Nå kan du spare mye tid. Bruk KI når du skal finne og sammenstille informasjon!

I følge undersøkelser gjennomført av VentureBeat og Mckinsey bruker mange av oss fra 2 timer til halve arbeidsdagen på å søke etter, og sammenstille informasjon. Dette inkluderer ikke bare å finne informasjon, men også å skrive rapporter, epost og å lage presentasjoner.

Report: Employees spend 3.6 hours each day searching for info, increasing burnout | VentureBeat

Undersøkelsene sier at ett av de største problemene er at det er så mange datakilder, og at mye av tiden brukes på å sammenstille informasjon fra disse.

Vi kan dele utfordringene med dette i tre deler.

1. Finne relevant og pålitelig informasjon fra eksterne kilder, altså Internett

2. Finne relevant informasjon i egen virksomhet

3. Sammenstille informasjon og produsere tekst, kalkyler og presentasjoner som en del av vår jobb

1 - Finne relevant og pålitelig informasjon fra eksterne kilder

Google er i dag den dominerende kilden til informasjon på Internett. Når jeg ser på Smart endrings Web-sider, kommer mer enn halvparten av besøkende fra Google søk. Utfordringen er at du får veldig mange treff på et søk, og så må du selv finne ut av hvilke kilder du vil bruke og sette sammen det du ønsker.

Det er en av grunnene til den enorme interessen for kunstig intelligens-søk med ChatGPT fra organisasjonen Open AI. Der får du en sammenstilling fra flere kilder i en tekst du ofte kan bruke direkte videre i din produksjon. Problemet er å verifisere kildene. Det finnes utallige artikler som viser rare og ikke troverdige resultater fra slikt søk. ChatGPT avslører ikke hvilke kilder som er benyttet, og dermed er det vanskelig å verifisere innholdet.

Bedre enn google-søk og mer pålitelig enn ChatGPT

Med nylanserte Bing chat i nettleseren Edge som bygger på ChatGPT løses dette ved at de inneholder referanser til kildene. Da kan jeg selv verifisere disse om jeg ønsker det.

Hva er F-35 A, B og C?

Jeg er ganske interessert i fly, og ville gjerne ha en forklaring på modellbetegnelsene for jagerflyet F-35. Jeg spurte Google og fikk 227 000 treff. Ved å sjekke noen av treffene kunne jeg finne ut dette, men det tok litt tid.

Så spurte jeg ChatGPT, og fikk et godt formulert svar, men ikke hvor svaret kom fra. Og til sist Bing søk. Der fikk jeg det jeg trengte og med referanser til kildene. Da kan jeg vurdere om det er en pålitelig kilde.

2 - Finne relevant informasjon i egen virksomhet

Verken Chat-GPT eller Bing chat vet noe om data i din virksomhet. Bare om data offentlig tilgjengelig  på nett. Så om du ønsker å finne intern informasjon du trenger for å gjøre jobben din, får du ikke noen hjelp fra Chat-GPT.

Microsoft jobber med løsninger for at du skal kunne finne og sammenstille informasjon også i egen virksomhet på samme måte som du kan på Internett i et program de kaller Microsoft Copilot. Men det er et stykke frem før du får den muligheten. I mellomtiden har du muligheten til å søke både eksternt og internt i samme søk når du bruker Edge.

3 - Sammenstille informasjon og produsere tekst, kalkyler og presentasjoner

I Bing Chat kan du produsere innhold direkte fra et søk som vist over, eller du kan legge inn din egen tekst eller datagrunnlag og få skrevet en artikkel, eller et sammendrag. Her har jeg bedt om et kort blogginnlegg i en entusiastisk tone og får generert en kladd i OneNote som jeg så kan jobbe videre med før jeg publiserer den. Jeg sparer tid og kan legge på merverdi med illustrasjoner og min egen oppfatning i tillegg til det jeg får generert.

Så, på tide å forsøke nettleseren Edge? Edge bygger på samme åpne kildekode som Chrome og kan bruke alle utvidelser som er laget for denne.

Jeg var skeptisk til praktisk nytte av KI i mitt arbeid, og så på det som en hype. Men, nå har jeg testet selv, og har funnet ut at Microsoft AI kan bidra i daglig arbeid allerede nå, og inkluderer dette i Smart endring kurs og workshops der det er relevant. Følg med. Dette er bare starten på en spennende utvikling.

Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Jeg besøkte nylig to virksomheter der de bruker Teams daglig, for å høre hvordan de utnyttet mulighetene for bedre samarbeid. Den ene virksomheten har brukt Teams lenge, og i den andre er det ganske nylig.

I begge tilfelle hadde de gjort grundig forarbeid med å opprette Team og kanaler for strukturert arbeid i arbeidsprosesser og prosjekter. De ble veldig overrasket da vi gikk igjennom de ulike kanalene og så at mange av dem rett og slett ikke var i bruk. Siste innlegg i kanalen var gjerne bare et par uker etter at de ble opprettet. I noen var det lagret dokumenter som så ut som de hørte til denne arbeidsprosessen. Men hvor er kommunikasjonen? Jo den var i diverse chatter og i epost. Så de hadde bare opprettet ett nytt sted å lagre dokumenter, mens kommunikasjonen ikke foregikk samme sted.

Mange tenker kanskje ikke over dette, for det er slik vi er vant til å jobbe. Vi har kommunikasjonen i epost og dokumenter på et filområde. Og, det e ringen forbindelse mellom dem. Muligheten du har ved å bruke Teams er å samle alt som hører til en arbeidsprosess eller prosjekt i en kanal, kommunikasjon, planer, notater og dokumenter.

Derfor er kanaler bedre enn Teams-chat og epost

Tenk deg at dere er tre som starter er prosjekt. Etter et par uker finner dere ut at dere trenger å utvide med en ny deltaker. Dersom kommunikasjonen har foregått på epost og chat, starter den nye prosjektdeltakeren med blanke ark, og har ikke tilgang til de dere har "snakket" om fordi det ligger i personlige postbokser og i diverse personchatter. Dersom kommunikasjonen hadde vært i kanalen ville alt vært tilgjengelig. Den nye deltakeren i prosjektet kunne bla tilbake, eller søke opp viktig informasjon, å få en bedre forståelse for det som har skjedd i prosjektet fram til i dag.

Les også Tre årsaker til manglende suksess med samarbeid i Teams

Hvorfor bruker vi ikke kanalene?

Det jeg har funnet ut er at intensjonen er å bruke kanalene til kommunikasjon, men at vi trenger å "knekke koden" akkurat som en 6 åring må knekke lesekoden. Det skjer ikke over natten, men gjennom målbevisst trening. For virksomheten jeg besøkte som hadde brukt Teams noen måneder hadde de aldri trent på dette, men forlatt kanalene til fordel for chat nesten med en gang. Likevel var de fornøyd med å ha tatt i bruk Teams, og synes det fungerte bra for dem. Og det gjør de jo der og da, men over tid vil de miste historikken fordi epost og chat er personlig og forgjengelig.

For den andre organisasjonen som har brukt Teams i flere år hadde mengden av Teams og kanaler vokst og vokst og mange synes det så uoversiktlig og vanskelig å finne ut av at de sluttet å  bruke kanalene og bare brukte chatten.

Det er aldri for sent å knekke koden

Det er veldig vanskelig for en person å endre samarbeidsmønster. Vi trenge støtte i gruppen vi samarbeider i. Vi man snakke om det, og så må vi finne ut sammen hvilke fordeler det vil ha for oss å bruke Team og kanaler slik vi opprinnelig hadde planlagt. Hva stopper oss? Hvorfor har vi endt opp der vi er? I tilfellet hvor man aldri kom i gang, må vi repetere og snakke sammen om fordelene. VI må også hjelpe hverandre. Bli enige om at det er lov til å stille spørsmål som, "burde ikke denne diskusjonen være i prosjektkanalen?"

Chat har ikke overskrifter, og det er lett å bli forvirret over hvem som er med i, og hva vi bruker hver av gruppechattene til. Dette kan vi løse ved å flytte kommunikasjonen til kanalene.

Dersom mange har forlatt kanalene fordi de har mistet oversikten må vi i jobbe for å få oversikten igjen. Min erfaring er at det ikke er så vanskelig som mange tror. Men alle må gjøre dette selv. Det er ikke en gruppeoppgave.

Skjul Teams og kanaler du ikke er aktiv i nå. Dra de mest brukte Teamene til toppen av listen, og fest de mest brukte kanalene. Da vil du få tilbake oversikten og vil oppdage at Team og kanaler er ganske smart.

Begge utfordringene over kan dere løse raskt gjennom en 40 minutters frokost eller lunsj og lær workshopen Fjern hindringer og få god oversikt over Teams-struktur med Smart endring. Der går vi rett på sak, og alle kan få ny inspirasjon og lære på nytt hvordan vi egentlig vil jobbe i Teams. Les om denne og 8 andre rett-på-sak lunsj og lær-tema her.

Gjør det enklere å organisere gode prosjekter

I de 8 årene jeg ledet oppbyggingen av Microsofts konsulentavdeling i Norge hadde jeg gleden av å være "prosjekt-coach" for mange store og mellomstore prosjekter med våre kunder når de skulle innføre nye Microsoft-løsninger. Prosjektene hentet kompetanse internt fra kundene selv, fra Microsofts partnere og fra vår avdeling.

Vellykkede prosjekter er 15% fag og teknologi og 85% organisasjon og prosjektgjennomføring

Grunnen til at kunden ønsket oss inn i prosjektet var nok i utgangspunktet at de ønsket en garantist for at løsningen ville virke, men det største bidraget vi faktisk leverte var prosjektorganisering og gjennomføring. Det finnes utallige eksempler på at vellykketheten av IT-prosjekter er 10-15% teknologi, og 85-90% organisasjon og prosjektgjennomføring. Dette stemmer nok på andre områder også, selv om innholdet i prosjektet er annerledes.

