp som fyller ut adressene for deg automatisk hver gang. Slik gjør du det.

1. Finn Hurtigtrinn-boksen i båndet under menyene og velg nytt hurtigtrinn, Opprett ny

Finn Hurtigtrinn i båndet

2. Skriv navn på hurtigtrinn. For eks. Epost til forening. Velg en handling - Ny melding

3. Velg Vis alternativer og Legg til Blindkopi

4. Legg inn epostadresser, eller kopier inn en epostliste fra et dokument der adressene er skilt med semikolon. Du kan også legge inn standard tekst i emnefeltet. Lagre hurtigtrinnet.

5. For å sende ny epost til foreningen trykker du på den nye "knappen" i Hurtigtrinnfeltet. Nå åpnes en ny epost med adressene ferdig utfylt.

Dersom du ofte videresender informasjon til medlemmene kan du lage et tilsvarende hurtigtrinn for dette der du velger Hurtigtrinn for Videresend melding istedenfor Ny melding i oppskriften over.

For å oppdatere adresselisten, høyreklikk på hurtigtrinnet og velg Rediger. Velg igjen Vis alternativer for å få frem Blindkopi-feltet og legg til, eller ta bort adresser. Pass på at det står ett semikolon mellom hver epostadresse.

Jobb smartere! Utnytt flere muligheter i Outlook

Kunne du tenke deg å bli bedre på å utnytte mulighetene i Outlook? Outlook er mye mer enn de fleste tror. Om du vil kan du lære deg å bruke Outlook som ditt personlige planleggings og prioriteringsverktøy. Det gir deg stålkontroll på frister og oppgaver som komme i Innboksen og reduserer stressnivået knyttet til epost. Les mer på Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag.

Hvordan du raskt kan se de 2-3 viktigste e-postene blant de 50 i Innboksen?

Du har kanskje allerede hundrevis av e-post i Innboksen. Du kan også være blant dem som har 20-30 uleste eller flere e-post når du åpner Innboksen om morgenen. Hvordan kan du da se hvilke som er viktige og bør åpnes først? Vanligvis er e-post sendt bare til deg viktigst, og bør behandles først. De som har mange andre på Til-linjen, eller de er sendt til en distribusjonsliste, eller du står bare på kopi kan vente.

Det kan også være at du vil gi spesiell oppmerksomhet til den e-posten som kommer fra sjefen din :-)

Her er hva du kan gjøre for å se veldig enkelt hva som er den viktigste e-posten i Outlook:

Vis-instillinger

Når du er i Innboks, velg Visning fra menyen, og trykk på Vis innstillinger.

Bare til meg

Der velger du Betinget formatering. Velg Legg til og skriv "Bare til meg".

Så går du inn på Betingelse… og krysser av i "Bare til meg" boksen og OK.

Deretter på Skrift… og velger ønsket farge. Blå fungerer vanligvis bra. Trykk OK og OK igjen. Nå vil du se at alle eksisterende e-poster sendt bare til deg i Innboksen skifter farge.

Vil du ha all e-post fra sjefen i en annen farge repeterer du instruksjonene over, men som betingelse setter du inn Fra… og e-postadressen til sjefen. Velg nå en annen farge. Unngå rødt! Det er en stressfarge. Grønt er bra :-)

Nå er du klar til å behandle de viktigste e-postene først. Men for å komme gjennom Innboksen på en effektiv måte må du gjerne ta noen flere grep. Hint: Åpne hver e-post i Innboksen bare en gang.

Dette fungerer i Outlook for Windows 2010, 2013 og 2016. Bruker du Outlook 2016 for Mac kan du få til tilsvarende markering av viktig e-post, men ikke helt på samme måte. Her er hva du kan gjøre.

Outlook har ikke mulighet til betinget formatering slik Windowsversjonen har, men du kan bruke regler til å tilordne kategorier til epost fra bestemte avsendere, eller epost bare sent til meg. Slik gjør du det for å lage denne.

