Alt skulle bli enklere når vi kom tilbake på kontoret

/

I mars 2020 opplevde mange en lett kaotisk situasjon når alle ble sendt hjem for å jobbe. Hvordan skal jeg som leder følge opp mine medarbeidere nå? Hvordan får jeg oversikt over prosjektet når jeg ikke kan snakke med prosjektmedlemmene på kontoret, og hva skal jeg prioritere å jobbe med har jeg sitter hjemme. Der jeg tidligere kunne gjøre en rask avklaring med min leder, kvier jeg meg nå for å plage henne med å kontakte henne om småting.

Etter hvert fant vi formen, og for mange så godt at de egentlig ikke ville tilbake. I alle fall ikke hver dag.

Vi kan ikke skru tiden tilbake!

Mange trodde nok at alt ville bli som før når vi kunne komme tilbake til kontoret, men det kommer ikke til å skje. Nå må vi finne ut på nytt hvordan vi skal innrette oss når det er uforutsigbart hvem som er på kontoret hvilke dager. I forrige ukes blogg skrev jeg om et tema jeg har hørt mange synes er veldig vanskelig, Jeg orker ikke hybridmøter!. Det er viktig å snakke om, men de fleste forteller meg at de tross alt gjør mesteparten av jobben mellom møtene. Hva innebærer hybridkontor for den delen av arbeidstiden?

Smartere hybridhverdag på 1-2-3

Min erfaring er at det er tre ting vi må finne ut av er

  1. Hvordan kan jeg prioritere og planlegge slik at jeg kan jobbe selvstendig med mine viktigste oppgaver?

  2. Hvordan kan jeg få oversikt og samarbeide med andre om å oppnå felles mål uten å møtes hele tiden?

  3. Hvordan planlegge, og gjennomføre effektive møter med noen i et møterom og noen på Teams fra andre steder?

For hvert av disse områdene har Smart endring bedriftsinterne workshops og nettkurs. Men hver av disse er på 2-3 timer, og i en hektisk hverdag er det forståelig at man må prioritere tiden ganske hardt. Likevel ser det ut til å være et behov for å utvikle spesifikke ferdigheter for å mestre hybridhverdagen.

Derfor tilbyr Smart endring nå en ny, effektiv workshop som inneholder det aller viktigste for å mestre en fleksibel arbeidssituasjon, og som kan gjennomføres på kort tid. Sjekk ut den nye workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3. Les gjerne videre her om hvilke utfordringer den tar sikte på å løse.

1 - Smart prioritering og planlegging

Hver dag får du mange henvendelser fra andre på epost og i Teams. De ønsker at du skal gjøre noe for dem. I tillegg har du selvfølgelig egne viktige oppgaver. Gitt at summen av dette vanligvis er mer enn du har tid til, hvordan prioriterer du hva du skal velge å gjøre i dag? Det er en håpløs oppgave om du ikke du kan se oppgaven i sammenheng med noe du vil oppnå. Om jeg gjør denne oppgaven, bidrar det til at jeg når mine, eller våre felles mål? Om ikke, hvorfor skal jeg da gjøre den? Dette er grunnen til at målstyring er en forutsetning for å gjøre de riktige prioriteringene. De fleste av oss er ikke saksbehandlere der vi løser en og en oppgave etter hvert som de blir presentert for oss, omtrent som på et samlebånd. VI må selv velg hvilke oppgaver vi skal gjøre, og når.

Les mer om grunnlaget for målstyring her: Det hjelper ikke med SMARTe mål om du ikke har en gjennomføringsplan

2 - Smart oversikt og status på våre oppgaver

Er du lei av ukentlige statusmøter der dere går rundt bordet og alle forteller om status på sine oppgaver? Det er fint å snakke sammen, men dersom mesteparten av møtet blir brukt til statusgjennomgang, og lite til å diskutere utfordringer og løsninger kan det føles litt meningsløst. Ved å ta i bruke et verktøy for felles oppgaveoversikt, fordeling, og status kan dere spare mye tid og ha status på planer og oppgaver også mellom møtene, og fylle kortere møter med mer meningsfylt innhold.

Les mer om dette i: Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større Der finner du også informasjon og workshops og nettkurs som kan hjelpe deg/dere i gang .

3 - Effektive og inkluderende hybridmøter

Selv om vi jobber for å få færre- og kortere møter, vil vi ønske å snakke sammen. Dersom vi avtaler å ha et møte med 7-8 personer neste uke. Hva er sannsynligheten for at alle er på kontoret den dagen? De fleste vil si null! Hva må vi gjøre da? Les mer om det her: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter Tips! Du finner et gratis nettkurs Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter på Smart endring nettkurs

Jeg orker ikke hybridmøter!

/

"Jeg orker ikke hybridmøter!" har jeg hørt mange si. Det er ikke rart dersom du bare har hatt dårlige opplevelser med dette.

Jeg vil gjerne, men jeg vet ikke hva jeg skal gjøre! For å kunne endre oss trengs både motivasjon og ferdigheter. Mange oppfatter hybridmøter som veldig vanskelige og gir en dårligere følelse enn da alle satt hjemme på hver sin skjerm. Noen jeg har snakket med sier at det er håpløst å ha møter der noen sitter i et møterom og noen deltar hjemmefra. Da får vi heller sitte på hvert vårt kontor (om vi har det). Det er tydelig at manglende motivasjon og ferdigheter gjør det vanskelig å komme frem til at hybridmøter kan være helt OK.

Hvorfor må vi ha hybridmøter?

Det er ikke noe nytt at en kollega plutselig ikke kommer på kontoret til et møte. Jeg har et barnebarn som nettopp har begynt i barnehagen. På dag tre hadde han litt feber og måtte være hjemme. Da må far eller mor være hjemme, men kan likevel jobbe en god del. Før kunne vi se på dette som et unntak. Nå er det regelen, selv om man ikke har syke barn. Når vi først sitter der i møterommet vil de fleste være enige i at det er upraktisk å spre seg i kontorlokalet for å ha møtet.

Tina må være med hjemmefra i dag, men hun får få med seg det han klarer

Godtar vi at de som ikke er i møterommet ikke er fullt inkludert i møtet? En del mener nok at om de ikke kommer på jobben for å delta i møtet kan de ikke forvente at alle andre skal ta hensyn til det. Vil vi ha det slik? Mange mener nei, alle må inkluderes og ha de samme mulighetene til å delt aktiv i møtet uansett. 

Er det en teknisk utfordring?

I noen tilfeller er det en teknisk utfordring, og den største er at de utenfor møterommet ikke hører hva alle sier. Men med det enorme oppsvinget i møterom med gode møteromssystem er det andre utfordringer som kan være enda viktigere å ta tak i for å sikre god involvering av alle. Vi må både ville at alle skal være inkludert, og vi må vite hvordan.

Hvordan forbereder vi, gjennomfører og følger opp et godt (hybrid)møte?

Den tekniske- og organisatoriske delen er den enkleste å løse. Les om dette i På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men det at vi alle blir overbevist om at det er mulig å både få bedre møter, og kunne gjennomføre dem på en god måte uansett om man deltar fra møterommet, eller fra annet sted, krever nye måter og tenke på og nye ferdigheter. Vi må også bli enige om noen kjøreregler for slike møter. Min erfaring er at dette best gjennomføres i en bedriftsintern workshop der de som ofte har behov for å møtes snakker sammen og prøver ut dette sammen.

Vil du vite mer om hvordan du kan få bedre møter med Teams, bruk noen minutter på denne videoen der jeg forteller om de 5 viktigste gevinstene ved å organisere møter i Teams, enten det er møter i et rom, hybrid, eller på nett.