Jeg fikk ofte spørsmålet om hva slags prosjektverktøy vi brukte for å holde oversikt over et team med 10-15 prosjektdeltakere. Forventningen var nok at vi brukte Microsoft Project, og mange ble overrasket da jeg svarte Excel. Suksess i prosjekter skyldes sjelden prosjektverktøyet. Når det er sagt kan det være noe som gir bedre oversikt og kontroll for prosjektledere og prosjektdeltakere.

Les gjerne: Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project — Smart endring AS

Ha god kontroll i prosjektet uten hyppige statusmøter

Et prosjektverktøy kan være veldig nyttig særlig når deltakerne er på ulike steder, og vanskelig å samle til oppdateringer og prosjektmøter. Et godt verktøy riktig brukt kan føre til

1. Færre og kortere prosjektmøter fordi oppgavefordeling og oppfølging gjøres i verktøyet.

2. Færre purringer på status fordi oppgave-status synlig for alle.

3. Bedre oversikt og kontroll for prosjekteier uten epost-mas.

4. Mine prosjekt-oppgaver samlet på ett sted.

Leg også: Slutt å bruke tid på "rundt bordet" i møter, og epost-mas i prosjekter

Microsoft Planner i Teams brukes av stadig flere og egner seg til mange typer prosjekter. Men som alle verktøy må særlig den som organiserer prosjektet bygge en hensiktsmessig struktur for Team, kanaler og i den tilknyttede planen. For eksempel opererer Planner med Oppgavekort, mens vi ofte ikke tildeler prosjektoppgaver, men ansvar for leveranser.

Tildel leveranser og ikke oppgaver

En leveranse kan ofte være et dokument. For eksempel en rapport, en plan, et budsjett, eller en presentasjon. Min erfaring er at det er best å følge opp status på leveranser, og la hver enkelt selv definere hvilke oppgaver som må gjennomføres for å komme frem til leveransen. Her er et eksempel.

Leveransen er å utarbeide et ilbud til ansatte om en Personlig trener tjeneste som en del av prosjektet Gode arbeidsforhold. Ansvaret for dette tildeles en prosjektdeltaker. Denne lager sin egen plan for å gjøre dette ved å beskrive delleveranser, oppgaver og sjekkpunkter på kortet. Etter hvert som vi er ferdig med hvert punkt krysses det av og det er enkelt for alle å se status på leveransen.

Hvordan måle status på en dokumentleveranse

Som nevnt tidligere er ofte prosjektleveranser et dokument. Så hvordan vet vi hvordan vi ligger an med dette? Spør du får du svar som "Jeg har startet", "Jeg jobber med det", eller "jeg er snart ferdig". Dette sier deg veldig lite. Det jeg har brukt i mange år er å definere sjekkpunkter på hva som skal være ferdig når. Under ser du målepunktene for en rapport som skal leveres om to uker. Er jeg kommet til dag 3 og jeg har kulepunktene for hvert kapittel på plass er jeg på plan. Har jeg det ikke er jeg bak planen. Objektivt og lett å følge opp.

Vil du ha flere tips og triks for smart organisering av prosjekter, bygge god struktur i Teams og Planner, og hvordan både prosjektansvarlige og deltakere kan holde oversikten? Sjekk den bedriftsinterne workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams, eller gjennomfør nettkurset med samme navn.

Er det din feil om du leser og svarer på jobbmeldinger i helgen?

Ja, det er det. Noe av det fine med den verktøykassen vi har på jobben er at du kan skrive meldinger når det passer deg, og mottakeren kan lese dem når det passer for hen. Så om jeg skriver en melding til deg på en søndag (slik som denne), og du velger å lese og besvare den da er det vel ikke min feil? Jeg forventer ikke at du ser på meldingen før mandag.

Likevel er det ikke så enkelt.

Det er ikke alltid enkelt å vite hvilke forventninger vi har til hverandre om responstider. Dersom sjefen ligger litt bakpå og bruker noe av helgen til å gjøre arbeidsoppgaver er jo det greit. Men ofte innebærer det å videresende informasjon til teamet, og fordele oppgaver som noen må ta tak i på mandag.

Sjefen mener ikke du skal se på dette på søndag. Likevel kan det være at du føler et lite press på dette. Særlig om du får varsler på Teams, eller i eposten om du har mottatt meldinger fra din leder. Bare nysgjerrigheten om hva det kan være er nok til at du leser meldingene.

Denne utfordringen har to løsninger.

Den første er at du sørger for å ikke få jobbvarsler, særlig på mobilen, i helgen, og at du har selvdisiplin til å ikke gå aktivt inn i Teams og Outlook for å sjekke.

Trykk på de tre prikkene på kolonnemenyen i Teams og finn Viva Insights der. Høyreklikk på symbolet og fest Viva Insights til kolonnen så kommer du raskere dit neste gang. Om du ikke ser muligheten til å sette stille tid, eller rolig tid som det også kan kalles, velg Tilfredshet fra menyen så vil du finne denne muligheten. Velg Angi stilletid der du ikke vil ha mobilvarsler fra Teams og Outlook på mobilen. Nå er det opp til deg å styre din nysgjerrighet og ikke sjekke jobbmeldinger i denne tiden.

Den andre løsninger er at du som sender meldinger utenfor vanlig arbeidstid utsetter levering av eposten eller Teams-meldingen.  Dette gjorde jeg ofte som leder i Microsoft siden denne muligheten har vært i Outlook hele tiden. Det var før Teams var påtenkt og all kommunikasjon var på epost.

Les hvordan jeg brukte utsatt levering som leder i Microsoft : 3 gode grunner til å kontrollere når din e-post skal komme inn i mottakerens Innboks

Nå kan du også utsette leveringen av en Teams-chat.

Her kam du se hvordan du setter opp dette både for Outlook, og Teams. Det kan også hende du får forslag fra både Teams og Outlook om å gjøre dette. Det styres av Viva Insight innstillingene. Da får du en påminnelse, og så er det opp til deg å velge hva du vil gjøre.

Vil du vite mer om hva Viva Insights kan gjøre for deg? Les Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Microsoft Viva bølgen slår over oss nå med en rekke muligheter de fleste ikke har tatt stilling til ennå. Det er lett å bli forvirret. Viva kan gi oss nye muligheter, men det kan lett bli "enda ett verktøy vi må forholde oss til".

Viva er paraplybegrepet Microsoft bruker for “ansattopplevelser og -engasjement”. Noen av Viva-modulene er helt eller delvis inkludert i Microsoft 365, og noen må kjøpes i tillegg om vi vil ta dem i bruk. Hvor starter vi, og hvilke forutsetninger må være til stede om vi vil nyttiggjøre oss de nye mulighetene?

Viva Insights i Teams

La oss først se på noe vi allerede har innebygget, Viva Insights i personlig utgave.

Hva er det? Hvorfor skal du ta det i bruk og hva er forutsetningen for at du skal oppleve dette som et verdifullt tillegg til Teams.

Velg … og legg til Viva Insights

Du må selv søke opp og velge Viva Insights i Teams. Der får du en analyse av ditt arbeidsmønster. Når du jobber, dine møter, hvem du samarbeider med, og mulighet til å kunne gjøre din arbeidsdag bedre.

Skal dette oppleves som nyttig må du selv ønske å ha et aktivt forhold til hvordan du jobber, og til å gjøre endringer i dine arbeidsvaner og rutiner. 

For å se hvordan Viva Insights kan bidra til planlegging og gjennomføring av en arbeidsdag, les Får du epost fra Microsoft Viva? Bestiller du fokustid?

Er det verd å bruke tid på?

Er du strålende fornøyd med ditt arbeidsmønster og går glad og fornøyd hjem etter en arbeidsdag der du har fullført alle dine planlagte oppgaver trenger du ikke bruke mye tid på Viva Insights. Føler du derimot at dagen blir stykket opp av møter og avbrytelser, at du aldri kommer til bunns i oppgavelisten, og at morgendagen sikkert ikke blir bedre? Da kan det hende du kan få nyttig innsikt.

Morgendagen blir ikke automatisk bedre av det, men det kan gi deg innsikt til å forstå eget arbeidsmønster og daglige vaner. Det kan være første skritt på veien til å få en bedre arbeidsdag der du oppnår bedre resultater med mindre stress.

Prøv dette!

1 - Gå igjennom dine resultater og let etter mulige problemområder.

Det vil gi deg bakgrunn for å stille deg selv spørsmål som

• Planlegger jeg tilstrekkelig tid til å gjennomføre mitt viktigste arbeid?

• Har jeg tilstrekkelig kontroll over min kalendertid?

• Er de fleste møtene jeg deltar på en effektiv bruk av tiden min?

• Hindrer møter meg i å få gjort mitt viktigste arbeid?

• Er jeg i stand til å få mitt viktigste arbeid gjort i løpet av min vanlige arbeidstid?

• Bruker jeg nok tid sammen med de som kan bidra til at jeg når mine mål? (se inllustrasjon)

2 - Finn 1-3 områder du vil gjøre noe med og sett deg mål for disse.

Det kan være

• Øke fokustid med 4 timer i uken for å få tid til å gjennomføre egne oppgaver

• Redusere møtetid med 2 timer i uken

• Avslutte dagen med å få en oversikt over oppgaver jeg vil prioritere i morgen

Har du dette kan du ta dette grunnlaget med deg til neste 1:1-møte med din leder og fortelle hva du planlegger å gjøre. For å oppnå det du vil, er du sannsynligvis avhengig av at både leder og kolleger også tenker litt i de samme banene.

3 - Gjennomfør din plan

Ta hensyn til dine mål når du legger en plan for tiden fremover. Husk! Skal du få plass til fokustid i kalenderen må du komme de som inviterer deg til møter i forkjøpet. Kopier gjerne ut statistikken fra Insights før du starter å gjennomføre din plan, og sjekk ukentlig for (mulige) fremskritt.

Viva Insights for team-ledere

Er du team-leder, prosjektleder, eller på annen måte er avhengig av samarbeid med en gruppe mennesker som jobber mot felles mål?

Viva Insights kan utvides med funksjoner nyttige for uformelle og formelle team-ledere. Det gir muligheter til å planlegge og følge opp team-møter, og foreslå for team-deltakerne hvilke dager det kan være en fordel å ikke ha møter. Flere har sett fordelen av å ha en møtefri dag i uken, og med Viva Insights kan du løse dette også teknisk så det blir synlig i alle Team-medlemmenes kalender. Da blir det enklere å planlegge dager uten avbrytelser.

Du kan også invitere alle i Teamet til å opprette forkortede møter automatisk. Da blir timesmøtene gjerne 50 minutter og halvtimesmøtene 25 minutter. Men det bestemmer dere i fellesskap, og Viva Insight gjør de riktige innstillingene for alle.

Dere kan også bli enige om å ha uforstyrret fokustid på de samme tidspunktene i uken. Det ville jo være dumt om jeg planlegger min fokustid tirsdag formiddag, og du tirsdag ettermiddag. Da kan vi jo ikke møtes den dagen.

Viva Insight for team-ledere er en betalt utvidelse, og dermed noe virksomheten må ta stilling til (kr.39/måned for ledere).

Skal det være nyttig for teamet, må team-lederne bli introdusert til muligheten og ta stilling til hvordan dette inkluderes i team-arbeidet. Det krever involvering av eget team og bør koordineres på tvers av virksomheten dersom man ønsker å innføre møtefrie dager.

Den raskeste veien til endrede arbeidsrutiner kan være å samle hele teamet til en workshop der men analyserer områder man kan jobbe med for å bli mer effektive som Team samtidig som alle får en bedre arbeidsdag.

Ønsker dere at Smart endring gjennomfører en slik workshop for dere, ta kontakt på bjorn@smartendring.no, eller ring 90173524. Det går fint å gjennomføre en slik workshop også uten å ha aktivert Team-lederfunksjonen.

Vil du ha en oversikt over alle Microsoft Viva moduler, finner du det på Ansattopplevelse og -engasjement | Microsoft Viva

Tre årsaker til manglende suksess med samarbeid i Teams

Microsoft Teams er både et nettmøteverktøy, og et samarbeidsverktøy. Brukt til nettmøter påvirker Teams lite våre arbeidsformer, men vellykket innføring av Teams som samarbeidsverktøy påvirker vår arbeidsform i stor grad. I alle fall om vi ønsker å samarbeide smartere, redusere intern epost og samarbeide enklere på dokumenter.

Men i de fem årene jeg har jobbet med mange titalls virksomheter om Teams, er det tre utfordringer ikke alle tar tak i, og som hindrer nye effektive arbeidsformer.

1. Vi kopierer eksisterende dokumentorganisering på filserver eller SharePoint. Dette hindrer effektiv arbeidsflyt i Teams

2. Vi forventer at internposten vil flytte til Teams, men det skjer i liten grad. Da står vi med ett bein på hver side av en kløft uten å komme over til den andre siden.

3. Vi tror alle kan Teams fordi vi har hatt Teams-møter i tre år, og ser ikke at vi må organisere arbeidet på en ny måte for å lykkes.

 Fra 1995 til 2003 ledet jeg oppbygging av Microsoft konsulentavdeling i Norge. Frem til dette hadde ikke Microsoft noen som kunne støtte partnere og kunder ved innføring av Microsoft-teknologi, og skape trygghet for at nye løsninger faktisk ville fungere, skalere og kunne brukes i hverdagen. Dette presset seg frem etter at store virksomheter innen bank, telekommunikasjon og offentlig virksomhet så fordeler i å bruke Microsoft-teknologi på alt fra PC og servere til database og applikasjoner for virksomhetskritiske systemer.

 Vellykket innføring av nye digitale verktøy er 20% teknologi, 80% mennesker og organisasjon

Det interessante var at rådgivning innen teknologi var den enkleste delen av jobben. Det som viste seg å skape den nødvendige tryggheten var gjennomføringsmodellen for prosjektene, kompetanseoverføring til kundens organisasjon og opplæring av brukerne.

Gjennom forankring hos de ulike interessentgruppene som ledere, brukere/fagforening og IT-organisasjon sikret vi aksept, og at løsningen leverte på forventningene. Min erfaring, som jeg tror mange deler, er at det å lykkes med IT-prosjekter handler 20% om teknologi og 80% om organisasjon og mennesker.

Innføring av Teams er enda mindre teknologi og enda mer mennesker og organisasjon

For ti år siden startet jeg Smart endring for å bidra til at ledere og team kunne oppnå bedre resultater med mindre stress ved å nyttiggjøre seg den digitale verktøykassen alle har på jobben. Her er min erfaring at det handler enda mindre om teknologi, og mer om mennesker og organisasjon.

De siste fem årene har naturlig nok vært dominert av Microsoft Teams. Mange startet med Teams-møter, som ikke krever noen endring i hvordan vi samarbeider bortsett fra at møtene er på nett og ikke i et møterom.

Etter hvert har mange også tatt i buk Teams for samarbeid, og her opplever jeg mange som ikke oppnår den ønskede effekten. Jeg bruker å si at vi nordmenn elsker ny teknologi, bare vi slipper å endre måten vi arbeider på.

Å innføre Teams uten å vurdere hvordan det påvirker, og kan gi nye muligheter i arbeidsprosesser, kan sammenlignes med da de første journalsystemene kom i helsevesenet, og man kopierte papirskjemaene slik at man kunne jobbe som før. Vi vet at det ikke var en god ide. Ny teknologi gir nye muligheter, men for å gripe de mulighetene må vi akseptere at arbeidsformer blir endret.

Her er de tre områdene vi etter min erfaring undervurderer når vi innfører Teams som samarbeidsverktøy:

1 - Vi kopierer eksisterende dokumentorganisering på filserver eller SharePoint

Den største endringen i tankemåte når vi tar i bruk Teams er at kommunikasjon, dokumenter, planer og notater er lagret på samme sted, i en Teams-kanal.

Vi er vant til at kommunikasjon en er i Outlook, og dokumentene ligger på et fellesområde. Og at det ikke er noen forbindelse mellom dem. Derfor ser jeg veldig mange som når de skal ta i bruk Teams ikke tenker på dette, men bare ser på hvordan man kan flytte dokumentstrukturen fra en server, eller en SharePoint og ikke tenker kommunikasjon, planer og notater.

Slik kan du omforme mappestruktur til Team og kanaler for arbeidsprosesser

Da ender Teams opp som et nytt dokumentlager, og ikke som et samarbeidsverktøy. For å skape forutsetninger for å lykkes med Teams som samarbeidsverktøy må  i analysere den eksisterende dokumentstrukturen og identifisere dokumenter som inngår i arbeidsprosesser. Arbeidsprosessene legger grunnlaget for å opprette kanaler der vi samler alt som har med denne å gjøre.

2- Vi forventer at internposten vil flytte til Teams

Gamle vaner sitter godt i oss. Vi er vant til at all kommunikasjon skjer i Outlook. Når vi får Teams i tillegg føler mange at det blir for komplisert. Da blir det jo enda en kanal jeg må forholde meg til. Dessuten synes jeg kommunikasjon i Teams er uoversiktlig og ustrukturert. Er det rart at ikke alle kaster seg over Teams?

Vi mennesker er enkle her. Vi må se fordelene, og vi må føle oss trygge på hvordan vi gjør våre daglige arbeidsoppgaver I Teams. Ellers skjer det ikke. Kommunikasjon i kanaler er eposterstatning, det er ikke chat. Likevel er ikke dette opplagt, og det krever systematisk arbeid for å endre tankegang og arbeidsmåte for å få oversiktlig og strukturert kommunikasjon i kanalene.

3 - Vi tror alle kan Teams fordi vi har hatt Teams-møter i tre år

Problemet er ikke å beherske Teams som verktøy, men å bli enige om, og endre samarbeidsform. Det kan ikke læres på kurs, men krever at vi snakker med de vi arbeider med i det daglige og blir enige om ny arbeidsform. “Nå sender vi ikke epost til hverandre, men bruker Teams-kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter”.  Likevel er opplæring viktig for å forstå mulighetene. Om vi ikke blir introdusert til dette, vil det være rart om vi tilfeldigvis skulle finne ut av dette selv. De fleste har mer enn nok med å gjøre jobben sin, og har ikke tid til å grave seg ned i, og forstå hva den mest effektive måten å jobbe på er i Teams.

Ønsker dere å sparre med meg rundt egen organisering og bruk av Teams? Ta gjerne kontakt for et uforpliktende møte. Ring meg på 90173524, eller send epost til bjorn@smartendring.no

Det er aldri for sent å justere Teams-strukturen, avtale nye arbeidsformer og sikre god oppslutning om bruken.

Hva dere går glipp ved å ikke ta et oppgjør med gamle arbeidsformer

Da jeg startet Smart endring  for 10 år siden var det for å kunne bidra til at alle skulle kunne oppnå bedre resultater med mindre stress. Jeg hadde funnet ut at det viktigste hinderet for å oppnå bedre resultater ofte var manglende prioritering av arbeidsoppgaver, og den viktigste årsaken til stress var innboksen i Outlook.

Problemet med epost

I lunsjen hører jeg en kollega si til en annen; Jeg blir gal av innboksen. Det renner inn med epost fortere enn jeg får behandlet dem. Ja, sier kollegaen, slik har jeg det også. De andre rundt bordet nikker. Så tenker de, jaja det er vel bare noe vi må leve med. De leser om undersøkelser som sier at vi bruker halve arbeidsdagen på epost, og velmenende råd om å bare åpne Outlook to ganger om dagen for å sjekke eposten. Alle vet at det ikke fungerer.

Les gjerne: 5 epost-strategier som ikke virker og 4 tips som hjelper deg i en digital hverdag

Outlook er mer enn epost

Allerede for 10 år siden var Outlook ikke et sted der du bare sjekket eposten din, men et kommunikasjons og arbeidsverktøy du brukte hele dagen. Du brukte Outlook til å skrive et notat om et prosjekt, som informasjonslager, og for å planlegge og følge opp avtaler og oppgaver. Der ligger agendaen til møtet, og referatet med beskrivelse av dine oppfølgingsoppgaver. Derfor er Outlook noe du åpner om morgenen og bruker hele dagen.

Så hva er problemet?

1. Epost blir liggende i personlige postbokser. Viktig dokumentasjon forsvinner når en medarbeider slutter. Nye medarbeidere starter med blanke ark og har ikke tilgang til tidligere kommunikasjon i et prosjekt eller et arbeidsområde.

2. Epostdiskusjoner med "svar alle" blir uoversiktlige, og kan føre til misforståelser. Det kan være tilfeldig hvem du husker å sette på til-linjen. Dette kan føre til manglende involvering fra interessenter.

3. Epost er lett å videresende innenfor og utenfor organisasjonen. Dette kan føre til at uvedkommende får informasjon de ikke skulle hatt.

4. Det tar ofte et døgn før de du sender epost svarer på en forespørsel om informasjon eller beslutning. Dette fører til lange beslutningstider, og bremser fremgangen i daglig arbeid og i prosjekter.

5. Dokumenter til gjennomsyn og redigering blir sendt som vedlegg. Dette fører til flere kopier, mye arbeid for å konsolidere dem, og usikkerhet om hva som er gjeldende dokument.

Synkronisering til filutforsker forlenger smerten

Jeg ledet en Teams-workshop for ikke lenge siden. Etter at vi hadde jobbet en stund med samtaler og dokumenter i kanaler ble jeg stoppet av en av deltakerne. "Jeg ser ikke hvorfor vi skal lære dette. Jeg har synkronisert alle dokumentene fra Teams og SharePoint til min Filutforsker, så jeg er aldri inne i Teams".

Når vi er en del av en arbeidsprosess, eller prosjekt er vi er vant til å kommunisere i epost, og at prosjektdokumenter ligger på et filområde. Og, det er ingen kobling mellom dem.

Det jeg observerer hos mange er at de flytter dokumenter for X: og P: på filområder til Teams og SharePoint og synkroniserer disse til filutforskeren. Da kan alle jobbe som før, selv om bokstavene er byttet ut med mappenavn i SharePoint og Teams.

Å flytte dokumentene til skyen og beholde epostkommunikasjonen løser ikke problemet

Følgen av dette er at vi fortsetter med kommunikasjonen i epost, gjerne supplert med Teams-chat der vi trenger raske avklaringer. På den måten tar vi ikke tak i det som er den virkelige utfordringen i kommunikasjonen, og som vi kunne ha gjort dersom vi hadde erstattet epost og chat med kommunikasjon i Teams-kanaler for ulike arbeidsområder og prosjekter.

Ved å flytte kommunikasjonen fra epost og chat oppnår vi følgende:

1. Kommunikasjonen er tilgjengelig for alle som arbeider innenfor dette arbeidsområde. Dette sikrer kontinuitet, og informasjon beholdes selv om noen slutter. Nye medarbeidere har tilgang til hele historikken i et prosjekt, hva er sagt og avtalt tidligere, og alt er søkbart.

2. All kommunikasjon om et tema blir liggende samlet under en overskrift. Det gir god oversikt. Alle nåværende og fremtidige Team-medlemmer har tilgang til all kommunikasjon. Du trenger ikke spesifisere noen på til-linjen, med mindre du vil at noen skal gjøre noe.

3. Kommunikasjon er kun tilgjengelig for medlemmer av Teamet. Det er trygt fordi du vet hvem som kan lese det du skriver.

4. Kommunikasjon i Teams gir erfaringsmessig raskere respons i viktig arbeidsprosesser. Det fører til færre misforståelser og raskere beslutninger.

5. Dokumenter relater til et arbeidsområde eller prosjekt er lagret i samme Teams-kanal som kommunikasjonen og alle kan oppdatere dokumenter samtidig. Det er bare ett dokument.

Individets komfort, eller gruppens beste?

Ved å bare flytte dokumentene til skyen og synkroniserer dokumentområder til filutforskeren innebærer ingen endring i arbeidsform. Vi sparer en server, men tar ikke tak i det virkelige problemet, som er intern epost. Ønsker vi å redusere intern epost for å oppnå de fordelene vi vet det har må vi også endre måten vi samarbeider og kommuniserer på. Dette er ikke noe en enkelt medarbeider kan gjøre selv. Vi må gå sammen om å endre arbeidsform. Dette er noe ledere og team må gå sammen om å gjøre.

Les mer om dette i: Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:? — Smart endring AS

For en mindre organisasjon vil det være en stor fordel om endring i arbeidsform gjøres gjennom felles innsats av alle, etter opplæring og involvering der vi blir enige om å gjøre dette løftet sammen.

For en stor organisasjon kan det være vanskelig å få med alle på en gang. Det trenger man da heller ikke. En avdeling, eller et prosjekt kan bestemme seg for dette og sette i gang. Vi er ikke avhengig av at alle gjør dette, bare de vi arbeider sammen med i det daglige.

Les også: 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Vil dere ha hjelp til å gjøre dette løftet, og dra nytte av de fordelene det medfører kan en Smart endring bedriftsintern workshop være en rask måte å komme dit. Vurder gjerne å gjennomføre Smart samarbeid med Teams for alle. Denne kan også tilpasses deres arbeidsform og ambisjon.

Har du mistet oversikten i Teams? Du er ikke alene.

Det startet ganske greit da vi innførte Teams. Jeg var medlem i 3-4 Team og hvert Team hadde 2-3 kanaler. Nå er jeg medlem av 15 Team og hvert Team har mange kanaler. Hvordan skal jeg få kontroll over dette? Tenk om jeg går glipp av viktig informasjon, eller ikke oppfatter at jeg har en arbeidsoppgave? Og hvordan må det være for nye ansatte som får alt dette på en gang?

I følge en undersøkelse jeg gjorde i et nettseminar med 100+ deltakere sier halvparten at de ikke har oversikt over Team og kanaler og jeg oppfatter det som mange blir stresset av dette.

Slik tar du kontroll over Team du er medlem av

Tidligere fikk vi både relevante og irrelevante eposter inn i Outlook. Vi måtte så vurdere i hvert enkelt tilfelle hva som var relevant og hva vi ikke trenger å gjøre noe med, eller bry oss om. All kommunikasjon ble "pushet" inn i Innboksen vår.

Når vi bruker Teams har vi muligheten til å selv velge hvilke Team og kanaler som er relevante for oss og oppsøke disse. All informasjon i kanalene er et tilbud til oss og vi må velge hva vi mener er relevant og ikke. Det er en "pull" mekanisme. Du trenger ikke ta stilling til en bestemt epost, men hvilke kanaler som er relevante for deg. Det kan bare du gjøre. Her er et klipp fra nettseminaret som forteller deg hvordan du gjør dette.

De største utfordringene mange opplever med Teams på jobben

I følge undersøkelsen nevnt over sier 1 av 4 at de ikke har fått tilstrekkelig opplæring i bruken av Teams. Dette kan forklare både hvorfor mange føler de ikke har kontroll. Som undersøkelsen viser sier 16% at den største utfordringen er å få oversikt over de mulighetene som finnes i Teams, og 21% mener organisering og samarbeid om dokumenter er det vanskeligste.

Når bruker du samtaler i kanaler og når bruker du en gruppechat?

Jeg ser en del som ikke bruker Teams slik det er ment, og det er ofte en årsak til frustrasjon.

En kanal i et Team bruker vi til et bestemt arbeidsområde, en arbeidsprosess, eller et prosjekt. Det er det eneste som skal foregå i den kanalen. Blander vi inn noe som ikke har med kanalens tema blir det forvirrende. Forespørsel om å ta en kaffe, eller løse spørsmål gjør vi i chatten.

Samtaler i kanalen er det som kan erstatte epost, men det forutsetter at vi gjør det riktig. Her er et klipp fra nettseminaret som viser hvordan dette kan gjøres.

 Vil dere ha litt hjelp til å skape felles forståelse og riktig bruk av Teams? Her er de mest populære bedriftsinterne Smart endring workshopene som bidrar til å oppnå dette:

• Smart samarbeid med Teams

• Smart prioritering med Outlook, Teams og To do

• Smart dokumentbehandling med Teams

Får du epost fra Microsoft Viva? Bestiller du fokustid?

Får du epost fra Microsoft Viva? Har du plutselig lagt til masse fokustid i kalenderen?

Jeg må innrømme at jeg synes det var litt irriterende å få disse epostene fordi jeg følte at Microsoft ville presse meg inn i et arbeidsmønster jeg ikke var interessert i. Det passer ikke meg å blokkere den samme tiden hver dag i kalenderen for konsentrasjonsarbeid, eller fokustid som det heter.

Men, etter at jeg har forstått sammenhengen, gir oppsummeringen i eposten nyttig informasjon om mitt arbeidsmønster, selv om jeg ikke nødvendigvis følger forslagene jeg får.

Les også: Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Hva er Microsoft Viva?

Velg … og Viva Insights fra de viste appene

Som følge av digitaliseringen øker Informasjonsmengdene stadig, omløpstidene blir kortere og kravene til oss høyere. Microsoft forsøker å hjelpe oss i en kompleks arbeidshverdag ved å gjøre oss bevisst på vårt personlige arbeidsmønster, og samarbeid med andre. Det gjør de gjennom Viva Insights. Du får kanskje en oppsummering av og til på epost om ditt arbeidsmønster, men du kan også finne dette i tilleggsappen i Outlook og i Teams. Der finner du statistikk på hvor mye tid du bruker i møter, arbeid utenfor vanlig arbeidstid og gir deg muligheten til å planlegge fokustid i dagene som kommer for å gjøre det enklere å prioritere å gjøre egne oppgaver innenfor arbeidstiden fremfor om kvelden.

Microsoft Viva er en familie av programmer som dekker alt fra planlegging og målstyring til kompetanseutvikling, internkommunikasjon og som omtalt her Viva Insights for arbeidsmønster.

En ideell arbeidsdag?

Du starter arbeidet om morgenen. Hjemme, eller på kontoret.

Dine viktigste arbeidsoppgaver i dag bestemte du allerede i går før du avsluttet arbeidsdagen, og du har allerede satt av noe tid til egne oppgaver, og forberedelsestid til møter i kalenderen. Dette gjorde du i Teams basert på forslag fra Viva Insights.

Når tiden er kommet til din avtale med deg selv i kalenderen (fokustid) stenges varsler på PC og mobil. Du finner deg kanskje også et sted å sitte der ikke kollegene ser deg.

Nå får du unna forespørsler fra andre på epost og i Teams. Det neste møtet i kalenderen er forberedelsestid til møte senere i dag booket av Viva Insights. Du blir sittende og noterer saker du vil ta opp og forbereder en presentasjon til møtet.

Så, etter lunsj med kolleger er det tid for møte. Du er godt forberedt og noterer noen oppfølgingspunkt i To do.

Det nærmer seg slutten av dagen og du får en varsling om at tiden er kommet til din virtuelle pendling. Du starter denne i Teams. Der får du opp forslag til oppgaver å prioritere i morgen. Der ligger oppfølgingsoppgavene fra møtet og en del annet som bør gjøres før fristen for oppgavene løper ut. Du setter disse på oppgavelisten for i morgen. Nå kommer møtene du har i morgen opp og du får forslag til å bestille forberedelsestid i kalenderen.

Les også: Opprett møter i Outlook med pausegaranti

Med morgendagen planlagt gjennomfører du en 1 minutts pusteøvelse. Du tar på deg hodetelefonene, lukker øynene og gjør bevisst avslapning. Med dagens arbeid gjennomført og morgendagens planlagt avslutter du arbeidsdagen og gleder deg til å tenke på andre ting resten av kvelden.

Er du en idealarbeidstaker?

Arbeidsdagen over er basert på det mange ser på som den ideelle jobb/fritid balansen der vi deler døgnet i tre deler. 8 timer jobb, 8 timer fritid og 8 timer søvn. Det passer ikke alle. Da våre barn var små måtte vi kanskje levere og hente i barnehage, følge en til legen og andre aktiviteter som gjorde at vi ikke kunne jobbe 8 timer på kontoret. Da var det veldig praktisk  å kunne ta en time etter at barna var i seng til å gjøre deg ferdig med dagens jobb. Slik vet jeg mange har det. Gjør du det får du skjenn fra Viva Insights, og får beskjed om å legge inn mer fokustid i kalenderen og slutte å jobbe på kvelden. Men, det er du som bestemmer, og bare du som ser din jobbstatistikk. Så om du har et arbeidsmønster som ikke er 8-16 kan du bare ignorere det. Likevel er det andre tips du får som kan være nyttige.

Prøv Viva Insight selv. Statistikken er uansett nyttig og gir deg innsikt i ditt arbeidsmønster. Men du får ikke noe mindre å gjøre. Bare tips til omfordeling av tid, og til å planlegge mer bevisst. For å jobbe enda smartere med prioritering av det som er viktigst kan du og dere få praktisk hjelp til å oppnå ved å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do sammen med dine kolleger, eller gjennomgå nettkurset på egenhånd.

Bør vi slette gamle data for miljøets skyld? Hvordan gjør du det?

Jeg kjenner flere som er stolte over at de aldri har slettet en epost. Vel, egentlig er de vel redde for at de kan komme til å trenge den en gang, eller de synes det er for mye bry å gjøre det.

Før var vi nødt til å slette epost innimellom når vi fikk beskjed om at "Postboksen din er snart full. Du vil ikke lenger kunne sende og motta epost." Men nå har de fleste av oss ikke sett denne meldingen på flere år. Vi har i praksis ubegrenset kapasitet ved å bruke Microsoft eller Google skytjenester for epost.

Bør vi slette gamle data for miljøets skyld?

Den andre mandagen i februar ble utnevnt til Clean out your computer day i 1990, og er promotert av Stiftelsen Miljøfyrtårn™ som Digital ryddedag. Der blir vi oppfordret til å slette gammel epost og gamle dokumenter vi ikke trenger lenger for å spare strøm som trengs for å drive dataservere. Det er nok et svært lite bidrag, men det kan også være andre gode grunner til å gå igjennom det vi har og slette en del unødvendige data.

Vi kutter ikke strømforbruket til 1000 husstander ved å slette fem e-poster om dagen. Faktisk.

Slette gammel epost?

Er du en av dem som bruker søppelkassen i epostprogrammet som arkiv? Ikke gjør det. Den er ment til å være et sikkerhetsnett i tilfelle du gjør en feil. I noen virksomheter setter IT-avdelingen en policy som sletter denne regelmessig. Selv om det ikke er tilfelle hos deg trener du opp din vurderings og prioriteringsevne med å ta stilling til om noe er lagringsverdig eller ikke. Det tar faktisk ikke lenger tid å arkivere en epost en å slette den.

Når eposten ligger i arkivmappen vil den dukke opp i søkeresultater om den er relevant. Det gjør den normalt ikke om den ligger i søppelkassen. Søk er også det som gjør at du ikke trenger mange mapper som er tidkrevende å bruke. Du trenger sannsynligvis bare en arkivmappe.

Kaster vi bort tiden når vi organiserer epost i mapper? — Smart endring AS

Så, når bør vi tømme søppelkassen? Det overlater jeg til deg å vurdere😉

Slette gamle dokumentversjoner?

For å sikre seg mot uønskede endringer og for å kunne komme tilbake til en tidligere versjon av dokumentet er mange vant til å lagre dokumentet som en ny versjon med jevne mellomrom, slik som Dokument V1, Dokument V2, …, Dokument endelig, Dokument endelig endelig 😳. Så blir vi sittende med 5-6 versjoner av dokumentet og ingen tør å slette noen av versjonene. Dette tar mer plass, og gjør det vanskelig å få oversikt.

Dette er helt unødvendig om dokumentene er lagret i OneDrive, Teams og SharePoint. Der opprettes det en ny versjon hver gang dokumentet endres, i det samme dokumentnavnet. Bare endringene lagres, så dokumentet tar ikke mye plass. Du kan når som helst se på en tidligere versjon og få tilbake noe du mangler eller omgjøre en uønsket endring. Les mer om dette i Slik tar du kontroll over viktige dokumenter i Teams — Smart endring AS

Bruker du den innebygde versjonslagringen sparer du faktisk lagringsplass automatisk.

Så enten du sletter gamle data for miljøer, eller av andre gode årsaker, lykke til med Digital ryddedag. Det kan jo også hende du finner verdifull informasjon du hadde glemt at du hadde i prosessen.

Har du et spørsmål, eller et tema du ønsker jeg skal skrive om? Send meg en epost på bjorn@smartendring.no

Er det på tide å ta svømmeknappen for Teams?

Da jeg vokste opp i Sandefjord bodde vi like ved Bugårdsparken. Der var det et flott svømmeanlegg med 50-metersbasseng, stupetårn og et mindre opplæringsbasseng. Der lærte jeg å svømme. Der tok jeg først 25-metersmerket i det lille bassenget. Da fikk jeg lov til å flytte over på dypet. Der tok jeg svømmeknappen som viste at jeg kunne svømme 200 meter. Da følte mine foreldre seg trygge på at jeg kunne bade alene, og jeg kunne øve videre og ha det morsomt fordi jeg var trygg på meg selv.

Det er nok en mye bedre tilnærming til å lære å svømme enn å bli kastet ut på dypet. For det er vel det mange føler når de starter å bruke Teams?

Svømmeknappen i Teams?

Kanskje vi burde stille krav til å ha svømmeknappen for Teams før vi starter å jobbe på egenhånd? Og egentlig burde vi som gruppe ha kurs i synkronsvømming i Teams også, fordi vi er avhengig av å samarbeide med andre. Det blir ikke mye samarbeid om noe kommuniserer i en Teams-kanal, noen i Chat, og noen henger igjen i eposten.

Ta kontroll over Team og kanaler

Jeg kjenner mange som synes Teams-kommunikasjon er fryktelig rotete og uoversiktlig. Er du en av dem?  Til og med noen tidligere kolleger i Microsoft sier de har gitt opp å bruke Team og kanaler. Den eneste kommunikasjonen de bruker i Teams er Chat. Da går de glipp av en god måte å samarbeide systematisk i arbeidsprosesser og prosjekter, Du troro kansjkje ansatte i Microsoft er flinkere til å bruke digitale verktøy enn deg? Det er de ikke, og de får ikke noe mer opplæring heller. Kanskje til og med mindre.

Ta kontroll over Teams

Jeg holdt frokost/lunsj-workshopen Ta kontroll og få god oversikt over Teams-struktur for en virksomhet denne uken. Jeg spurte hvor mange som var med i mer enn 20 Team. Samtlige hender gikk i været. Og når hvert Team har 5-10+ kanaler er det ikke rart de synes det er vanskelig. Men det finnes noen grep man kan da som gjør at antall Team og kanaler ikke føles så voldsomt, og der du får god oversikt over de Teamene og kanalene du faktisk bruker i det daglige. Dette sammen med å repetere forskjellen på chat (raske meldinger) og kanalsamtaler (eposterstatning) gjorde at de fikk håpet om oversikt og kontroll tilbake.

Hvordan skape god oversikt over dine aktive Team og kanaler.

Utdrag fra workshopen

Mange blir invitert til Team man ikke nødvendigvis er aktiv i der og da. Eller dere har samarbeidet om et prosjekt i en kanal. Når prosjektet er over skjer det ikke noe mer i den kanalen. Da kan du skjule Teamet, eller kanalen. Det er helt ufarlig. Om noen nevner deg i en skjult kanal får du fortsatt en varlig og kan åpne samtalen der du er nevnt. I tillegg kan du velge rekkefølgen på Team i listen slik at de mest brukte Teamene ligger øverst. På denne måten får du bedre oversikt og kontroll i ditt daglige arbeid

Kontinuerlig opplæringstilbud i digitale ferdigheter.

Flere virksomheter har funnet ut at det er en god ide å styrke opplæringen i digitale arbeidsformer, men synes det er vanskelig å finne muligheten til å gjennomføre dette i praksis. Derfor gjennomfører de 40-minutters frokost-, eller “lunsj og lær” workshops en gang i måneden. Det styrker både digitale ferdigheter og kultur. Pr. i dag er 8 tema tilgjengelige. Se Smart frokost / lunsjmøte. Innføring, inspirasjon og repetisjon for en oversikt.

Hvordan vil det føles å ta juleferie med tom oppgaveliste?

Alt skal gjøres før jul!

Slik er det hvert år. Flere av de jeg har avtalt å gjennomføre workshop med i desember har nå ringt og spurt pent om vi kan flytte denne til januar. De har ikke tid til å bruke 2-3 timer for  bli mer effektive og samarbeide smartere akkurat nå :-)

Jeg forstår dem. Det er ofte et press i desember, enten fra ledelsen eller selvpålagt, at alt skal i boks før vi tar juleferie.

Vi vet også at mange opplever den siste tiden før jul som veldig stressende. Du vil gjerne kunne ta ferie og koble av uten at det er utestående oppgaver og forespørsler. Får du ikke gjort alt du har planlagt, henger det resterende over deg og skaper en følelse av uro.

Er det realistisk å gjøre alt før jul?

Vet du egentlig hvor mye arbeid du har igjen før du kan ta ferie med god samvittighet? Mange har bare oversikt over arbeidet i dag og kanskje i morgen. I tillegg er oppgavelisten for neste uke spredt på Innboksen, oppgavelister, notatbok, gule lapper og i hodet.

Så hva kan du gjøre nå for å kunne ta ferie med ro i sjelen?

Mitt råd er å gruppere oppgaver fra alle kilder i to lister:

1. Arbeid som må gjøres før ferien

2. Arbeid som må vente til etter ferien

Først, skriv ned alle oppgaver du vet om. Det som ikke er nedskrevet blir ikke prioritert. Fordel nå oppgavene på de to listene. Bruk gjerne Microsoft To do på PC/Mac, eller på mobilen. Gå igjennom oppgaver du har og dra dem til den ene, eller den andre listen. Det er enklest å gjøre på PC/Mac. Du kan selvfølgelig også bruke to lister på papir dersom du synes det gir bedre oversikt.

Mine tre horisonter. I dag, før jul og etter nyttår

Nå er tiden kommet til å gjøre en realitetssjekk på liste nummer 1.

Fordel oppgavene fra denne på de dagene som er igjen til ferien ved å sette forfallsdato til den dagen du planlegger å gjøre den. Ta hensyn til møter og avtaler, samt at du sannsynligvis vil fortsette å få oppgaver dumpende inn i Innboksen neste uke. Du oppdager nå at tiden ikke strekker til for å gjøre alle oppgavene :-)

Det du må gjøre nå er å flytte oppgaver til liste 2

og om nødvendig informere kolleger, eller avklare med din leder om hva som må vente til du er tilbake. Sett så forfallsdato på oppgavene i liste 2. Fordel dem gjerne over de første to ukene i januar. Du kan umulig gjøre alt førte dag tilbake på jobb. Du kan lage en veldig oversiktlig og god ukeplan med oppgaver fordelt på dager sammen med alle avtaler om du bruker planleggingsvisningen i Outlook.

Les mer om den unike panleggingsvisningen i Outlook for Windows som er beskrevet i workshop-beskrivelsen til Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do

Jeg orker ikke hybridmøter!

"Jeg orker ikke hybridmøter!" har jeg hørt mange si. Det er ikke rart dersom du bare har hatt dårlige opplevelser med dette.

Jeg vil gjerne, men jeg vet ikke hva jeg skal gjøre! For å kunne endre oss trengs både motivasjon og ferdigheter. Mange oppfatter hybridmøter som veldig vanskelige og gir en dårligere følelse enn da alle satt hjemme på hver sin skjerm. Noen jeg har snakket med sier at det er håpløst å ha møter der noen sitter i et møterom og noen deltar hjemmefra. Da får vi heller sitte på hvert vårt kontor (om vi har det). Det er tydelig at manglende motivasjon og ferdigheter gjør det vanskelig å komme frem til at hybridmøter kan være helt OK.

Hvorfor må vi ha hybridmøter?

Det er ikke noe nytt at en kollega plutselig ikke kommer på kontoret til et møte. Jeg har et barnebarn som nettopp har begynt i barnehagen. På dag tre hadde han litt feber og måtte være hjemme. Da må far eller mor være hjemme, men kan likevel jobbe en god del. Før kunne vi se på dette som et unntak. Nå er det regelen, selv om man ikke har syke barn. Når vi først sitter der i møterommet vil de fleste være enige i at det er upraktisk å spre seg i kontorlokalet for å ha møtet.

Tina må være med hjemmefra i dag, men hun får få med seg det han klarer

Godtar vi at de som ikke er i møterommet ikke er fullt inkludert i møtet? En del mener nok at om de ikke kommer på jobben for å delta i møtet kan de ikke forvente at alle andre skal ta hensyn til det. Vil vi ha det slik? Mange mener nei, alle må inkluderes og ha de samme mulighetene til å delt aktiv i møtet uansett. 

Er det en teknisk utfordring?

I noen tilfeller er det en teknisk utfordring, og den største er at de utenfor møterommet ikke hører hva alle sier. Men med det enorme oppsvinget i møterom med gode møteromssystem er det andre utfordringer som kan være enda viktigere å ta tak i for å sikre god involvering av alle. Vi må både ville at alle skal være inkludert, og vi må vite hvordan.

Hvordan forbereder vi, gjennomfører og følger opp et godt (hybrid)møte?

Den tekniske- og organisatoriske delen er den enkleste å løse. Les om dette i På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men det at vi alle blir overbevist om at det er mulig å både få bedre møter, og kunne gjennomføre dem på en god måte uansett om man deltar fra møterommet, eller fra annet sted, krever nye måter og tenke på og nye ferdigheter. Vi må også bli enige om noen kjøreregler for slike møter. Min erfaring er at dette best gjennomføres i en bedriftsintern workshop der de som ofte har behov for å møtes snakker sammen og prøver ut dette sammen.

Vil du vite mer om hvordan du kan få bedre møter med Teams, bruk noen minutter på denne videoen der jeg forteller om de 5 viktigste gevinstene ved å organisere møter i Teams, enten det er møter i et rom, hybrid, eller på nett.

Hva Smart endring kan bidra med

Basert på mange års praktisk erfaring fra slike møter da jeg jobbet som leder i Microsoft, har jeg utviklet workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett. Sjekk ut denne om dere ønsker hjelp til omstilling i tanker og ferdigheter når hybridmøter er kommet for å bli. Vil dere ha en totalpakke som bidrar til løsning av flere utfordringer på hybridkontoret? Sjekk ut workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3

Fleksibel arbeidstid og sted betyr ikke at du alltid må være tilgjengelig

Når vi bruker Teams på både PC og mobil er vi tilsynelatende tilgjengelige døgnet rundt. Det  betyr at vi selv må ta ansvar for å styre vår egen tilgjengelighet. De fleste av oss har på mobilen hele døgnet, og akkurat som du velger å ikke  svare på et mobilanrop når det ikke passer, trenger du ikke svare på en Teams-melding når det ikke passer deg. Også i arbeidstiden.

Mange har en god rutine på fraværsmeldinger i Outlook, men dersom mer og mer av kommunikasjonen flyttes til Teams, hvordan styrer vi da andres forventninger til når vi leser og responderer på henvendelser?

Vi bruker dessuten "Out of Office" om vi er utilgjengelig for en eller flere dager, men av og til vil vi bare ha ro til å arbeide konsentrert et par timer og da virker det ikke naturlig å slå på dette.

Legg inn en statusmelding i Teams så får kolleger beskjed før de sender deg en melding

Svarer du på mobilen om du er i et møte, eller har en samtale med en kollega? Nei, vi har lært oss at vi kan ringe tilbake, og vi vet at om det er viktig sender den som ringer oss en SMS. SÅ hvorfor føler du deg forpliktet til å svare på en chat-henvendelse om det ikke passer?

Det er du som velger når du svarer på en chat, eller reagerer på en kanal-samtale. Du får litt hjelp av Teams, fordi du vises som opptatt når du har et møte i kalenderen, men selv om du vises som grønn, altså ledig, betyr det bare at du arbeider ved PC'en. Det er ikke sikkert det passer å reagere på en chat likevel fordi du arbeider konsentrert med en oppgave. Da kan du legge inn en statusmelding som blir vist for andre allerede før de sender deg en melding. Da slipper de å bli irriterte på at du ikke svarer med en gang.

Velg når du er tilgjengelig for å bli kontaktet i en Chat, eller er forberedt på å svare på en Teams-melding i en kanal.

Du kan også overstyre din egen status og velge å vises som Ikke forstyrr når du må ha ro. Da vil andre ikke nå deg, og de får beskjed om dette. Men ikke glem å velge å tilbakestille statusen slik at den styres av kalenderen. Ellers blir du lite populær hos kollegene.

Slå på "Out of Office" for Teams

Skal du på ferie, eller er borte i flere dager der du ikke har planlagt å følge med på Teams-meldinger, kan det være greit å vises som fraværende og gi de som kontakter deg en beskjed om dette. For de fleste vil dette være mest aktuelt for å gi beskjed til kolleger, ettersom de som er utenfor organisasjonen vanligvis vil kontakte deg på epost. Men det blir mer vanlig etter hvert å kunne kontakte også noen i andre organisasjoner med chat i Teams, så derfor kan du også velge om du ønsker at denne meldingen skal synes for noen utenfor organisasjonen.

 Dette og mye annet smart kan du lære om i bedriftsinterne workshops og i Smart endring nettkurs

Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

Tilbake til kontoret ble vårens mantra i mange virksomheter. Men så enkelt ble det ikke. Gjennom dialog med mange virksomheter, både offentlige og private oppfatter jeg at spørsmålsstillingen har endret seg fra "Når kan vi komme tilbake til kontoret" til "skal vi tilbake til kontoret?"

Når, og hvorfor skal jeg komme på kontoret?

For de fleste som i utgangspunktet kan gjøre store deler av jobben hjemme , og det er ikke alle, vil arbeidsformer være forandret for alltid. Utfordringen er den uforutsigbarheten dette skaper. Før kunne jeg tenke "dette vil jeg ta opp med Petter når jeg møter ham på kontoret i morgen". Men nå vet jeg ikke om Petter kommer på kontoret i morgen.

Har der laget Team-avtaler?

Hvilke forventninger har vi til hverandre når vi skal finne ut av hvordan vi skal samarbeide i en slik situasjon? Når kan jeg forvente at alle jeg inviterer til et møte på kontoret faktisk kommer, og når må jeg forvente at noen deltar i Teams-møte fra et annet sted? I følge Microsoft Work Trend Index March 2022 har få virksomheter jobbet med å gjøre slike avklaringer.

Gjennom gode tidligere kolleger i Microsoft, og som fremdeles jobber der, har jeg fått innsikt i det systematiske arbeidet de gjør i hele organisasjonen for at alle grupper som har behov for å samarbeide, gjør en forventningsavklaring. De lager rett og slett en team-avtale med hverandre innenfor områdene tilgjengelighet, samarbeid, møter og kommunikasjon/informasjonsdeling.

Jeg bidro nettopp med en workshop for en virksomhet som ønsket å gjøre dette arbeidet og der man pratet sammen, avklarte, og dokumenterte forventningene til hverandre som så ble et utgangspunkt for slike Team-avtaler. Noe for dere også? Kanskje ikke helt tiden for dette nå i juli, men kan være en veldig bra oppstartsaktivitet når alle er tilbake fra ferie igjen. Ring Bjørn på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Med dette ønsker Smart endring alle en god sommer!

Skulle du få lyst til å heve dine digitale ferdigheter i sommer, sjekk Smart endring nettkurs du kan ta for deg selv, og i et tempo du bestemmer selv.

Hvordan kan vi innrette oss smartere når vi skal arbeide både hjemme og på kontoret?

Jeg har kommet godt i gang med workshops ute hos kunder igjen etter et par år der alle workshops fant sted i Teams-møter. Jeg opplever at flere av virksomhetene jeg besøker har benyttet tiden med hjemmekontor til å oppgradere lokaler og møterom for å være tilpasset en ny arbeidssituasjon. Flotte møterom og dyre møterom-systemer. Men det ikke alle har tenkt på er at alle uansett må delta fra sin egen PC for å være en aktiv deltaker i møterommet.  Hvordan skal du ellers kommunisere med de utenfor gjennom chat, digital tavle og dele en presentasjon?

VI vil ikke ha hybridmøter!

Flere jeg har snakket med synes møter der noen er i møterommet, og noen deltar fra et annet sted er så vanskelige at det gjør vondt. Og det vi synes er vondt, det unngår vi helst. Men det lar seg ikke gjøre å unngå dette før eller senere. Mange møter der man har avtalt å møtes på kontoret må plutselig gjøres om fordi en av deltakerne ringer inn og sier "Jeg må dessverre jobbe hjemme med sykt barn. Hva gjør du da? Vil du miste en stemme i møtet, eller kobler vi oss opp på et Teams-møte?

Og om du inviterer 10 kolleger til et møte på kontoret om 2 uker, hva er sannsynligheten for at alle kommer til å være på kontoret den dagen? Null, sier de jeg spør om dette. Så kanskje bare hoppe i det?

Her får du 5 tips til å mestre hybridmøtene; Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Er møterommet praktisk, eller er det bare fint?

En virksomhet jeg besøkte hadde et supert møterom og store skjermer på veggen, men de hadde ikke lagt opp kontakter til strøm for deltakernes PC'er! Vi måtte bruke 15 minutter før vi kunne starte mens noen sprang rundt for å finne skjøteledninger. Med 4-5 år gamle PC'er hadde de færreste batteri til en 2 timers workshop.

Ofte kan du komme lagt med å gjøre noen enkle grep i eksisterende møterom som ikke trenger å koste noe.

Les mine tre tips til praktiske møterom for hybridmøter: På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men må vi ha så mange møter?

Mange klager over at det ble flere møter når vi ble sendt på hjemmekontor, og vi hadde kanskje flere enn vi likte fra før? Om du ikke har hørt det om asynkront samarbeid ennå, så kommer du til å gjøre det. Det kan bidra til å redusere antall møter betraktelig, samtidig som det kan føre til raskere beslutninger og færre misforståelser. Lurer du på hva dette er kan du lese Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Vil du bruke litt tid på å oppskalere kompetanse og ferdigheter i sommer? Sjekk ut Smart endring nettkurs Der finner du blant annet et gratis tilbud på kurset Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter.

Er dere i den bioniske fasen av digitalt samarbeid?

I sin fremtidsrettede bok Bionic eTeamwork fra 2001 beskriver dr. Jaclyn Kostner tre stadier en virksomhet kan befinne seg i når det gjelder å kunne arbeide og samarbeide effektivt uavhengig av sted og tid.

• The disabled phase

• The mechanical phase

• The bionic phase

Bionisk brukes innen medisin når vi utvider de menneskelige egenskapene med teknologiske slik som en mekanisk hånd som får impulser til å bevege fingre fra kroppens nervesystem. Innen idrett har vi sett at utøvere uten føtter erstatter disse med stålfjærer og ved å gjøre det løper fortere enn de beste idrettsutøvere med føtter. Men det blir oppfattet som en urettferdig konkurransefordel og blir ikke godtatt. Noen vil heller ikke tillate elsykler på skogstier, men som fremkomstmiddel er det en bionisk fordel vi gjerne benytter oss av.

I idrett kan vi snakke om urettferdig konkurransefordel, men er det en urettferdig konkurransefordel dersom en virksomhet kan arbeide mer effektivt og oppnå bedre resultater enn andre fordi de tar i bruk teknologi som en utvidelse av de organisatoriske ferdighetene? Nei, det blir mer som en elsykkel på veien og er en fordel alle har tilgang. Likevel er det noen som tråkker i vel uten å utnytte mulighetene fullt ut. Virksomheter som har mulighetene, men ikke tar dem i bruk fullt ut kan vi si er i den mekaniske fasen. De har ofte vanskelig for å se hvordan man kan være kreative, drive innovasjon når vi ikke befinner oss i samme rom, og ser på digitale samarbeidsformer som nest-best når vi ikke kan møtes. Likevel finnes det mange vellykkede virksomheter der de ansatte aldri møtes på et kontor, ja noen har faktisk ikke kontor i det hele tatt.

Den mekaniske fasen

Hvordan vet du at du/dere er i den mekaniske fasen? Kostner fremhever 5 symptomer som tilsier at vi er i den mekaniske fasen, og ikke i den bioniske.

• Manglende personlig kontakt med mindre dere er i samme rom

• Overveldet av kommunikasjon og forespørsler på epost (og Teams). Får ikke tid til å gjøre egne oppgaver.

• Det er viktigere å kommunisere enn å tenke på hvilken effekt det har på andre

• Kommunikasjon og samarbeid er ikke likeverdig for alle. Det skjer ting i møterommet møtedeltakere utenfor ikke får med seg eller er inkludert i.

• Vi bruker bare en liten del av de mulighetene teknologien gir oss, og mange ser på teknologien mer som en motstander enn en hjelper

Den bioniske fasen

I virksomheter som er i den bioniske fasen er ikke teknologien et hinder, men en akselerator. Bruk av teknologi er førstevalget, også for å forbedre relasjoner og teamarbeid. Dette kan være et vanskelig skritt og det må kanskje være en utløsende faktor som får overgangen til å skje.

Før pandemien insisterte jeg på at Smart endring workshops måtte foregå ved at vi var i samme rom, men når det ikke var mulig omarbeidet jeg alle workshops til å kunne skje i et Teams-møte. Jeg ble positivt overrasket over at jeg i mange tilfeller fikk bedre personlig kontakt med hver deltaker fordi jeg så dem på skjermen og kunne omtale og engasjere dem med navn. Det kunne jeg ikke når jeg hadde 10-20 deltakere i et møterom som jeg ikke kjente fra før. I tillegg fikk mange fra ulike kanter av landet nødvendig opplæring de aldri ville fått ellers fordi det ville være for dyrt å samle alle på ett sted.

Hva kjennetegner organisasjoner som er i den bioniske fasen? I følge Kostner er det

• Høy grad av teamfølelse, tillit og personlig kontakt, bygget på digitalt samarbeid

• Sofistikert bruk av teknologi – også for å styrke relasjoner

• Behov for reiser er dramatisk redusert fordi folk er komfortable med å samarbeide digitalt.

• eLedere bruker teknologi for å skape en følelse av tilstedeværelse, på avstand

• Kontinuerlig interaksjon gjennom kommunikasjons- møte- og samarbeidsverktøy

Mestringsalderen

Den Harvard og Berkley-utdannede fysikeren Michio Kaku hevder i sin bok Visions; We have ended the Age of Discovery and entered the Age of Mastery. På et litt mer hverdagslig nivå, når jeg tenker noen år tilbake hadde mange tid til å prøve ut ny teknologi, "når de hadde litt ekstra tid". Det er lenge siden. I dag har de fleste mer enn nok med å gjøre sin daglige jobb, og holde seg oppdatert på eget fagfelt.

I dag kommer ny teknologi inn på arbeidsplassene som et hurtigtog, og de som ikke kaster seg på toget i fart blir stående igjen på stasjonen. Skal vi komme oss til den bioniske fasen må alle mestre teknologien, og være så komfortabel med den at vi kan fokusere på relasjoner og samarbeid og ikke på teknologien. Vi må automatisere vår bruk av denne som vi gjør når vi kjører bil. Du tenker ikke på giring, gass og brems, men på hvor du skal og veien dit.

Neste skritt

Smart endring har bistått flere virksomheter, fra noen titalls til et par tusen ansatte, med planlegging og gjennomføring av opplæring av ansatte slik at alle mestrer den digitale verktøykassen. Opplæringstilbud der alle ansatte gjennomfører praktiske øvelser fra egen PC sammen med kolleger kan skaleres ved å bruke virksomhetens egen ansatte som gjennomgår Smart endring Tren treneren-kurs.

Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter!

Dette utsagnet kunne vi sikkert sett for 10 år siden også, men nå er det blitt enda mer aktuelt. En undersøkelse fra Microsoft sier at vi nå har en og en halv gang så mange møter enn for to år siden *)

Det er mye!

Det blir fremstilt som positivt at møtene er kortere, og at de oppstår mer spontant og mindre planlagt. Spør du meg gjør dette det enda verre fordi det stykker opp arbeidsdagen og skaper uforutsigbarhet. Og er det noe vi ikke trenger er det akkurat dette. Tvert imot trenger mange mer sammenhengende tid for å kunne fullføre egne oppgaver og mer forutsigbarhet for å kunne planlegge egen familiehverdag.

Så hva er alternativet til å ha et møte?

For de korte møtene som ofte bare blir planlagt kort tid i forveien er min erfaring er at det enten er for å få en status, og oversikt i et prosjekt og løpende arbeidsprosesser, eller det er en beslutning som skal tas basert på innspill fra flere. Disse møtene kommer gjerne i tillegg til faste ukemøter og prosjektmøter.

Når du vil gjøre opp status og få oversikt

Dersom dere etablerer et felles oppgavesystem for aktiviteter og prosjekter som krever involvering fra andre,  Vil du kunne få oversikt og status uten å ha møter fordi dette er synlig i oppgaveverktøyet. Eller dere kan bruke mye mindre av møtetiden til status og mer på en god dialog og problemløsning. Les mer om hvordan i Slutt å bruke tid på "rundt bordet" i møter, og epost-mas i prosjekter

Når du vil samle informasjon eller forankre en beslutning

I en rapport fra McKinsey **) hevder de at bruk av asynkron kommunikasjon i verktøy som Teams og Slack bidrar til raskere kommunikasjon og at ansatte selv organiserer samarbeidet med kolleger orientert rundt arbeidsprosesser.  Dette kan føre til mindre behov for koordineringsmøter, statusrapporter og bidra til mindre behov for fysisk tilstedeværelse på samme sted, færre misforståelser og raskere beslutninger. Les om hvordan i Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Tenk på dette neste gang du føler behov for å invitere til et møte de nærmeste dagene. Og blir du invitert til et slikt møte, vær i alle fall sikker på at det er nødvendig å delta før du aksepterer. Les min sjekkliste over hva du bør gjøre før du sier ja til å delta i et møte i Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.

---

  *) Making hybrid work work
**) Advanced social technologies and the future of collaboration

At gode ideer oppstår ved kaffemaskinen er en myte

Innovasjon oppstår sjelden ved en tilfeldighet, men gjennom planlagte og målrettede aktiviteter. Jeg opplever at det mange bruker som årsak til at vi skal komme på kontoret er en forventning til at det skal skje noe fordi vi tilfeldigvis møtes.

Er det riktig at vi kommer til kontoret for å oppleve de uformelle og tilfeldige møtene ved kaffemaskinen som gir oss ahaopplevelser og som fører til høyere innovasjonstakt?

Nei, sier organisasjonspsykolog Andreas Kolstø til Dagens Perspektiv. De fleste går til kaffemaskinen for å hente kaffe. "Se deg rundt. Det står ikke masse folk og snakker ved kaffemaskinen". 

Det betyr ikke at det ikke har verdi å møtes, men at vi ikke kan forvente at noe magisk skal skje av seg selv. Utvikling av nye ideer og forbedringer krever systematisk arbeid enten man møtes i et rom på jobben, eller i en workshop på Teams. Verdien i å  legge til rette for innovasjonsprosesser digitalt er at vi ofte kan få med flere fra ulike steder og som ellers ikke hadde blitt inkludert. Det er mer komplisert, men kan også gi økt verdi om vi lærer oss hvordan vi kan gjennomføre dette. Les mer om dette her: Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

 Noen kommer på jobben for å få arbeidsro

Ikke alle har optimale arbeidsforhold hjemme, kanskje med en hund som maser om tur, eller barn som kommer hjem fra skolen og vil ha oppmerksomhet. Faktisk viser undersøkelser at de fleste ønsker å komme på kontoret både for å møtes og for å få arbeidsro.  Når jeg besøker ulike kontorer nå ser jeg at det popper opp "telefonbokser" man kan sette seg inn i for å arbeide konsentrert, men også delta i et nettmøter uten å forstyrre kollegene i samme rom.

Hva skal til for at jeg ønsker å komme på kontoret?

Biblioteket på Microsoftkontoret i Helsinki 2011

Etterspørselen etter stillerom eller stillesoner kommer sannsynligvis bare til  øke. Betyr det at vi skal gå tilbake til de gamle cellekontorene igjen? Nei, det tror jeg ikke. Men at vi i større grad må legge til rette for konsentrasjonsarbeid på kontoret i form av stillesoner tror jeg vi vil se mer av. Da vi bygget om alle Microsoft-kontorene i Europa for drøyt 10 år siden ble det laget bibliotekområder der det ikke er lov å snakke, og myke sittebåser der man kunne sitte skjermet, eller snakke sammen to og to. Med et slikt opplegg kan man skjerme seg et par timer, og delta i møter, eller være sosial samme dag på kontoret. Da blir kanskje kontoret mer attraktivt og verd reiseveien?

Hvordan vaksinere deg mot problemer

I begynnelsen var vår forventning til Covid-vaksinen at den ville hindre oss å bli smittet. Det gjør den også, men ikke helt. Men den reduserer klart de negative effektene av sykdommen. Slik er det kanskje på andre områder også.

En av de viktigste årsakene til at mange føler de aldri får nok tid til jobbe med egne oppgaver er avbrytelser fra kolleger. Dersom du bruker for mye tid til å svare på forespørsler fra andre, kan det gå utover det du må gjøre for å nå egne mål. Eller at du må gjøre eget arbeid på kvelden og i helgen.

Lag en Dersom… så… plan

Når vi har planer vi ønsker å gjennomføre, vaner vi forsøker å endre og mål vi ønsker å nå, må vi anta et det ikke kommer til å være problemfritt. Og om vi tenker oss om litt, er det ikke så vanskelig å forutse hva disse består i. Derimot kan det være vanskelig å hindre problemene å oppstå, og eventuelt minimere effekten av problemet om det likevel oppstår,

La oss si vi legger en plan for å unngå å bli avbrutt i arbeidet for ofte. Likevel vil vi av og til bli avbrutt, men da har vi en plan som gjør at forstyrrelsen blir mindre enn den ellers ville vært.

En plan er en plan, men skal du lykkes må du tenke gjennom situasjonen før den oppstår. Det er ikke lett å avvise noen som står rett foran deg og spør om du har et par minutter.

Mange får litt dårlig samvittighet og føler at de ikke kan avvise henvendelser, men det er i alles interesse at du får gjort din jobb, og når dine mål slik at man kan nå overordnede mål i fellesskap. Vil du ha tips til å føle deg bedre når det gjelder dette? Les gjerne Når alle kommer på kontoret for å møtes - hvordan får du arbeidsro?

Jeg er en stor tilhenger av Stephen R. Covey. Du vet han som har skrevet De 7 gode vanene, eller 7 habits of highly effective people.  Han sa

You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside.

 Har du mål, og ditt brennende ønske om hva du vil oppnå?

 For å hjelpe deg og din gruppe om å planlegge for å nå mål, og vaksinere dere mot problemer har jeg satt sammen en workshop det er mulig å gjøre sammen med sin gruppe på en halv til en hel dag, og til et nettkurs du kan gjennomgå på egenhånd med ferdige maler og arbeidsbeskrivelse for å omsette dine ønsker og mål til den handlingen som skal til for å oppnå dem.

 Sjekk ut nettkursene  Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag, og Smart prioritering med Outlook, Teams og To do på https://nettkurs.smartendring.no og for grupper,  Smart endring bedriftsinterne workshops