Opprett ønsket kategori først ved å stå på en epost, velge Kategoiider og rediger kategorier. Du kan nå legge til en med ønsket beskrivelse og farge. I dette tilfellet "Bare til meg"

Velg så Ordnefanen, Regler og Opprett regel.

Lag regel som vist under

Neste gang du får en epost der bare du er på til-linjen vil denne bli markert med den valgte kategorifargen og skiller seg enklere ut fra de andre epostene.

3 tips til gode relasjoner når leder og medarbeidere ikke ser hverandre hver dag

Mange ledere er opptatt av å skape og opprettholde høyt jobbengasjement. Det er ikke så rart fordi alle får det bedre på jobben og mange undersøkelser viser en direkte positiv relasjon mellom dette og gode resultater.

I den stadig mer hektiske digitale hverdagen der både teammedlemmer og leder i mange tilfeller har mulighet til å jobbe utenfor kontoret treffes man ikke så ofte på kontoret som før og det er vanskeligere å opprettholde godt samhold og kultur. Jeg ledet tidligere et team i Microsoft med 24 teammedlemmer i 12 land. Alle var ikke like utadvendte og kontaktsøkende og det kan føre til at noen blir litt glemt og føler seg utenfor. Lederen har et stort ansvar for at alle blir inkludert. Dette kan være krevende så her er noen tips for å gjøre det litt enklere.

---

Åpen og kontinuerlig digital kommunikasjon

Når man ikke ser leder og teammedlemmer så ofte føler mange at de går glipp av informasjon andre har og hva som skjer i virksomheten. Det kan nesten aldri bli nok informasjon. Den formelle kommunikasjonen kan ivaretas via epost, intranettinformasjon og nettmøter. Verre er det med den uformelle kommunikasjonen som utveksles over en kaffe om morgenen, eller i lunsjen. Dette er en viktig del av det sosiale limet for et team og ikke lett å gjenskape på avstand. Mange har funnet det veldig nyttig å innføre et slikt sosiale lim i form av apper som Yammer eller den nyeste Microsoft appen Teams. Slack er også blitt veldig populært i mange miljøer.

Alle disse verktøyene gir mulighet til å holde kontakten daglig både om jobboppgaver og uformell, sosial kommunikasjon. Min lederkollega Vigdis Austrheim i Microsoft arrangerte virtuelle kaffemøter, gjerne spontant i form av en invitasjon "la oss ta en kaffe om 30 minutter". Så de som hadde anledning hentet seg en kaffe og koblet seg opp på møtet med gjennom PC med Webcam. Ingen agenda. Bare småprat slik vi gjør det i lunsjen. Noen ganger var det til og med kake :-)

---

Ikke la noen føle seg glemt eller ubetydelige

Etvanlig problem med møter der noen sitter samlet i et møterom og en eller flere kobler seg på fra egen PC fra et annet sted.  Da er det lett for dem å føle seg utenfor. Det blir det gruppen mot den personen. Det er mye lettere for de som sitter samlet i rommet å henvende seg til dem som sitter ved samme bord enn til den som er på et annet sted. Følgen er at den som sitter alene ofte fører seg glemt.

Hvordan kan vi gi alle lik mulighet og ansvar til å bidra? Det kan vi gjøre ved at alle går inn på nettmøtet fra egen PC og blir likeverdige deltakere. Da vil alle ha verktøy til å delta aktivt i møtet. Det kan for eksempel være ved å skrive på nettmøtes whiteboard, peke på noe i en Powerpointpresentasjon, eller samskrive på et dokument. Møteleder kanlegge inn elementer som driver dialog og engasjement på nett. Fremdeles kan flere møtedeltakere sitte i samme rom.