Hva Smart endring kan bidra med

Basert på mange års praktisk erfaring fra slike møter da jeg jobbet som leder i Microsoft, har jeg utviklet workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett. Sjekk ut denne om dere ønsker hjelp til omstilling i tanker og ferdigheter når hybridmøter er kommet for å bli. Vil dere ha en totalpakke som bidrar til løsning av flere utfordringer på hybridkontoret? Sjekk ut workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3

Utnytter du mulighetene digital tavle gir i nettmøter?

/

Da jeg jobbet i Microsoft ledet jeg flere team med medlemmer spredd utover hele Europa. I hvert eneste arbeidsmøte og avdelingsmøte brukte jeg det innebygde tavleverktøyet i Lync/Skype for business. Til å skisse en agenda i et arbeidsmøte der vi ikke hadde dette klart før møtet, og for å få innspill fra alle mine 20+ medarbeidere på en effektiv måte. Jeg hadde inntrykk av at jeg var den eneste som visste om denne muligheten. Hvorfor hadde ikke flere tatt den i bruk?

Møteverktøyet ditt har en digital tavle. Har du brukt den?

Alle leverandører av nettmøter med respekt for seg selv har sitt eget whiteboard på nett. Microsoft har  selvfølgelig dette i Teams nå. Du finner det i Zoom, i Webex, Google, og snart i Apples Facetime. Felles for de innebygde verktøyene i møteprogrammene er at de er laget for enkle formål, og primært skal erstatte den analoge tavlen i møterommet.  Min erfaring er at disse tavleverktøyene er lite brukt. Mange finner dem rett og slett ikke, eller har ikke oppdaget hvor nyttige de kan være. I en hektisk hverdag har de færreste tid til å utforske alle mulighetene i den stadig større digitale verktøykassen.

Les om hvorfor en digital tavle er viktig i hybridmøter: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Slik oppretter du en digital tavle i et Teams-møte

Teams-integrasjon med andre tavler

Det finnes også tavler som ikke er knyttet til nettmøteprogrammene, men kan brukes sammen med dem. Disse tar gjerne sikte på mer avansert bruk, og terskelen for å ta i bruk disse er gjerne høyere. Prisen pr. bruker kan også være like mye som dere allerede betaler for hele Microsoft 365. Disse tavlene brukes oftest av noen som organiserer workshops for prosessmodellering og lignende.

Oppgradert Teams-tavle

Nylig har Microsoft oppgradert tavlen med en del av det du måtte brukt en ekstern tavle til tidligere. Det finnes nå et utvalg av maler for brainstorming, workshops mm., og du kan hente inn bilder og dokumenter.

Nytt er også at du kan forberede en eller flere tavler og veksle mellom dem i et Teams-møte. Det øker nytteverdien veldig. Alt du gjør på tavlen blir lagret slik at du kan hente ut resultatet etter møtet, og evt. jobbe videre på det. Du kan selvfølgelig også bruke tavler utenom møtet gjennom Microsoft Whiteboard app for Windows og nettbrett.

Installer Microsoft Whiteboard app på PC og nettbrett

Prøv Microsoft Whiteboard i neste Teams-møte

Her får du noen ideer  til hva du kan prøve ut i ditt neste nettmøte, eller hybridmøte.

  • Skisser en agenda

  • Få innspill fra mange på en gang

  • Samle ideer med gule lapper

Tips

  • Forbered tavlen før møtet

  • Samle inn innspill etter møtet

  • Vil du virkelig tegne? Bruk din iPad med penn. Om du deltar i møtet fra PC kan du i tillegg være med fra et nettbrett og bruke tavlen derfra til tegning og håndskrift,

Vil du bli god på å arrangere engasjerende nettmøter og workshops ?

Delta på gratis nettseminar torsdag 15. september kl. 14.00 - 14.30 så får du mange tips som gir deg god kontroll på Teams-møtearrangementer, og i tillegg kan du vise dine kolleger muligheter de ikke vet om.

Meld deg på her: Teams-nyheter for deg som organiserer møter, konferanser, workshops og nettseminarer

Samarbeid på tvers av virksomheten og etablert Teams-struktur

/

Hva gjør vi om markedsavdelingen skal lage en kampanje for nye tjenester, og vi trenger bidrag fra en i salg, en i utvikling og kanskje en ekstern sosiale medierådgiver? VI ønsker å opprette en prosjektkanal i vårt Team, men de har jo ikke tilgang til markeds-Teamet.

Mange har opprettet Team for ulike deler av organisasjonen. For markedsavdelingen, drift, salg mm. I avdelings-Teamet oppretter vi kanaler for månedsmøter, arbeidsprosesser og avdelingsprosjekter. Bare medlemmene av Teamet har tilgang til disse kanalene.

Må vi opprette ett nytt Team for hvert prosjekt?

Til nå har løsningen vært å opprette et nytt Team der vi kan samarbeide om kampanjen og der alle involverte inviteres som medlemmer. Om vi gjør dette kan det bli veldig mange Team etter hvert. Noen markedsprosjekt-kanaler ligger i Markeds-Teamet, og noen markedsprosjekter i egne Team. Hvert Team med ulike medlemmer. Det er forståelig at noen synes dette blir ganske uoversiktlig etter hvert.

Del en prosjektkanal med deltakere som ikke er medlem av Teamet

Nylig er det åpnet for at du kan opprette en prosjektkanal i avdelings-Teamet som er delt med personer utenfor Teamet. Da kan alle markedsprosjekter opprettes som kanaler i markeds-Teamet, og vi kan i tillegg invitere prosjektdeltakere fra salg og andre avdelinger til prosjektkanalen uten at de får tilgang til resten av kanalene i markeds-Teamet.

Opprett en delt kanal og gi andre tilgang bare til denne

 Flere muligheter gir økt kompleksitet

På menge måter er det bra å ikke ha for mange valg. Riktignok kan det oppfattes som begrensende, men det blir enklere å administrere og holde oversikt over. Dersom du oppretter Team må noen vite nok til å kunne administrere dem, og det er ikke en IT-oppgave, men Teamets eier som ofte ikke er IT-interessert. Den gode nyheten er at du heller ikke trenger å være det.

Men legger du til private kanaler, og delte kanaler må disse administreres i tillegg. Du kan også invitere gjester og dele kanaler med deltakere i andre organisasjoner. Da gjelder det å holde tunge rett i munnen for å vite hva du deler med hvem.

Er du Team-eier, eller ønsker å sikre god utnyttelse av Teams-mulighetene i virksomheten?

Etter hvert som mulighetene i Teams øker og kompleksiteten tilsvarende har jeg fått spørsmål om å lage en workshop for frivillige (og ufrivillige) "superbrukere" som skal organisere arbeidet i Teams. Det har jeg nå gjort. Les mer om denne her: Smart administrasjon av Teams for superbrukere — Smart endring AS

Kan jeg ta med bare iPad på reisen selv om jeg skal ha jobbmøter i Teams?

/

Jeg skal ha noen dager fri, men har et par Teams-møter jeg må være med i. Jeg må innrømme at jeg jeg ikke har vært komfortabel med å la PC'en være hjemme og bare ta med iPaden. Jeg synes ikke jeg har den samme oversikten og kontrollen da.

Jeg kjøpte en iPad pro i 2019 for å se om jeg kunne klare med denne i jobben. Jeg fant mange gode ting jeg kunne bruke den til, men synes den kom til kort for å jobbe i Teams-møter. Les mer om gode bruksområder og hva jeg ikke synes den var god nok til i Kan vi bruke en iPad til noe fornuftig på jobben?

 Et kinderegg for Teamsmøter

Men det skjer jo stadig utvikling, så jeg testet litt på dette før jeg skulle reise nå og ble positivt overrasket! Den oversikten jeg manglet i Teams-møtet før kan jeg få nå. Nå kan jeg

  1. Presentere PowerPoint eller dele skjerm, og

  2. Se deltakerne, og

  3. Bidra i møtechatten

Alt samtidig på skjermen. Før måtte man velge om ville delta i chat, eller se møteinnholdet på skjermen.

