Outlooks nye rolle i en verden av Teams - og om ditt nye oppgaveunivers

I den digitale arbeidshverdagen strømmer oppgaver inn i mange kanaler, og vi må prioritere og planlegge dem. I tillegg kommer dine egne oppgaver du selv må synliggjøre og prioritere opp mot hva andre ønsker at du skal gjøre for dem.

Tidligere var den mest vanlige måten å spørre noen om å gjøre noe å sende dem en epost. Ved stadig mer bruk av Teams flyttes dette i større grad over til Teams. Nå kommer forespørsler og oppgaver inn i Teams, Outlook, fra møter og fra prosjektsystemer. Hvordan henger dette sammen?

Verden blir stadig mer kompleks og vi kan ikke løse alle oppgaver og besvare alle forespørsler samme dag, men må legge en plan basert på prioritet og frister. Kan vi organisere og følge opp oppgaver fra alle kilder i en oppgaveliste?

Vi mottar flere forespørsler i digitale kanaler.

Når vi arbeider i en nye normalen der vi ikke ser hverandre på kontoret vil vi i mindre grad ha muntlige forespørsler i gangen av type "kan du se på prosjektbudsjettet". Dette vil komme gjennom en av våre digitale kommunikasjonskanaler.  Så må vi vurdere og prioritere dette og få dette inn i vår plan. Ved å bruke den digitale verktøykassen kan vi avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Men hva blir Outlooks rolle når vi flytter internforespørsler over til Teams samtaler og chat?

Outlooks rolle skifter ved innføring av Teams.

For kort tid siden kunne vi løse det meste av vår planlegging og prioritering i Outlook siden forespørsler kom på epost som kan flagges og behandles som oppgaver, og ved at vi skriver egne oppgaver inn i Outlook oppgavelisten. Nå kommer forespørsler mer og mer i Teams. Hvordan behandler vi de oppgavene? I tillegg kommer oppfølgingsoppgaver fra møter og prosjekter.

Outlooks unike styrke er muligheten til å gi oss en totaloversikt over avtaler og oppgaver og dermed få en oversikt over den totale arbeidsbelastningen. Da kan vi planlegge mer realistisk og ikke ta på oss oppgaver vi ikke har mulighet til å gjennomføre. I alle fall ikke innenfor normal arbeidstid. Kan vi få den samme muligheten med Teams-oppgavene? I så fall blir Outlooks primære rolle å være ditt personlige prioriterings og planleggingssystem. Epost delen vil derimot få en stadig mindre rolle i Outlook

OUtlook kalendervisning der du kan se både avtale og oppgaver (Krever Windows app)

Kan vi få oppgaver fra alle kilder inn i en liste?

Teams oppgaveliste samler oppgaver fra Teams, To-Do, PLanner og Outlook

Ja, i Microsofts oppgaveunivers kan vi få alle oppgaver inn i en liste, men det er ikke sikkert det alltid er det lureste. Det kan koste mer enn det smaker fordi du må ta noen manuelle grep for å komme dit. For noen vil det passe godt, for andre kan det være like greit å ha epostoppgavene i Outlook, og Teams-oppgavene i Teams.

Men om du ønsker det kan du opprette en oppgave i Teams og den vil automatisk vises i Outlook oppgavelisten. Du kan flagge en epost for oppfølging i Outlook og følge den opp på telefonen i To-Do appen. Du kan sågar opprette en oppgave i OneNote og i Planner og se den i din oppgaveliste enten du foretrekker å se den i Teams, To-Do eller i Outlook.

I MIcrosofts oppgaveunivers vil en oppgavce opprettet i et verktøy også flyte over i andre

Hver enkelt må gjøre sine valg om hva som er hensiktsmessig for dem utfra hva man jobber med, og hvordan man foretrekker å behandle oppgaver.

Vil du og dine kolleger skaffe dere en oversikt over alle mulighetene og gi deg muligheten til å velge hvordan ditt oppgaveunivers skal se ut kan dere vurdere 2-timers workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do. Da vil dere lære å bruke den digitale verktøykassen for å avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Du kan prioritere smartere og planlegge oppgaver utfra prioritet og tidsfrister. På den måten får du raskt en bedre arbeidssituasjon der du oppnår bedre resultater med mindre stress.

En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Bjørn O. Hopland - Smart endring AS

Nå er det ett år siden vi startet å bruke Teams for alvor. Det har ikke vært lett å få alle med. Noen synes det var vanskelig å venne seg av med å sende intern epost, men etter hvert etternølerne med.

Last ned e-boken (9 sider) En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Nå har vi nesten ikke intern epost. Den er erstattet av samtaler i kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter, og av chat for all annen kommunikasjon.

Vi har fått en del nye ansatte i løpet av dette året og de har kommet fort inn i arbeidet fordi all tidligere kommunikasjon og informasjon er tilgjengelig for dem i Teams.

Før var det verre fordi viktig informasjon vanligvis var sendt på epost og den nye startet med tom postboks. Vi ser også at vi opplever færre misforståelser og kan arbeide mer effektivt fordi vi deler arbeidsdokumenter i Teams der det kun finnes en versjon av dokumentet alle jobber på. Ingen sender kopier av dokumenter på epost lenger.

Det er også mye raskere å få oppdatert statusrapporter, prosjektregnskap og andre dokumenter der flere skal oppdatere sine data før et statusmøte eller en frist. Før opplevde vi ofte når vi forsøkte å åpne dokumentet at det var låst av en annen bruker, og så måtte vi prøve igjen senere. Veldig frustrerende. Nå kan alle oppdatere dokumenter på en gang. Ikke dumt å gjøre slike tilbakeblikk av og til. Da oppdager man at det faktisk har skjedd ganske mye det siste året.

Last ned e-bok (9 sider) om en fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Der kan du lese om møter før og nå, hvordan eposten behandles automatisk og om Teams der du finner din nye innboks. I en tid der noen arbeider hjemme og noen på kontoret tar vi en virtuell kaffepause. Vi samarbeider sømløst uavhengig av sted og med færre møter fordi vi løser ting kontinuerlig med samtaler i Teams. Den nye arbeidsdagen krever at du tar mer ansvar for å planlegge og prioritere. Ta kontroll over din neste uke med visuell planlegging der du får en totaloversikt over både avtaler og oppgaver.

Last ned e-boken (9 sider) En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes

Mange undersøkelser viser at det ikke er uvanlig å bruke 40% eller mer av ukens arbeidstid i møter. Siden mars sier flere at antallet møter har økt betraktelig. Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes. Det som brukte å være en kort prat i fellesområdet er nå et 30 minutters Teams-møte. Tilfeldige samtaler oppstår ikke lenger når vi ikke møter hverandre ved kaffemaskinen eller når vi ser noen i kantinen.

Møter er viktige for å oppnå noe sammen, men hvordan kan vi bli mer effektive?

Mange opplever i dag møter som en avbrytelse i arbeidet. Men hva om vi organiserer møtene som en naturlig del av arbeidet? Med Teams kan vi skape kontinuitet i arbeid og samarbeid der møter ikke lenger ses på som en avbrytelse. Derfor må vi tenke nytt om møter. Da vil alle oppleve at møtene ikke bare er nødvendige, men ønskelige fordi de bidrar positivt til å oppnå resultater.

I sin årlige Ignite konferanse lanserte Microsoft over 20 nyheter i Teams som kommer i løpet av de neste månedene. De fleste nyhetene er mer avanserte muligheter i Teams-møter. Er du teknologi-interessert og tilhører de 10% av Teams-møtedeltakerne som tar i bruk all ny funksjonalitet som blir tilbudt blir du helt sikkert begeistret. Jeg innrømmer å være blant dem, men for de fleste gir ikke nye funksjoner i møteverktøyet nødvendigvis bedre møter.

Det er klart det er morsomt når vi kan plassere oss i en virtuell bar eller et utendørs amfi, men når nyhetens interesse er over er likevel det viktigste.

Oppskrift på å ha meningsfylte møter

1. Hvorfor møtes vi?

2. Hva skal vi oppnå i møtet?

3. Har vi med de riktige personene i møtet

4. Har alle mulighet til å bidra med sine innspill?

5. Førte møtet til at vi gjøre noe bedre enn før?

Kjedelig, men nødvendig og vi har mer enn nok muligheter i Teams allerede for å nå våre møtemål. Det er ikke verktøyet det står på, men vår villighet og ferdigheter i å planlegge, gjennomføre og følge opp møtet på en god måte.

Hvorfor skal vi ta i bruk Teams-møter?

Å ha møter er ikke et mål i seg selv for de fleste, men møter er en viktig del av samarbeid. Ja faktisk er møter for mange limet i samarbeidet der man planlegger, blir enige om noe og tar beslutninger. Dersom god bruk av Teams kan øke effektiviteten og føre til raskere og bedre beslutninger vil vel ingen ha noe imot det?

Det fine med Teams-møter er at de kan fungere som en naturlig utvidelse av Teams-samtaler, dokumentarbeid og mye annet smart man kan gjøre i Teams. Det er dette som skiller møter i Teams fra møter i andre, dedikerte møteverktøy.

Teams eller Zoom? Valget mellom fruktkurven og dine favorittepler

Smart gjennomføring av effektive møter med Teams

Det er min erfaring at de fleste møter ikke har agenda, deltakerne har ikke forberedt seg, og det er uklart hva vi oppnådde i møtet annet enn å snakke sammen. Vi trenger å snakke sammen, men vi kan få mye bedre utbytte av møtet om vi legger litt mer i det.

Her er etter min mening hvordan en god møteprosess kan se ut. Det kan se litt overveldende ut, og ikke alle møter trenger alle komponentene beskrevet her, men Teams struktur og støtteverktøy gjør det mye enklere å gjøre det riktige, og uten en eneste epost.

Ved å knytte møteinnkalling til Teams, bruke møtechat og dokumentsamarbeid, og tildele oppfølgingsoppgaver i møtet blir møtene effektive og vi sender ingenting på epost

Ønsker dere hjelp til å innføre slike møteprosesser hos dere kan workshopen Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter gi dere en god start ved å lære både de smarte nettmøtemulighetene og hvordan forberede gjennomføre og følge opp møtene enklere og bedre.

Tavlen i Teams har blitt voksen og erstatter whiteboard i møterommet

Bildet viser Bjørn O. Hopland i Smart endring AS med Tavle-PC

I alle mine år som leder i Microsoft ledet jeg møter. Ukemøter, månedsmøter, prosjektmøter mm. Felles for dem var at de var på nett siden teamet mitt var spredd ut over 12 land. Jeg deltok også i mange vanlige møter i møterom. Noe av det som tok mye tid var "rundt bordet øvelsen". Du kjenner den sikkert. Alle gir en liten oppdatering på hva de holder på med og kanskje hva planen er videre.

Rundt bordet på 2 minutter

Greit å ha oversikten, men tar veldig mye tid. Når jeg i tillegg hadde 20+ deltakere i møtet som satt på ulike steder sier deg selv at man må gjøre dette på en annen måte. Jeg fant tavlen i Lync og etter hvert Skype for Business. Med den kunne alle gi sine innspill på 2 minutter. Innholdet i tavlen ble lagret så jeg kunne gå igjennom innspillene etter møtet. Veldig effektivt. Det er som å gi 20 møtedeltakere hver sin tusj og be dem gå til en whiteboard i møterommet og skrive samtidig.

Les mer om dette på Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Tavlen i Teams ble født

Så fikk vi Teams og flyttet møtene dit. Dessverre var ikke mitt viktigste møteverktøy med. Det var en skuffelse. Men heldigvis dukket tavlen opp etter en stund , men åpenbart på barnestadiet. Vi kunne skisse figurer ved å tegne med pekeplate og mus. Det så ut som tavlen i møterommet når barna var blitt med på jobben. Det kan sies mye bra om tegning, men de mest nyttige innspillene er ofte i tekstform.

Tavlen er blitt voksen

Nå kan vi endelig skrive på møtetavlen i Teams fra tastaturet, og alle kan skrive hver sin gule lapp på tavlen - samtidig. Da kan jeg gjøre mine rundt bordet øvelser igjen. Men ikke vent for mye av tavlen i Teams. Akkurat som det ofte er bare en tavle i møterommet er det også en tavle i hvert møte. Det vil si at om du vil bruke tavlen til flere oppgaver må du viske ut innholdet før du kan gjenbruke tavlen. Heldigvis kan du lagre tavlen så du kan ta vare på innholdet.

Vi må regne med at den nye normalen vil være hybridmøter. Det vil si noen møter i et rom på kontoret og noen deltar i møtet hjemmefra. Da er det ekskluderende å skrive på whiteboardet i møterommet, men den digitale tavlen kan alle delta i. Flere har også avanserte møteromsssystemer der man kan få den digitale tavlen opp på veggen og skrive på denne som om det var et vanlig whiteboard.

Vil du lære mer om å engasjere med møtedeltakerne i Teams-møtene med både tavle og andre engasjementsverktøy? Sjekk ut Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter

Workshops og gruppearbeider

Tavlen brukt i Teams er enkel å bruke, men begrenset om du trenger flere tavler og mer avanserte muligheter. Men du kan starte enkelt i Teams og så åpne tavlen i Microsoft Whiteboard appen på PC eller på iPad. Der finnes det maler for møteevaluering, brainstorming mm. Der du kan sette inn bilder, tabeller, lister og dokumenter.

Fremdeles er det først og fremst en tavle i møterommet der du må ta vare på innholdet ved å sende det til en kanal Teams, eller lagre innholdet som et bilde der du vil finne innholdet igjen senere.

Skal du ha mange oppgaver i flere grupper foretrekker jeg å bruke mitt favoritt universalverktøy i Office, nemlig Microsoft OneNote. Den finnes både innebygget i alle Team og som frittstående app.

Fordelen OneNote har er at du kan bygge din egen struktur som er oversiktlig når du har mange grupper og flere oppgaver pr. gruppe. Les mer om dette i Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

Vil du lære å arrangere kreative nettworkshops i Teamsmøter og samtidig få et universalverktøy for å organisere all din informasjon får du et godt grunnlag i workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams.

Arbeid trygt med Teams-dokumenter når du ikke er på nett. Sjekk ut dokument og opprett dokument fra mal

Vi er vant til at dokumentene våre ligger på et filområde og kommunikasjonen om dem er i eposten. Med Teams er beste praksis å lagre dokumenter relatert til arbeidsprosesser i de samme kanalene der man har kommunikasjonen. På den måte henger kommunikasjon og dokumenter sammen. Da finner vi dokumenter, kommunikasjon, planer og notater om et prosjekt på ett sted. Mange finner det mye mer logisk og oversiktlig.

Se også Ikke gjør denne kjempetabben med dokumenter i Teams

Hvorfor vegrer vi oss for å opprette dokumenter direkte i en kanal?

Mange Teams-brukere vegrer seg for å opprette dokumenter under Filer i kanalen av ulike årsaker. De tre viktigste jeg har hørt om er:

1. Jeg trenger å arbeide med dokumentet mitt også når jeg ikke er på nett

2. Jeg ønsker ikke at andre skal kunne gjøre endringer i dokumentet når jeg jobber med det

3. Jeg er avhengig av å lage et dokument eller en presentasjon fra en mal og det er ikke mulig fra Filer i Teams

Disse innvendingene vil jeg gjerne imøtegå her.

1 - Hvordan du kan velge å arbeide med Teamsdokumenter når du ikke er på nett.

Mange synkroniserer personlige OneDrive dokumenter slik at de er tilgjengelige også når man ikke er på nett. Alle endringer man gjør blir automatisk oppdatert når man er på nett igjen. Fordelen mange ser med dette er også at man kan behandle dokumentene i Windows Explorer, eller Finder på Mac. Dette er vi vant til gjennom mange år og ligger i fingrene våre.

Dette kan du også gjøre med Teams-dokumenter som ligger under Filer i en Teams-kanal. Men her er det du som selv må velge hvilke kanaler du vil synkronisere. Du trenger ikke være redd for å fylle PC'en fordi bare dokumenter du velger vil bli lagret lokalt.

Vær klar over at dokumenter du sletter på PC her også vil bli slettet fra Teams :-)

2 - Hvordan du reserverer dokumentet så bare du kan redigere det.

Noen ganger er det ikke ønskelig at alle kan redigere dokumenter på en gang. La oss si at du vil simulere forskjellige utkommer av budsjettjusteringer i Excel. Da blir det veldig forvirrende om andre redigerer samtidig.

Har du jobbet med SharePoint og dokumentbehandlingssystemer har du kanskje benyttet deg av muligheten til å sjekke ut dokumentet? Så lenge du har dokumentet sjekket ut har bare du redigeringsmuligheter i dokumentet. Når du sjekker det inn igjen frigjør du det igjen slik at andre også kan redigere. Velg dokument og sjekk det ut. Nå har du det for deg selv. Husk å sjekke det inn igjen når du er ferdig med å redigere :-)

Trykk på de tre prikkene utfor dokumentnavnet, velg Mer fra menyen og så Sjekk ut. Sjekk inn på samme måte

En del av dem jeg har jobbet med rundt Teams har opplevd problemer med å redige dokumenter når de ikke har vært på nett, fordi har andre redigert det på nett samtidig. Det kan føre til konflikter når din lokale versjon skal synkroniseres med den som er endret på nett. Sjekker du ut dokumentet før du redigerer det lokalt på din PC unngår du dette problemet.

3 - Hvordan du lagrer et dokument basert på en mal rett til Filer i Teams

Veldig mange har dokumentmaler de er avhengige av. For eksempel en lysbildemal som skal brukes til firmapresentasjoner. Da kan du ikke opprette dokumentet direkte i Filer siden du da bare får et blankt dokument eller presentasjon. Velg isteden å åpne dokument- eller presentasjonsmalen fra der den ligger, så lagrer du den til riktig sted i Teams med Lagre som…

Nå kan du fortsette å redigere og alle endringer blir automatisk lagret fra da av.

Trenger du avansert dokumentbehandling med god versjonshåndtering, "spor endringer" i Word og malhåndtering? Sjekk ut 2-timers workshopen Smart dokumentbehandling i Teams. Denne egner seg godt for alle som arbeider med tilbud, kontrakter og andre juridiske dokumenter der flere redigerer i samme dokument, og for de som vil opprette dokument fra mal under Filer, og ikke bare blanke dokumenter.

Føler du at dere trenger litt mer grunnleggende opplæring i Teams? Da kan dere starte med 3-timers workshopen Smart samarbeid med Teams for de som skal organisere og opprette Teams for arbeidsprosesser og prosjekter. Er dere allerede godt organisert? Da kan 1-times nettworkshop i Bruk Teams smartere være en fin mulighet for alle.

Ikke gjør denne kjempetabben med dokumenter i Teams

Jeg har lært opp Teams-brukere i flere titalls virksomheter og oppdager hele tiden hvor bundet vi blir til gamle vaner og måter å organisere oss på. Noe av det som sitter dypt er hvordan vi organiserer dokumenter. Mange er veldig opphengt i mappestrukturer og starter med å opprette mappestruktur i Teams basert på dagens fellesområder og SharePoint dokumentbiblioteker.

Les også 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Ikke begrav dokumentene dine i dype mappestrukturer

Hva skal vi med alle mappene?  Det er en utbredt misforståelse at vi må ha mapper for å finne igjen dokumenter. Dette har vi med oss fra gammelt av der søkemulighetene var veldig dårlige og vi måtte huske hvor dokumentene var lagret for å finne dem igjen. Derfor oppretter vi mapper som "knagger" vi kan bruke for å huske hvor de vi finner igjen et dokument. For eksempel X:/Dokumenter/Felles/Admin/Prosjekter/prosessforbedring/prosjektmøter/2020/September/ukemøter/møte7.9.2020/agenda.doc.  Så må alle klikke seg ned 10 nivåer for å finne agendaen, eller den blir sendt på epost. Etter møtet blir referatet "begravd" samme sted og stort sett ikke sette på i etterkant fordi ingen finner det likevel.

Tenk nytt om dokumentstruktur i Teams

Når du går over til Teams har du en unik mulighet til å tenke nytt om dette. Ikke kopier gammel struktur over i Generelt-kanalen. Hver arbeidsprosess og hvert prosjekt skal ha sin egen kanal, der vi både kommuniserer og der tilhørende dokumenter skal ligge. For eksempelet over vil dokumentstrukturen da være Team/kanal/filer og så dokumentet. Her: Felles/Prosessforbedring/Prosjektmøteagenda 7.9.2020

Dette blir mye mer oversiktlig og mye enklere å arbeide med. Siden vi fordeler dokumentene på kanaler blir det ikke så mange dokumenter i hver kanal og det er sjelden behov for å lage undermapper. Ofte kan vi se de fleste dokumentene direkte under Filer.

Noen synes det er litt skummelt å fordele alle dokumentene på kanaler for da kan man ikke lenger "bla" seg opp og ned i mappestruktur for å finne dokumenter. Men som beskrevet over er dette uansett veldig tidkrevende og det er slett ikke sikkert du finner det du vil likevel. Nei, her som i mange sammenhenger, finner vi alt med søk på sekunder. Du kan søke etter dokumenter på tvers av alle Teams og kanaler både på dokument tittel og på innhold i dokumentet.

Les mer om søk i Teams: En av de minst brukte og mest nyttige mulighetene i Teams

Se og rediger dokumenter dere bruker ofte

For dokumenter som skal oppdateres ofte, eller som skal være lett å finne for alle finnes det to muligheter som sparer veldig mye tid og gjør det enklere å finne og redigere dokumenter.

Fest til toppen

Om det er et par hundre dokumenter i en kanal er sannsynligvis et fåtall av disse "dagsaktuelle". Disse kan du feste til toppen i Filer slik at det går veldig raskt å finne dem. Det kan for eksempel være agenda for neste prosjektmøte og referat fra forrige møte.
Marker dokumentet i listen og velg å Feste det til toppen. Da vil alle se det med en gang de går inn i Filer.

Legg til som fane

Dokumenter som skal oppdateres ofte og av flere er det veldig praktisk å legge til som en fane i kanalen. Da er det tilgjengelig med ett tastetrykk når du befinner deg i kanalen. Her vist med en oversikt over prosjektstatus i Excel.

For å se hva annet du kan legge til som fane, se De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Vil dere lære mer om organisering og dokumentbehandling? Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams.

Sikkert og effektivt samarbeid med eksterne gjennom gjesteadgang i Teams

Jeg har bistått med opplæring i Teams for flere titalls virksomheter de siste årene. Store innen bank og forsikring, offentlige virksomheter og små bedrifter med 5-10 ansatte. Uten unntak benytter de seg av muligheten til å utvide Teams-samarbeid til eksterne gjester. Det kan være samarbeidspartnere, konsulenter og kunder. Det sparer utrolig mye epost, hindrer misforståelser og øker omløpstakten i arbeidsprosesser og prosjekter.

Når du er invitert som gjest i et Team har du tilnærmet de samme mulighetene til å samarbeide med andre medlemmer av Teamet som ansatte i virksomheten. Dere kan chatte, kommunisere i kanaler og dele dokumenter. Felles planer i Planner og i OneNote er tilgjengelig for alle.

Muligheter og begrensninger som gjest i et Team

Som gjest er det likevel noen begrensninger på hva du kan gjøre sammenlignet med hva ansatte i virksomheten normalt kan gjøre.

Organisering av Team.

Du kan ikke

• Opprette og slette Team og kanaler, men har tilgang til alle kanaler Team du er invitert til

• Legge til faner med dokumenter, OneNote, Planner mm. i kanal, men kan bruke mulighetene de utvidelse av kanalen gir når de fanene er opprettet.

Daglig arbeid.

Du kan ikke

• Se Team fra egen- og andres organisasjoner samtidig, men kan bytte mellom dem etter behov. Du får også varsling dersom noen nevner deg i en annen organisasjon og kan bytte organisasjon raskt.

• Få tilgang til din kalender i Teams siden den ikke ligger i vertsorganisasjonen.

• Søke i dokumenter som ligger i Filer.

Slik inviterer du en gjest til ditt Team, og slik veksler du som gjest mellom egen organisasjon og gjesteorganisasjonen.

Teamsmøter

Du kan ikke

• Laste opp PowerPoint til møtet. Men du kan presentere PowerPoint andre har lastet opp.

• Dele- , eller delta i samarbeid på Tavle / Whiteboard. Tips! Bruk delt OneNote i Teams i stedet.

• Planlegge møter i en kanal, men du kan starte et "her og nå" møte

• Opprette Møtenotater, men du kan bidra til møtenotater som er opprettet.

• Opprette spørreundersøkelser, men du kan svare på dem.

Alt i alt er det mange flere muligheter enn begrensninger ved å inkludere gjester i et Team. I en stadig mer komplisert verden der man er avhengig av å samarbeide med andre organisasjoner for å oppnå ønskede resultater bidrar gjestetilgang i Teams til at dette kan skje sikrere, enklere og mer effektivt enn å kommunisere via epost som er alternativet for de fleste. Dette er virkeliggjøring av Bill Gates visjon om det digitale nervesystemet.

Hvilke arbeidsprosesser og prosjekter kan dere effektivisere med å samhandle i Teams på tvers av virksomheter?

Se også Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

Tiden er over der noen kunne sitte på sitt (hjemme)kontor å arbeide med sitt. Verden er blitt for kompleks til det og vi er alle avhengige av å samarbeide med andre for å oppnå virksomhetens resultater.

Fortsatt hjemmekontor for mange, og gradvis utvikling til en blanding av hjemmekontor og arbeid på kontoret fører med seg to utfordringer.

1. Ledere, prosjektledere og koordinatorer må finne nye måter å få oversikt og status på oppgaver teamdeltakere skal gjennomføre.

2. Hver enkelt må legge sin egen plan og prioritere for å levere på andres forventning og samtidig nå egne mål.

Vi har ikke lenger den samme muligheten til å stikke hodet inn til noen på kontoret og be om status eller oppdateringer, og ringe rundt er altfor tidkrevende. Epost går for sakte og hvem ønsker egentlig å mase på andre hele tiden?

Det digitale nervesystemet

Bill Gates lanserte i 1999 begrepet "Det digitale nervesystemet". Vi vet at vårt nervesystem reagerer raskt, samler inntrykk fra alle sanser og gjør at vi kan automatisere mange av våre handlinger og frigjøre hjernen til de mer kompliserte tankeoperasjonene. Det er det vi trenger også i vår virksomhet. I dag, mer enn 20 år senere har vi i stor grad realisert det digitale nervesystemet gjennom teknologi for å binde alle i virksomheten sammen i ett felles system for samarbeid. For mange er dette i praksis Microsoft 365 og Teams.

Informasjonsmengde og kompleksitet er i dag så stor at vi ikke kan basere oss på å huske alt og tankeoverføring er fortsatt ikke mulig (tror jeg). Det betyr at vi må delegere alt vi kan til det digitale nervesystemet og frigjøre hodet til beslutninger og kreativt arbeid.

Få oversikt og status på oppgaver teamdeltakere skal gjennomføre

Har dere tatt i bruk Teams har dere også Planner. Det er et kanskje det enkleste systemet for planlegging, koordinering og oppgavefordeling du kan ta i bruk i dag. Det er særlig attraktivt fordi det er helintegrert i Teams. Det vil kunne bidra til å løse punkt 1 over og gir god oversikt og status på oppgaver fordelt til andre.

For en oversikt over de viktigste mulighetene, se Det beste planleggingsverktøyet for dere som bruker Microsoft Teams

Oppgaver du tildeler andre vil føre til et varsel i Teams. Alle kan også enkelt få en oversikt over oppgaver tildelt fra ulike prosjekter man deltar i.  For egne oppgaver er det best å bruke Microsoft To-Do på PC og mobil. Der vil du se både egne oppgaver og oppgaver fra Planner.

Legg din egen plan og prioriter!

Når du sitter der alene er det lett å bli opphengt i både det ene og det andre. Og på kontoret blir man gjerne avbrutt hele tiden. For å kunne levere på egne mål, og samtidig bistå andre når det er forventet trenger du å lage en egen plan for dagen og prioritere deretter. Mange synes det er krevende å lage sin egen plan og prioritere det som er viktigst, men det er helt nødvendig for å ta kontroll over egen hverdag. Ref. punkt 2 over. Du kan kanskje få noen tips her? Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Interessert i å lære mer om planlegging og prioritering med Planner og To-Do?

Sjekk bedriftsintern workshop Smarte prosjekter med Planner og Teams, eller nettkurset du kan ta på egenhånd.

Er du eller dere spesielt interessert i å ta kontroll over egen hverdag der oppgavene gjerne kommer via epost, i møter og prosjekter vil workshopen Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag være et godt valg

Med ny Teams-møteopplevelse kan dere samarbeide som om dere satt i samme rom

Til nå har det vært komplisert å arbeide og samarbeide i Teamsmøter fordi møtet tar opp hele plassen i Teams-appen. Med den nye møteopplevelsen vil du beholde arbeidsflaten i Teams-appen og får i tillegg et møtevindu der du ser dine kolleger og deling av skjerminnhold. 

Det betyr at du kan arbeide og samarbeide enklere i Teams samtidig som du deltar i møtet. Det er en etterlengtet mulighet mange har ventet på.

Det frigjør Teams "verktøykasse" for samarbeid, og omgjør videomøtet til et reelt samarbeidsmøte der man kan være kreativ og få en opplevelse som til og med kan være bedre enn å møtes i et møterom. Mange har brukt Teamsmøtene primært for å se hverandre på video, men det er bare en liten del av samarbeidsmulighetene i Teams.

Har dere nettmøter eller videomøter på jobben? Hva er forskjellen og hvorfor er dette viktig?

Aktiver ny møteopplevelse i Teams

Foreløpig må du som bruker slå på denne muligheten selv, men om kort tid vil den være standard for alle. Dersom du vil ta i bruk denne muligheten med en gang går du inn på innstillinger og velger “Slå på ny møteopplevelse. Restart Teamsappen ved å høyreklikke på Teams-symbolet på oppgavelinjen og velg Avslutt. Start Teams på nytt og neste møte vil bli skilt ut i eget vindu.

For å ha nytte av dette må du arrangere Teams-appen og møtevinduet slik at du ser begge. Har du to skjermer kan du velge å vise disse på hver sin skjerm.

Skal du fortsatt jobbe mye hjemme? Skaff deg en ekstra skjerm!

Verktøykassen for Teams-samarbeid i møtet

Ved å skille ut møtet i et eget vindu får du lettere tilgang til samarbeidsverktøyene du kan bruke før, under og etter møtet.

1. Møtechat trenger ikke lenger ta plass i møtevinduet, men kan benyttes fra Teams hovedvindu. I tillegg til å utveksle skriftlig informasjon og nyttige lenker under møtet kan man dele møtedokumenter med alle og avholde spørreundersøkelser. Chatten er også tilgjengelig før møtet starter og fin å bruke til møteforberedelser, bli enige om agenda mm. Etter møtet er alt tilgjengelig permanent så alle kan gå tilbake til møteinformasjonen når som helst.

2. Alle filer som deles i møtet kan finnes under Filer. Alle møtedeltakerne kan åpne og redigere dokumenter samtidig. Du kan redigere møtedokumenter i Teams arbeidsflaten, men kan også splitte dokumentet ut i et eget vindu. Da har du 3 vinduer og nå kommer en ekstra skjerm veldig godt med :-)

3. Felles Møtenotater gjøres også på Teams-arbeidsflaten og forstyrrer ikke møtevinduet. Jeg må innrømme at jeg ikke er så glad i denne funksjonen og foretrekker møtenotater i en delt OneNote notatblokk. For mer om dette, se Teams gir en helt ny mulighet til å ha effektive møter

4. Sist, men ikke minst har dere nå en tavle tilsvarende den som henger på de fleste møterom i Microsoft Whiteboard. Tavlen kan enten aktiveres i møtevinduet gjennom deling, men det kan være minst like praktisk å aktivere den fra Teams arbeidsflaten. Da kan dere alle skrive og tegne på denne og samtidig se hverandre i møtevinduet.

Digitalt samarbeid er mye mer enn nettmøter! Vet å ta i bruk hele verktøykassen øker mulighetene for nye effektive og kreative samarbeidsformer når noen jobber hjemme og noen på kontoret..

Vil dere lære mer om og trene på nye samarbeidsformer med Teams, sjekk om Smarte møter med Teams er for dere. Se også alle Smart endring kurs og workshops.

Skal du fortsatt jobbe mye hjemme? Skaff deg en ekstra skjerm!

Dersom du har en fast arbeidsplass hjemme er det fint å ha en stor skjerm. Jeg ville bedt om å få en slik fra arbeidsgiver. Har du ingen som kan gi deg dette ville jeg uansett investert i en selv. Det gjøre de enklere å arbeide, og er spesielt nyttig om du skal delta i nettmøter. Da kan du ha møtet på en skjerm og ha den andre for deg selv til arbeidsmateriale, møtenotater mm.

Det er også en nødvendighet om du vil presentere PowerPoint i nettmøter som en proff. Da kan deltakerne se dine lysbilder mens du ser presentasjonsvisning med egne presentasjonsnotater og hva neste lysbilde er.

Last ned gratis PDF med bruksanvisning for hvordan du presenterer PowerPoint som en proff i Teamsmøter.

Oppdatering: Nå kan du også bruke PowerPoint Live. Da kan du gjøre mye av det samme med en skjerm. Se Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

Fast skjerm

Dersom du ikke har spesielle behov vil sannsynligvis en størrelse på 24" eller 27" være bra valg. Det som er viktig er å velge en skjerm med minimum oppløsning på 2560 x 1440 punkter. Gjerne mer. Det utelukker de billigste skjermene som bare har 1920 x 1080. På en så stor skjerm er det etter min mening for lite.

Bildet viser PC med stor ekstraskjerm for arbeidsmateriele, møtenotater mm. mens Teams-møtet er på PC-skjermen. Til siden en portable ekstraskjerm.

Det andre du bør tenke på er høydejustering. Jeg liker å bruke PC'en som primærskjerm og setter den andre skjermen bak og over denne. Det er for å slippe å vri på hodet for å se begge skjermene. Da er det fint å kunne justere høyden så ekstraskjermen kommer rett over PC-skjermen. Du får en slik skjerm for ca. 2-3.000 kr. ex. MVA.

Flyttbar skjerm

Dersom du sitter ved kjøkkenbordet eller flytter deg mye rundt vil en bærbar skjerm kunne være et godt valg. Her er utvalget ikke så stort, men det finnes noen. Det som er felles for dem er at de kan tas med i en PC-sekk, har 14" skjerm og får strøm fra din PC  gjennom USB-C. De trenger altså ikke egen strømforsyning. Dette krever en ganske ny PC, eller Mac som har USB-C som er den nye standarden alle kommer til å ha fremover. Kabelen fra din PC/Mac overfører da både strøm til skjermen og signal i ett.

Her er to aktuelle skjermer av denne typen. Beskrivelse og priser fra Komplett bedrift.

HP EliteDisplay S14  - 14" skjerm som får strøm fra din PC/Mac  gjennom USB-C. Vekt 1 kg. Pris 3212,- ex- MVA

Lenovo ThinkVision M14 - 14" skjerm som får strøm fra din PC  gjennom USB-C. Vekt 0,6 kg. Pris 3212,- ex- MVA

Er du Mac-bruker har du kanskje en iPad Pro? Da har du allerede en ekstraskjerm gjennom å bruke Sidecar. Dette krever en ikke altfor gammel Mac og iPad.

For flere tips om Teams og Teamsmøter, les videre nedover i bloggen ⬇︎

Smart arbeid og samarbeid i en post-koronatid

Som følge av Korona kommer mange til å fortsette å ha en ny arbeidshverdag der man i større grad enn før har en blanding av å jobbe på kontoret, hjemme og andre steder. Dette realiserte vi i Microsoft for 25 år siden som “The New World of Work” mens jeg var ansatt der, og det ser nå mange flere mulighetene i.

Den utfordringen mange har opplevd med å arbeide hjemme er at det kan bli vanskeligere å sette grenser mellom arbeid og fritid. Det setter større krav til selvledelse, men også til planlegging og til ledere. Skal man kunne ha fleksibilitet i å kunne styre egen arbeidshverdag må også rammene for dette være til stede. I Microsoft ville det være meningsløst å binde rammer opp til hvor mange timer man skulle være på kontoret, og det blir det nå for mange andre også. En mer fleksibel arbeidsform krever at man i større grad jobber mot mål og resultater enn at man blir målt på hvor mange timer man jobber. Det blir den nye rammen. Det som er viktig er at det må være selvvalgt. En undersøkelse gjort nylig av Gallup viser at de som selv kan velge hvor de arbeider har større jobbengasjement enn de som må jobbe hjemme, eller må jobbe på kontoret.

Les også: Det er stor forskjell på å kunne jobbe hjemme og måtte jobbe hjemme

Det å håndtere en stadig mer fleksibel digital arbeidshverdag er ikke alltid enkelt. Teknologien gir oss mange muligheter, men som Microsoft president for virksomhet utenfor USA, Jean Philippe Courtois sier det:

«The New World of Work is all about People»

Forutsigbare rammer skaper godt grunnlag for fleksibilitet.

Når alt er fleksibelt blir også alt uforutsigbart. Som leder i Microsoft var jeg vant med at alle arbeidet der det var mest hensiktsmessig. Når noen skulle forberede en presentasjon satt de gjerne hjemme for å få færre avbrytelser og for å konsentrere seg bedre. Dager jeg hadde mange nettmøter satt jeg også gjerne hjemme fordi det var unødvendig å beslaglegge et møterom en hel dag på kontoret bare for meg selv. Møterom er det som kjent alltid for lite av.

For å skape forutsigbarhet holdt vi teammøter, prosjektmøter, salgsmøter mm. på mandager slik at man kunne planlegge for det og ha frihet til å legge sin egen plan for resten av uken. Større møter og samlingen ble lagt i kalenderen 3-6 måneder før. Ved å skape forutsigbarhet i bunden tid skapte det muligheter for alle til å planlegge rundt møter og arrangementer.

Hvordan ta vare på seg selv i en post-koronatid

Et annen måte definere rammene for arbeid i en slik form er i hvilken grad man har en god balanse mellom tid og energi brukt på jobb og resten av dagen. Siden antall timer ikke lenger kan brukes som mål trenger vi noe annet. I Microsofts årlige medarbeiderundersøkelse er ett viktig utsagn:

"Jeg blir gjort oppmerksom på viktige leveranser tidsnok til at jeg kan inkludere jobb/fritid-balanse i min plan."

Dette blir ledere målt på og det stiller krav til at de må planlegge. De kan ikke bare si "denne rapporten må jeg ha i morgen" Da ødelegger de din dagsplan. Man må få en rimelig tid til å prioritere forespørsler inn i egen plan.

Trår du vannet, eller går du på crawl-kurs for å få opp farta?

Men det stiller også krav til at de ansatte også planlegger og er i stand til å arbeide selvstendig. Når plutselig mange måtte jobbe hjemme og møtene ble omgjort til Teams-møter ble mange kastet ut på dypt vann. De lærte fort å ta enkle svømmetak, men ikke å crawle som er mye mer effektivt for fremdriften.

I henhold til undersøkelse fra Company Pulse har 44 % ikke har en tilrettelagt arbeidsplass i hjemmet, utilstrekkelige teknologiløsninger og manglende kompetanse, eller de er ikke tilstrekkelig disiplinert.

Arbeidsmiljøloven sier at det skal gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstakeren er i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer i arbeidssituasjonen, og  som følge av innføring av ny teknologi.

I en post-koronatid der både arbeidsgivere og arbeidstakere blir enige om at det er en god ide å fortsette med en del av arbeidet hjemme kan alle vinne mye på ta et kurs i crawl, og ikke fortsette med å bare trå vannet :-)

VI snakker ikke om dager med opplæring, men om timer. Det er ikke så mye som skal til, men det er viktig å skape en felles forståelse for, og individuelle ferdigheter i, hvordan vi nå skal arbeide og samarbeide i den stadig mer fleksible digitale arbeidshverdagen.

Sjekk ut Smart endrings workshops og programmer for en post-koronatid på www.smartendring.no For dere som bruker Teams vil et bra startpunkt kunne være 2 x 1 times workshop i Bruk Teams smartere og Smartere nettmøter med Teams

I tillegg anbefaler jeg å vurdere en 2-3 timers bedriftsintern workshop for ledere i Smart ledelse i post-korona arbeidshverdagen

Jeg ønsker dere alle en god sommer og en fremgangsrik post-koronahøst.

Er det OK å ha en privat chat mens man deltar i et nettmøte?

Jeg bruker normalt å hevde at om du skal være med på nettmøtet må du også ha hodet i møtet og ikke i la deg distrahere av alt mulig annet. Tilsvarende må den som er møteleder eller presentere i møtet engasjere med deltakerne så de ikke får anledning til å bli distrahert.

Det er veldig fristende å multitaske selv om vi vet det ikke er bra. Men hva kan vi gjøre med det?

Likevel, når jeg tenker etter, er det situasjoner der det kan være OK å ha en privat chat i møtet.

Du trenger nyttig informasjon som kan bidra positivt til møtet.

Hold markøren over bildet til den du vil chatte med og start en samtale

La oss si dere er en gruppe som deltar i et nettmøte og så er dere usikre på noe, eller mangler informasjon. Det kan ofte føre til lange diskusjoner om noe ingen har klare fakta på og det er ganske bortkastet tid.

Dersom du vet om noen som har denne nødvendige informasjonen kan du kontakte vedkommende i en chat mens dere er i møtet. Ofte kan man få et kjapt svar som løser saken. Da kan vi diskutere basert på fakta. Dette kan også være mye bedre enn å si "da får vi komme tilbake til det siden". Da utsetter vi noe som kunne vært avgjort nå og det er ikke effektivt.

Når du trenger å sjekke ut eller søke støtte fra en annen i møtet.

La oss si dere er i et møte og så kommer det opp et tema som du ikke er forberedt på. Du ville gjerne ha snakket med en kollega om dette fordi det er noe som påvirker dere begge. Da kan det være en mulighet å åpne en personlig chat med din kollega for å gjøre en kjapp konferering før dere kommer med et felles innspill i møtet.

Er dette OK? Hva synes du?

Før møtet, eller i en pause.

Du kan skille ut privat chat i eget vindu og ha ved siden av møtet

Ofte når vi møtes i et møterom har man litt småprat med kolleger som sitter ved samme bort før møtet starter, eller en prat i en pause. Noe av den praten er ikke ment for alle. Kommer du litt tidlig inn i nettmøtet, eller det er et litt lengre møte med pause kan du gjøre det samme i en privat chat.

I workshopen Smarte møter med Teams (i deres møterom, eller i nettworkshop) er dette noe av det vi øver på.

Se 5 av fordelene du får når du bytter ut Outlook med Teams

Du kan lede en hest til vannet, men du kan ikke tvinge den til å drikke. Gammelt jungelord 😉

Det er ikke lett å bytte til Teams for en som har brukt Outlook til arbeid og samarbeid,  kalender og deling av dokumenter i årevis. Vi er vanedyr og vaner er ikke enkle å endre. For å gjøre daglige oppgaver i Teams istedenfor i Outlook må vi over en terskel, og det krever mer av oss i en periode fordi vi må tenke på hvordan vi skal gjøre det hele tiden. Med tiden går dette på automatikk og da koster det oss ikke noe lenger.

Hvordan holder vi motivasjonen oppe i overgangen til Teams?

Kanskje vi må minne oss selv om årsaken til at det er verd det. Spesielt når det gjelder å slutte å sende epost internt, men kun bruke Teams.

5 gode grunner til at det er verd å bytte fra Outlook til Teams

1. Du må selv sortere all informasjon som kommer i din Outlook Innboks. I Teams er informasjon er allerede sortert i kanaler utfra arbeidsprosess og prosjekter.

2. Du må prioritere eposten for å skille viktig fra uviktig og det som haster fra det som ikke haster. I Teams følger du med på dine viktige kanaler og ignorerer resten.

3. Alt du sender på epost havner i noens personlige postboks. I Teams bruker du @omtaler gir deg mulighet til å  varsle bare de som må følge opp noe samtidig som andre blir informert.

4. Du får epostvarslinger på alt eller ingenting i Outlook. I Teams får du bare varsler på viktige meldinger for deg.

5. Viktig informasjon du sender på epost blir ikke tilgjengelig for de som starter i ny jobb, eller i prosjektet neste uke. I Teams er all informasjon du deler også tilgjengelig for nye i organisasjonen eller prosjektet.

Om vi minner oss selv og andre på dette blir det kanskje enklere å holde motivasjonen oppe til vi har nye arbeidsvaner i fingrene. Det som også hjelper veldig er når alle andre rundt deg også gjør en innsats for å flytte til Teams. Etter hvert som flere og flere gjør dette fører det til en ny arbeidskultur. Da sitter det i veggene og nye som kommer inn i organisasjonen vil fort kopiere den riktige måte å gjøre ting på.

Det gjelder å bygge kritisk masse - fort!

Jo flere som går over til nye arbeidsmetoder, jo fortere vil den nye arbeidskulturen sette seg. Ofte kan det være vanskelig å gjennomføre god opplæring for alle fort.

Noen trenger grundig opplæring, slik som de som arrangere og leder mange møter. Eller de eier Team og kanaler og er ansvarlig for struktur og arbeidsform i en arbeidsprosess eller prosjekt. Det behovet dekkes i Smart endrings 2-3 timers workshops.

De fleste er bare deltakere i møter, og de jobber innenfor en fastlagt Teams-struktur. For dem har Smart endring to nye 1-times nettworkshops.

• Smartere møter med Teams og

• Bruk Teams smartere

Alle deltar fra egen PC og vi gjennomfører reelt Teams-samarbeid og gjennomfører Teams-møter basert på virksomhetens eget Teams-oppsett. Dette er ikke et webinar der deltakerne lytter passivt, men 1-times nettworkshops med inntil 20 deltakere.

Prisen er noen hundrelapper pr. ansatt og 20, 50, eller 100 ansatte kan få opplæring på bare en dag! Da bygger vi kritisk masse fort. Kontakt meg på bjorn@smartendring.no eller ring meg på 90 17 35 24 for et godt tilbud.

Så du tror du kan Teams-møter nå?

Hvordan ville du like at deltakerne i nettmøtet blar i dine lysbilder mens du presenterer?

Selv synes jeg ikke om det i det hele tatt. Jeg vil at deltakerne skal se lysbildet jeg prater om og ikke at de skal være 2-3 lysbilder foran meg! Da hører de jo ikke på meg. Kan de virkelig det? Absolutt! Alle kan bla i dine lysbilder på egen hånd.

Hva er en PowerPoint presentasjon i Teams-møte?

Mange blir litt forvirret når de skal bruke funksjonen i Teams-møter for å presentere PowerPoint. Du trenger ikke å ha presentasjonen åpen på skjermen. Den blir lastet opp til møtet. Når du velger å dele innhold har du flere overskrifter over ulikt delingsinnhold. Under overskriften PowerPoint finner du presentasjoner du nylig har brukt. Finner du ikke presentasjonen du vil vise velger du Bla igjennom og laster opp din PowerPoint til møtet. Den åpnes nå i presentasjonsvisning for alle.

Du kan nå starte presentasjonen og bla i lysbildene. Problemet er at det kan de andre også. De kan bla i dine lysbilder uten at du vet det. Plutselig ligger noen flere lysbilder foran deg uten at du vet det. Ganske ubehagelig synes jeg. Men heldigvis kan du sperre det ved å trykke på "øyet". Da er de nødt til å følge ditt tempo i å bytte lysbilder.

Andre i møtet kan også ta over kontrollen, stoppe presentasjonen din og overta møtet. Alle Teams-møter er satt opp slik som standard. Ikke så bra om du har et stort allmøte, eller et møte med mange eksterne deltakere. Dette kan du også styre, men det er et annet tema :-)

Kan vi ikke Teams-møter nå etter 2 måneder på hjemmekontor?

Jeg snakket med en arbeidsgiver her om dagen om å tilby opplæring til de ansatte i å ha gode nettmøter med Teams. "Det trenger de ikke" sa han. De har jo hatt nettmøter daglig nå i to måneder, så det kan de. "Er du sikker på det?" sa jeg.

Jeg tenkte på alle de som har deltatt i mine Outlook-kurs de siste årene. Felles for deltakerne er at de har brukt Outlook i 10-15 år og likevel følte de ikke at de mestret Outlook på noen god måte. Ja de kunne sende og motta epost og bruke kalenderen, men likevel hadde mange følelse av at "Det må være bedre måte å bruke Outlook på”. Kjenner du deg igjen?

Det samme gjelder Teams og Teams-møter. Alle kan delt ai et Teams-møte, men føler ofte mangel på kontroll og har ikke tid til å finne ut hvordan man kan ha gode Teams-møter.

Mestre Teams-møtene og gjør dem bedre enn møter i møterom

Ja mange erfarer at nettmøter kan være mye mer effektive enn møter i møterom. Men det fordrer at man kan bruke møteverktøyene. Ellers blir det bare et videomøte. Hva er forskjellen? Les gjerne Har dere nettmøter eller videomøter på jobben? Hva er forskjellen og hvorfor er dette viktig?

Vil du mestre Teams-møtene og sikre deg at du ikke mister kontrollen i møtet? Sjekk ut 1-times nett-workshop Smarte nettmøter med Teams

Er du mer ambisiøs og vil lære hvordan du forbereder, gjennomfører og følger opp Teams-møtene enten de er i et møterom eller på nett med felles møtebok, oppgavefordeling og oppfølging kan det være at Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter er noe for deg.

Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

Jeg var i flere år leder av et Microsoft HR-team med 24 medarbeidere i 12 land. I de fleste landene var de den eneste  av sitt slag og i noen større land var de 2-3. Teammedlemmer fra forskjellige land møttes aldri i samme rom. All kommunikasjon og samarbeid  foregikk i digitale kanaler og i nettmøter. Høres kjent ut? Bare at for oss var det ikke unntaket. Det var slik vi jobbet.

Skriftlige innspill er mer involverende og får frem flere perspektiv

Det er en myte at man må sitte i samme rom og ha tavler og flippovere på alle veggene for å kunne være innovative og utvikle nye tjenester. Innovasjon kommer ikke av at vi samler en gruppe mennesker i et rom og brainstormer. Vi kan være like innovative og til og med få frem flere gode innspill om vi ikke er i samme rom. Når kommunikasjon skal foregå verbalt er det nesten alltid noen prater mer enn andre og det er ikke nødvendigvis fordi de har mer å bidra med. Tilsvarende er det mange som er mer tilbakeholdne og som kan ha bidrag som ikke kommer frem.

Bruk digital arbeidsbok

Mitt favoritt samarbeidsverktøy til brainstorming, workshops, prosjekter og alle typer gruppearbeider har alltid vært Microsoft OneNote. Den kan brukes til å organisere eget arbeid med lister, planer og møtenotater. I tillegg er det en veldig praktisk måte å samarbeide på som kan spare utrolig mye intern epostutveksling og misforståelser fordi alle møtenotater, prosjekt- og gruppearbeider ligger ett sted hvor alle har tilgang. Tidligere organiserte man dette ved å lagre en felles OneNote notatblokk på et fellesområde, men nå kommer alle Microsoft Teams med en OneNote notatblokk innebygget. Du må bare ta den i bruk!

For å se hvordan du legger til OneNote inndelinger til kanaler i Teams, se De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Gjennomfør workshops i nettmøte

I de siste ukene har jeg flyttet alle workshops til nett og bruker OneNote til både gruppearbeider og til individuelle arbeidsbøker. Du kan bruke OneNote som digital tavle enten dere er i samme rom, eller sitter på forskjellige steder. Her er to eksempler.

To dagers lederworkshop på nett fra 10 til 14 hver dag

Min samarbeidspartner Petter Bakken og jeg holdt et kurs i superledelse der vi opprinnelig hadde planlagt for to dager i et kursrom. Det konverterte vi til nettworkshop, kuttet ut flipovere tusjer og papir til fordel for digital arbeidsbok. Slik ser den ut.

Workshopen ble gjennomført i Teams-møte der alle kunne delta uavhengig om de brukte Teams i egen organisasjon. Med 4-6 deltakere i gruppe kan man fint snakke sammen i nettmøtet og en pr. gruppe noterer innspill som alle kan se på sin skjerm umiddelbart.

To timers workshop for ildsjeler med ansvar for  sikre stor utbredelse av Yammer på kort tid

En stor norsk virksomhet ønsket å engasjere alle ansatte i gjennomføring av strategier og mål, øke innovasjonstakten og styrke internkommunikasjonen gjennom innføring av Yammer.

Flere store virksomheter tar i bruk Workplace eller Yammer i tillegg til Teams. Lurer du på hvorfor? Sjekk artikkelen Ledelse og beslutninger har aldri vært så komplisert som i vår digitale tid

Drevet av kommunikasjon og HR engasjerte de frivillige til å bidra til utbredelse av bruken for å oppnå kritisk masse raskt. For å forberede gjennomførte vi flere workshops på nett med ca. 20 deltakere i hver workshop. Der jobbet deltakerne med gruppeoppgaver i delt OneNote arbeidsbok.

Her er det meste av innspillene skriftlige slik at alle kan komme med sine innspill samtidig uten at noen snakker i munnen på hverandre. Illustrasjonen viser en av gruppeoppgavene der alle kan komme med innspill i fritt format. Andre oppgaver har mer struktur i form av tabeller.

Organisering av workshop med digital arbeidsbok

I eksemplene over hadde vi ikke noe felles Team for workshopene så jeg laget en arbeidsbok på min OneDrive og opprettet en delingslenke som jeg delte i møtechatten i Teams. Når deltakerne trykket på lenken åpnet arbeidsboken seg i et vindu på skjermen ved siden av Teams-møtet der de kunne se mine lysbilder og hverandre.

Vil du lære mer om å bruke OneNote sammen med Teams?

Sjekk ut mitt helt nye nettkurs Smart samarbeid med OneNote i Teams På kurssidene finner du også et svært gunstig tilbud på superkombinasjonen med tre nettkurs i samme pakke: Teams + Planner + OneNote.

Teams eller Zoom? Valget mellom fruktkurven og dine favorittepler

Det store diskusjonstemaet på mange arbeidsplasser er nå Teams-møter eller Zoom-møter. La oss sette dette litt i perspektiv.

Microsoft Office 365 og Google G-suite tilbyr begge en omfattende verktøykasse som dekker alle deler av arbeid, samarbeid og møter. I Microsofts verktøykasse finner i blant annet Teams med mulighet for nettmøter.

I tillegg finnes en rekke nisjeverktøy i markedet som komplementerer, utvider og noen ganger erstatter verktøy i verktøykassen. Et slikt verktøy er Zoom for nettmøter. Når Zoom sammenligner seg med andre er ikke Microsoft og Google på deres liste. Det er GoToMeeting, Cisco Webex og andre nettmøteverktøy de ser som sine konkurrenter.

Fruktkurv eller dine favorittepler

Mange arbeidsplasser tilbyr frukt til ansatte. Da kommer det noen med en fruktkurv med epler, bananer, plommer mm. Det er et flott tilbud. Men sett at noen ikke var fornøyd med valg av eplesort. De synes Gravensten er mye bedre. Så noen tar meg seg egne epler, eller kanskje kjøper avdelingslederen Gravensten på avdelingens budsjett og legger dem i en skål ved siden av fruktkurven. Er det OK? Vi betaler fremdeles for de eplene som ikke blir spist. Sannsynligvis ingen stor sak, men synd med eplene som ikke blir spist :-

Er det greit å bruke Zoom når man har Teams?

Så er det greit at mange virksomheter i dag tar i bruk Zoom selv om de kunne ha benyttet Teams-møter? Det kan det godt være dersom det gir økt verdi og ikke gir uønskede sideeffekter. Teams-møter og Zoom har begge sine fordeler og ulemper og er laget for ulike formål i utgangspunktet. Der Zoom er et spesialverktøy for nettmøter er Teams-møter en utvidelse av samarbeid i en arbeidsprosess eller et prosjekt.

Teams-møter - mye mer enn nettmøter

Et Teams-møte er ikke det samme som et nettmøte, men alle Teams-møter kan være nettmøter. Mange tror Teams-møter bare er en erstatning for Skype for Business møter, men det er så mye mer.

I min 1-times nett-workshop Smarte nettmøte med Teams starter jeg alltid med å beskrive tre situasjoner der Teams-møter er veldig nyttige.

1 -  Teams-møter som en utvidelse av samarbeid i Team og Kanaler

Når Teams-samtaler i kanalene ikke bringer oss i mål kan vi legge til et Teams-møte i kanalen. Dersom du jobber med et prosjekt har du sannsynligvis regelmessige prosjektmøter, eller om dere har avdelingsarbeidet organisert i et Team har dere gjerne ukemøter og avdelingsmøter. Ved å benytte Teams-møter til disse vil alle forberedelser til møtet kunne skje i kanalen. Møtegrunnlag, dokumenter, møtenotater og møtechat vil da ligge i kanalen er tilgjengelig i ettertid. Oppgaver kan også fordeles og følges opp. Det at Teams-møtet også kan gjøres på nett blir da bare helt naturlig. Det ville vel være merkelig å bringe inn et annet møteverktøy til dette?

2 - Møter med enkeltpersoner og personlige grupper i Chat

Teams-chat er en favoritt for mange når man bare vil gjøre raske avklaringer med en kollega, eller en liten gruppe der det ikke er naturlig å knytte samtalen til en kanal. Der kan vi også trykke på videosamtale og gjøre samtalen til et møte. Der kan vi dele skjem, jobbe på et felles dokument og alt blir automatisk lagret og er søkbart når vi trenger å finne tilbake til dette om noen måneder.

3- Frittstående møter med deltakere innenfor og utenfor virksomheten

Dette er etter min mening den eneste situasjonen der det er relevant å vurdere Zoom eller andre alternative møteverktøy. Når du skal invitere til et møte på tvers av organisasjonen er vanligvis ikke deltakerne medlemmer av et felles Team. Det er heller ikke eksterne møtedeltakere. Inviterer du til et Teams-møte som ikke er knyttet til et Team, gjerne fra Outlook, kan alle være med. Interne og eksterne. Deltakerne trenger heller ikke å ha Teams for å delta.

Mange benytter seg av denne muligheten. Det er i denne situasjonen mange har brukt Zoom i denne perioden. For de fleste oppfatter jeg at det er primært for å kunne se flere på video av gangen på skjermen. Jeg forstår godt at læreren til en skoleklasse ønsker å se alle elevene på en gang, selv om det blir smått. Det kan også være enklere for noen i og med at man kun bruker det til dette formålet, mens bruk av Teams kanskje krever litt mer grunnleggende forståelse for struktur og arbeidsformer.

Hva mener du?

Legg gjerne igjen en kommentar. Det er ofte gode grunner til at man velger ulikt så fortell gjerne hva du har valgt og hvorfor.

Verden blir aldri den samme

Mens Norge holder på å åpne forsiktig opp igjen sier de fleste at denne perioden vil føre til permanente endringer i arbeidsvaner og digitalt samarbeid. Det er en åpenbar mulighet til å skape høyere fleksibilitet, redusere reiser og spare kostnader. Mange som plutselig ble kastet inn i Teams-møter ble nødt til å akseptere dette, men ikke nødvendigvis like det. Jeg vet også at mange føler avmakt og ikke synes dette har vært noe produktivitetsløft, eller noen gevinst på andre måter.

Hvordan kommer vi oss fra å klare det når vi må, til å like det og oppleve det som mer produktivt?

Ja for det kan faktisk være det. Da jeg arbeidet som leder i Microsoft var det veldig vanlig å høre noen si "jeg jobber hjemme i morgen fordi jeg må lage en presentasjon", eller få noe annet konsentrasjonsarbeid gjort. Videre, "bare send meg en melding om det er noe", og "jeg blir med på morgenmøtet på nett". Dette var noe mana valgte selv. Det er ikke så attraktivt å jobbe hjemme når man ikke får komme på kontoret som mange ennå opplever.

Les mer om dette i: Det er stor forskjell på å kunne jobbe hjemme og måtte jobbe hjemme

Mange har innsett at det blir varig endringer og allerede økt takten i den digitale kompetansebyggingen for ansatte. April i år har til tross for påske vært den travleste måneden for Smart endring i 2020. Spesielt har mange vært interessert i hvordan bruke Teams og benyttet seg av tilbudet om 1-times nettworkshop i Smarte nettmøter med Teams, fulgt av Smart samarbeid med Teams.

I løpet av de siste tre årene har med enn 5000 deltatt i workshops med egen PC basert på Smart endrings pedagogikk og materiale. Noen workshops ledet av Smart endring, og mange av interne samhandlingsambassadører og digitale ildsjeler. Enten dere har 5 eller 5000 ansatte kan vi sette sammen et program som gjør at alle ansatte mestrer og blir fortrolige med Teams og andre verktøy i Office 365 verktøykassen.

Ta gjerne kontakt med meg på bjorn@smartendring.no, eller på telefon 90173524 for å se på muligheten til å gjennomføre et program for et digitalt løft i deres virksomhet.

Spill inn Teams-møtet til de som ikke kunne delta

En populær mulighet i Teams er å spille inn hele- eller deler av et møte. Men hvor ligger opptaket, og hvordan deler jeg det med andre?

Det finnes flere situasjoner der det er veldig praktisk å gjøre innspilling av et Teams møte. For eksempel allmøter og avdelingsmøter der det gis viktig informasjon, men som ikke alle har mulighet til å delta i på grunn av andre viktige aktiviteter. Mange bruker også Teams-møter til opplæringsformål, både i skolen og i andre virksomheter. Da er det også praktisk å kunne spille dette inn så andre kan få glede av det senere.

Hvor lagres innspillingen og hvem kan se den?

Alle møter som spilles inn blir liggende i Microsofts videolager - Stream. Det lages så en lenke til opptaket som blir liggende i møtechatten. Der kan de som ikke hadde anledning til å delta finne dette og spille det av senere. For å få tilgang til møteinnspillingen må du være invitert til møtet, og du må være en del av arrangørorganisasjonen. Du kan invitere både ansatte i virksomheten og eksterne til et Teams-møte, men bare ansatte kan se møteinnspillingen. Det er fordi Stream ikke gir tilgang til personer utenfor organisasjonen.

Hvordan dele en møteinnspilling med flere?

Dele med flere i organisasjonen

I utgangspunktet er det bare inviterte til møtet som kan se innspillingen. Dersom du vil dele med alle i organisasjonen kan du gjør det med å velge Del. Du kan også hente en kobling som kan publiseres i Teams eller på epost.

Dele med eksterne personer

Dersom du vil dele innspillingene med eksterne møtedeltakere og gjester i Teams må du laste ned til et sted du kan delen den fra. For eksempel din OneDrive. Åpne videoen i Stream og velg last ned. Herfra kan du dele den med hvem du vil (innenfor det virksomhetens tillater)

Rediger møteopptaket

Ofte har vi en innledning og avslutning av møte med småprat og annet som ikke er så interessant å ha med på opptaket. Da kan du trimme innspillingen etter møtet i Stream.

Dersom du vil dele opp innspillingen eller ta bort deler i midten må du laste ned videoen til deg selv og redigere den i et redigeringsprogram. Da kan du velge å publisere den fra deg slev, eller erstatte innspillingen som ligger i Stream.

Vil du bli en ekspert på alle deler av Teamsmøter, sjekk ut workshopen Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter. Vil du bare bli rimelig god på å arrangere og delta i nettmøter, sjekk 1-times nettworkshopen Smarte nettmøter med Teams

Få skjermhjelp fra en kollega i Teams og Skype for Business

Jeg fikk nylig et spørsmål fra Roy S. som som er aktuelt for de fleste av oss. Han spør, er det mulig under et Teams-møte å la flere enn en ha kontroll på bilde ved delt skjerm? Sitter en del med opplæring, og ser at dette ville vært veldig praktisk å kunne vise hvor de skal trykke.

Av og til stopper det opp for oss når vi skal gjøre noe i et fagsystem, eller i Office. Hva gjør du da? I følge en undersøkelse som er gjort om dette er de tre mest vanlige måtene å løse det på å

• Prøve å finne det ut selv

• Kontakte helpdesk/IT-støtte

• Spørre en kollega

Alle tre mulighetene er like vanlige. Det kommer nok an på hva det er. Tekniske problemer er nok der man som oftest søker IT-støtte, mens kolleger oftest får spørsmål som "hvordan gjør jeg dette?". Profesjonell IT-støtte bruker ofte spesialverktøy som TeamViewer for skjermhjelp, men hva gjør du om du vil ha hjelp fra en kollega og du ikke sitter på samme sted som denne?

Dele skjerm og program i Teams

Både Skype for Business og Teams kan brukes til å støtte en kollega gjennom et nettmøte eller i Chat. Det vanligste er nok å opprette en chat med en kollega, legge til et videomøte i chaten og dele skjerm. Da kan den som trenger hjelp dele sin skjerm, eller bare det programmet man vil ha hjelp på, og den som skal hjelpe kan få kontroll over det delte området på skjermen og jobbe som man satt på den andres PC. Når kontakten er opprettet kan begge jobbe på samme skjerm.

Under viser jeg hvordan du gjør dette i Teams, men det er ganske likt å gjøre dette også i Skype for Business. Start med å opprette en chat med den du vil ha hjelp fra.

Når dere har etablert kontakt i chat og lagt til video har dere de samme mulighetene som i alle Teams-møter. Det er alltid den som deler som har kontrollen og kan når som helst avvise kontroll og avslutte deling.

Trenger dere opplæring i hvordan dere kan bruke Teams effektivt i daglig arbeid uten at alle må måtte finne opp kruttet selv kan dere jo vurdere å investere 3 timer i en Smart samarbeid med Teams workshop. Den kan også leveres på nett der alle deltakerne kan jobbe fra der de er, enten det er på kontoret eller hjemme.

PS: Trenger dere å bli gode på Teams-møter veldig raskt? Sjekk 1-times nett-workshopen Smarte nettmøter med Teams.

Jeg får ofte epost med vedlegg i Outlook - Hvordan får jeg lagret vedlegget i Teams?

Vi forsøker så godt vi kan å brukt Teams til å dele dokumenter og det fungerer veldig bra internt. Men jeg mottar stadig dokumenter fra eksterne som vedlegg til epost. Hvordan får jeg lagret dem i den rette kanalen i vårt Team?

Det vi er vant til er å velge Lagre som for vedlegget i eposten, men der finner jeg ikke mine Team. Så prøver jeg å dra dokumentet over til Filer i kanalen, men det fungerer ikke. Så hva gjør jeg?

Som vanlig er det flere måter å oppnå et ønsket resultat i Office, så her skal jeg beskrive to muligheter som begge resulterer i at jeg får lagret dokumentet i ønsket Team og kanal.

Den enkle

Mange som har jobber med SharePoint langt tilbake vet at den enklest måten å lagre et vedlegg i SharePoint er å mellomlagre det på skrivebordet, og så laste det opp til SharePoint. Puristene liker ikke dette fordi "det burde ikke være nødvendig med denne omveien", men det virker :-)

Dette fungerer også med Teams Filer. Åpne Teams og gå til Filer i ønsket kanal. Dra vedlegget over på skrivebordet og dra det så videre til Filer. Slett dokumentet på skrivebordet. Det virker og tar bare noen sekunder.

For SharePoint-vante

Det mange liker med Teams er å lagre dokumenter i Filer, som de finner enklere enn SharePoint. Men mange er også fortrolige med filbehandling i SharePoint.

Er du en av dem, åpne Teams og gå til Filer i ønsket kanal. Velg Åpne i SharePoint. Nå kan du dra vedlegget rett over fra eposten til SharePoint og det ligger nå i Filer som ønsket.

Flere tips til daglige oppgaver i Teams

Lurer du på hvordan du sender et dokument i Filer på epost? Se Jeg sender daglig vedlegg i Outlook - men hvordan sender jeg et dokument fra Teams?

Vil du lagre hele eposten, med vedlegg, i Teams? Se Hvordan jeg deler epostinformasjon med kolleger i Teams.