Se også Hvorfor nettmøter fra egen PC er bedre enn dyre videokonferanserom

---

Ha regelmessige 1:1 møter

Som leder gjennom mange år har jeg funnet ut at det beste verktøyet for god kontakt mellom leder og teammedlemmer er regelmessige faste 1:1 møter. Disse kan gjerne være på nettmøter med Web-cam. Der kan den ansatte ta opp ting med leder og motsatt og det er en fin anledning til å sjekke fremgang og hvor man evt. trenger mer støtte. Det fine med å ha dette fast, for eks. månedlig, eller hver fjortende dag, er at man kan notere ned ting når man kommer på noe og så ta det opp på møtet. Da har men et gjennomtenkt spørsmål, eller noe man vil dele av ideer. Det er ikke så enkelt å gjøre uforberedt.

Manunngår mange avbrytelser fordi man kan samle opp det man vil diskutere til møtet. Det er lurt å føre en liten logg over hva man diskuterte når, og særlig om det er oppfølgingspunkter. Dette er verdifullt både for kontinuerlig oppfølging, og i tillegg når man skal ha sin årlige evaluering. Da har man gjort avklaringer og stemt av regelmessig, og med notatene som er gjort blir det lettere å summere opp året.

Vil du jobbe mer med dette og mye annet kan du sjekke ut kurset Distanseledelse som jeg holder i samarbeid med Confex. Eller du kan kontakte meg for et tilpasset opplegg i din bedrift.

Vi har 4 måneder igjen av året. Les hvordan du kan være tryggere på å nå årsmålene dine

Kommer du til å ha gode resultater å feire på nyttårsaften?

Er du tilbake fra ferie med fulladede batterier? Før du stuper inn i Innboksen for å bruke et par dager med å komme ajour, tenk på dine egne mål. Hvordan ligger du an? Er det områder du må sette i gang aktiviteter på, eller områder du må følge opp for å sikre at du når dine mål? Gjør du ikke det nå blir du fort tatt av hvirvelvinden når alle er tilbake fra ferie og den travle høsten starter. Har du en plan for året? Hvis ikke er det ennå ikke for sent.

Hva vil du bruke energien din på og hvilke mål vil du nå? Om dere har et opplegg på jobben for dette har du sikker noen mål i skuffen du kan ta frem nå. Har du ikke får du her et forslag til ditt eget opplegg. Dette er et enkelt og velprøvd format for en handlingsplan som kan hjelpe deg å nå målene dine. 

Handlingsplan

For at ikke dette skal bli en plan som ligger i skuffen kan du overføre aktivitetene fra handlingsplanen over til Outlook oppgaver. Da blir det enklere å huske å prioritere det som skaper dine resultater. Ellers er det lett at man blir sittende litt mye i Innboksen og behandle innkommende forespørsler. Pass på at du definerer en startdato for hver aktivitet. Har du en tidsfrist for mål nummer en 1. september setter du for eksempel startdato til 18. august. Det er i det hele tatt en god ide å planlegge med startdato istedenfor forfallsdato. Det er særdeles lite nyttig å bli minnet om en oppgave på forfallsdatoen :-)

Før i verden hadde mange inklusive meg en god struktur på dette gjennom sin Time Manager eller tilsvarende planlegger som vi alltid hadde med oss. I vår digitale hverdag er dette på mange måte blitt mer komplisert. Men det finnes gode måter å løse dette på der du alltid har med deg din plan og oversikt over alle aktiviteter og oppgaver enten det er på PC, telefon, eller nettbrett. Vil du ha hjelp til struktur og innhold og til å bruke en digital planlegger kan du sjekke ut Smart måloppnåelse i en digital tid

Synes du ikke at du kan prioritere å gjøre dette før du har kontroll på all e-posten som er kommet inn i løpet av ferien, se tips her: Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp! 

Lykke til med resten av året!