Dersom du ikke har mulighet til å sette iPaden stødig på et bord, men holder den i hånden anbefaler jeg sterkt å bruke kunstig bakgrunn. Da unngår du andre blir “sjøsyke” når du veiver med i den. Les mer om dette her: Stirrer noen på deg i Teamsmøtet? Sannsynligvis er de med fra mobilen

Arbeid med to programmer på en skjerm

Du har kunnet jobbe med to programmer på skjermen lenge, men det har vært litt komplisert synes jeg. Nå er det enklere å gjøre og gjør at jeg godt kan ha budsjettet i Excel på skjermen samtidig som jeg deltar i budsjettmøtet i Teams. Jeg kan også bruke den digitale tavlen i møtet ved å installere MIcrosoft Whiteboard appen. Se hvordan du kan jobbe med to programmer side om side og prøv selv!

Er det lenge siden du har prøvd å bruke iPad til jobbformål er kanskje tiden inne til å prøve igjen? Da anbefaler jeg å teste og trene på dette før du har et viktig møte, eller før du lar PC'en være hjemme. Da er du tryggere på at det vil fungere for deg. For virksomheter som har grupper av ansatte som bare bruker mobil og iPad holder jeg gjerne tilpassede workshops som er basert på de workshopen du finner beskrevet her: Mest populære Smart endring kurs og workshops

Fleksibel arbeidstid og sted betyr ikke at du alltid må være tilgjengelig

/

Når vi bruker Teams på både PC og mobil er vi tilsynelatende tilgjengelige døgnet rundt. Det  betyr at vi selv må ta ansvar for å styre vår egen tilgjengelighet. De fleste av oss har på mobilen hele døgnet, og akkurat som du velger å ikke  svare på et mobilanrop når det ikke passer, trenger du ikke svare på en Teams-melding når det ikke passer deg. Også i arbeidstiden.

Mange har en god rutine på fraværsmeldinger i Outlook, men dersom mer og mer av kommunikasjonen flyttes til Teams, hvordan styrer vi da andres forventninger til når vi leser og responderer på henvendelser?

Vi bruker dessuten "Out of Office" om vi er utilgjengelig for en eller flere dager, men av og til vil vi bare ha ro til å arbeide konsentrert et par timer og da virker det ikke naturlig å slå på dette.

Legg inn en statusmelding i Teams så får kolleger beskjed før de sender deg en melding

Svarer du på mobilen om du er i et møte, eller har en samtale med en kollega? Nei, vi har lært oss at vi kan ringe tilbake, og vi vet at om det er viktig sender den som ringer oss en SMS. SÅ hvorfor føler du deg forpliktet til å svare på en chat-henvendelse om det ikke passer?

Det er du som velger når du svarer på en chat, eller reagerer på en kanal-samtale. Du får litt hjelp av Teams, fordi du vises som opptatt når du har et møte i kalenderen, men selv om du vises som grønn, altså ledig, betyr det bare at du arbeider ved PC'en. Det er ikke sikkert det passer å reagere på en chat likevel fordi du arbeider konsentrert med en oppgave. Da kan du legge inn en statusmelding som blir vist for andre allerede før de sender deg en melding. Da slipper de å bli irriterte på at du ikke svarer med en gang.

Velg når du er tilgjengelig for å bli kontaktet i en Chat, eller er forberedt på å svare på en Teams-melding i en kanal.

Du kan også overstyre din egen status og velge å vises som Ikke forstyrr når du må ha ro. Da vil andre ikke nå deg, og de får beskjed om dette. Men ikke glem å velge å tilbakestille statusen slik at den styres av kalenderen. Ellers blir du lite populær hos kollegene.

Slå på "Out of Office" for Teams

Skal du på ferie, eller er borte i flere dager der du ikke har planlagt å følge med på Teams-meldinger, kan det være greit å vises som fraværende og gi de som kontakter deg en beskjed om dette. For de fleste vil dette være mest aktuelt for å gi beskjed til kolleger, ettersom de som er utenfor organisasjonen vanligvis vil kontakte deg på epost. Men det blir mer vanlig etter hvert å kunne kontakte også noen i andre organisasjoner med chat i Teams, så derfor kan du også velge om du ønsker at denne meldingen skal synes for noen utenfor organisasjonen.

 Dette og mye annet smart kan du lære om i bedriftsinterne workshops og i Smart endring nettkurs

Hvem tar ansvar for at vi arbeider og samarbeider smartere i en hybridkontorhverdag?

/

Før sommerferien fikk jeg en henvendelse fra Trude som skriver: Vi er nysgjerrige på hva som er Best Practice» for generell kommunikasjon, tilgjengelighet, forventet responstid og andre evt utfordringer ved implementering av Sharepoint/Teams/OneDrive. Hva er gode kjøreregler, samt hvordan implementere disse i en virksomhet med ca 35-40 ansatte.

Dette er veldig gode spørsmål som det ikke finnes noe fasitsvar på, men det finnes god praksis på hvordan man kan komme frem til svarene for egen virksomhet.

Hvem har ansvaret for at vi lykkes med nye digitale verktøy?

En problemstilling som går igjen i alle virksomheter er hvordan man lykkes med innføring av nye digitale verktøy. IT tar ansvaret for den tekniske delen, et innføringsprosjekt tar ofte ansvar for å kommunikasjon, grunnleggende struktur og retningslinjer, og introdusere dette til organisasjonen. Så er vanligvis forventningen at hver avdeling og ansatt selv finner ut av hva dette betyr for dem i det daglige og hvordan de skal bruke de nye mulighetene for å arbeide og samarbeide bedre.

Det sier seg selv at en regnskapsmedarbeider, en som jobber med kundestøtte, en leder, og en forretningsutvikler har veldig forskjellige arbeidsoppgaver og vil organisere arbeidet på ulike måter. Derfor er det en umulighet for IT og innføringsprosjektet å gi detaljerte råd for hver gruppe.

Utfordringen er at ledere og grupper vanligvis får liten støtte og opplæring som gir dem et godt grunnlag for å gjøre dette viktige arbeidet selv. Erfaringen er at dette ofte fører til frustrasjon fordi de for eksempel får beskjed om at "nå skal vi ikke lenger sende epost internt, men kommunisere i Teams". Ja, men hvordan skal det skje? Vi må uansett forholde oss til epost, så nå får vi enda et verktøy der vi må sjekke "innboksen". For mer om dette, les Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

Beslutning på tre nivåer.

I eksempelet over bestemmer virksomheten av vi skal bruke Teams, avdelingen/gruppen hvordan vi skal organisere vårt samarbeid, og jeg hvordan jeg løser mine daglige arbeidsoppgaver innenfor disse rammene. Så vi har tre beslutningsnivåer.

Eksempel på beslutning på nivå 1: virksomhetsnivå om hvor dokumenter skal lagres

  • Nivå 1 er virksomheten og bestemmer at vi skal bruke Teams

  • Nivå 2 er avdeling/gruppe og bestemmer hvilke Team og kanaler vi trenger for vårt arbeide

  • Nivå 3 er meg selv som bestemmer hvilken kanal jeg skal kommunisere i, følge med på, og om jeg gjør mine personlige notater i Word eller OneNote.

Har vi nok kunnskap til å ta gode beslutninger?

Min erfaring fra mange virksomheter jeg har jobbet med de siste årene er at dette løser mye. Men det krever at ledere og hver enkelt har nok kunnskap om mulighetene og ferdigheter til å bruke de verktøyene ledelsen har bestemt at vi skal bruke. Ofte har vi løst dette med en mulighetsworkshop på 2-3 timer der vi som skal samarbeide i det daglige gjennomgår vanlige jobbscenarier sammen og gjennom dette blir enige om hvordan vi skal samarbeide nå samtidig som hver enkelt lærer å mestre dette på egen PC i workshopen.

Hvordan sikrer vi at vi gjør de riktige valgene hver dag?

I etterkant av dette må vi trene på dette og hjelpe hverandre med å jobbe slik vi er blitt enige om. For eksempel må det være greit å minne en kollega som sender deg en epost om at denne meldingen kanskje skulle vært på Teams?

Det kan også være nyttig og nødvendig å jobbe med å avklare våre forventninger til hverandre. Dette har mer med relasjoner og organisering å gjøre enn med verktøy. Les mer om dette i Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

 Hvordan kommer vi i gang?

Smart endring kan bidra med å gjennomføre mulighetsworkshops på flere nivåer. Det vanligste for avdelinger/grupper er å basere seg på innholdet i workshopen Smart samarbeid i Teams med tilpasninger. For at hver enkelt skal kunne mestre sin arbeidsdag og oppnå sine mål har mange også funnet det nyttig å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. For en oversikt over flere Smart endring bedriftsinterne workshops, se Mest populære kurs og workshops

Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

/

Tilbake til kontoret ble vårens mantra i mange virksomheter. Men så enkelt ble det ikke. Gjennom dialog med mange virksomheter, både offentlige og private oppfatter jeg at spørsmålsstillingen har endret seg fra "Når kan vi komme tilbake til kontoret" til "skal vi tilbake til kontoret?"

Når, og hvorfor skal jeg komme på kontoret?

For de fleste som i utgangspunktet kan gjøre store deler av jobben hjemme , og det er ikke alle, vil arbeidsformer være forandret for alltid. Utfordringen er den uforutsigbarheten dette skaper. Før kunne jeg tenke "dette vil jeg ta opp med Petter når jeg møter ham på kontoret i morgen". Men nå vet jeg ikke om Petter kommer på kontoret i morgen.

Har der laget Team-avtaler?

Hvilke forventninger har vi til hverandre når vi skal finne ut av hvordan vi skal samarbeide i en slik situasjon? Når kan jeg forvente at alle jeg inviterer til et møte på kontoret faktisk kommer, og når må jeg forvente at noen deltar i Teams-møte fra et annet sted? I følge Microsoft Work Trend Index March 2022 har få virksomheter jobbet med å gjøre slike avklaringer.

Gjennom gode tidligere kolleger i Microsoft, og som fremdeles jobber der, har jeg fått innsikt i det systematiske arbeidet de gjør i hele organisasjonen for at alle grupper som har behov for å samarbeide, gjør en forventningsavklaring. De lager rett og slett en team-avtale med hverandre innenfor områdene tilgjengelighet, samarbeid, møter og kommunikasjon/informasjonsdeling.

Jeg bidro nettopp med en workshop for en virksomhet som ønsket å gjøre dette arbeidet og der man pratet sammen, avklarte, og dokumenterte forventningene til hverandre som så ble et utgangspunkt for slike Team-avtaler. Noe for dere også? Kanskje ikke helt tiden for dette nå i juli, men kan være en veldig bra oppstartsaktivitet når alle er tilbake fra ferie igjen. Ring Bjørn på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Med dette ønsker Smart endring alle en god sommer!

Skulle du få lyst til å heve dine digitale ferdigheter i sommer, sjekk Smart endring nettkurs du kan ta for deg selv, og i et tempo du bestemmer selv.

Hvordan kan vi innrette oss smartere når vi skal arbeide både hjemme og på kontoret?

/

Jeg har kommet godt i gang med workshops ute hos kunder igjen etter et par år der alle workshops fant sted i Teams-møter. Jeg opplever at flere av virksomhetene jeg besøker har benyttet tiden med hjemmekontor til å oppgradere lokaler og møterom for å være tilpasset en ny arbeidssituasjon. Flotte møterom og dyre møterom-systemer. Men det ikke alle har tenkt på er at alle uansett må delta fra sin egen PC for å være en aktiv deltaker i møterommet.  Hvordan skal du ellers kommunisere med de utenfor gjennom chat, digital tavle og dele en presentasjon?

VI vil ikke ha hybridmøter!

Flere jeg har snakket med synes møter der noen er i møterommet, og noen deltar fra et annet sted er så vanskelige at det gjør vondt. Og det vi synes er vondt, det unngår vi helst. Men det lar seg ikke gjøre å unngå dette før eller senere. Mange møter der man har avtalt å møtes på kontoret må plutselig gjøres om fordi en av deltakerne ringer inn og sier "Jeg må dessverre jobbe hjemme med sykt barn. Hva gjør du da? Vil du miste en stemme i møtet, eller kobler vi oss opp på et Teams-møte?

Og om du inviterer 10 kolleger til et møte på kontoret om 2 uker, hva er sannsynligheten for at alle kommer til å være på kontoret den dagen? Null, sier de jeg spør om dette. Så kanskje bare hoppe i det?

Her får du 5 tips til å mestre hybridmøtene; Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Er møterommet praktisk, eller er det bare fint?

En virksomhet jeg besøkte hadde et supert møterom og store skjermer på veggen, men de hadde ikke lagt opp kontakter til strøm for deltakernes PC'er! Vi måtte bruke 15 minutter før vi kunne starte mens noen sprang rundt for å finne skjøteledninger. Med 4-5 år gamle PC'er hadde de færreste batteri til en 2 timers workshop.

Ofte kan du komme lagt med å gjøre noen enkle grep i eksisterende møterom som ikke trenger å koste noe.

Les mine tre tips til praktiske møterom for hybridmøter: På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men må vi ha så mange møter?

Mange klager over at det ble flere møter når vi ble sendt på hjemmekontor, og vi hadde kanskje flere enn vi likte fra før? Om du ikke har hørt det om asynkront samarbeid ennå, så kommer du til å gjøre det. Det kan bidra til å redusere antall møter betraktelig, samtidig som det kan føre til raskere beslutninger og færre misforståelser. Lurer du på hva dette er kan du lese Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Vil du bruke litt tid på å oppskalere kompetanse og ferdigheter i sommer? Sjekk ut Smart endring nettkurs Der finner du blant annet et gratis tilbud på kurset Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter.

Er dere i den bioniske fasen av digitalt samarbeid?

/

I sin fremtidsrettede bok Bionic eTeamwork fra 2001 beskriver dr. Jaclyn Kostner tre stadier en virksomhet kan befinne seg i når det gjelder å kunne arbeide og samarbeide effektivt uavhengig av sted og tid.

  • The disabled phase

  • The mechanical phase

  • The bionic phase

Bionisk brukes innen medisin når vi utvider de menneskelige egenskapene med teknologiske slik som en mekanisk hånd som får impulser til å bevege fingre fra kroppens nervesystem. Innen idrett har vi sett at utøvere uten føtter erstatter disse med stålfjærer og ved å gjøre det løper fortere enn de beste idrettsutøvere med føtter. Men det blir oppfattet som en urettferdig konkurransefordel og blir ikke godtatt. Noen vil heller ikke tillate elsykler på skogstier, men som fremkomstmiddel er det en bionisk fordel vi gjerne benytter oss av.

I idrett kan vi snakke om urettferdig konkurransefordel, men er det en urettferdig konkurransefordel dersom en virksomhet kan arbeide mer effektivt og oppnå bedre resultater enn andre fordi de tar i bruk teknologi som en utvidelse av de organisatoriske ferdighetene? Nei, det blir mer som en elsykkel på veien og er en fordel alle har tilgang. Likevel er det noen som tråkker i vel uten å utnytte mulighetene fullt ut. Virksomheter som har mulighetene, men ikke tar dem i bruk fullt ut kan vi si er i den mekaniske fasen. De har ofte vanskelig for å se hvordan man kan være kreative, drive innovasjon når vi ikke befinner oss i samme rom, og ser på digitale samarbeidsformer som nest-best når vi ikke kan møtes. Likevel finnes det mange vellykkede virksomheter der de ansatte aldri møtes på et kontor, ja noen har faktisk ikke kontor i det hele tatt.

Den mekaniske fasen

Hvordan vet du at du/dere er i den mekaniske fasen? Kostner fremhever 5 symptomer som tilsier at vi er i den mekaniske fasen, og ikke i den bioniske.

  • Manglende personlig kontakt med mindre dere er i samme rom

  • Overveldet av kommunikasjon og forespørsler på epost (og Teams). Får ikke tid til å gjøre egne oppgaver.

  • Det er viktigere å kommunisere enn å tenke på hvilken effekt det har på andre

  • Kommunikasjon og samarbeid er ikke likeverdig for alle. Det skjer ting i møterommet møtedeltakere utenfor ikke får med seg eller er inkludert i.

  • Vi bruker bare en liten del av de mulighetene teknologien gir oss, og mange ser på teknologien mer som en motstander enn en hjelper

Den bioniske fasen

I virksomheter som er i den bioniske fasen er ikke teknologien et hinder, men en akselerator. Bruk av teknologi er førstevalget, også for å forbedre relasjoner og teamarbeid. Dette kan være et vanskelig skritt og det må kanskje være en utløsende faktor som får overgangen til å skje.

Før pandemien insisterte jeg på at Smart endring workshops måtte foregå ved at vi var i samme rom, men når det ikke var mulig omarbeidet jeg alle workshops til å kunne skje i et Teams-møte. Jeg ble positivt overrasket over at jeg i mange tilfeller fikk bedre personlig kontakt med hver deltaker fordi jeg så dem på skjermen og kunne omtale og engasjere dem med navn. Det kunne jeg ikke når jeg hadde 10-20 deltakere i et møterom som jeg ikke kjente fra før. I tillegg fikk mange fra ulike kanter av landet nødvendig opplæring de aldri ville fått ellers fordi det ville være for dyrt å samle alle på ett sted.

Hva kjennetegner organisasjoner som er i den bioniske fasen? I følge Kostner er det

  • Høy grad av teamfølelse, tillit og personlig kontakt, bygget på digitalt samarbeid

  • Sofistikert bruk av teknologi – også for å styrke relasjoner

  • Behov for reiser er dramatisk redusert fordi folk er komfortable med å samarbeide digitalt.

  • eLedere bruker teknologi for å skape en følelse av tilstedeværelse, på avstand

  • Kontinuerlig interaksjon gjennom kommunikasjons- møte- og samarbeidsverktøy

Mestringsalderen

Den Harvard og Berkley-utdannede fysikeren Michio Kaku hevder i sin bok Visions; We have ended the Age of Discovery and entered the Age of Mastery. På et litt mer hverdagslig nivå, når jeg tenker noen år tilbake hadde mange tid til å prøve ut ny teknologi, "når de hadde litt ekstra tid". Det er lenge siden. I dag har de fleste mer enn nok med å gjøre sin daglige jobb, og holde seg oppdatert på eget fagfelt.

I dag kommer ny teknologi inn på arbeidsplassene som et hurtigtog, og de som ikke kaster seg på toget i fart blir stående igjen på stasjonen. Skal vi komme oss til den bioniske fasen må alle mestre teknologien, og være så komfortabel med den at vi kan fokusere på relasjoner og samarbeid og ikke på teknologien. Vi må automatisere vår bruk av denne som vi gjør når vi kjører bil. Du tenker ikke på giring, gass og brems, men på hvor du skal og veien dit.

Neste skritt

Smart endring har bistått flere virksomheter, fra noen titalls til et par tusen ansatte, med planlegging og gjennomføring av opplæring av ansatte slik at alle mestrer den digitale verktøykassen. Opplæringstilbud der alle ansatte gjennomfører praktiske øvelser fra egen PC sammen med kolleger kan skaleres ved å bruke virksomhetens egen ansatte som gjennomgår Smart endring Tren treneren-kurs.

Presenter som de gjør på Dagsrevyen i Teamsmøtet

/

Du har sikkert sett når en nyhetsoppleser presenterer en sak og i bakgrunnen ser du grafer, bilder og annet som er relevant for saken. Det kan du gjøre i Teams-møtet også. Det krever litt forberedelser for å tilrettelegge, men ser veldig proft ut, og så får du litt ekstra oppmerksomhet.

Finn først frem det du vil presentere på skjermen. Det er en fordel å ha to skjermer slik at du kan  samle materiale du vil presentere på den ekstra skjermen, og ha Teamsmøtet og det du ikke vil vise fram på en din hovedskjerm. Men det fungerer også om du har en skjerm fordi du kan velge å vise bare ett av dine programmer/vinduer i Teamsmøtet.

 Les mer om to skjermer i Skal du fortsatt jobbe mye hjemme? Skaff deg en ekstra skjerm!

 Start møtet og velg å presentere. Nå kan du plassere deg selv i bildet på ulike måter.

 Dette er bare en av mange muligheter du finner i et Teams-møte. Jeg tipper de fleste ikke bruker  mer enn 20% av mulighetene som tilbys. For mange er det helt greit, men vil du skape engasjement i møtet, unngå at deltakerne mister konsentrasjonen og gjør andre ting ved siden av møtet, kan det være lurt å benytte seg av flere måter å presentere og engasjere på.

Skal du arrangere møter, workshops, konferanser eller webinarer lærer du alt om dette i workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams.

Hvordan du lager distribusjonslister i Teams

/

Når vi sender epost internt i virksomheten finnes det ofte distribusjonslister som er opprettet at IT-administrator for medlemmer av avdelinger, deltakere i prosjekter, alle ledere osv.

Mange forsøker å adressere slike grupper i Teams ved å bruke @Teamnavn og @Kanalnavn, men det er ikke det samme, fordi det oftest fører til at mange som ikke skulle vært varslet blir inkludert.

En utbredt misforståelse er at man kan bruke @kanalnavn for å nå "medlemmene" i en kanal. Dersom det er 5 deltakere i et prosjekt og de benytter en prosjektkanal i et større Team med 50 medlemmer, risikerer du at alle 50 får et varsel når du nevner kanalen med @prosjektkanal.

Les mer om denne problemstillingen i Hvordan sikrer jeg at jeg når frem til alle i Teams?

Bruk merker i Teams på samme måte som distribusjonslister i Outlook.

I Teams kan eiere av Team opprette merker som for eks. markedsavdelingen, i et Team og legge til de som jobber i den avdelingen. Dersom man ønsker å adressere alle i avdelingen i en kanalsamtale eller chat kan man nå gjøre det med @markedsavdelingen. Da vil kun de som er assosiert med dette merket få en varsling.

Slik oppretter du og bruker merker

Opprett et sett med merkenavn som kan benyttes i alle Team

Når du oppretter merker og assosierer medlemmer i Teamet til dette vil det bare gjelde innenfor dette Teamet. Så du kan opprette merket SoMe (Sosiale media) og assosiere 2 personer i markedsavdelingens Team til dette merket. Om du oppretter det samme merket i et Team for alle ansatte kan du assosiere de samme, men også deltakere fra andre avdelinger som kan bidra til profilering av virksomheten i Sosiale media.

Når du bruker @SoMe innen hvert av disse Teamene vil du nå de som er assosiert i det spesifikke Teamet. Ønsker du å opprette en chat med dem som jobber med Sosiale media vil du få valget om hvilken av SoMe gruppene du vil inkludere i chatten. Komplisert? Ja kanskje. Som alltid er det viktig å sjekke hvem man kommuniserer med.

Slik oppretter dere en standard navneliste for merker

Dersom man ønsker å bruke merker for å adressere interessenter i ulike Team vil det være praktisk om vi ikke bruker helt forskjellige navn på noe som er det samme. Det vil være upraktisk om vi i ulike Team bruker SoMe, Sosialt, SoMedia osv. for det samme formålet. Dette kan dere unngå, men da trenger dere hjelp fra en Teams-administrator som oftest er en IT-person. Da kan dere opprette en felles navneliste for merker som vil vises som forslag i alle Team når man oppretter merker. Slik gjør dere det:

Ønsker dere en bedre oversikt over muligheter til å å styre rettigheter, Teams-struktur og konfigurering, dokumentkontroll og administrasjon av Teams? Smart endring tilbyr workshopen Smart administrasjon av Teams for superbrukere. Dere trenger ikke ta med IT-administrator, men det kan være en fordel om dere har muligheten.

Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter!

/

Dette utsagnet kunne vi sikkert sett for 10 år siden også, men nå er det blitt enda mer aktuelt. En undersøkelse fra Microsoft sier at vi nå har en og en halv gang så mange møter enn for to år siden *)

Det er mye!

Det blir fremstilt som positivt at møtene er kortere, og at de oppstår mer spontant og mindre planlagt. Spør du meg gjør dette det enda verre fordi det stykker opp arbeidsdagen og skaper uforutsigbarhet. Og er det noe vi ikke trenger er det akkurat dette. Tvert imot trenger mange mer sammenhengende tid for å kunne fullføre egne oppgaver og mer forutsigbarhet for å kunne planlegge egen familiehverdag.

Så hva er alternativet til å ha et møte?

For de korte møtene som ofte bare blir planlagt kort tid i forveien er min erfaring er at det enten er for å få en status, og oversikt i et prosjekt og løpende arbeidsprosesser, eller det er en beslutning som skal tas basert på innspill fra flere. Disse møtene kommer gjerne i tillegg til faste ukemøter og prosjektmøter.

Når du vil gjøre opp status og få oversikt

Dersom dere etablerer et felles oppgavesystem for aktiviteter og prosjekter som krever involvering fra andre,  Vil du kunne få oversikt og status uten å ha møter fordi dette er synlig i oppgaveverktøyet. Eller dere kan bruke mye mindre av møtetiden til status og mer på en god dialog og problemløsning. Les mer om hvordan i Slutt å bruke tid på "rundt bordet" i møter, og epost-mas i prosjekter

Når du vil samle informasjon eller forankre en beslutning

I en rapport fra McKinsey **) hevder de at bruk av asynkron kommunikasjon i verktøy som Teams og Slack bidrar til raskere kommunikasjon og at ansatte selv organiserer samarbeidet med kolleger orientert rundt arbeidsprosesser.  Dette kan føre til mindre behov for koordineringsmøter, statusrapporter og bidra til mindre behov for fysisk tilstedeværelse på samme sted, færre misforståelser og raskere beslutninger. Les om hvordan i Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Tenk på dette neste gang du føler behov for å invitere til et møte de nærmeste dagene. Og blir du invitert til et slikt møte, vær i alle fall sikker på at det er nødvendig å delta før du aksepterer. Les min sjekkliste over hva du bør gjøre før du sier ja til å delta i et møte i Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.

At gode ideer oppstår ved kaffemaskinen er en myte

/

Innovasjon oppstår sjelden ved en tilfeldighet, men gjennom planlagte og målrettede aktiviteter. Jeg opplever at det mange bruker som årsak til at vi skal komme på kontoret er en forventning til at det skal skje noe fordi vi tilfeldigvis møtes.

Er det riktig at vi kommer til kontoret for å oppleve de uformelle og tilfeldige møtene ved kaffemaskinen som gir oss ahaopplevelser og som fører til høyere innovasjonstakt?

Nei, sier organisasjonspsykolog Andreas Kolstø til Dagens Perspektiv. De fleste går til kaffemaskinen for å hente kaffe. "Se deg rundt. Det står ikke masse folk og snakker ved kaffemaskinen". 

Det betyr ikke at det ikke har verdi å møtes, men at vi ikke kan forvente at noe magisk skal skje av seg selv. Utvikling av nye ideer og forbedringer krever systematisk arbeid enten man møtes i et rom på jobben, eller i en workshop på Teams. Verdien i å  legge til rette for innovasjonsprosesser digitalt er at vi ofte kan få med flere fra ulike steder og som ellers ikke hadde blitt inkludert. Det er mer komplisert, men kan også gi økt verdi om vi lærer oss hvordan vi kan gjennomføre dette. Les mer om dette her: Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

 Noen kommer på jobben for å få arbeidsro

Ikke alle har optimale arbeidsforhold hjemme, kanskje med en hund som maser om tur, eller barn som kommer hjem fra skolen og vil ha oppmerksomhet. Faktisk viser undersøkelser at de fleste ønsker å komme på kontoret både for å møtes og for å få arbeidsro.  Når jeg besøker ulike kontorer nå ser jeg at det popper opp "telefonbokser" man kan sette seg inn i for å arbeide konsentrert, men også delta i et nettmøter uten å forstyrre kollegene i samme rom.

Hva skal til for at jeg ønsker å komme på kontoret?

Biblioteket på Microsoftkontoret i Helsinki 2011

Etterspørselen etter stillerom eller stillesoner kommer sannsynligvis bare til  øke. Betyr det at vi skal gå tilbake til de gamle cellekontorene igjen? Nei, det tror jeg ikke. Men at vi i større grad må legge til rette for konsentrasjonsarbeid på kontoret i form av stillesoner tror jeg vi vil se mer av. Da vi bygget om alle Microsoft-kontorene i Europa for drøyt 10 år siden ble det laget bibliotekområder der det ikke er lov å snakke, og myke sittebåser der man kunne sitte skjermet, eller snakke sammen to og to. Med et slikt opplegg kan man skjerme seg et par timer, og delta i møter, eller være sosial samme dag på kontoret. Da blir kanskje kontoret mer attraktivt og verd reiseveien?

Kan jeg slette Teams-chatter jeg ikke vil se?

/

Kan jeg bli kvitt møtechattene? De chattene som er viktig for meg drukner blant disse!

Når du går inn i Teams-chatten kan du se dine nylige chatter. Der finner du en blanding av 1:1 chatter, gruppechatter, og ikke minst møtechatter. Jeg får ofte spørsmål om man kan slette noen disse fordi mange synes det er forvirrende og at chattene du er interessert i drukner.

Du kan ikke slette chatter, men du kan skjule de chattene du ikke trenger å se. Men da må du gjøre det for hver chatt så det er ganske tidkrevende, og ikke verd bryet. Bruk heller muligheten til å filtrere chatthistorikken. Dersom du vil finne en chatt med en bestemt person, eller du ønsker å ikke vise møtechattene, velg filtrer!

Nå kan du søke direkte etter personer som er med i en chatt, eller du kan trykke på de tre prikkene og velge å se bare Chatter. Da slipper du å se alle møtechattene.

Teams-chatten er en fleksibel måte å samarbeide på som er flott å bruke for alt som ikke passer å gjøre i Team vi oppretter for ulike formål. Du spør for eksempel ikke en kollega om dere skal ta en kaffe sammen i en Teams-kanal. Der samtalen er mer personorientert enn saksorientert vil normalt chatten være et bedre valg.

Vil du lese mer om ulike måte å benytte Teams-chatten på? Her er noen eksempler.

Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Er det OK å ha en privat chat mens man deltar i et nettmøte?

Du kan bruke møtechat i Teams til mer enn du tror

Lykke til med chattingen, og husk mobilen! Bruk Teams-chatt til jobbformål, og Messenger, Whatsapp og andre kanaler til private formål.

Hvordan vaksinere deg mot problemer

/

I begynnelsen var vår forventning til Covid-vaksinen at den ville hindre oss å bli smittet. Det gjør den også, men ikke helt. Men den reduserer klart de negative effektene av sykdommen. Slik er det kanskje på andre områder også.

En av de viktigste årsakene til at mange føler de aldri får nok tid til jobbe med egne oppgaver er avbrytelser fra kolleger. Dersom du bruker for mye tid til å svare på forespørsler fra andre, kan det gå utover det du må gjøre for å nå egne mål. Eller at du må gjøre eget arbeid på kvelden og i helgen.

Lag en Dersom… så… plan

Når vi har planer vi ønsker å gjennomføre, vaner vi forsøker å endre og mål vi ønsker å nå, må vi anta et det ikke kommer til å være problemfritt. Og om vi tenker oss om litt, er det ikke så vanskelig å forutse hva disse består i. Derimot kan det være vanskelig å hindre problemene å oppstå, og eventuelt minimere effekten av problemet om det likevel oppstår,

La oss si vi legger en plan for å unngå å bli avbrutt i arbeidet for ofte. Likevel vil vi av og til bli avbrutt, men da har vi en plan som gjør at forstyrrelsen blir mindre enn den ellers ville vært.

En plan er en plan, men skal du lykkes må du tenke gjennom situasjonen før den oppstår. Det er ikke lett å avvise noen som står rett foran deg og spør om du har et par minutter.

Mange får litt dårlig samvittighet og føler at de ikke kan avvise henvendelser, men det er i alles interesse at du får gjort din jobb, og når dine mål slik at man kan nå overordnede mål i fellesskap. Vil du ha tips til å føle deg bedre når det gjelder dette? Les gjerne Når alle kommer på kontoret for å møtes - hvordan får du arbeidsro?

Jeg er en stor tilhenger av Stephen R. Covey. Du vet han som har skrevet De 7 gode vanene, eller 7 habits of highly effective people.  Han sa

You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside.

 Har du mål, og ditt brennende ønske om hva du vil oppnå?

 For å hjelpe deg og din gruppe om å planlegge for å nå mål, og vaksinere dere mot problemer har jeg satt sammen en workshop det er mulig å gjøre sammen med sin gruppe på en halv til en hel dag, og til et nettkurs du kan gjennomgå på egenhånd med ferdige maler og arbeidsbeskrivelse for å omsette dine ønsker og mål til den handlingen som skal til for å oppnå dem.

 Sjekk ut nettkursene  Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag, og Smart prioritering med Outlook, Teams og To do på https://nettkurs.smartendring.no og for grupper,  Smart endring bedriftsinterne workshops

Skriver du fremdeles notater i din Moleskinbok?

/

Mange synes det er vanskelig å forlate sin papir-notatbok med en digital. For meg som skriver så utydelig at jeg har problemer med å tyde min egen håndskrift, er det enkelt. Jeg har erstattet notatboken med OneNote for mange år siden. Men jeg bruker den av og til for skisser, tankekart og møtenotater der det ikke passer å klapre på tastaturet. Da skriver jeg blokkbokstaver :-) Jeg bruker enten en Microsoft Surface, eller en iPad med penn til dette.

Hvorfor skrive på papir?

Jeg vet mange gjerne skulle blitt heldigitale og droppet notatboken, men synes det er vanskelig fordi de ser en verdi i å skrive for hånd, gjøre kjappe skisser og ha noe separat å notere på når Pcen er "opptatt" til å delta i nettmøte. Eller at det ikke passer å sitte med PC-skjermen mellom seg og andre møtedeltakere. Notatboken i papir har heller ingen oppstartstid og er lett å ha med seg.

Hva er begrensningene med papirnotater?

Ulempene er at det er begrenset plass, så det blir snart flere bøker, og du kan ikke dra med deg alle. Historikken fra et år tilbake blir lett borte. Den har ingen søkefunksjon så det kan være vanskelig å finne igjen ting, og informasjon kan ikke deles med andre uten at du må skrive inn dine notater på nytt på PC. Og til slutt, den kan bare være ett sted, så om du ikke har den med deg når du skal skrive noe, ender det med at du finner løse ark og gule lapper. Og de blir fort borte.

Hvor bør jeg gjøre mine digitale notater?

Så hva er alternativene dersom du vil kunne skrive forhånd, og likevel jobbe digitalt? Her vil jeg skille mellom løsninger som er knyttet til Microsoft økosystem og separate notatsystemer, samt om du kan bruke en iPad eller Android nettbrett, eller om du bruker en spesialenhet.

Digitale notater som kan gjøres på et nettbrett du kanskje har fra før

De mest utbredte appene for nettbrett er nok EverNote og OneNote. For at nettbrettet skal kunne konkurrere med skrivefølelsen du får på papir er de ikke gode nok i seg selv. Du må ha en spesialpenn som er koblet til enheten for at det blir nøyaktig nok, for at skriften ikke skal henge etter, og for å kunne få ulik strek avhengig av hvor hardt du trykker med pennen. For iPad gjelder en Apple pencil, og for et Samsung nettbrett, en S-penn.

Det andre er at skjermen på nettbrett kan oppleves for glatt, og gir ikke skrivemotstand. Der finnes det skjermbeskyttere som har tekstur som er ganske lik papir, for eksempel Paperlike for iPad. Alternativt kan pennen ha en spiss som gir skrivemotstand.

Evernote er et separat system der du kan synkronisere notatene dine i Evernote-skyen mellom enheter, mens OneNote er en del av Office og er integrert i Microsoft 365. Har du allerede dette kan det være et bedre valg.

Hva om jeg ikke synes vanlige nettbrett er godt nok?

Vektlegger du å få den aller beste håndskriftfølelsen kan det være verd å vurdere en spesialenhet som er så lik papiret du kan komme. Da bør du se på ReMarkable. Ulempen for noen er det den i likhet med EverNote ikke er integrert med Microsoft 365, og noen vil nok finne det begrensende å bare kunne skrive og tegne med penn og ikke kunne skrive noe på tastatur. Du kan utveksle sider og dokumenter med din PC, men kun i PDF-format.

Fungerer ikke dette heller for deg? Da finnes det en kolombi egg-løsning. Fortsett med papirnotater, og digitaliser dem rett inn i OneNote med mobilen. Se også Få hukommelse som en elefant med lommeskanner på telefonen - finn kvitteringer og foto av flipoveren ved søk i tekst

Kan jeg konvertere håndskrift til tekst?

Alle løsningene har muligheter for å konvertere håndskrift til tekst, men ha litt ulike måter å gjøre det på. Evernote har direkte tekstkonvertering mens du skriver. I OneNote på nettbrett må du gjøre tekstkonverteringen i ettertid på en PC eller Mac, og på ReMarkable må du markere teksten og sende den til en ekstern tjeneste på nett for å gjøre konverteringen. I alle tilfelle må du skrive relativt tydelig for å unngå mye manuelt etterarbeid for å korrigere feil.

Har du noen erfaringer du vil dele? Del gjerne i kommentarfeltet.

Vil du komme i gang med OneNote? Sjekk ut workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Der vil dere lære om både felles notater og egne notater som bare du har tilgang til. Det samme innholdet finner du i Smart endring nettkurs du kan ta på egen hånd og i eget tempo.

Gleder du deg til tre rolige dager på jobben?

/

Jeg møtte nylig en som gledet seg til påskeuka. Ikke fordi hun skulle ha ferie, men fordi hun fikk 3 dager der hun kunne disponere sin tid helt selv, få arbeidsro og endelig kunne realisere ideer som har stått på oppgavelisten lenge, men som aldri helt kommer opp til toppen av listen.

Dersom du skal jobbe noen dager i påskeuka, hva vil du bruke tiden til?

I en hektisk hverdag er det ikke lett å stoppe opp for å tenke, finne ut hva som kan gjøre en varig forskjell i hvordan man jobber, og hva som er det viktigste å prioritere for å nå ønskede og avtalte mål.

Da jeg jobbet som leder i Microsoft hendte det at jeg gjemte meg bort i et møterom noen timer der jeg tømte hodet for ideer og endte opp med mange gule lapper på tavlen og mange flipover-sider. Neste skritt var å organisere alt i en plan for å gjøre det mulig å realisere det viktigste. Tilsvarende gjorde jeg med min ledergruppe, eller kolleger, gjerne på hytta der vi kunne kombinere øvelsen med å lage mat-, og gå tur sammen. Den kombinasjonen kan jeg anbefale.

Men hundre gule lapper og flipover-sider har liten verdi om vi ikke kan omsette det til en handlingsplan. Etter hvert utviklet jeg en standard mal, og en måte å gjøre dette på som kunne gjentas gang etter gang, enten for meg selv, eller for en gruppe som ønsker å oppnå noe sammen.

Dette har jeg satt sammen til en workshop det er mulig å gjøre sammen med sin gruppe på en halv til en hel dag, og til et nettkurs du kan gjennomgå på egenhånd med ferdige maler og abeidsbeskrivelse for å omsette dine ønsker og mål til den handlingen som skal til for å oppnå dem.

Dersom du vil gjennomføre nettkurset og omsette dine ønsker og mål til handling som gir resultater ønsker jeg å gi deg et påsketilbud med 50% rabatt på kombinasjonen  Fra smart planlegging til daglig kontroll over din arbeidsdag. Den inneholder de to nettkursene Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag, og Smart prioritering med Outlook, Teams og To do. For å benytte deg av tilbudet, oppgi kupongkode PA2022. Tilbudet varer til og med tirsdag 19. april 2022, men du kan bruke så lang tid du vil å gjennomføring av kursene.

Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

/

Jeg satt i vårt ukemøte og noen tok opp en sak jeg synes å huske vi hadde snakket om før. Jeg gjorde et raskt søk i vår felles OneNote møtebok, og riktig nok, i april 2021 diskuterte vi dette. Vi så kjapt på saken og kom fram til at det ikke var noe grunnlag for å ta den opp på nytt. Der sparte vi 15 minutter møtetid.

Beste praksis for gode team-møter med OneNote

I denne tiden hvor det er Teams, Teams, Teams kan det hende at verktøy vi brukte før Teams blir glemt, men felles møtebok i OneNote sammen med Teams er en veldig bra kombinasjon. Den kan spare oss for mye unødvendig kommunikasjon, og gjøre det enklere å forberede, gjennomføre og følge opp gode møter enten de foregår på nett, eller i et møterom. Her er en oppsummering av beste praksis for gjentakende møter i felles møtebok.

Dokumenter og følg opp alle dine møter

En annen dag kom jeg i diskusjon med en prosjektkollega. Vi var uenige om hva vi avtalt på et møte i forrige måned. Jeg gikk inn i kalenderen og derfra rett inn på mine OneNote notater fra møtet og viste henne dette. Å ja, sa hun. Nå husker jeg det. Vi sparte oss for en unødvendig diskusjon og bevarte vårt gode samarbeidsforhold. Visste du at du kan opprette OneNote møtenotater direkte fra avtalen i Outlook? Slik gjør du det.

Dersom dere vil lære å bruke OneNote som beskrevet over har Smart endring et helt nytt Smarte møter med OneNote frokost /lunsj og lær-tilbud der dere kan gjennomgå dette sammen som gruppe på bare 40 minutter. Vil dere lære alt om bruk av OneNote finnes det også en 2 timers workshop Smart samarbeid med OneNote i Teams, og tilsvarende nettkurs du kan ta på egen hånd.

Bruk 2 minutter på denne videoen dersom du vi lære mer om hva vi kan bruke OneNote til.

Når alle kommer på kontoret for å møtes - hvordan får du arbeidsro?

/

Klar til å arbeide på et hotell i Seattle i 1995

Det var en uskreven avtale at det var OK å jobbe hjemme om man trengte tid til å forberede kundemøter, eller jobbe med andre arbeidsoppgaver der det ville være en fordel å jobbe uforstyrret. Så lenge du holdt dine avtaler og leverte det du skulle var det ingen som hadde noe problem med det. Begrepet hjemmekontor eksisterte ikke.

Når jeg startet i Microsoft Norge i 1995 fikk jeg bærbar PC og mobiltelefon. Med det kunne jeg jobbe overalt. Riktignok var det ikke akkurat bredbåndshastighet på modem *), men jeg kunne synkronisere eposten som jo var det viktigste for å kommunisere med kolleger og kunder. Det er nå 27 år siden og det føles rart å følge med på diskusjonene om hybridkontor og om det skal være lov å jobbe 2 eller 3 dager i uka hjemme.

Når alle kommer på kontoret for å møtes - hvordan får du arbeidsro?

De fleste dagene kom vi nok på kontoret om vi ikke var på reise. Utfordringene da som nå er at vi kommer på kontoret for å møtes, men samtidig må vi også kunne arbeide med egne oppgaver. Jeg har hørt mange si "jeg må jo være tilgjengelig", så om en kollega kommer bort til deg å sier "har du 5 minutter" (som egentlig tar en halv time) synes mange det er vanskelig å si nei. Dette medfører gjerne at du ikke får gjort det du planla av egne oppgaver, og så blir det kveldsarbeid i dag også.

Mange undersøkelser viser faktisk at ett av de største hindrene for å få gjort egne arbeidsoppgaver på kontoret er avbrytelser fra andre. Derfor kan det være greit å jobbe fra et annet sted av og til, men likevel er vi jo tilgjengelige på Teams  og mobil. Om du er tilgjengelig handler altså mer om du tillater andre å avbryte deg, eller ikke.

Dette er et tema jeg har diskutert med ledere gjennom de siste 10 år når de har deltatt på mitt kurs i Distanseledelse. Det er ofte en øyeåpner for dem som tror at som leder må de alltid være tilgjengelige for sitt team. Men dette gjelder ikke bare ledere, men alle. Tør vi å gjøre oss utilgjengelige? Hvordan får vi aksept fra andre på at det er greit?

Da har vi en gruppediskusjon hvor jeg stiller følgende spørsmål:

  1. Hvilke fordeler kan det ha å gjøre seg utilgjengelig av og til?

  2. Hvor mange timer i uken ville det være mulig å gjøre dette, og hvordan vil du fordele dem?

  3. Hvordan vil du sørge for at du kan arbeide uforstyrret?

  4. Hvordan vil du kommunisere til andre ditt behov og hvorfor det er en vinn-vinn for alle?

Kanskje noe dere kan snakke om på jobben? Svarene vil selvfølgelig variere med jobbsituasjon og rolle, men de fleste blir forbauset over hva de kommer frem til, og at de faktisk kan endre sin egen arbeidssituasjon og skjerme tid til å gjennomføre viktige oppgaver. Kanskje til og med innen vanlig arbeidstid og på kontoret.

Er dere en gruppe som vil finne ut av både dette og andre utfordringer i det å ta kontroll over egen tid og egne prioriteringer i en hybrid arbeidshverdag kan dere jo vurdere å gjennomføre workshopen Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag sammen? Er dere en gruppe ledere vil dere kanskje også ha nytte av workshopen Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag.

*) Modem konverterte digitale signaler til lydsignaler som kunne sendes over telefonlinje. Under oppkobling til nettet kunne man høre disse lydene. Sjekk hvordan modemlyd hørtes ut i 1995