Snart må du ta i bruk nye Teams - Hva er nytt?

Den gode nyheten er at det meste i Teams er som før, så for deg som bruker påvirker dette deg i liten grad. Faktisk er funksjonalitet som bare var tiltenkt nye Teams allerede tilgjengelig i det som Microsoft nå kaller "Teams Classic". Les om dette i Har "Ny samtale" blitt erstattet med "Start et innlegg" i Teams-kanalen?
Utover dette vil du oppleve noen kosmetiske forskjeller, og endringer på innstillings-siden. De fleste endringen skjer under panseret og er ikke synlig for deg. For deg som bruker Teams på mobil eller iPad, vil nå Teams-appen på PC og mobil også virke mye likere.

Nye Teams krever mindre av din PC

Fordi Teams ble utviklet svært raskt og ny funksjonalitet ble lagt til for å kunne dekke behov vi hadde når vi måtte på hjemmekontor, ble programmet ganske "tungt" og krevde mye av PC'en din. Derfor er nå Teams-programmet helt skrevet om for å kreve mindre ressurser, og for å kunne utvikles videre på en god måte.

Når bør jeg, og må jeg bytte til nye Teams?

Ser du muligheten som sier Prøv nye Teams, kan du velge å bytte når som helst. Og du kan også bytte tilbake om du vil. Har du ikke denne muligheten er det IT-funksjonen som bestemmer tidspunkt, men ifølge Microsoft må dette skje innen utgangen av Mars.

Tips!

Fest nye Teams til oppgavelinjen og start den nye versjonen direkte. Har du festet dagens versjon av Teams kan du nå løsne denne. Da slipper du å bytte til nye Teams hver gang du starter Teams-programmet.

Gode nyheter for arbeid på tvers av virksomheter

Dersom du er en av mange som i tillegg til å jobbe med kolleger i Teams, også er gjest i Teams i andre organisasjoner, vil du oppleve smidigere bytte mellom organisasjonene. Du vil nå også få varslinger fra andre organisasjoner uten å måtte bytte til denne. Dette gjør det enklere å oppdage meldinger der du er nevnt, og nye meldinger i chatter du deltar i. Og det uten at du trenger å bytte organisasjon.

I tillegg kan du vå være pålogget med flere brukernavn dersom du arbeider for flere organisasjoner. Du trenger ikke logge av og på, men kan bytte raskt mellom dine ulike brukere.

Vil dere ha en oppdatering på nye muligheter og hvordan dere kan ta kontroll og få god oversikt i Teams? Da kan dere vurdere en 40-minutters frokost/lunsj og lær sesjon. For en ny start med Teams er nå workshopen Smart samarbeid med Teams oppdatert med alle nye muligheter.

Du kan bli godt belønnet for å ikke utsette leveranser til siste frist

Du skal presentere resultater fra et prosjekt i et møte neste torsdag. Frem til dette er det mye møter og annet arbeid, så du setter av en time onsdag for å lage presentasjonen. Det burde holde tenker du. Hva i all verden kan gå galt nå?

Å utsette oppgaver til siste minutt er risikabelt

Onsdag kommer og du har en avtale med deg selv i kalenderen. Problemet er at en krise du må bidra til å løse gjør at du ikke holder avtalen med deg selv, men du kan jo lage presentasjonen i kveld…

Kvelden kommer og du oppdager plutselig at du mangler viktig informasjon fra en av prosjektdeltakerne, og hun er på ferie. Du får laget en presentasjon ut på natten, men møtet går ikke helt som du håpet. Det kom opp flere spørsmål du ikke hadde tenkt på.

Hvordan du kan unngå stress og levere med bedre kvalitet

Ved å starte på en oppgave tidlig har du mulighet til å oppdage at du trenger mer informasjon mens du fremdeles har tid til skaffe den. Du slipper kanskje også å bruke kvelden før du skal ha noe ferdig til å jobbe, og sover helt sikkert bedre natten før den viktige presentasjonen.

Zeigarnik-effekten

Når du har startet på en oppgave, og så legger den til side en stund, vil underbevisstheten din fortsette å arbeide med oppgaven, så når du tar opp igjen oppgaven senere har den "modnet" og du vil kunne jobbe videre med denne enklere. Uttrykket "å sove på det" kommer fra dette. Et problem som kan virke uløselig i dag, kan være enklere å finne en løsning på i morgen.

Tenk deg at hver oppgave har en skuff i hjernen. Når du åpner skuffen til en oppgave vil hjernen jobbe med oppgaven så lenge skuffen er åpen. Dette kalles Zeigarnik-effekten etter den russiske psykologen Bluma Wulfovna Zeigarnik.

Les mer om dette og andre områder der den kan forklare ulike fenomen. I artikkelen What Is the Zeigarnik Effect and How to Use It to Beat Procrastination

Hvordan jeg utnytter Zeigarnik-effekten for å ha bedre kontroll og levere med bedre kvalitet

Noen oppgaver kan det være en fordel å holde "skuffen" i hjernen åpen en stund slik at den kan fylles med flere innspill til oppgaven. Jeg har god erfaring med å gjøre dette. Hvis jeg skal holde et foredrag om to uker, åpner jeg gjerne "oppgave-skuffen" i hjernen så fort jeg kan og noterer litt stikkord om hva jeg skal si.

Når jeg tar opp oppgaven om noen dager igjen kommer ideer og momenter mye lettere til meg. Jeg opplever at det at jeg holder saken åpen gjør at underbevisstheten samler og sorterer stoff over en periode slik at når jeg skal gjøre finishen på foredraget dagen før er dette vesentlig enklere enn om jeg to uker før hadde skrevet på huskelisten "sette av to timer til å forberede foredrag" dagen før jeg skulle holde det.

Denne metoden bruker jeg på større og prioriterte oppgaver som kan tjene på å ligge i underbevisstheten en stund. For enklere oppgaver der dette ikke er nødvendig noterer jeg dem på oppgavelisten med en forfallsdato. På denne måten lar jeg "skuffen" være lukket slik at jeg kan glemme dem til jeg skal gjøre dem.

Du blir mer kreativ også

I tillegg viser også undersøkelser at det å veksle mellom å arbeide med ulike oppgaver hindrer at du kjører deg fast, og fremmer kreative løsninger. Altså ikke multitasking, men en oppgave av gangen. Les mer om dette i “Switching On” creativity: Task switching can increase creativity by reducing cognitive fixation

Om du synes dette er nyttig, vil du kanskje også ha glede av tipsene i blogginnleggene

4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det og
Effektivitet kan læres

Ble dette mye? Bokmerk blogginnlegget og les det om igjen senere, eller send det til OneNote så har du det for alltid. Les om hvordan i Samle all informasjon du kommer over i din digitale notisbok

Godt nytt og effektivt år ønskes fra Smart endring!

Kan jeg dele dokumenter utenfor Teamet vi jobber i?

Jeg vil gjerne dele Teams-dokumenter med noen som ikke er medlem i vårt Team. Kan jeg gjøre det? Ja, det kan du. Med mindre din organisasjon har begrenset denne muligheten kan du dele dokumenter både internt og med eksterne samarbeidspartnere. Men for samarbeid kan du også vurdere om du heller skal invitere dem inn i Teamet eller kanalen.

Bør jeg inkludere andre i vårt Team, eller kanal?

Dersom det skal være et samarbeid over tid kan en god løsning være å inkludere de du vil dele med i Teamet, enten som medlemmer, eller dersom de er eksterne, som gjester. Da får de tilgang til alle dokumenter. Da vil gjestene bare se innhold i dette Teamet. Les mer om hvordan i Sikkert og effektivt samarbeid med eksterne gjennom gjesteadgang i Teams

Men det er ikke så naturlig å invitere andre inn i Teamet om dette er et avdelings-Team. Da kan du sjekke om du kan opprette en delt kanal for ditt formål. Å dele en kanal kan du i praksis bare gjøre med dine kolleger. Les mer om hvordan i Samarbeid på tvers av virksomheten og etablert Teams-struktur

I begge tilfeller er dette gode løsninger dersom dette er samarbeid som skal pågå over tid og også innebærer kommunikasjon og samhandling for å komme frem til et godt resultat.

Men jeg vil bare dele dokumenter, ikke inkludere dem i Teamet

Av og til passer det bedre å dele bare et dokument, eller en mappe med flere dokumenter. Da kan det være bedre å opprette en delingslenke til dokumentet, eller til mappen, og sende den i en chat eller på epost til den du vil dele med.  Slik gjør du det fra Filer i en Teams-kanal.

Dersom du har kolleger som også arbeider med de delte dokumentene er det lurt å signalisere at disse er delt med eksterne så de ikke lager innhold i dokumenter som ikke bør deles med noen utenfor Teamet.

Dette kan du gjøre på flere måter. Er det bare ett dokument kan du vise det i filnavnet. For eksempel Markedsplan (delt med Petter).docx

Er det flere dokumenter kan det være bedre å opprette en mappe for formålet som du kan kalle Markedsarbeid-delt, eller lignende. En fin, ganske ny mulighet nå er at du kan gi mappen en farge slik at den skiller seg klart ut fra andre mapper.

Er det trygt å dele med bidragsytere utenfor organisasjonen?

Ja det er det. Før du deler sjekker du tillatelser og velger Del koblingen med personer du velger. Da vil den du deler med få en sikker lenke som bare vil fungere for den du mener å dele med. Delingslenken vil ikke fungere for andre. Og du kan selvsagt trekke tilbake delingen når du vil.

Jeg vil at kollegene bare skal kunne lese mitt dokument, ikke redigere det

Et spørsmål jeg får ofte er om man kan dele dokumenter i Teams slik at andre bare kan lese dem. Og det kan du. La oss si at dere er en gruppe som utvikler retningslinjer for et eller annet i organisasjonen. Dere samarbeider om å skrive denne i et Team. Når dokumentet er klart vil vi publisere denne på Intranettet, eller dele den i en Teams-kanal for alle ansatte. Da kan du velge å dele som beskrevet over, men bare med lesemulighet. Dere kan endre dette når det passer, og da den vil være oppdatert for alle. I dette tilfelle kan du velge Del koblingen med personer i <din virksomhet>. 

Vil dere virkelig forstå muligheten som ligger i dokumentbehandling i M365, få god kontroll på alle dokumenter, godkjenne endelige versjoner og mye mer kan dere vurdere workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive. Jeg har også skrevet en bok som dekker det samme innholdet. Se E-bøker for deg som liker å lese deg opp og prøve ut muligheter for deg selv

Tenk som en leder for å få utbytte av KI

En av rollene til en leder er å fordele ansvar og oppgaver i sitt team og utnytte de samlede ressursene for å oppnå gode resultater. For å lede et team effektivt er en av de viktigste egenskapene til en leder å kunne delegere.

Du må ta frem lederen i deg

For å utnytte mulighetene med generativ kunstig intelligens som Microsoft Copilot for nettet / Bing chat og Chat GPT må vi alle trene opp lederegenskaper og forstå hva vi kan delegere til vår KI-assistent.

En av de største utfordringene med å ta i bruk KI  er å kunne utfordre nåværende arbeidsmønster og forestille seg hva vi kan gjøre med KI.

Camilla Tepfers, som har mye erfaring med KI, sa på Næringslivsdagene i Bærum nylig at ledere må utvikle strategisk forestillingskompetanse, og at vi alle må samarbeide godt med de nye verktøyene vi har tilgjengelig.

Så hva kan vi håpe å oppnå, og hva må vi gjøre for å realisere mulighetene?

Parkinsons lov ble formulert av professor C. Northcote Parkinson, i et humoristisk essay i The Economist i november 1955 og den lyder som følger: Arbeidet ekspanderer til å fylle den tiden som er til disposisjon.

Så å spare tid er ifølge Parkinson sannsynligvis ikke det som vi skje ved å ta i bruk KI. Man det kan være andre fordeler som foreslått her.

Men som Bærums ordfører Lisbeth Hammer Krogh sa på den tidligere nevnte konferansen , "motforestillingene bruker å komme før forestillingene", så det skal ofte litt til før vi føler oss trygge på å gjøre ting annerledes enn vi kanskje har gjort i årevis.

Mitt tips er å prøve ut mulighetene, uten å ha for høye forventninger, og ta i bruk det vi synes er nyttig for oss. Dette er en modningsprosess, og jo før vi starter, jo før kan vi få nytte av mulighetene kunstig intelligens gir oss.

Vil du lese flere innspill fra Smart endring om hva du kan starte med for å komme i gang finner du alle blogginnlegg om dette temaet her:  Kunstig intelligens — Praktiske tips i en digital hverdag — Smart endring AS

Har "Ny samtale" blitt erstattet med "Start et innlegg" i Teams-kanalen?

En av de største utfordringene jeg har støtt på når jeg holder Teams-workshops er å få alle til å forstå at kommunikasjon i Teams-kanalene ikke er chatt, men e-posterstatning. Det er ikke så lett når det ser ganske likt ut. Det er først når trykker på Format-knappen at du får mulighet til å gi innlegget et emne slik vi alltid gjør med e-post i Outlook.

Start et innlegg

Men nå vil flere og flere ha fått erstattet "Ny samtale" med "Start et innlegg". Der blir det åpenbart at du skal starte med å skrive hva innlegget gjelder i emnefeltet, og du se alle formateringsmulighetene. Nå kan du bruke farger, kulepunkter og tabeller i meldingen. Det gir en helt annen mulighet til å kommunisere tydelig og strukturert. Og det er lettere å forstå et dette er annerledes enn chatt.

Samtaler i kanal er ikke Chat! Det er alternativ til epost

Les gjerne hvorfor det ofte er mye lurere å bruke Teams-kanaler enn chatt:  Sikre kontinuitet og historikk i prosjekter med Teams

Skill ut samtalen i et eget vindu

Fra før kunne vi skille en chatt i et eget vindu for å kunne chatte med kolleger gjennom arbeidsdagen uten å måtte bytte fra det vi jobber med i Teams. Nå kan du også løsrive en kanalsamtale på samme måte. Det kan gi bedre oversikt og gjøre det enklere å delta i flere samtaler i parallell.

Å skille ut ulikt arbeid i flere Teams-vinduer er spesielt nyttig når man har en stor skjerm, eller flere skjermer. Du har sannsynligvis oppdaget at Teams-møter blir skilt ut i et eget vindu, så du skal kunne jobbe i Teams også når du er i møtet. Prøv dette gjerne også på dokumenter, Planner, og Teams-notater i OneNote.

Trenger dere en ny start i Teams?

Jeg ser at mange bruker mest chatt til kommunikasjon og kanalene først og fremst til å samarbeide om dokumenter. Men en stor del av verdien, og det som skaper økt effektivitet og mindre epost er å bruke Teams-kanaler til å samle alt som har med et arbeidsområde, prosess eller prosjekt i samme kanal.

Med en klarere og enklere kommunikasjon i kanalen kan det også være en god anledning til å starte litt på nytt for å ta ut disse effektene. Trenger dere starthjelp kan kanskje workshopen Smart samarbeid med Teams være nyttig?

Er du Team-eier? Hva er ditt ansvar, og dine muligheter?

Du må ikke ha flere armer for å være Team-eier

Før, når du startet i en ny jobb, kunne det gå lang tid før du hadde alle tilganger til dokumenter og ressurser på fellesområder. Din leder måtte gjerne søke om dette til en IT-administrator. Når vi tar i bruk Teams er dette mye enklere. Da kan din nye leder, selv legge deg til i de avdelings-Team og prosjektledere kan legge deg til i prosjekt-Team. Det er ikke lenger en IT-oppgave å administrere dette.

Du kan bli Team-eier

Har du et behov, kan du også opprette er Team for et formål der du trenger å samarbeide med kolleger og eksterne samarbeidspartnere i et prosjekt, eller arbeidsområde.

Når du oppretter et Team blir du Team-eier og det medfører muligheter og ansvar for det som skjer i det Teamet.

Dette bør du tenke på når du er Team-eier

Det første du må gjøre er å melde inn de du skal samarbeide med i Teamet. Da vil de ha tilgang til alt som foregår der. En god praksis er å velge ett av medlemmene som medeier i Teamet. Da har du en mulig stedfortreder om du ikke skulle være tilgjengelig og eierrettigheter er nødvendig.

Og, dersom et Team-medlem ikke lenger skal ha tilgang må du fjerne medlemmet fra Teamet. Da vil denne umiddelbart miste alle tilganger.

Ikke bruk Generelt-kanalen til arbeid

La oss si at du er kvalitetsleder i en virksomhet og har opprettet et Team der du vil samarbeide med andre i ulike deler av virksomheten for å sikre og forbedre kvaliteten. Da trenger vi å melde inn kvalitetsproblemer og samarbeide om løsning. Vi kan også ha prosjekter relatert til kvalitet. For å unngå å blande alt dette sammen i en suppe oppretter vi kanaler for hvert arbeidsområde. Du bør bruke Generelt-kanalen bare til informasjon og annonseringer fra deg som eier om hvordan vi skal samarbeide, faktainformasjon og annet som ikke er en arbeidsprosess.

Vil du sikre deg mot at medlemmene bruker Generelt-kanalen kan du som eier sperre denne for andre.

Les hvorfor du bør bruke Innlegg i kanaler fremfor Chat når dere samarbeider om arbeidsoppgaver i Teams: Sikre kontinuitet og historikk i prosjekter med Teams

Hvordan sikrer jeg at jeg når frem til alle i Teams?

For å være sikker på at alle oppdager nye Innlegg i kanalene bruker noen å inkludere @Teamnavn eller @Kanalnavn i Innlegget. Ikke gjør det! Det treffer lite presist og du kan fort bli oppfattet som en spammer. Teams er basert på at du selv velger og oppsøker de kanalene der du forventer å finne relevant informasjon. Vil du at noen skal gjøre noe nevner du dem med @navn. Dersom du stadig har behov for å nevne flere personer, for eksempel medlemmer av et prosjekt kan du opprette er merke for dette. Da treffer du bare de personene med @merkenavn.

Les mer om hvordan i Hvordan du lager distribusjonslister i Teams

Dersom dere vil øke oppmerksomheten og kompetansen rundt Team-administrasjon kan jeg holde et 40-minutters frokost-, eller lunsj og lær innlegg om dette for ledere og andre som er Team-eiere. Send meg gjerne en uforpliktende forespørsel på bjorn@smartendring.no for å høre mer.

Tre ting du kan gjøre i Teams-møtet som vil imponere dine kolleger

Så du tror du kan Teams-møter nå?

De fleste har ikke tid eller nysgjerrighet til å utforske alle muligheter i den digitale verktøykassen. De er naturlig nok mest interessert i å gjøre en god jobb innenfor sitt fagfelt eller ansvarsområde. Det er jo derfor de har akkurat den jobben.

Bare spesielt interesserte ser på instruksjonsvideoer

Så når noen arbeidsgivere tilbyr en rekke videoer de ansatte kan se for å lære seg for eksempel Teams, er det bar de spesielt interesserte som ser dem. Resten trenger å bli introdusert til nye muligheter for å bli oppmerksom på den og ta dem i bruk. Det kan være gjennom en instruktørledet workshop, men også fra en kollega.

Du kan bidra til andre

Du som leser denne bloggen er sannsynligvis blant de spesielt interesserte :-)  Er du det, og kan du hjelpe dine kolleger med smarte tips av og til blir du anerkjent og dere oppnår mere sammen.

Her får du tre tips til noe du kan dele og som kan skape bedre engasjement i møter der en eller flere deltar på Teams.

1 - Presenter PowerPoint som er proff

Det jeg ser ofte når noen skal presentere PowerPoint i et Teams-møte er at de først åpner presentasjonen på sin PC. Så deler de skjerm og starter lysbildefremvisning. Om du gjør dette dekker presentasjonen hele skjermen, du mister øyekontakten med møtedeltakerne, og ser ikke presentasjonsnotater. Og hva er nå neste lysbilde?

Neste gang du skal presentere, bruk PowerPoint live. Da lastes presentasjonen opp til møtet, og når du presenterer ser du deltakerne på skjermen, dine møtenotater og de neste lysbildene. Det gir en helt annen opplevelse og engasjement. Visste du dette allerede? Kanskje, men vet kollegene dine om dette? Jeg holdt nettopp en workshop for en gruppe som har hatt Teams-møter i 5 år, og ingen av dem visste om dette.

Les hvordan du gjør dette i Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

2 - Engasjer med deltakerne med Microsoft Whiteboard

Når du trykker på dele-knappen i Teams får du mange velg. De fleste ser bare etter dele skjerm-muligheten. Men rett under denne kan du starte Microsoft Whiteboard. Denne erstatter møterommets Whiteboard og flippovere. For de kan du jo ikke bruke når noen er med på Teams! Her finner du alle muligheter du ville brukt i et møterom. Skriv på tavlen med en tusj, eller sett opp gule lapper med ideer. Dersom alle har med seg PC i møterommet har både de, og de som deltar fra annet sted like muligheter til å bidra.

Les hvordan i Tavlen i Teams har blitt voksen og erstatter whiteboard i møterommet

3 - Flytt møtet fra mobil til PC - og til mobil igjen

Har det hendt at bussen har vært forsinket, eller at du står fast i bilkø? Og du hadde planlagt å være med i Teams-møte på kontoret? Ta opp mobilen, og bli med derfra (stopp, eller handsfree om du er i bilen). Etter 20 minutter er du på kontoret. Der overfører du møtet sømløst til PC.

Eller du har et møte på slutten av dagen, og du skal hente barn på skolen. Møtet dra ut, og du må gå. Overfør møtet sømløst til mobilen og ta møtet med deg. De andre i møtet merker ingenting.

Les hvordan i 3 situasjoner der Teams på mobilen redder meg

Vil dere ha litt drahjelp til å komme i gang med nye arbeidsformer? Sjekk ut alle Smart endring workshops

Er du villig til å investere 1 millon for å få Microsoft Copilot?

1. november ble Copilot for Microsoft 365 lansert for store organisasjoner. Mange ble nok litt overrasket fordi vi har fått inntrykk fra presse og i mye av informasjonen vi leser på nett at Copilot har vært tilgjengelig i flere måneder. Den har riktignok vært tilgjengelig for noen kunder, utvalgt av Microsoft til å prøve ut mulighetene.

Har du råd, og vil det lønne seg?

Jeg tror Copilot for M365 har et stort potensial på sikt til å være svært nyttig for oss kontorarbeidere, men det er nok en stund til du får prøve den. For det første må du ha en såkalt M365 Enterprise lisens. Dernest må du betale ca. kr. 3.600 pr. bruker i året, og for at Microsoft ikke skal tape for mye penger, og ha kapasitet til å levere må du kjøpe minimum 300 lisenser. Det blir over en million kroner pr. år….

Les gjerne: Ten things you need to know before buying Microsoft 365 Copilot (directionsonmicrosoft.com) av den anerkjente kommentatoren Mary Jo Foley.

Selv med denne prisen kommer ikke Microsoft til å tjene penger på Copilot isolert på grunn av de store kostnadene dette fører med seg til nødvendig datakraft. Copilot vil komme i en utgave for mindre virksomheter, og til en lavere pris etter hvert, men det er nok en god stund til.  Så hva kan du gjøre mens du venter?

Copilot er Microsofts betegnelse for flere tjenester bygget på  kunstig intelligens

Når pressen omtaler Copilot mener de vanligvis Copilot for Microsoft 365. Det er det du kanskje har sett videoer av og som på imponerende vis samler data fra ulike kilder i egen virksomhet og der du kan be om "sett sammen prognosen i mitt Excel-dokument med historiske salgsdata og lag en PowerPoint med en graf som illustrerer utviklingen".

Under Copilot "brandet" har Microsoft har allerede lansert Bing Chat Enterprise som bygger på GPT4. Denne kaller de din Copilot for nettet. Bruke du denne brukes ikke dine data til å trene modellen, og lagres ikke hos Microsoft.

Og Copilot i Power automate. Det gjør at du som ikke føler at programmering er noe for deg kan automatisere arbeidsflyter ved å beskrive det du ønsker i klartekst, og på norsk!

Flere muligheter som bygger på språkmodellen i GPT4 kommer. Fra før er kunstig intelligens innebygget i Outlook for oversettelse og epost svarforslag, og i Teams Premium for automatisk sammendrag, hendelser og å identifisere beslutninger og oppfølgingsoppgaver fra møtesamtalen (transcript).

Dette må du gjøre før du er klar for M365 Copilot

Før du slipper Copilot løs på egne data må du være klar over at den kan finne data du ikke ønsker skal være tilgjengelig for alle. Ideelt finner du bare data du har tilgang til, men jeg vet mange er usikre på om data kan være delt åpent for organisasjonen uten at de er klar over det. Det er lurt å finne ut på forhånd. Dette kan være et omfattende arbeid som kan gjøres allerede nå.

Har du utnyttet de kunstig intelligens mulighetene du allerede har i M365?

Ikke sikker? Da inviterer jeg deg til gratis Smart endring nettseminar 9. november kl. 14.00 - 14.30

Smart og sikker bruk av KI du allerede har i M365

Lær mer om

1. Ikke gi fra deg data til modellen. Bruk Microsoft av Copilot for nettet for sikkert KI-søk og tekstgenerering basert på GPT-4 og bildegenerering med DALL-E3 i Chrome og Edge

2. Naviger enklere i møteopptak og få intelligent oppsummering av møter med Teams Premium

3. Start forberedelsen for bruk av Microsoft 365 Copilot når tiden er moden for det

Se innspillingen av nettseminaret er: Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365

Åpner du alles kalendere for å finne en tid dere kan møtes ?

Når jeg leder workshops i ulike virksomheter får jeg god innsikt i hvordan mange organiserer sitt arbeid. Jeg ser hvordan Outlook, Teams og andre programmer brukes for å organisere arbeid og samarbeid med kolleger. Noe jeg stusser på er at mange ikke utnytter innebygde verktøy i Outlook og Teams når de skal planlegge et møte.

Bruker du ikke møteplanleggeren i Outlook og Teams?

Noe jeg ser ofte er at mange har 5-6 av kollegenes kalendre åpne ved siden av egen kalender i Outlook. Hvorfor? Jo for å se hvor det kan være mulighet for å invitere til et møte der alle er ledige.

Men du trenger ikke gjøre det. Både i Outlook og Teams har du mulighet til å bruke møteplanleggeren. Dersom du skriver en møteinvitasjon til 7-8 deltakere og ønsker et møterom starter du gjerne med å velge et tidspunkt som passer for deg. Men passer det for de andre?

Du trenger ikke å åpne alle deltakernes kalender for å sjekke dette. Velg Planleggingsassistent og be om å få første ledige tidspunkt der alle de inviterte, og gjerne også møterommet er ledig, så går dette mye raskere. Dersom det blir for langt frem i tid må du kanskje kompromisse og ha møtet uten at alle er med, men du kan også kontakte de som ikke er ledige for å høre om de kan endre sin plan.

Flytt avtaler i Teams med dra og slipp

Jeg oppdaget nettopp en praktisk detalj i Teams-kalenderen. Jeg trengte å flytte et Teams-møte, tok tak i det og dro det til dagen etter. De kom det automatisk opp en advarsel om at en av deltakerne var opptatt på det tidspunktet. Smart! Da kunne jeg velge å åpne møteplanleggeren i Teams og finne en tid alle kunne møtes. Dersom det ikke er noen konflikt, får du beskjed om det også. Prøv selv.

Del møtetittel og sted med kollegene

Standardinnstillingen i Outlook er vanligvis at andre bare kan se om du er ledig eller opptatt, men ikke hva du er opptatt med. Mange velger å åpne for at kollegene kan se møtetema og sted fordi det er praktisk. Gjør dere dette vil du også kunne se hva de andre har av avtaler der de er opptatt. Dersom du ønsker å gjøre dette, se illustrasjon for dette. Andre vil ikke kunne se innholdet i avtalen.

Inviterer du til mange møter? Velg automatisk behandling av møtesvar

Mange velger å ikke sende møtebekreftelse på invitasjoner i Outlook fordi de ikke vil fylle innboksen til den som inviterer til møte med mer epost, men da vet ikke møtearrangøren at du kommer. Og som møtearrangør kan du behandle svar på møteinvitasjoner automatisk. Du trenger ikke få dem i innboksen. Les mer om dette her: Er du lei av at Outlook møtebekreftelser fyller opp Innboksen?

For flere tips om møter, eller andre tema du ønsker å få noen tips om, søk i bloggen!

Har du et system for å oppnå dine, eller teamets mål?

Gjennom de til sammen 30 årene jeg jobbet i HP, Oracle og Microsoft hadde jeg alltid klart definerte mål satt av ledelsen. Disse gikk jeg igjennom med min leder for å sikre at vi hadde en felles forståelse av målene, og hvordan jeg i store trekk skulle nå dem. Som leder gjorde jeg det samme med mine medarbeidere.  Men  hvordan jeg, eller mitt team skulle planlegge og gjennomføre planen for å oppnå målene, det var opp til meg. Dette var Mangement by Objectives - MBO som var vanlig på den tiden. I alle fall i amerikanske virksomheter.

Et mål uten en plan er bare en drøm

For å være trygg på å nå målene følte jeg behov for å lage en plan med sjekkpunkter som viste om jeg var i rute for å nå planen gjennom året. Det kunne vær en ganske enkel plan satt opp som en tabell med de verktøyene jeg hadde til rådighet. Se tabellen og les mer om dette her: Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Når målstyring ikke er nok - er OKR svaret?

Etter hvert som verden er blitt mer kompleks, digitalisering har ført til raskere omløpstid og større informasjonsmengder ble det behov for økt fokus på de viktigste vi må oppnå i vår virksomhet, team, og for meg i min jobb. MBO ble videreutviklet til OKR - Objectives and Key Results som er innarbeidet i mange virksomheter i dag, også norske.

Les mer om OKR her: Når målstyring ikke er nok - er OKR svaret?

OKR er ikke avhengig av spesielle systemer og verktøy

Det er tenkemåten og hvordan vi planlegger og gjennomfører som er OKR, ikke hva slags verktøy vi bruker.

Når det er sagt er vi avhengig av å jobbe med, og følge opp planer digitalt i dag og dersom vi skal gjennomføre denne tankemåten i en større virksomhet og vil ha god oversikt for mange Team og medarbeidere kan et system være smart å ha.

Det finnes flere slike på markedet, og Microsoft har OKR-systemet Viva Goals som er integrert i Microsoft 365. Jeg har testet dette og tror det kan være bra, men for noen kan det være for ambisiøst å starte der, og det går fint å prøve ut dette med enklere verktøy også.

Fra mål til handling og resultater med Microsoft-verktøy

Har dere Microsoft 365 er det naturlig å se om vi kan bruke verktøy vi allerede har, eller utvide med verktøy som passer inn i dette økosystemet. Her er en oversikt over verktøy jeg har brukt, og fremdeles bruker for planlegging og gjennomføring av prosjekter og aktiviteter som bidrar til at jeg og mine team oppnår ønskede resultater.

Vil dere utforske denne måten å planlegge og jobbe på kan dere vurdere workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid. Den er godt egnet for ledere og for team som skal oppnå gode resultater sammen. Er det bare deg, kan du få innsikt og verktøy gjennom nettkurset Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag. Se Smart endring nettkurs

Med noen enkle grep får du bedre oversikt i Planner

Når du tar i bruk Planner i Teams har den en samling, eller kolonne for oppgaver som har overskriften Gjøremål. Det kan være greit nok for en enkel oppgaveliste, men for det formålet er vel egentlig Planner overkill?

For de fleste vil hensikten med å bruke Planner være planlegging, oppgavetildeling og oppfølging av samarbeid i en gruppe, og da kan det være vel verd å bruke litt tid på å bygge en struktur i Planner som er tilpasset det vi skal samarbeide om.

Hva kan du bruke Microsoft Planner til?

Prosjekter

Mange bruker Planner sammen med Teams for interne prosjekter. Deltakerne i prosjektet jobber vanligvis ikke fulltid i prosjektene, og kan ofte bidra i flere prosjekter. For eksempel en fokusgruppe for oppfølging av medarbeiderundersøkelser, eller onboarding av nyansatte. Det kan også være arrangementer, utvikling og innføring av nye arbeidsprosesser, og å utvikle ny strategi.

Da kan det være lurt å gruppere ulike oppgaver og leveranser i prosjektet på flere inndelinger. Her er et eksempel der vi skal utvikle nye tjenester og kontorfasiliteter for ansatte i virksomheten

Har du brukt tavleverktøy som Trello og lignende før er du kanskje vant til å sette opp tre kolonner; Ikke startet, under arbeid og Fullført? Det trenger du ikke å gjøre i Planner. Der kan vi lage et oppsett med flere arbeidsområder eller prosjektstrømmer i hver sin Inndeling som vist her. Ønsker vi å få en status på oppgavene kan vi bytte til en visning som viser Fremdrift. Dette er en av flere nyttige visninger.

Operasjonelle aktiviteter

VI kan også bruke Planner og Teams til daglig prioritering, oppgavefordeling og oppfølging. For eksempel å prioritere og fordele oppgaver på det ukentlige avdelingsmøtet. Flere ledergrupper bruker det også til å melde inn saker til ledermøte, bygge en agenda, og notere oppfølgingsoppgaver.

Da trenger vi en annen struktur. For eksempel slik: Vi melder inn saker, så flytter vi de sakene vi prioriterer over i en annen inndeling. Da beholder vi de innkommende sakene og kanskje prioriterer vi disse på neste møte. De sakene vi ikke vil ha med videre kan vi flytte til en "ikke prioritert" Inndeling. På denne måten bevarer vi historikken over behandlede saker.

Ønsker dere en praktisk opplæring i hvordan prioritere og tildele oppgaver og gjennomføre prosjekter med Planner kan dere videre workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams.  Er det bare deg, kan kanskje nettkurset med samme navn og innhold være en mulighet?

Hva er Teams møtenotater, og bør vi bruke den funksjonen?

Jeg har nylig fått et par spørsmål om Teams møtenotater som noen oppdaget da de deltok i et Teams-møte. Hva er det egentlig, og er de noe vi bør ta i bruk?

Svaret er at det kommer an på møtet. Denne muligheten kan være praktisk for et enkeltmøte der vi ønsker å gjøre felles notater og noen oppfølgingspunkter. Du kan også legge inn agenda her før møtet.

Men denne muligheten kan ikke brukes for møteserier, og møter knyttet til en kanal vi bruker for samarbeid i en arbeidsprosess eller et prosjekt.

Møtenotater er Loop-komponenter

Før vi går inn på møtenotater kan det være greit å se på hva som er grunnlaget for denne muligheten. Microsoft har i løpet av det siste året lansert noe de kaller Loop.

Det er samarbeidskomponenter flere kan jobbe i samtidig og der oppdatering skjer direkte, akkurat dom du har opplevd dersom dere redigerer et felles Office-dokument i Teams. Loop-komponenter kan opprettes i Teams, i Outlook og vi kan opprette og samle dem på en Loop samarbeids-side. Og altså også som møtenotater i et Teams-møte.

Loop-komponenter er personlige

Hver av komponentene lagres på OneDrive til den som oppretter komponenten, og deles med andre gjennom en delingskobling som kan deles i en Teams-chat, på en epost og på en Loop-samarbeidsside. Men, om den som har opprettet komponenten slutter og dennes OneDrive blir slettet, forsvinner også Loop-komponentene. De må derfor ses på som et samarbeid her og nå, slik vi også tenker om en Teams-chat.

Oppdatering august 2024: Loop komponenter kan nå opprettes i en Teams-kanal og vil da være tilgjengelige for nåværende og fremtidige medlemmer av Teamet. Dette gjelder imidlertidig ikke for møtenotater. De opprettes fortsatt på OneDrive.

Les også Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Informasjon som skal vare bør lagres i en Teams-kanal

Informasjon som skal vare og være tilgjengelig i virksomheten over tid egner seg ikke til dette. Da bør informasjon og oppgavelister ligge i en Teams-kanal og der fungerer ikke Loop. Da er Planner og OneNote mer aktuelle verktøy for møtenotater og oppgaver.

Les også Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Du kan heller ikke bruke Loop-komponenter til samarbeid og møtenotater til noen som er utenfor virksomheten.

Oppdatering august 2024: Loop-komponenter kan nå også deles med eksterne samarbeidspartnere. Eksterne deltakere vil likevel ikke kunne nyttiggjøre seg oppgavetildeling og oppfølging.

Så når er det greit å bruke Teams møtenotater?

Når du har et enkeltmøte og det kommer litt brått på er det ofte ikke tid til å lage en agenda på forhånd, og det er ofte ikke etablert en struktur for møtenotater og oppfølging av møtet. Da er det raskt å skape en agenda der og da, gjøre notater under møtet, og avtale og fordele oppfølgingsoppgaver.

Status på oppfølgingsoppgavene og møtenotatene lagres i møtedetaljer i Teams-kalenderen og er tilgjengelig for alle (interne) møtedeltakere. Er du tildelt oppgaver finner du dem i ditt oppgavesystem i likhet med Planner-oppgaver.

Ønsker dere å etablere en struktur for bedre forberedelser, samarbeid og oppfølging av møter? Da kan dere vurdere en bedriftsintern workshop om Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett og Smart samarbeid med OneNote i Teams Disse kan kombineres og tilpasses til deres behov.

Søk etter kommunikasjon i Teams i "prosjektmappen"

En av fordelene med å kommunisere i Teams-kanaler er at alt blir lagret permanent. Tenk at dere er tre som starter et prosjekt, og etter en måned finner dere ut at dere må ha med en fjerde deltaker i prosjekt-teamet. Dersom dere har kommunisert på epost vil den nye prosjektdeltakeren starte med blanke ark fordi all informasjonsdeling og diskusjoner ligger i deres personlige postbokser.

Samtaler i kanal sikrer kontinuitet

Hadde dere derimot hatt kommunikasjonen i en Teams-kanal ville denne være tilgjengelig for fremtidige medlemmer i prosjektet, og den er søkbar.

Les mer om Teams-søk i En av de minst brukte og mest nyttige mulighetene i Teams

Likevel, det mange bekymrer seg for er at denne historikken, kanskje over måneder består av veldig mange samtaler, og det blir langt å gå tilbake i historien og lete etter nyttig informasjon.

Søk bare i kanalen

Du kan finne alt på å søke etter et tema du vil lete etter, men et søk fra søkelinjen vil omfatte alle Teams, kanaler og chatter du har tilgang til. Hva hadde du gjort om du skulle finne tilbake i historisk epost? Jeg tipper du hadde gått til en mappe der du har samlet all epost relatert til dette prosjektet.

Det kan du gjøre i Teams også! Når du står i prosjektkanalen, eller i en chat, trykker du på Control + F på tastaturet. Da søker du  bare i den kanalen, eller chatten du er i.

Trenger dere en ny start på strukturert samarbeid i Teams?

Det mange opplever etter hvert som antall Team og kanaler øker er at de mister oversikten. Når oppretter vi Team, og når kanaler?  Vi skulle gjerne redusert intern epost, men jeg synes kommunikasjon i Teams blir veldig rotete og uoversiktlig.

For en omstart av strukturert samarbeid med Teams kan dere kanskje ha nytte av å gjennomføre workshopen Smart samarbeid med Teams. Alternativt en eller flere av de korte frokost/lunsj og lær workshopene.

Kontakt meg gjerne for en uforpliktende prat om dette.

Hvorfor betale for spørreundersøkelser når du har Forms?

Microsoft Forms er et nyttig verktøy mange benytter seg av til både interne og eksterne spørreundersøkelser. Forms er en del av Microsoft 365, og du kan opprette undersøkelser på ditt arbeidsområde, eller i Teams. Forms ligger også i bunnen av Teams-appen Polls, som du kan bruke for å skape engasjement i Teams-møter.

Fra å være et enkelt, og kanskje litt kjedelig verktøy, har nå Forms avanserte muligheter som forgreninger, og resultatene kan analyseres i Excel. Spørreskjemaet kan også gjøres mer presentabelt med bilder, og automatiske forslag til layout og formattering med kunstig intelligens.

Her får du en oppskrift i 5 trinn som leder deg frem til et godt resultat.

1 - Hvor oppretter jeg undersøkelsen?

Dersom bare du skal se resultatene av undersøkelsen oppretter du spørreskjemaet på OneDrive, som er ditt personlige arbeidsområde.

Du kan også dele resultatene med andre personer derfra, men ofte vil de være mer praktisk å opprette undersøkelsen i Teams. Da er også resultatene tilgjengelig for fremtiden, uavhengig av deg.

2 - Hva er den beste måten å opprette spørreskjemaet på?

Det er tre forskjellig måter du kan starte på. Har du allerede laget undersøkelsen i Word, kan du laste opp denne som et utgangspunkt. Du kan også velge en av malene som en start. Eller du kan starte med en blank undersøkelse.

Du kan nå gi undersøkelsen et navn, og velge mellom en rekke ulike spørsmålstyper, der flervalg nok er den mest vanlige fordi det gjør det enkelt å svare, og enklere å analysere svarene enn fritekst-svar.

3 - Gi undersøkelsen et proft utseende

Du trenger ikke å være WEB-designer for å gi undersøkelsen et flott utseende. Bruk den innebygde KI-muligheten til å generere forslag og velg et du synes passer.

4 - Bestem hvem som kan svare og inviter til undersøkelsen

Du er nå klar til å publisere undersøkelsen. Du kan sende den på epost, legge den i en Teams-chat, eller legge den på en WEB-side.

Det er viktig å velge målgruppe. Skal den bare kunne besvares av utvalgte, eller kan alle som har lenken til undersøkelses-siden svare?

5 - Se, og analyser svarene

Etter hvert som svarene kommer inn kan du hele tiden se en oppsummering og grafisk fremstilling av svarene. Når undersøkelsen er klar kan du åpne den i Excel og analysere svarene der. Der kan du bruke både Pivot-tabeller og grafer.

Forms kan mange lære seg å beherske selv, men skulle dere ønske en strukturert opplæring med mer avanserte muligheter enn det jeg har tatt med her egner det seg godt for en frokost, eller lunsj-workshop på ca. 40 minutter. Ta gjerne kontakt om dere har spørsmål, eller ønsker å gjennomføre denne, eller en av de mange Smart endring workshopene.

Du må ikke dele alt - Ha personlige dokumenter i Teams

Når jeg leder Teams-workshops i ulke virksomheter blir mange begeistret for mulighetene til å dele og samarbeide på dokumenter i Teams. Men jeg merker også en viss nøling. Jeg vil jo ikke dele alle mine dokumenter i Teams. Kanskje jeg vil jobbe litt med et dokument før jeg deler det. Og noen dokumenter vil jeg jo ikke dele i det hele tatt. Kan jeg da bruke Teams til dette?

Ja, det kan du. Du kan jobbe med personlige dokumenter på samme måte som dokumenter i en Teams-kanal. Når du er klar til å dele flytter du det over i en Teams-kanal på sekunder.

Opprett personlig dokument i OneDrive fra Teams

Velg Filer på kolonnen til venstre i Teams-appen. Der får du muligheten til å velge Mine Filer. Dokumenter du oppretter der vil bare være synlige for deg. Dersom du allerede er kjent med og benytter OneDrive vil du kjenne igjen innholdet. Du kan nå bruke Teams til å behandle også personlige dokumenter på samme måte som delte dokumenter i en Teams-kanal.

Prøv selv! Opprett et nytt dokument under Mine filer

Del dokument fra OneDrive i Teams

Men hva om jeg bare vil dele med en kollega, eller en ekstern samarbeidspartner. Da kan jeg jo ikke legge det i en Teams-kanal der det er tilgjengelig for alle medlemmer av teamet? Nei, men da kan du dele dokumentet bare med den eller de du vil.

Opprett en sikker delingslenke

Delingslenken kan du sende på epost, eller dele i en chatt med personer du velger. Så lenge du velger tilgangsmuligheten Personer du velger, vil bare de utvalgte personene få tilgang. Om de skulle videresende lenken til andre vil den ikke virke for dem.

Administrer deling

Når du deler med andre personer er du også ansvarlig for å vite hvem du har delt med, og eventuelt fjerne delingen når andre ikke lenger skal ha tilgang til dokumentet. Om du går inn på valget Delt som ligger under Mine filer vil du kunne se både hva andre har delt med deg, og hva du har delt med andre. Der kan du fjerne delingsrettighetene når du ikke ønsker å dele lenger.

Tipsene over er utdrag fra en av mange frokost/lunsj-og-lær workshops på 40 minutter som kan brukes som inspirasjon, innføring og repetisjon. Se oversikten over alle 10 workshops her.

Del i Teams om du kan

Å ha mange personlige delinger kan fort bli uoversiktlig. Og dersom du skulle slutte i virksomheten vil ingen av dokumentene du ha delt med andre være tilgjengelige lenger. Det er derfor best egnet for å løse et kortvarig behov. For permanent deling med andre i virksomheten er det bedre å dele dokumenter i en Teams-kanal. Da er de tilgjengelige der uavhengig av deg.

Arbeider dere med tilbud, anbud, kontrakter og større dokumenter? Må du ha god kontroll fra start til ferdig dokument? Gjerne gjennom flere omganger med endringer, versjoner og godkjenninger? Gjennom 2-timers workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive lærer dere å ta full kontroll på alle deler av dokumentproduksjonen.

3 ting du tror om GPT som ikke stemmer lenger

Det siste halvåret har det vært en stadig økende mengde artikler og uttalelser fra eksperter om hvor upålitelig Chat GPT kan være fordi du ikke får vite kildene til det du blir presentert. Og at informasjon i modellen er utdatert. Du må for all del heller ikke fore modellen med egne data fordi deres firmahemmeligheter kan bli oppdaget av andre.

Vel, noe av dette stemmer fremdeles om du bruker ChatGPT.

Du kan trygt dele dine data med Bing-Chat Enterprise

Dersom du bruker Bing Chat, GPT-modellen levert av Microsoft, og som er basert på GPT4, er den koblet til Internett, og baserer seg på dagsfersk informasjon. Du får også alltid oppgitt hvilke kilder som er benyttet og kan sjekke troverdigheten av disse selv. Nylig lanserte også Microsoft Bing-Chat Enterprise. Den har du tilgjengelig dersom din arbeidsgiver har et Microsoft 365 abonnement. Da kan du trygt bruke denne til å analysere egne data fordi disse ikke brukes til å lære opp modellen, og det du legger inn ikke lagres av Microsoft.

ChatGPT og Bing Chat er ikke det samme

Last med Bing Chat appen på mobil

Så er ikke Bing Chat bare et Microsoft navn for ChatGPT? Nei det er det ikke. Språkmodellen utviklet av Open AI omtales som GPT (Generative Pretrained Model). Denne modellen har Microsoft tilgang til som deleier i Open AI. Men det som ligger rundt modellen er to forskjellige produkter, Chat GPT og Bing Chat. De er ikke de samme. Derfor vil tjenestene være forskjellige og kunne utvikle seg i forskjellig retning.

Open AI leverer i stor grad en verktøykasse bygget på GPT der ChatGPT er det de fleste er kjent med, men det finnes også en rekke utvidelser og integrasjons muligheter andre kan benytte for å spesialsy KI-løsninger.

Bing Chat derimot er en ferdig løsning som kan være enklere å bruke for oss vanlige kontorarbeidere som vil benytte KI på jobben.

 Du har allerede KI-funksjoner i Office

Selv om oppmerksomheten har vært mye rettet mot GPT har Microsoft lenge bygget inn kunstig intelligens i form av maskinlæring i Outlook, generering av designforslag i PowerPoint, svarforslag i Outlook og Teams og automatisk oversettelse av epost.

Eksempler på bruk av Kunstig intelligens i outlook

Vil du vite mer om dette, og hvordan du/dere kan utnytte både eksisterende og nye muligheter innen KI kan dere vurdere å invitere meg til å holde et frokostmøteinnlegg, eller et lunsj og lær foredrag hos dere. Det kan også leveres son et nettseminar. Sjekk ut alle 10 Smart endring tema for slike innlegg!

Mange finner Planner i Teams, men når bruker vi Lists?

Abonnenter på Microsoft 365 har et stort utvalg av programmer å velge mellom til ulike formål. For de fleste er det Word, Excel og PowerPoint for å skape innhold i ulike formater, Outlook for epost og kalender og Teams for samarbeid som er i daglig bruk.

For planlegging av prosjekter, arrangementer og oppgavefordeling har mange funnet Planner nyttig, og enkelt å komme i gang med. Det er enklere og mer fleksibelt enn Project som primært er for prosjektledere.

Les også: Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project — Smart endring AS

Microsoft Lists er for faste, gjentakende arbeidsprosesser

Planner er veldig bra på grunn av fleksibiliteten. Når vi starter et prosjekt vet vi ikke på forhånd hvilke oppgaver vi skal gjennomføre. Det er jo en del av prosjektet å definere dette. Og bruker vi Planner til å fordele oppgaver på ukemøtet vet vi ikke på forhånd hva disse er og hvordan hver enkelt oppgave skal følges opp.

Men, skal vi ha en forhåndsdefinert prosess vi kan gjenta gang etter gang for å sikre en god og kontrollert arbeidsprosess er ikke Planner så egnet. Der kan vi bruke Microsoft Lists. Dette programmet startet som et verktøy for å lage alle slags lister i SharePoint og er nå en egen app som også kan bygges sammen med Teams.

Jeg gjennomførte en workshop i en kunstskole. Der hadde behov for et opplegg for å bestille opp materialer til kunstprosjekter, slik som maling og stoff. Vi laget en beskrivelse av denne arbeidsprosessen

1. Behov skulle meldes inn fra lærerne

2. Innkjøpsansvarlig godkjenner og bestiller

3. Ordrebekreftelse med antatt leveringstidspunkt noteres

4. Når varen kommer skal leveransen registreres som mottatt.

Slik lager du et bestillingssystem i Lists på 5 minutter

Dette er noe som passer veldig bra for Lists. Dette gjør du:

Her kan du se resultatet. Jeg laget listen fra grunnen av på omtrent 5 minutter. Den er nå tilgjengelig for alle i Teamets Administrasjons-kanal. Det finnes også en rekke maler du kan bruke som utgangspunkt for din liste.

Vil du ha flere tips som dette kan du abonnere på bloggen om du ikke allerede gjør det. Se øverst til høyre på denne siden for påmelding. Da får du nyttige tips for digitalt arbeid og samarbeid omtrent en gang i uken.

Det som virket før er kanskje ikke godt nok i dag?

Bjørn O. Hopland er daglig leder og rådgiver i Smart endring AS

Mange, inkludert meg selv har gjennom de siste 20 årene hentet inspirasjon fra, og tatt i bruk teknikker basert på Getting Things Done - GTD™ , eller "Få ting gjort" som det heter på norsk.

Jeg leste nylig den siste reviderte utgaven av boken fra 2019 og sammenlignet den med den første fra 2001. De er forbausende like, enda vår arbeidsform, verktøy, og ikke minst mengden av kommunikasjon og informasjon i epost, Teams og lignende verktøy har økt eksplosivt. De fleste av oss har ikke lenger en innkurv og en utkurv på skrivebordet. Nå er de digitale i Outlook og Teams.

 Hvordan kan vi jobbe smartere i vår digitale tid?

Da jeg startet å utvikle min måte å prioritere, planlegge og ha kontroll over den stadig mer hektiske digitale arbeidshverdagen som leder i Microsoft, hentet jeg inspirasjon fra flere kilder. GTD er en av dem. Andre er Time Management Institute. Ja de med Time manager™ planleggeren som var populær på 1980 og 90-tallet,  og Stephen Covey med 7 habits of highly effective People. Jeg har også plukket nyttige ting fra Michael Linenbergers Total Workday Control.

Ikke samle opp oppgaver. Prioriter her og nå!

Ingen har det endelige svaret på hvordan du bør organisere deg, ikke jeg heller. Men gjennom de 20 årene jeg har jobbet for å finne ut av det, har det utkrystallisert seg noe som har vist seg nyttig for mange. Jeg forsøker ikke å organisere hele livet mitt på samme måte, men begrenser meg til hvordan vi kan arbeide og samarbeide smartere på jobben når vi i stor grad må organisere vårt eget arbeid for å nå egne, og felles mål. Da må vi ofte kunne prioritere, og omprioritere raskt.

Den tradisjonelle metoden med å samle opp mulige oppgaver i en liste og sette av tid til å prioritere dem senere blir for mange for langsom, og for komplisert. Min erfaring er at det mest effektive er å prioritere der og da.

Slik kan du gjøre det!

Får du en epost du ikke kan behandle der og da, høyreklikk på den og sett et oppfølgingstidspunkt utfra hvor viktig oppgaven er, og hvor mye den haster. Da må du ta hensyn til det du allerede har planlagt å gjøre og unngå å ta på deg flere oppgaver en du kan gjennomføre innenfor rimelig arbeidstid. Får du en Teams-melding du må følge opp senere, lag en oppgave av den der og da med en forfallsdato du velger.

Slik lager du en oppfølgingsoppgave i Outlook på PC, Mac og mobil

Klikker du på flagget i Outlook når det er epost du ikke kan behandle nå, men må komme tilbake til? Problemet er at om du flagger 10 epost, når skal du følge dem opp, og i hvilken rekkefølge?

Neste gang høyreklikker du på flagget. Da får du mulighet til å velge tidspunkt for oppfølging. Du gjør om eposten til en oppfølgingsoppgave.

Hva om jeg leser eposten på mobilen? Outlook på mobilen håndterer epost, avtaler og kontakter, men ikke oppgaver. Det gjøre makkeren Microsoft To do. Sammen dekker de det som Outlook appen gjør på PC og Mac. For å lage en oppfølgingsoppgave av en epost på mobil, sender vi den til To do appen og setter en forfallsdato her som vist i illustrasjonen.

Dette forutsetter at du bruker Outlook og har installert To do appen på mobilen.

Slik lager du en oppfølgingsoppgave i Teams på PC, Mac og mobil

Får du en melding i en Teams-kanal der du er nevnt? Eller en chat? Da er det sannsynligvis noe du må prioritere og gjøre noe med. Kan du ikke gjøre det der og da, lag en oppfølgingsoppgave av meldingen.

Og hvordan får jeg oversikt over alle mine oppfølgingsoppgaver?

Bruker du Outlook appen på PC har du verdens beste verktøy for prioritering og planlegging med den unike planleggingsvisningen. For å ha et realistisk bilde av vår totale arbeidsbelastning må vi ta hensyn til summen av avtaler og oppgaver. Det gir oss en visuell oversikt. Du forstår jo umiddelbart at det er urealistisk å ha mange oppgaver på en dag du har heldagsmøte. Ikke sant?

Dersom du bruker nettversjonen, eller Outlook på Mac må du isteden bruke Microsoft To do, eller Teams oppgavelisten for oversikt over oppgavene. Der vil du finne dem sortert på forfallsdato.

 Ved å prioritere de viktigste oppgavene unngår du å bruke tid på de mindre viktige

Ved å tvinge deg til å prioritere når du vil gjøre en oppgave blir du en superprioriterer, gjør realistiske prioriteringer og unngår lange oppgavelister du aldri kommer gjennom. Enkelt? Nei absolutt ikke. Det krever omlegging av arbeidesvaner, men gevinsten kan være stor. Du vil i større grad jobbe med de viktigste oppgavene, og du vil føle at du har kontroll. Det fører til bedre resultater med mindre stress.

Ønsker du/dere hjelp til å komme i gang med nye arbeidsformer i Outlook og Teams kan dere gjerne ta kontakt for en bedriftsintern workshop for Smart prioritering og planlegging i Outlook, Teams og To do. Er det bare deg, kan du vurdere et nettkurs med samme innhold, eller delta på et Smart endring åpent kurs.

Usikker på hvordan du planlegger og prioriterer for å nå dine og gruppens mål? Vurder workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid

På tide å pensjonere OneNote for Windows 10?

OneNote har vært en del av Microsoft Office siden 2003, og jeg har brukt OneNote til alle typer notater, forberedelse og oppfølging av møter, samling av informasjon fra Web-sider, og mye mer siden dette. Med en delt OneNote på et fellesområde arrangerte jeg og mine Microsoft-kolleger e-postfrie møter. Det vil si ingen epost for å be om innspill til agenda, ingen utsendelser av agenda og ingen utsendelse av møtereferat.

Les mer om dette her: Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Da Windows 10 ble lansert inkluderte Microsoft en ny gratisversjon av OneNote for Windows 10-brukere. Fordelen var jo at flere fikk tilgang til å gjøre digitale notater uten å måtte ha Office. Ulempen for Office-brukere er at det nå var to versjoner som tilsynelatende gjorde det samme, og med samme symbol.

Gjennom utallige bedriftsinterne OneNote-workshops så jeg at det ofte var helt tilfeldig hvilken versjon den enkelt bruker startet, og når jeg spurte dem hadde de ingen aning om hvilken versjon de brukte. Vet du?

Du kan se det på hvordan Inndelingene vises.

OneNote for Windows 10 hadde en fordel. Den viser Notatblokker, Inndelinger og sider på samme måte som versjonene for Mac, Teams og mobil. Det den mangler er tilknytning til Microsofts oppgavesystem som gjør at oppgaver fra Outlook, Teams og OneNote kan samles i en liste som du alltid kan ha med deg i lomma med Microsoft To do på mobilen. Den har heller det ikke det gjenkjennbare båndet med valgmuligheter slik de andre Office-programmene har.

Les mer om oppgavesystemet her: Bør vi - og kan vi bruke mindre tid i Outlook og Teams?

For ca. 2 år siden besluttet Microsoft at det for fremtiden bare skulle være en versjon av OneNote for Windows, så du slipper å bli forvirret over ulike versjoner. Heldigvis valgte de å beholde Office-versjonen som har støtte for oppgaver. I den nyeste versjonen har de nå også lagt inn muligheten til å gjøre visningen av Inndelinger og sider likere det vi ser på Mac, Teams og mobil. Ser du ikke alt på venstre side kan du endre oppsettet i menyen som vist under.

Bruker du OneNote for Windows 10 og ønsker å bytte til nye OneNote åpner du programmet, som nå heter bare OneNote. Der kan du åpne dine nåværende notatblokker, og fortsette å bruke denne versjonen. Alt du har gjort tidligere blir med videre.

Vil du og dere ta i bruk OneNote systematisk for personlig bruk og i Teams kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Er det bare deg kan du gjennomgå det samme som nettkurs. Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Har du 3 års erfaring med Teams, eller 1 års erfaring 3 ganger?

Bjørn O. Hopland er leder av Smart endring AS

Da jeg var HR ansvarlig i Microsoft Norge var rekruttering en viktig arbeidsoppgave. Alle ledere som skulle ansatte ba om det samme. De ville ansette noen med lang erfaring. Jeg lærte fort at det finnes to typer erfaring. Det er de som har 5 års erfaring der de hele tiden har lært og utviklet seg. Og så var det de som hadde ett års erfaring 5 ganger. Hvert år gjorde de bare det samme som året før.

Vær smartere når du viser PowerPoint i Teams-møtet

Utviklingen av nye muligheter i Teams de siste 3 årene har vært enorm. Her er det også noen som har ett års Teams-erfaring 3 ganger. Forrige uke holdt jeg en workshop for en bedrift der vi prøvde ut PowerPoint live i Teamsmøtet. Da var det noen som fikk hakeslipp. Hvor lenge har den muligheten vært der? Tja, sier jeg. I alle fall 3 år. Les om hvorfor det er en genial måte å presentere PowerPoint på i et Teams-møte.

Selv om du ikke presenterer selv, kan det være en fordel å vite om et par andre muligheter når noen presenterer en PowerPoint. Visste du at du kan tilby deltakerne i et Teams-møte å se din norske presentasjon på engelsk, eller andre språk. Smart om du har møter med noen som ikke er norskspråklige, og du sparer mye arbeid ved å ikke oversette presentasjonen. Hver deltaker velger selv språket de ønsker å se teksten i.

Behold kontrollen i møtet

Skal du lede et større møte og forventer spørsmål, eller innlegg fra deltakerne? Hold rede på hvem som rakk opp hånden først. Velg å vise deltakerlisten, så er du ikke i tvil om rekkefølgen. Og er det noen som glemmer å ta ned hånden etter å ha pratet kan du hjelpe dem med det samme sted. Og kan de ikke styre seg kan du dempe dem. Vel da skal de virkelig være møteplagere …

Sender du epost og Teams-chat om kvelden eller i helgen?

Det er et evig diskusjonstema om det er OK å sende epost utenfor vanlig arbeidstid. Man kan si; Men jeg mener jo ikke at du må lese den da. Det er helt fint om du ikke leser den før du kommer på jobb. Likevel er det noen som kan oppfatte det som et press på å være alltid på.

Les gjerne: 3 gode grunner til å kontrollere når din e-post skal komme inn i mottakerens Innboks

Jeg synes jo det er greit å sende en Teams-melding i det jeg kommer på noe, så slipper jeg å huske på det til jeg kommer på jobben i morgen. Men det betyr ikke at du trenger å få den med en gang. Jeg kan enkelt velge å utsette leveringen til dagen etter, eller til etter helgen. Slik gjør du det.

Er det på tide med en liten oppdatering på nye muligheter, og kanskje en repetisjon på annet vi måtte ha glemt? Mange har funnet det nyttig å arrangere et frokost, eller lunsjmøte på 40 minutter på ulike nyttige tema relatert til å arbeide og samarbeide smart i den digitale arbeidshverdagen.

Bedriften jeg refererer til over har et frokostmøte i måneden med ett av de 10 temaene Smart endring tilbyr. I tillegg til å lære nye triks er det også veldig sosialt å treffes slik og en god anledning til å kommer på kontoret den dagen.

Sjekk ut Smart frokost / lunsjmøte. Innføring, inspirasjon og repetisjon — Smart endring AS