Vær snill med hjernen - Gjør det enklere å ta en beslutning

Om du skal avtale et møte med noen neste uke kan det tilsynelatende være best å gi den andre mest mulig fleksibilitet ved å be dem foreslå en tid som passer dem i den uken. Det trenger ikke å være riktig. Ved å gjøre dette må hjernen deres gjennomføre en relativ krevende oppgave og bruke tid til å finne mulige ledige tider som de så kan foreslå for deg. Det er en vesentlig enklere og raskere oppgave for hjernen å stilling til et konkret forslag fra deg.
Man skulle tro det minsket sjansen til at de vil møte deg, men i praksis viser erfaring at det øker muligheten! Det er fordi du gjør det enklere for den du ønsker å møte å bare akseptere møteinvitasjonen. For hjernen er det å velge ut en tid selv fremfor å ta stilling til et konkret forslag som forskjellen på å skrive en sang kontra å kjenne igjen en sang når man hører den.

For å vise fleksibilitet kan du eventuelt foreslå en alternativ tid, men ikke flere. Da påfører du den andre et beslutningsproblem igjen. Det spiller ingen rolle om du har hele uken ledig. Da bare plukker du et par tidspunkt helt tilfeldig.

I sommer har jeg lest boken "Algorithms to live by" av forfatterne Brian Christian og Tom Griffiths. Det vil si, jeg har hørt på den når jeg har gått mine tidlige morgenturer alene i ferien. Forfatterne har studert hvilke menneskelige og hverdagslige algoritmer som egner seg til å bli støttet av dataprogrammer. Algoritmer er oppskrifter og rutinebeskrivelser vi bruker for å gjennomføre oppgaver, løse problemer og ta beslutninger. De fleste av oss forbinder algoritmer med dataprogrammer, om man i det hele tatt forbinder noe med det. Men algoritmer er en del av hverdagen til oss alle og har vært brukt siden steinalderen. Noen algoritmer egner seg godt til å få hjelp fra dataprogrammer og noen ikke. Når man lager et dataprogram gjør man alt man kan for å gjøre det så lite krevende som mulig så alle kalkulasjoner skal gå som så raskt som mulig. Det samme lønner det seg å gjøre når man skal bruke hjernen til å beregne og ta beslutninger.

Outlook planleggings-assistent

Man skulle tro at å finne en møtetid som passer for flere er enkelt, gitt at man har tilgang til alle kalendere, men selv da er det ikke enkelt. Det forutsetter at alles tidsbruk er notert i kalenderen, og det er den sjelden. Programmer vet heller ikke dine preferanser på sted, morgen eller ettermiddag, hva må jeg ha gjort før møtet, hvor befinner alle seg og en mengde andre faktorer. Det man kan gjøre er å bruke programmer for å forenkle det å komme med et forslag slik som Outlooks Planleggingsassistent gjør om man jobber i samme organisasjon, eller Doodle som kan fungere på tvers av organisasjoner. Microsoft har også en tilsvarende tjeneste, Find time. Men den endelige beslutningen er for kompleks til at den kan fullføres uten at du selv gjør en vurdering basert på ulike kriterier. Noen av dem er ikke engang bevisste valg. Kan det være et litt ubehagelig møte? Det kan gjøre at du vegrer deg for å ta en beslutning og kanskje skyver på det så lenge du kan. Dersom vi får et par forslag til mulige tiden fra planleggingsassistenten er det lettere for oss å ta stilling til dem enn å stirre på alle kalenderens åpne muligheter og vi kommer i mål med mye mindre tankevirksomhet også. Vi har altså en mer effektiv algoritme som er snillere med hjernen.

Det er forbausende mange som ikke automatiserer den første delen av møteplanleggingen når man skal finne en tid som passer for alle kolleger man ønsker å innkalle. Det sparer du mye tid på. Prøv dette neste gang. Opprett møte, legg inn møtedeltakerne og trykk på Planleggingsassistent for å se mulige møtetidspunkt.

Finn tid der alle møtedeltakerne er ledige i kalenderen

Er du opptatt av møter? Se også

Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål. og
Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid